Informes y exportaciones: cifras del panel, ingresos por ubicación, exportaciones CSV

Rentalbuddy tiene un informe en pantalla, el panel de inicio, y varias exportaciones a archivos CSV. Esta guía cubre ambos, lo que contiene cada archivo y lo que los negocios de alquiler suelen pedir pero todavía no existe.

El panel de inicio: tu informe en pantalla

Cuando tu lista de configuración inicial está completa, Inicio se abre en el panel. Es un informe que lees en pantalla; no tiene botón de descarga.

Arriba eliges tres cosas:

Rango de fechas: el periodo que cubre toda la página. Se abre con los últimos 30 días. Elige las fechas en el calendario o escríbelas. El panel cubre desde el 1 de enero de 2015 hasta el final del año que viene dentro de cinco años; las fechas fuera de ese rango aparecen en gris. Un rango escrito que está incompleto, fuera de esos años o que termina antes de empezar no se aplica, y al hacer clic fuera el campo vuelve al rango que muestra la página.
Reservas por: Fecha para registrarse (cuándo reservó el cliente) o Fecha de inicio (cuándo empieza el alquiler). Esto cambia mucho las cifras. Para "qué vendimos en junio" usa Fecha para registrarse; para "cuánto trabajo tuvimos en junio" usa Fecha de inicio.
Sitios: una lista para marcar tus ubicaciones, que muestra Todas las ubicaciones cuando está todo marcado. Solo aparece si tienes más de una ubicación.

Las cifras de arriba

Cifra	Qué significa
Duración media de la reserva	Duración media del alquiler en horas
Valor medio del pedido	Ingresos por reservas divididos entre el número de reservas (las ventas de membresías no se incluyen)
Los ingresos totales	El valor reservado en el periodo, en la divisa de la cuenta, incluidas las ventas de membresías
Reservas totales	Número de reservas
Compras de membresía	Número y valor de las membresías vendidas (solo cuando las membresías están activadas)

Las reservas canceladas y las reservas cuyo pago caducó no se cuentan. Las cifras son el valor de las reservas, no el dinero que se te paga: reembolsos, comisiones y pagos están en Stripe (ver más abajo).

Las reservas de prueba hechas con Haz una reserva de prueba quedan siempre fuera de las cifras del panel, y se cancelan automáticamente 30 minutos después de hacerlas. En Reservaciones están ocultas salvo que actives Mostrar reservas de prueba ({count}), y entonces aparecen marcadas como Prueba; las reservas de prueba ocultas nunca se seleccionan, así que tampoco se exportan ni se imprimen. Las otras formas de probar cuentan como cualquier otra reserva hasta que las canceles: una reserva del personal registrada con un Pago de prueba, o una reserva con un código promocional del 100 %. Cancela esas cuando termines para que no inflen las cifras.

El gráfico: pedidos, ingresos y Por ubicación

Debajo de las cifras hay un gráfico de barras del periodo. Por defecto muestra el número de pedidos. Marca Ingresso para ver los ingresos en su lugar. Si tienes varias ubicaciones, marca Por ubicación para dividir cada barra por ubicación; es la forma más rápida de comparar ubicaciones. Pasa el ratón por encima de una barra para ver los valores exactos. Los periodos cortos se muestran por día, los más largos en tramos mayores y los muy largos por semana.

Nacionalidad del cliente

Una lista de países con banderas y el número de reservas de cada uno. El país se deduce del prefijo del número de teléfono del cliente, así que un sueco con un móvil alemán cuenta como alemán. Las reservas sin teléfono, o con un número que no se puede identificar, aparecen como Desconocida.

Productos

Qué productos se reservaron más en el periodo, agrupados por tipo (Alquiler, Evento, Seguro, Accesorio, Membresía). Las cifras son cantidades reservadas, no ingresos.

Ingresos por ubicación

Dos formas, ambas en el panel de inicio:

Una ubicación cada vez: en Sitios, desmarca todo menos una ubicación y lee Los ingresos totales. Repite con la siguiente.
Una junto a otra: marca Ingresso y Por ubicación en el gráfico y pasa el ratón por las barras.

No hay una tabla de ingresos por ubicación para descargar. Si necesitas las cifras en una hoja de cálculo, exporta las reservas de esa ubicación (ver más abajo) y suma la columna de valor.

