Berichte und Exporte: Kennzahlen der Übersicht, Umsatz pro Standort, CSV-Exporte

Rentalbuddy hat einen Bericht auf dem Bildschirm, die Übersicht, und mehrere Exporte als CSV-Dateien. Diese Anleitung behandelt beides, was jede Datei enthält und was Vermieter oft suchen, das es aber noch nicht gibt.

Die Übersicht: Ihr Bericht auf dem Bildschirm

Sobald Ihre Einrichtungs-Checkliste abgeschlossen ist, öffnet Startseite die Übersicht. Es ist ein Bericht, den Sie auf dem Bildschirm lesen; eine Download-Schaltfläche gibt es dort nicht.

Oben wählen Sie drei Dinge:

Datumsbereich: der Zeitraum, den die ganze Seite abdeckt. Beim Öffnen sind es die letzten 30 Tage. Wählen Sie die Daten im Kalender oder tippen Sie sie ein. Das Dashboard umfasst den 1. Januar 2015 bis zum Ende des Jahres in fünf Jahren; Daten außerhalb davon sind ausgegraut. Ein eingetippter Bereich, der unvollständig ist, außerhalb dieser Jahre liegt oder endet, bevor er beginnt, wird nicht übernommen, und wenn Sie das Feld verlassen, springt es auf den Bereich zurück, den die Seite gerade zeigt.
Buchungen nach: Buchungsdatum (wann der Kunde gebucht hat) oder Starte die Partnersuche (so heißt im Admin-Bereich die Option für das Startdatum, also wann die Miete beginnt). Das verändert die Zahlen stark. Für „Was haben wir im Juni verkauft?“ nehmen Sie Buchungsdatum; für „Wie viel war im Juni los?“ nehmen Sie Starte die Partnersuche.
Standorte: eine Liste Ihrer Standorte zum Anhaken, die Alle Standorte anzeigt, wenn alles angehakt ist. Sie erscheint nur, wenn Sie mehr als einen Standort haben.

Die Kennzahlen oben

Kennzahl	Was sie bedeutet
Durchschnittliche Buchungsdauer	Durchschnittliche Mietdauer in Stunden
Durchschnittlicher Bestellwert	Buchungsumsatz geteilt durch die Anzahl der Buchungen (Mitgliedschaftsverkäufe werden nicht mitgezählt)
Gesamtumsatz	Der gebuchte Wert im Zeitraum, in der Währung Ihres Kontos, einschließlich Mitgliedschaftsverkäufen
Gesamte reservierungen	Anzahl der Buchungen
Mitgliedschaftskäufe	Anzahl und Wert verkaufter Mitgliedschaften (nur wenn Mitgliedschaften eingeschaltet sind)

Stornierte Buchungen und Buchungen, deren Zahlung abgelaufen ist, werden nicht gezählt. Die Zahlen sind der Wert der Buchungen, nicht das an Sie ausgezahlte Geld: Erstattungen, Gebühren und Auszahlungen finden Sie in Stripe (siehe unten).

Testbuchungen, die mit Testbuchung machen erstellt wurden, werden nie in die Zahlen des Dashboards eingerechnet und 30 Minuten nach dem Erstellen automatisch storniert. Unter Buchungen sind sie ausgeblendet, solange Sie Testbuchungen anzeigen ({count}) nicht einschalten, und dann mit Test markiert; ausgeblendete Testbuchungen werden nie ausgewählt, daher werden sie auch nicht exportiert oder gedruckt. Andere Arten zu testen zählen wie jede andere Buchung, bis Sie sie stornieren: eine Mitarbeiterbuchung mit erfasster Testzahlung oder eine Buchung mit einem 100-%-Gutscheincode. Stornieren Sie diese, wenn Sie fertig sind, damit sie die Zahlen nicht aufblähen.

Das Diagramm: Bestellungen, Umsatz und Nach Standort

Unter den Kennzahlen steht ein Balkendiagramm über den Zeitraum. Standardmäßig zeigt es die Anzahl der Bestellungen. Haken Sie Einnahme an, um stattdessen den Umsatz zu sehen. Haben Sie mehrere Standorte, haken Sie Nach Standort an, um jeden Balken nach Standort aufzuteilen; so vergleichen Sie Standorte am schnellsten. Fahren Sie mit der Maus über einen Balken, um die genauen Werte zu sehen. Kurze Zeiträume werden pro Tag angezeigt, längere in größeren Schritten und sehr lange pro Woche.

