Rapporter og eksporter — hvad du kan få ud af Rentalbuddy

Der er fire eksporter i Rentalbuddy-admin og én rapport på skærmen. Denne side dækker dem alle, hvad der er i hver fil, og — mindst lige så vigtigt — de ting, operatører oftest efterspørger, som endnu ikke findes.

Eksporterne

Alle fire virker på samme måde: sæt flueben ved de rækker, du vil have, og tryk på Eksport. Det er den del, folk overser. Knappen Eksport er deaktiveret, indtil du har valgt noget, og tallet i parentes efter etiketten er antallet af markerede rækker. Intet eksporteres "samlet" uden at vælge først — brug fluebenet i overskriften for at tage hele listen på én gang.

Alle fire giver en .csv-fil, som kan åbnes i Excel, Numbers, Google Sheets og de fleste bogføringsprogrammer.

Bookinger

Bestillinger i venstremenuen → sæt flueben ved rækker → Eksport.

Hvilke bookinger der vises på listen, styres, inden du eksporterer:

Det sted, der er valgt i navigationslinjen. Slå Viser alle steder til for i stedet at se bookinger på tværs af hele din konto.
Datovinduet. Som standard dækker listen omtrent de sidste to måneder; du kan i stedet vælge et helt kalenderår.
Filtre og Søg bookinger indsnævrer den yderligere.

Opskriften på "hele sidste sæson for ét sted" er altså: vælg stedet, vælg året, marker alt, Eksport.

Filen hedder bookings.csv. Kolonnerne sættes sammen bag kulisserne og ikke af den skærm, du står på, så admin har ingen kolonneliste at vise dig. Eksportér et par rækker én gang, og åbn filen for at se, hvad dit bogføringsprogram får — det er hurtigere og mere pålideligt end nogen liste, vi kunne trykke her.

Der er en Print-knap ved siden af Eksport i samme værktøjslinje. Den udskriver de valgte rækker, hvilket også er den eneste måde at få en PDF på — udskriv til PDF fra din browsers udskriftsdialog.

Én kundes ordrehistorik

Åbn en kunde fra Kunder, og rul ned til vedkommendes ordrehistorik. Den samme Eksport-knap findes der, og den giver samme slags fil for netop den kundes ordrer. Nyttigt, når en kunde beder om en oversigt over alt, de har booket hos dig.

Kunder

Kunder i venstremenuen → sæt flueben ved rækker → Eksport. Filen hedder customers.csv.

Denne fils kolonner er defineret i admin, så de er værd at liste. Du får:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country og Consent To Email (Yes/No).

Hvis medlemskaber er slået til på din konto, kommer der tre kolonner mere mellem telefonnummeret og adressen: Member, Coverage og Discount.

To ting at vide. Kolonneoverskrifterne i denne fil er altid på engelsk, uanset hvilket sprog du kører admin på. Og kunder tilhører din konto, ikke et sted — der findes ingen kundeeksport pr. sted, fordi den samme person kan booke på flere af dine steder.

Consent To Email er kundens markedsføringssamtykke. Respektér det, når du bruger denne fil til andet end at gennemføre bookinger.

Medlemskaber

Hvis din konto bruger medlemskaber, har Medlemskaber to eksporter:

Fanen Medlemmer eksporterer members.csv med kolonnerne Navn, E-mail, Medlemskabsomfang, Sted, Tilføjet via, Rabat, Gyldig til og Status. Det sted, hvert medlemskab gælder for, er en kolonne i filen, så én eksport dækker alle steder.
Fanen Køb eksporterer membership-purchases.csv — selve medlemskabssalgene, bygget på samme måde som bookingeksporten.

QR-koder er ikke en eksport

Download QR på et steds fane Bookknap henter et billede, ikke data. Det er dækket i Direkte bookinglinks og QR-koder — hvor du finder dem.

Rapporten på skærmen: dashboardet

Dit dashboard ligger på Hjem, når din opsætningstjekliste er færdig, og altid på selve dashboardsiden. Det er en rapport, du læser på skærmen — der er ingen downloadknap på den.