Cómo funcionan las exportaciones: marca filas y pulsa Exportar

Todas las exportaciones del panel funcionan igual: marca las filas que quieres y pulsa Exportar. El botón Exportar está en gris hasta que marques al menos una fila, y el número entre paréntesis es cuántas has marcado, por ejemplo Exportar (12). Filtra primero la lista y luego marca.

Cómo funciona la casilla del encabezado de la tabla depende de la lista:

Reservaciones, el Historial de pedidos de un cliente y la pestaña Compras de membresías: la casilla del encabezado (Seleccionar esta página en el móvil) marca solo las reservas de la página actual. Una línea encima de la lista indica entonces qué está marcado, Seleccionadas en esta página: {count}, Seleccionadas: {count} o Todas seleccionadas: {count}, con Seleccionar todas ({count}) para marcar toda la lista filtrada (todas las páginas) y Claro para desmarcarlo todo. Las filas de prolongación quedan fuera cuando marcas en bloque; márcalas una a una si las necesitas. Las reservas que salen de la lista, por ejemplo al cambiar un filtro, también salen de la selección.
Clientes y la pestaña Miembros de membresías: la casilla del encabezado marca todas las filas de la lista actual.

Los archivos son CSV, que se abren en Excel, Numbers, Google Sheets y la mayoría de programas de contabilidad.

En el móvil, los botones Exportar e Imprimir aparecen cuando has seleccionado reservas tocándolas.

Exportar reservas

Reservaciones en el menú de la izquierda → filtra → marca filas → Exportar.

Las reservas que hay en la lista deciden lo que puedes exportar:

La ubicación seleccionada en el selector Ubicación del menú de la izquierda. Activa Ver todas las ubicaciones para ver reservas de todas las ubicaciones.
El selector Rango de fechas: Actual cubre las reservas recientes (desde unos dos meses atrás), o elige un año entero y pulsa Buscar.
Filtros y Buscar reservas acotan más la lista.

Así que "toda la temporada pasada de una ubicación" es: selecciona la ubicación, elige el año, Buscar, marca la casilla del encabezado, pulsa Seleccionar todas ({count}) y luego Exportar.

Las reservas de prueba están ocultas en la lista salvo que Mostrar reservas de prueba ({count}) esté activado, y las reservas de prueba ocultas nunca se seleccionan, así que no acaban en el archivo.

Selecciones grandes. La exportación se genera en el servidor por lotes, así que no hay límite de tamaño: un año entero de todas las ubicaciones se exporta de una vez. Si falla, verás "No se pudieron exportar las reservas. Inténtelo de nuevo."

Qué contiene el archivo de reservas

Una fila por reserva, ordenada por inicio. Los encabezados y las palabras (canal, estado, estado de pago) están en el idioma de tu panel. En español, las columnas son, en este orden:

N º de pedido, Creado, Ubicación, Comenzar, Fin, Registrarse, Salida, Nombre, Correo electrónico, Número de teléfono, Productos, Cerradura, Canal, Estado, Estado de pago, Moneda, Total (IVA incl.), IVA, Descuento, Código promocional, Pagado, Por pagar

Después viene una columna por pregunta, para las reservas con respuestas al antiguo cuestionario de devolución (preguntas de valoración).

Las fechas y horas se escriben YYYY-MM-DD HH:mm, en la zona horaria de la ubicación.
Los importes tienen dos decimales, con coma decimal en todos los idiomas del panel excepto el inglés.
Productos lista cada producto como "Nombre ×cantidad".
Cerradura tiene los números de cerradura, de todas las ubicaciones de la exportación.
Las reservas pagadas antes de agosto de 2025, cuando Rentalbuddy empezó a registrar los importes pagados, cuentan como pagadas por completo.
El archivo está separado por punto y coma y empieza con una marca de orden de bytes (BOM), así que se abre directamente en columnas en un Excel configurado en sueco, noruego, danés, finés o alemán.

El archivo no incluye respuestas a tus campos personalizados; están en la página de detalle de cada reserva y en la impresión.

Imprimir reservas

Imprimir, junto a Exportar, imprime las reservas marcadas, una reserva por página. También puedes imprimir una sola reserva desde su página de detalle; ambas usan el mismo diseño:

el nombre de tu empresa, la ubicación y tu logotipo, y un aviso cuando es una reserva de prueba,
Órdenes de venta con el número, inicio, fin, check-in y check-out, Creado, Canal e Información extra,
Cliente (o "No hay ningún cliente vinculado a esta reserva."), y Respuestas del cliente,
Líneas de pedido,
Pago: Estado de pago, Total (IVA incl.), Pagado y Por pagar (el historial de pagos no se imprime),
Respuestas antes del desbloqueo y Respuestas de devolución.