Kundennationalität

Eine Liste von Ländern mit Flaggen und der Zahl der Buchungen aus jedem Land. Das Land wird aus der Ländervorwahl der Telefonnummer des Kunden ermittelt, ein Schwede mit deutscher Handynummer zählt also als Deutscher. Buchungen ohne Telefonnummer oder mit einer Nummer, die sich nicht zuordnen lässt, erscheinen als Unbekannt.

Produkte

Welche Produkte im Zeitraum am häufigsten gebucht wurden, gruppiert nach Typ (Vermietung, Veranstaltung, Versicherung, Zubehör, Mitgliedschaft). Die Zahlen sind gebuchte Mengen, kein Umsatz.

Umsatz pro Standort

Zwei Wege, beide in der Übersicht:

Ein Standort nach dem anderen: Entfernen Sie unter Standorte alle Haken bis auf einen Standort und lesen Sie Gesamtumsatz ab. Wiederholen Sie das für den nächsten.
Nebeneinander: Haken Sie im Diagramm Einnahme und Nach Standort an und fahren Sie mit der Maus über die Balken.

Eine Tabelle mit dem Umsatz pro Standort zum Herunterladen gibt es nicht. Brauchen Sie die Zahlen in einer Tabellenkalkulation, exportieren Sie die Buchungen dieses Standorts (siehe unten) und summieren Sie die Wertspalte.

So funktionieren Exporte: Zeilen anhaken, dann Export

Jeder Export im Admin-Bereich funktioniert gleich: Haken Sie die gewünschten Zeilen an und drücken Sie dann Export. Die Schaltfläche Export ist ausgegraut, bis Sie mindestens eine Zeile angehakt haben, und die Zahl in Klammern gibt an, wie viele angehakt sind, zum Beispiel Export (12). Filtern Sie zuerst die Liste und haken Sie dann an.

Wie das Kästchen im Tabellenkopf funktioniert, hängt von der Liste ab:

Buchungen, der Bestellverlauf eines Kunden und die Registerkarte Käufe bei den Mitgliedschaften: Das Kästchen im Tabellenkopf (auf dem Handy Diese Seite auswählen) hakt nur die Buchungen der aktuellen Seite an. Eine Zeile über der Liste zeigt dann, was angehakt ist, Auf dieser Seite ausgewählt: {count}, Ausgewählt: {count} oder Alle ausgewählt: {count}, mit Alle {count} auswählen, um die ganze gefilterte Liste (alle Seiten) anzuhaken, und Klar, um alle Haken zu entfernen. Verlängerungszeilen werden beim Anhaken in einem Schritt ausgelassen; haken Sie sie einzeln an, wenn Sie sie brauchen. Buchungen, die aus der Liste fallen, zum Beispiel wenn Sie einen Filter ändern, verlassen auch die Auswahl.
Kunden und die Registerkarte Mitglieder bei den Mitgliedschaften: Das Kästchen im Tabellenkopf hakt alle Zeilen der aktuellen Liste an.

Die Dateien sind CSV-Dateien, die sich in Excel, Numbers, Google Tabellen und den meisten Buchhaltungsprogrammen öffnen lassen.

Auf dem Handy erscheinen die Schaltflächen Export und Drucken, sobald Sie Buchungen durch Antippen ausgewählt haben.

Buchungen exportieren

Buchungen im linken Menü → filtern → Zeilen anhaken → Export.

Welche Buchungen in der Liste stehen, bestimmt, was Sie exportieren können:

Der in der Standortauswahl (Standort) im linken Menü gewählte Standort. Schalten Sie Alle Standorte anzeigen ein, um Buchungen aller Standorte zu sehen.
Die Auswahl Datumsbereich: Aktuell umfasst die jüngsten Buchungen (ab etwa zwei Monaten zurück), oder wählen Sie ein ganzes Jahr und drücken Sie dann Holen.
Filter und Buchungen suchen grenzen weiter ein.

„Die ganze letzte Saison für einen Standort“ bedeutet also: Standort wählen, Jahr wählen, Holen, das Kästchen im Tabellenkopf anhaken, Alle {count} auswählen drücken, dann Export.

Testbuchungen sind in der Liste ausgeblendet, solange Testbuchungen anzeigen ({count}) nicht eingeschaltet ist, und ausgeblendete Testbuchungen werden nie ausgewählt; sie landen also nicht in der Datei.

