Reabrir después del invierno: la lista de comprobación antes de la temporada

Llega el primer fin de semana de buen tiempo, alguien intenta reservar y nada funciona: no hay horarios disponibles, las cerraduras se desactivaron para el invierno, no hay códigos PIN. Nada de esto es una avería — así es como queda una cuenta tras un invierno con la temporada terminada, baterías descargadas y conexiones caducadas con el proveedor de cerraduras. Estas comprobaciones, en este orden, lo dejan todo listo de nuevo.

Si es tu primera temporada, sigue en su lugar la lista de comprobación para nuevos operadores — esta guía da por hecho que todo funcionaba el año pasado.

1. Mira primero Inicio: qué ubicaciones no reciben reservas

Inicia sesión y lee la parte superior de Inicio. Una ubicación cuya temporada ha terminado aparece en el aviso Ubicaciones que no reciben reservas:

Una ubicación: "{ubicación} no recibe reservas." con Abrir ubicación.
Varias: "{n} ubicaciones no reciben reservas." con Ver ubicaciones. En la lista Ubicaciones, pasa el ratón por el icono de aviso junto al nombre de una ubicación para ver el motivo — después del invierno suele poner "El último periodo terminó el" seguido del último día de la temporada pasada.

En la propia ubicación, el recuadro bajo la barra de Ahorrar dice Esta ubicación no recibe reservas y enumera lo que falta (una temporada terminada aparece ahí como Sin periodos de tiempo definidos), y la pestaña Fechas abiertas está marcada con Sin fechas de apertura activas o próximas. La columna Fecha de apertura activa de la lista Ubicaciones muestra el mismo estado para todas las ubicaciones de un vistazo.

Una ubicación con la temporada terminada parece perfectamente sana en todo lo demás, así que esta es la comprobación más importante. Si Inicio también dice "Ninguna ubicación puede recibir reservas hasta que se configuren los pagos.", empieza por el paso 9.

Lee también los demás avisos de la parte superior de Inicio, y las marcas rojas o ámbar junto a Ubicaciones, Productos y Ajustes en el menú:

La conexión con igloohome requiere atención — Igloohome rechaza tu inicio de sesión guardado o el método de pago de Igloo Connect ha caducado (paso 2).
Reservas sin código PIN — cerraduras que los clientes pueden reservar pero que no pueden crear códigos (paso 4).
Unidades de cerraduras sin conexión — una estación de taquillas o una unidad Allockate lleva un tiempo sin comunicarse (paso 3).
Stripe requiere tu atención — Stripe ha pausado los pagos o las transferencias, o tiene un plazo en marcha (paso 9).
Para revisar — faltan datos de contacto, hay condiciones que conviene revisar, o un periodo de apertura termina pronto sin nada después (pasos 7 y 12).

Qué significa cada aviso está en la guía sobre el menú del admin y los avisos de Inicio.

2. Vuelve a conectar Igloohome

Pasa al paso 5 si no tienes cerraduras Igloohome.

El aviso de conexión. En los meses previos a que caduque tu conexión con Igloohome, al iniciar sesión se abre un diálogo ¡Advertencia!: "Tu conexión Igloo home caduca en" tantos días — o "¡Tu conexión a Igloo home ha expirado!" — con Reconecta con Igloo home. Vuelve a conectar en lugar de cerrarlo. En Ajustes → Integraciones → Cerraduras inteligentes, la conexión aparece como Conectado o No conectado; ten en cuenta que Conectado solo significa que Rentalbuddy tiene una conexión, no que los códigos funcionen — los pasos 4 y 11 lo comprueban.
La comprobación nocturna de la conexión. Rentalbuddy pregunta cada noche a Igloohome si tu inicio de sesión guardado sigue funcionando. Si Igloohome lo sigue rechazando, Inicio, Ajustes → Integraciones y tus pestañas Cerraduras muestran La conexión con igloohome requiere atención: "Rentalbuddy ya no puede acceder a tu cuenta de igloohome (desde el {fecha}). Hasta que vuelvas a conectarla, las nuevas reservas no recibirán códigos PIN." Vuelve a conectar con Conéctate con igloo.
El método de pago en Igloo Connect. Si la tarjeta del portal Igloo Connect de Igloohome caducó durante el invierno, la sincronización se detiene con Método de pago requerido: "Por favor, añada un método de pago válido en el portal Igloo Connect para sincronizar sus cerraduras." La comprobación nocturna también lo muestra en Inicio: "igloohome rechaza las solicitudes porque tu cuenta de Igloo Connect no tiene método de pago (desde el {fecha})…". Usa Abrir el portal Igloo Connect y soluciónalo allí (en el lado de Igloohome, en Settings → Payment Method) antes de la temporada, no mientras un cliente espera.

Cómo configurar o migrar la propia cuenta de Igloohome se explica en la guía sobre la cuenta de Igloohome e Igloo Connect.