La impresión admite hasta 500 reservas a la vez. Con más marcadas, Imprimir está en gris y la línea encima de la lista dice: "Se pueden imprimir como máximo 500 reservas a la vez. Seleccione página por página para imprimir, o use Exportar para toda la lista." Con más de 200 marcadas verás "Preparando {count} reservas para imprimir. Puede tardar uno o dos minutos y es posible que la página no responda mientras tanto." Espera al diálogo de impresión. Si una reserva no se puede mostrar, su página dice "No se pudo mostrar la reserva {id}."; si la carga falla por completo, "No se pudieron cargar las reservas para imprimir. Inténtelo de nuevo."

Imprimir marca las reservas como Impreso, pero solo para usuarios que pueden editar reservas. Los usuarios que solo pueden ver reservas también pueden imprimir; no se marca nada.

Para obtener un PDF, elige "Guardar como PDF" en el diálogo de impresión del navegador. Filtrar y seleccionar en la lista se explica con más detalle en la guía para buscar y filtrar reservas.

Las reservas de un cliente

Clientes → abre el cliente → Historial de pedidos. Marca las reservas (la casilla del encabezado marca la página actual; Seleccionar todas ({count}) las marca todas) y pulsa Exportar (o Imprimir). Obtienes el mismo tipo de archivo, solo con las reservas de ese cliente. Es útil cuando un cliente pide un resumen de todo lo que ha reservado.

Exportar clientes (lista de clientes a Excel)

Clientes en el menú de la izquierda → marca filas → Exportar. El archivo es customers.csv con las columnas:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country y Consent To Email (Yes/No).

Si las membresías están activadas en tu cuenta, se añaden tres columnas después del teléfono: Member, Coverage y Discount.

Los encabezados de columna de este archivo están siempre en inglés, sea cual sea el idioma en que uses el panel. Consent To Email es el consentimiento de marketing del cliente (se muestra como Consentimiento para emails en la lista). Respétalo cuando uses el archivo para algo distinto de las propias reservas.

Los clientes pertenecen a tu cuenta, no a una ubicación, así que no hay exportación de clientes por ubicación. La misma persona puede reservar en varias de tus ubicaciones.

Exportar membresías

Si tu cuenta usa membresías, Membresías tiene dos exportaciones:

La pestaña Miembros exporta members.csv con Nombre, Correo electrónico, Ámbito de membresía, Ubicación, Añadido mediante, Descuento, Válido hasta y Estado. Sus encabezados siguen el idioma de tu panel. Imprimir imprime los miembros marcados.
La pestaña Compras exporta las ventas de membresías en sí, con el mismo formato que la exportación de reservas.

Los códigos QR no son una exportación

Descargar QR en la pestaña Botón Reservar de una ubicación descarga una imagen, no datos. Consulta la guía de enlaces de reserva y códigos QR.

Lo que el panel no informa

Estas preguntas llegan cada temporada, así que esto es lo que hoy no existe:

Utilización u ocupación. No hay un informe de cuántas horas se alquiló un kayak, una cerradura o una sauna frente a cuántas horas estuvo disponible. Lo más parecido es exportar las reservas de un periodo y calcularlo en una hoja de cálculo.
Ingresos por producto o accesorio. El panel Productos cuenta cuántos se reservaron, no cuánto generaron.
Un informe de ingresos descargable, por ubicación o total. Las cifras del panel solo están en pantalla.
Un archivo contable. La exportación de reservas incluye el total y el IVA de cada reserva, pero es la lista bruta de reservas; si encaja con tu programa de contabilidad depende del programa. Prueba primero con un mes.
Informes en PDF. Donde haya un botón Imprimir, imprime a PDF desde el navegador.

Si alguno de estos te frena, díselo a soporte. Saber cuáles necesitan de verdad los negocios de alquiler es lo que permite priorizarlos.

Dónde están las cifras de dinero: Stripe

Pagos, comisiones, reembolsos, contracargos, detalles de cada pago, informes de IVA y los recibos que reciben tus clientes están en Stripe, no en Rentalbuddy. Rentalbuddy te dice qué se reservó y cuánto se cobró al cliente; Stripe te dice qué dinero se movió realmente. Para conciliar con tu banco o tu contable, empieza en Stripe. La guía de Rentalbuddy frente a Stripe explica qué se hace en cada sitio.