Große Auswahl. Der Export wird auf dem Server in Teilen erstellt, daher gibt es keine Größenbegrenzung: Ein ganzes Jahr für alle Standorte wird in einem Durchgang exportiert. Schlägt er fehl, sehen Sie „Die Buchungen konnten nicht exportiert werden. Bitte erneut versuchen.“

Was die Buchungsdatei enthält

Eine Zeile pro Buchung, sortiert nach Beginn. Überschriften und Wörter (Kanal, Status, Zahlungsstatus) stehen in Ihrer Admin-Sprache. Auf Deutsch sind die Spalten, in dieser Reihenfolge:

Best.-Nr, Erstellt, Standort, Start, Ende, Einchecken, Auschecken, Name, Email, Telefonnummer, Produkte, Schloss, Kanal, Status, Zahlungsstatus, Währung, Gesamt (inkl. MwSt.), MwSt, Rabatt, Gutscheincode, Bezahlt, Noch zu zahlen

Danach folgt eine Spalte pro Frage, für Buchungen mit Antworten auf den älteren Rückgabefragebogen (Bewertungsfragen).

Datum und Uhrzeit stehen als YYYY-MM-DD HH:mm, in der Zeitzone des Standorts.
Beträge haben zwei Dezimalstellen, mit Dezimalkomma in jeder Admin-Sprache außer Englisch.
Produkte führt jedes Produkt als „Name ×Menge“ auf.
Schloss enthält die Schlossnummern, für jeden Standort im Export.
Bezahlte Buchungen von vor August 2025, als Rentalbuddy begann, gezahlte Beträge zu erfassen, gelten als vollständig bezahlt.
Die Datei ist durch Semikolons getrennt und beginnt mit einer Byte-Order-Mark, sodass sie sich in einem auf Schwedisch, Norwegisch, Dänisch, Finnisch oder Deutsch eingestellten Excel direkt in Spalten öffnet.

Die Datei enthält keine Antworten auf Ihre benutzerdefinierten Felder; diese stehen auf der Detailseite jeder Buchung und auf dem Ausdruck.

Buchungen drucken

Drucken neben Export druckt die angehakten Buchungen, eine Buchung pro Seite. Eine einzelne Buchung können Sie auch von ihrer Detailseite aus drucken; beide nutzen dasselbe Layout:

Ihr Firmenname, der Standort und Ihr Logo sowie ein Hinweis, wenn es eine Testbuchung ist,
Kundenauftrag mit der Nummer, Beginn, Ende, Check-in und Check-out, Erstellt, Kanal und Zusatzinformation,
Kunde (oder „Mit dieser Buchung ist kein Kunde verknüpft.“) und Kundenantworten,
Bestellzeilen,
Zahlung: Zahlungsstatus, Gesamt (inkl. MwSt.), Bezahlt und Noch zu zahlen (der Zahlungsverlauf wird nicht gedruckt),
Antworten vor Entsperrung und Rückgabe-Antworten.

Drucken nimmt bis zu 500 Buchungen auf einmal. Sind mehr angehakt, ist Drucken ausgegraut und die Zeile über der Liste sagt: „Es können höchstens 500 Buchungen auf einmal gedruckt werden. Wählen Sie Seite für Seite zum Drucken aus oder nutzen Sie Export für die ganze Liste.“ Bei mehr als 200 angehakten sehen Sie „{count} Buchungen werden für den Druck vorbereitet. Das kann ein bis zwei Minuten dauern, und die Seite reagiert in dieser Zeit möglicherweise nicht.“ Warten Sie auf den Druckdialog. Lässt sich eine einzelne Buchung nicht darstellen, steht auf ihrer Seite „Buchung {id} konnte nicht angezeigt werden.“; schlägt das Laden ganz fehl, „Die Buchungen konnten nicht zum Drucken geladen werden. Bitte erneut versuchen.“

Drucken markiert die Buchungen als Gedruckt, aber nur bei Benutzern, die Buchungen bearbeiten dürfen. Benutzer, die Buchungen nur ansehen dürfen, können trotzdem drucken; markiert wird dann nichts.

Für ein PDF wählen Sie im Druckdialog Ihres Browsers „Als PDF speichern“. Filtern und Auswählen in der Liste beschreibt die Anleitung zum Finden und Filtern von Buchungen ausführlicher.

Die Buchungen eines Kunden

Kunden → den Kunden öffnen → Bestellverlauf. Haken Sie die Buchungen an (das Kästchen im Tabellenkopf hakt die aktuelle Seite an; Alle {count} auswählen hakt alle an) und drücken Sie Export (oder Drucken). Sie erhalten dieselbe Art Datei, nur mit den Buchungen dieses Kunden. Das ist praktisch, wenn ein Kunde eine Aufstellung aller seiner Buchungen möchte.

