Informes y exportaciones — qué puedes sacar de Rentalbuddy

Hay cuatro exportaciones en el admin de Rentalbuddy y un informe en pantalla. Esta página las cubre todas, explica qué hay en cada archivo y — igual de importante — las cosas que más piden los operadores y que todavía no existen.

Las exportaciones

Las cuatro funcionan igual: marca las filas que quieras y pulsa Exportar. Esta es la parte que se le escapa a la gente. El botón Exportar permanece desactivado hasta que seleccionas algo, y el número entre paréntesis después de la etiqueta es cuántas filas has marcado. No se exporta nada "en bloque" sin seleccionar antes — usa la casilla de la cabecera para coger todo lo de la lista de una vez.

Las cuatro generan un archivo .csv, que se abre en Excel, Numbers, Google Sheets y en la mayoría del software de contabilidad.

Reservas

Reservaciones en el menú izquierdo → marca filas → Exportar.

Qué reservas aparecen en la lista se controla antes de exportar:

La ubicación seleccionada en la barra de navegación. Activa Ver todas las ubicaciones para ver en su lugar las reservas de toda tu cuenta.
La ventana de fechas. Por defecto la lista cubre aproximadamente los dos últimos meses; puedes elegir un año natural completo.
Filtros y Buscar reservas la acotan aún más.

Así que la receta para "toda la temporada pasada de una ubicación" es: selecciona la ubicación, elige el año, selecciona todo, Exportar.

El archivo se llama bookings.csv. Sus columnas se componen entre bastidores, no en la pantalla en la que estás, así que el admin no tiene ninguna lista de columnas que mostrarte. Exporta unas pocas filas una vez y abre el archivo para ver qué recibirá tu software de contabilidad — eso es más rápido y fiable que cualquier lista que pudiéramos imprimir aquí.

Hay un botón Imprimir junto a Exportar en la misma barra de herramientas. Imprime las filas seleccionadas, que además es la única forma de obtener un PDF — imprime a PDF desde el diálogo de impresión de tu navegador.

El historial de pedidos de un cliente

Abre un cliente desde Clientes y baja hasta su historial de pedidos. Allí está el mismo botón Exportar, y produce el mismo tipo de archivo para los pedidos de ese único cliente. Útil cuando un cliente pide un resumen de todo lo que te ha reservado.

Clientes

Clientes en el menú izquierdo → marca filas → Exportar. El archivo es customers.csv.

Las columnas de este están definidas en el admin, así que vale la pena listarlas. Obtienes:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country y Consent To Email (Yes/No).

Si las membresías están activadas en tu cuenta, aparecen tres columnas más entre el teléfono y la dirección: Member, Coverage y Discount.

Dos cosas que conviene saber. Las cabeceras de columna de este archivo están siempre en inglés, sea cual sea el idioma en el que uses el admin. Y los clientes pertenecen a tu cuenta, no a una ubicación — no existe una exportación de clientes por ubicación, porque la misma persona puede reservar en varias de tus ubicaciones.

Consent To Email es el consentimiento de marketing del cliente. Respétalo cuando uses este archivo para algo que no sea gestionar reservas.

Membresías

Si tu cuenta usa membresías, Membresías tiene dos exportaciones:

La pestaña Miembros exporta members.csv, con las columnas Nombre, Correo electrónico, Ámbito de membresía, Ubicación, Añadido mediante, Descuento, Válido hasta y Estado. La ubicación a la que se aplica cada membresía es una columna del archivo, así que una sola exportación cubre todas las ubicaciones.
La pestaña Compras exporta membership-purchases.csv — las ventas de membresía en sí, construidas igual que la exportación de reservas.

Los códigos QR no son una exportación

Descargar QR en la pestaña Botón Reservar de una ubicación descarga una imagen, no datos. Se trata en Enlaces de reserva directos y códigos QR — dónde encontrarlos.

El informe en pantalla: el panel

Tu panel está en Inicio una vez que tu lista de configuración está completa, y siempre en la propia página del panel. Es un informe que lees en pantalla — no tiene botón de descarga.