Du styrer tre ting øverst:

Datointerval — den periode, hele siden dækker. Den åbner på de seneste 30 dage.
Bookinger efter — om en booking tæller på sin Bestillingsdato (da kunden bookede) eller sin Start dato (når lejen løber). Det ændrer tallene markant. Til "hvad solgte vi i juni" bruges Bestillingsdato; til "hvor travlt havde vi det i juni" bruges Start dato.
Steder — en flueben-liste over dine steder, som standard Alle steder. Den vises kun, hvis du har mere end ét.

Hvad den så viser:

Tal	Hvad det betyder
Gennemsnitlig bookinglængde	Gennemsnitlig lejevarighed i perioden
Gennemsnitlig ordreværdi	Omsætning divideret med antal bookinger, med medlemskabssalg trukket fra først
Samlede indtægter	Total for perioden, i din kontos valuta
Samlede reservationer	Antal bookinger
Medlemskabskøb	Antal og værdi af solgte medlemskaber — kun når medlemskaber er aktiveret

Under felterne er der en graf over omsætning og bookingvolumen i perioden samt to paneler: Kundens nationalitet og Produkter (hvilke produkter der solgte mest, efter kategori).

Omsætning pr. sted

Det kan du få, og det er filteret Steder, der gør det: fjern fluebenet ved alle undtagen ét sted, og aflæs Samlede indtægter. Gentag pr. sted. Det er et manuelt arbejde, ét sted ad gangen — der er ingen opdeling pr. sted side om side og ingen måde at eksportere resultatet på — men selve tallet er tilgængeligt.

Hvad admin ikke rapporterer

Vær forberedt på disse, for de kommer op hver sæson.

Udnyttelse og belægning. Der er ingen udnyttelsesrapport, ingen belægningsprocent og intet, der fortæller dig, hvor mange timer en given kajak, lås eller station faktisk var udlejet i forhold til, hvor mange den var til rådighed. Det nærmeste, du kommer i dag, er at eksportere bookinger for en periode og regne det ud i et regneark.

En opdeling af omsætning pr. sted, som du kan eksportere eller fakturere ud fra. Som ovenfor: aflæselig ét sted ad gangen på dashboardet, men hverken eksporterbar eller side om side.

En færdig bogføringsfil med moms specificeret. Bookingeksporten er råmaterialet; om den passer direkte ind i dit regnskabsprogram, afhænger af det program. Test med én måned, før du binder dig for et helt år.

Noget som helst som PDF. Intet i admin genererer en PDF. Hvor der er en Print-knap, kan du udskrive til PDF fra browseren.

Hvis noget af dette blokerer dig, så sig det til support — det er sådan, vi finder ud af, hvad operatører rent faktisk har brug for, og får det prioriteret.

Hvor de økonomiske tal faktisk bor

Udbetalinger, gebyrer, tilbageførsler, detaljer pr. transaktion, momsrapportering, kvitteringer og dine Stripe-fakturaer ligger alle i Stripe, ikke i Rentalbuddy — herunder dine egne abonnementsfakturaer, som åbnes på Stripes side fra Indstillinger → Fakturering.

Rentalbuddy fortæller dig, hvad der blev booket, og hvad kunden blev opkrævet. Stripe fortæller dig, hvilke penge der blev flyttet. En fuld gennemgang af, hvilket system der ejer hvad, finder du i Rentalbuddy eller Stripe — hvor gør jeg hvad? — til alt, der har med bankafstemning eller din revisor at gøre, skal du starte der frem for her.

Hurtig oversigt

Jeg skal bruge…	Hvor
En liste over bookinger for en periode	Bestillinger → filtrér → vælg → Eksport
Én kundes ordrehistorik	Kunder → åbn kunden → Eksport
En kunde-/mailingliste	Kunder → vælg → Eksport
Medlemmer eller medlemskabssalg	Medlemskaber → Medlemmer eller Køb → Eksport
Omsætning de seneste 30 dage	Felterne på dashboardet
Omsætning for ét sted	Dashboard → Steder → fjern flueben ved alle på nær ét
Bookinger talt efter lejedato, ikke bookingdato	Dashboard → Bookinger efter → Start dato
Udbetalinger, gebyrer, moms, kvitteringer	Stripe
Dine egne Rentalbuddy-fakturaer	Indstillinger → Fakturering (åbner Stripe)