Kunden exportieren (Kundenliste nach Excel)

Kunden im linken Menü → Zeilen anhaken → Export. Die Datei heißt customers.csv und hat die Spalten:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country und Consent To Email (Yes/No).

Sind Mitgliedschaften für Ihr Konto eingeschaltet, folgen nach der Telefonnummer drei weitere Spalten: Member, Coverage und Discount.

Die Spaltenüberschriften dieser Datei sind immer auf Englisch, egal in welcher Sprache Sie den Admin-Bereich nutzen. Consent To Email ist die Marketing-Einwilligung des Kunden (in der Liste als Zustimmung zu E-Mails angezeigt). Beachten Sie sie, wenn Sie die Datei für etwas anderes als die Buchungen selbst verwenden.

Kunden gehören zu Ihrem Konto, nicht zu einem Standort, daher gibt es keinen Kundenexport pro Standort. Dieselbe Person kann an mehreren Ihrer Standorte buchen.

Mitgliedschaften exportieren

Nutzt Ihr Konto Mitgliedschaften, hat Mitgliedschaften zwei Exporte:

Die Registerkarte Mitglieder exportiert members.csv mit Name, E-Mail, Mitgliedschaftsumfang, Standort, Hinzugefügt über, Rabatt, Gültig bis und Status. Die Überschriften folgen Ihrer Admin-Sprache. Drucken druckt die angehakten Mitglieder.
Die Registerkarte Käufe exportiert die Mitgliedschaftsverkäufe selbst, im selben Format wie der Buchungsexport.

QR-Codes sind kein Export

QR herunterladen auf der Registerkarte Buchen-Button eines Standorts lädt ein Bild herunter, keine Daten. Siehe die Anleitung zu Buchungslinks und QR-Codes.

Was der Admin-Bereich nicht auswertet

Diese Fragen kommen jede Saison, daher hier, was es heute nicht gibt:

Auslastung oder Belegung. Es gibt keinen Bericht, wie viele Stunden ein Kajak, ein Schloss oder eine Sauna vermietet war im Verhältnis zu den verfügbaren Stunden. Am nächsten kommen Sie, wenn Sie die Buchungen eines Zeitraums exportieren und es in einer Tabellenkalkulation ausrechnen.
Umsatz pro Produkt oder Zubehör. Das Feld Produkte der Übersicht zählt, wie viele gebucht wurden, nicht wie viel sie eingebracht haben.
Ein herunterladbarer Umsatzbericht, pro Standort oder gesamt. Die Zahlen der Übersicht gibt es nur auf dem Bildschirm.
Eine Buchhaltungsdatei. Der Buchungsexport enthält Gesamtbetrag und MwSt. jeder Buchung, ist aber die reine Liste der Buchungen; ob er zu Ihrer Buchhaltungssoftware passt, hängt von der Software ab. Testen Sie zuerst mit einem Monat.
PDF-Berichte. Wo es eine Schaltfläche Drucken gibt, drucken Sie aus dem Browser als PDF.

Hält Sie etwas davon auf, sagen Sie es dem Support. Nur wenn wir wissen, was Vermieter wirklich brauchen, kann es priorisiert werden.

Wo die Geldbeträge liegen: Stripe

Auszahlungen, Gebühren, Erstattungen, Rückbuchungen, Details pro Zahlung, MwSt.-Berichte und die Belege Ihrer Kunden finden Sie in Stripe, nicht in Rentalbuddy. Rentalbuddy sagt Ihnen, was gebucht und was dem Kunden berechnet wurde; Stripe sagt Ihnen, welches Geld tatsächlich geflossen ist. Für den Abgleich mit Bank oder Steuerberatung beginnen Sie in Stripe. Die Anleitung zu Rentalbuddy und Stripe erklärt, was wo erledigt wird.

Ihre eigenen Rentalbuddy-Rechnungen finden Sie unter Einstellungen → Fakturierung → Abrechnungsportal.