Controlas tres cosas en la parte superior:

Rango de fechas — el periodo que cubre toda la página. Se abre con los últimos 30 días.
Reservas por — si una reserva cuenta por su Fecha para registrarse (cuándo reservó el cliente) o por su Fecha de inicio (cuándo transcurre el alquiler). Esto cambia bastante las cifras. Para "qué vendimos en junio", usa Fecha para registrarse; para "cuánto trabajo tuvimos en junio", usa Fecha de inicio.
Sitios — una lista con casillas de tus ubicaciones, con Todas las ubicaciones por defecto. Solo aparece si tienes más de una.

Lo que muestra entonces:

Cifra	Qué significa
Duración media de la reserva	Duración media del alquiler en el periodo
Valor medio del pedido	Ingresos divididos entre el número de reservas, descontando antes las ventas de membresía
Los ingresos totales	Total del periodo, en la divisa de tu cuenta
Reservas totales	Número de reservas
Compras de membresía	Número y valor de las membresías vendidas — solo cuando las membresías están activadas

Debajo de las tarjetas hay un gráfico de ingresos y volumen de reservas a lo largo del periodo, y dos paneles: Nacionalidad del cliente y Productos (qué productos se vendieron más, por categoría).

Ingresos por ubicación

Puedes obtenerlos, y es el filtro Sitios el que lo hace: desmarca todo excepto una ubicación y lee Los ingresos totales. Repite por ubicación. Es un trabajo manual, de una en una — no hay un desglose por ubicación en paralelo ni forma de exportar el resultado — pero la cifra en sí está disponible.

Lo que el admin no informa

Prepárate para esto, porque sale cada temporada.

Utilización y ocupación. No hay informe de utilización, ni porcentaje de ocupación, ni nada que te diga cuántas horas se alquiló realmente un kayak, una cerradura o una estación frente a cuántas estuvo disponible. Lo más cerca que puedes llegar hoy es exportar las reservas de un periodo y calcularlo en una hoja de cálculo.

Un desglose de ingresos por ubicación que puedas exportar o facturar. Como arriba: legible en el panel de una ubicación cada vez, pero no exportable ni en paralelo.

Un archivo contable listo para usar con el IVA desglosado. La exportación de reservas es la materia prima; si encaja directamente en tu software contable depende de ese software. Pruébalo con un mes antes de comprometerte para todo un año.

Cualquier cosa en PDF. Nada en el admin genera un PDF. Donde haya un botón Imprimir, imprime a PDF desde el navegador.

Si algo de esto te está bloqueando, díselo a soporte — saber cuáles necesitan de verdad los operadores es como se priorizan.

Dónde viven realmente las cifras financieras

Los pagos recibidos, las comisiones, los contracargos, el detalle por transacción, la declaración del IVA, los recibos y tus facturas de Stripe viven todos en Stripe, no en Rentalbuddy — incluidas las facturas de tu propia suscripción, que se abren en el sitio de Stripe desde Ajustes → Facturación.

Rentalbuddy te dice qué se reservó y qué se le cobró al cliente. Stripe te dice qué dinero se movió. Para un desglose completo de qué sistema controla qué, lee Rentalbuddy o Stripe: ¿dónde tengo que ir para cada cosa? — para cualquier cosa relacionada con la conciliación bancaria o tu contable, empieza por ahí y no por aquí.

Referencia rápida

Necesito…	Dónde
Una lista de reservas de un periodo	Reservaciones → filtra → selecciona → Exportar
El historial de pedidos de un cliente	Clientes → abre el cliente → Exportar
Una lista de clientes o de correo	Clientes → selecciona → Exportar
Titulares de membresía o ventas de membresía	Membresías → Miembros o Compras → Exportar
Ingresos de los últimos 30 días	Tarjetas del panel
Ingresos de una ubicación	Panel → Sitios → desmarca todas menos una
Reservas contadas por fecha de alquiler, no por fecha de reserva	Panel → Reservas por → Fecha de inicio
Pagos recibidos, comisiones, IVA, recibos	Stripe
Tus propias facturas de Rentalbuddy	Ajustes → Facturación (abre Stripe)