Tus propias facturas de Rentalbuddy están en Ajustes → Facturación → Portal de facturación.

Referencia rápida

Necesito…	Dónde
Reservas de un periodo, a Excel	Reservaciones → Rango de fechas → Buscar → casilla del encabezado → Seleccionar todas ({count}) → Exportar
Las reservas de un cliente	Clientes → el cliente → Historial de pedidos → Exportar
Una lista de clientes o de envío	Clientes → marcar → Exportar
Miembros o ventas de membresías	Membresías → Miembros o Compras → Exportar
Ingresos de un periodo	Panel → Rango de fechas → Los ingresos totales
Ingresos de una ubicación	Panel → Sitios → desmarcar todas menos una
Comparar ubicaciones	Gráfico del panel → marcar Ingresso y Por ubicación
Reservas contadas por fecha de alquiler	Panel → Reservas por → Fecha de inicio
De dónde vienen nuestros clientes	Panel → Nacionalidad del cliente
Pagos, comisiones, IVA, recibos	Stripe
Nuestras facturas de Rentalbuddy	Ajustes → Facturación → Portal de facturación

Preguntas frecuentes

¿Hay una función de informes? ¿Puedo sacar nuestras ventas a Excel? El panel muestra las cifras en pantalla. Para una hoja de cálculo, exporta las reservas: Reservaciones → marca la casilla del encabezado → Seleccionar todas ({count}) → Exportar genera un archivo CSV que se abre en Excel.

¿Cómo veo los ingresos por ubicación, por ejemplo para repartir una factura con un socio? En el panel, desmarca todas las ubicaciones menos una en Sitios y lee Los ingresos totales, o marca Ingresso y Por ubicación en el gráfico.

¿Por qué el botón Exportar está en gris? No hay nada marcado. Marca las filas que quieres (o la casilla del encabezado para toda la página y luego Seleccionar todas ({count}) para toda la lista) y pulsa Exportar.

¿Por qué el panel muestra un total distinto al pago que recibo de Stripe? El panel muestra el valor de las reservas del periodo. Los pagos de Stripe llegan después de comisiones y reembolsos, y según el calendario de pagos de Stripe.

Las cifras cambian cuando cambio Reservas por. ¿Cuál es la correcta? Las dos. Fecha para registrarse cuenta cuándo reservaron los clientes; Fecha de inicio cuenta cuándo se realizan los alquileres.

¿Por qué Nacionalidad del cliente dice Desconocida? La nacionalidad sale del prefijo del número de teléfono. Las reservas sin teléfono, o con un número que no se puede identificar, aparecen como Desconocida.

¿Puedo ver con qué frecuencia se usa cada kayak o sauna (frecuencia de alquiler)? No como informe. Exporta las reservas del periodo y cuenta por cerradura en una hoja de cálculo; la columna Cerradura tiene los números de cerradura de todas las ubicaciones.

Nuestras reservas de prueba aparecen en Los ingresos totales. Las reservas hechas con Haz una reserva de prueba nunca cuentan. Las otras pruebas, como una reserva del personal con un Pago de prueba o un código promocional del 100 %, cuentan como reservas reales hasta que se cancelan. Cancélalas y las cifras bajarán.

¿Puedo obtener un informe de IVA? No desde Rentalbuddy. La declaración de IVA sale de Stripe y de tu contabilidad; la exportación de reservas es la lista bruta de reservas, con el IVA de cada una.

Marco la casilla del encabezado de la tabla, pero solo se seleccionan las reservas de esta página. Es así a propósito: la casilla del encabezado marca la página actual. Pulsa Seleccionar todas ({count}) en la línea encima de la lista para marcar todas las reservas de la lista filtrada.

¿Por qué Imprimir está en gris? O no hay nada marcado, o hay más de 500 reservas marcadas: la impresión admite hasta 500 a la vez. Marca menos e imprime página por página, o usa Exportar para toda la lista.

¿Están las reservas de prueba en la exportación? Solo si las muestras. Las reservas de prueba están ocultas en Reservaciones por defecto, y las ocultas nunca se seleccionan, así que no se exportan ni se imprimen.

¿Por qué los importes de mi exportación llevan coma? La exportación sigue el idioma de tu panel: todos los idiomas excepto el inglés usan coma decimal, para que los números funcionen en una hoja de cálculo configurada en ese idioma.