Kurzübersicht

Ich brauche …	Wo
Buchungen eines Zeitraums nach Excel	Buchungen → Datumsbereich → Holen → Kästchen im Tabellenkopf → Alle {count} auswählen → Export
Die Buchungen eines Kunden	Kunden → der Kunde → Bestellverlauf → Export
Eine Kunden- oder Verteilerliste	Kunden → anhaken → Export
Mitglieder oder Mitgliedschaftsverkäufe	Mitgliedschaften → Mitglieder oder Käufe → Export
Umsatz eines Zeitraums	Übersicht → Datumsbereich → Gesamtumsatz
Umsatz eines Standorts	Übersicht → Standorte → alle bis auf einen abwählen
Standorte vergleichen	Diagramm der Übersicht → Einnahme und Nach Standort anhaken
Buchungen nach Mietdatum gezählt	Übersicht → Buchungen nach → Starte die Partnersuche
Woher unsere Kunden kommen	Übersicht → Kundennationalität
Auszahlungen, Gebühren, MwSt., Belege	Stripe
Unsere Rentalbuddy-Rechnungen	Einstellungen → Fakturierung → Abrechnungsportal

Häufige Fragen

Gibt es eine Berichtsfunktion? Kann ich unsere Umsätze in Excel bekommen? Die Übersicht zeigt die Zahlen auf dem Bildschirm. Für eine Tabelle exportieren Sie die Buchungen: Buchungen → das Kästchen im Tabellenkopf anhaken → Alle {count} auswählen → Export ergibt eine CSV-Datei, die sich in Excel öffnen lässt.

Wie sehe ich den Umsatz pro Standort, etwa um eine Rechnung mit einem Partner aufzuteilen? Entfernen Sie in der Übersicht unter Standorte alle Haken bis auf einen Standort und lesen Sie Gesamtumsatz ab, oder haken Sie im Diagramm Einnahme und Nach Standort an.

Warum ist die Schaltfläche Export ausgegraut? Nichts ist angehakt. Haken Sie die gewünschten Zeilen an (oder das Kästchen im Tabellenkopf für die ganze Seite, dann Alle {count} auswählen für die ganze Liste) und drücken Sie dann Export.

Warum zeigt die Übersicht eine andere Summe als meine Stripe-Auszahlung? Die Übersicht zeigt den Wert der Buchungen im Zeitraum. Stripe-Auszahlungen erfolgen nach Gebühren und Erstattungen und nach dem Auszahlungsplan von Stripe.

Die Zahlen ändern sich, wenn ich Buchungen nach umstelle. Was stimmt? Beides. Buchungsdatum zählt, wann Kunden gebucht haben; Starte die Partnersuche (das Startdatum) zählt, wann die Mieten stattfinden.

Warum steht bei Kundennationalität Unbekannt? Die Nationalität stammt aus der Ländervorwahl der Telefonnummer. Buchungen ohne Telefonnummer oder mit einer Nummer, die sich nicht zuordnen lässt, erscheinen als Unbekannt.

Kann ich sehen, wie oft jedes Kajak oder jede Sauna genutzt wird (Vermietungshäufigkeit)? Nicht als Bericht. Exportieren Sie die Buchungen des Zeitraums und zählen Sie in einer Tabellenkalkulation pro Schloss; die Spalte Schloss enthält die Schlossnummern für jeden Standort.

Unsere Testbuchungen erscheinen im Gesamtumsatz. Mit Testbuchung machen erstellte Buchungen zählen nie. Andere Tests, etwa eine Mitarbeiterbuchung mit Testzahlung oder ein 100-%-Gutscheincode, zählen wie echte Buchungen, bis sie storniert sind. Stornieren Sie sie, dann sinken die Zahlen.

Bekomme ich einen MwSt.-Bericht? Nicht aus Rentalbuddy. Die MwSt.-Meldung kommt aus Stripe und Ihrer Buchhaltung; der Buchungsexport ist die reine Liste der Buchungen, mit der MwSt jeder Buchung.

Ich hake das Kästchen im Tabellenkopf an, aber nur die Buchungen dieser Seite werden ausgewählt. Das ist so gewollt: Das Kästchen im Tabellenkopf hakt die aktuelle Seite an. Drücken Sie Alle {count} auswählen in der Zeile über der Liste, um alle Buchungen der gefilterten Liste anzuhaken.

Warum ist Drucken ausgegraut? Entweder ist nichts angehakt, oder es sind mehr als 500 Buchungen: Drucken nimmt bis zu 500 auf einmal. Haken Sie weniger an und drucken Sie Seite für Seite, oder nutzen Sie Export für die ganze Liste.

Sind Testbuchungen im Export? Nur, wenn Sie sie einblenden. Testbuchungen sind unter Buchungen standardmäßig ausgeblendet, und ausgeblendete werden nie ausgewählt, also weder exportiert noch gedruckt.

Warum stehen die Beträge in meinem Export mit Komma? Der Export folgt Ihrer Admin-Sprache: Jede Sprache außer Englisch nutzt ein Dezimalkomma, damit die Zahlen in einer Tabellenkalkulation mit dieser Spracheinstellung funktionieren.