3. Carga las cerraduras y revísalas

El mantenimiento del hardware corresponde a tu proveedor de cerraduras, así que sigue sus indicaciones. Dos cosas que conviene saber antes de alarmarse: las baterías se descargan durante el almacenamiento, y una cerradura que ha pasado todo el invierno sin cargar puede parecer completamente muerta hasta que haya estado un buen rato en el cargador. Carga todas las cerraduras y luego revisa lo básico — números de taquilla y pegatinas legibles, códigos QR todavía en las unidades, grilletes y puertas que se mueven sin problemas. Si una cerradura no se abre ni siquiera con el código correcto, consulta la guía sobre una cerradura que no se abre.

Si tienes una estación de taquillas Gokaya o una unidad Allockate, revisa antes de la temporada su indicador de estado en la pestaña Cerraduras de la ubicación: En línea, Sin señal (solo estaciones de taquillas: sin noticias desde hace un rato) o Desconectado — pasa el ratón por encima para ver el último contacto. Rentalbuddy comprueba las unidades cada hora; una unidad confirmada sin conexión aparece como Unidades de cerraduras sin conexión en Inicio y en rojo en la pestaña Cerraduras ("Comprueba que la unidad tiene alimentación y conexión de red. Este aviso desaparece solo cuando la unidad vuelve a comunicarse."). Mientras la ubicación está cerrada por temporada es solo una nota azul, y se convierte en aviso si la unidad sigue sin conexión una semana antes de abrir.

4. Vuelve a sincronizar tus cerraduras Igloohome y prueba cada una

Ve a Ubicaciones → abre la ubicación → Cerraduras.
Pulsa Sincronizar cerraduras de Igloohome. El diálogo obtiene tus cerraduras de Igloohome (Volver a obtener lo repite). Las cerraduras que hayas emparejado en la app de Igloohome durante el invierno aparecen aquí, listas para añadir con Elegir ubicación y Añadir cerraduras; las que ya están colocadas muestran Colocada. La sincronización también elimina el aviso "Igloohome ya no muestra algunas cerraduras Igloo de esta ubicación." de todas las cerraduras que Igloohome sigue mostrando para ti.
En cada cerradura Igloo, usa Sincronizar esta cerradura desde Igloo (en la fila de la cerradura). También intenta obtener un código PIN para la cerradura. Lo que quieres ver es Cerradura sincronizada desde Igloo; si dice que Rentalbuddy no pudo obtener un código, comprueba que Igloohome está conectado y que la cerradura está emparejada en la app de Igloohome, y vuelve a intentarlo.
Lee los avisos de la parte superior de la pestaña Cerraduras. Un banner rojo como "La cerradura {cerradura} no puede crear códigos PIN. Los clientes que la reservan no reciben ningún código." (el nombre de la pestaña Cerraduras también se vuelve rojo, e Inicio muestra Reservas sin código PIN) significa que los clientes que reservan esa cerradura no reciben código; las líneas de debajo dicen por qué, y las filas marcadas te dicen qué cerradura es. Corrige la causa y sincroniza: las reservas que siguen esperando se reintentan automáticamente y reciben sus códigos en unos minutos. Un aviso ámbar "Aviso: algunas cerraduras Igloo de esta ubicación no pueden crear códigos PIN." se refiere a cerraduras antiguas introducidas por ID de Bluetooth; usa Sincronizar cerraduras de Igloohome para vincularlas. No esperes un correo: solo se envía cuando una cerradura que falla tiene una reserva que empieza en menos de 12 horas, así que revisa tú esta pestaña.

Si tienes cerraduras en varias ubicaciones, repite la comprobación en la pestaña Cerraduras de cada ubicación. Todo el ciclo de vida de una cerradura — añadir, mover, reemplazar, avisos — está en la guía de cerraduras.

5. Vuelve a activar tus cerraduras — dentro de tu límite

Si desactivaste cerraduras para el invierno, quedan ocultas en el flujo de reserva hasta que vuelvas a activarlas.

Una cerradura: activa su interruptor Activo. El panel pregunta Activar cerradura — "Esta cerradura estará disponible para reservas y contará en tu suscripción." — y guarda en cuanto pulsas Activar. Verás Cerradura activada.
Todas las cerraduras de una ubicación: cuando todas están desactivadas, la pestaña muestra "Aviso: todas las cerraduras de esta ubicación están inactivas. Los clientes no verán ningún producto en el widget de reservas." con Activar todas las cerraduras, que pregunta una sola vez por todas.

Solo las cerraduras activas cuentan para el límite de cerraduras de tu plan. Las inactivas son gratuitas, así que puedes mantener en la lista cerraduras de repuesto o rotas desactivadas. El encabezado de la pestaña Cerraduras muestra Cerraduras activas y Cerraduras inactivas de esa ubicación y, en un plan con límite, la línea de debajo dice "{activas} de {límite} cerraduras en uso en tu plan, entre todas las ubicaciones". Ajustes → Facturación muestra las Cerraduras activas de toda la cuenta.

Si al activar una cerradura superas el límite, verás No hay plazas disponibles para cerraduras activas — "Desactiva otra cerradura o añade una cerradura activa a tu suscripción." — con Reemplazar cerradura (cámbiala por una cerradura activa que no vaya a volver) o Añadir cerradura activa (abre Facturación). Activar todas las cerraduras aparece en gris cuando superaría el límite: "Activar todas las cerraduras superaría tu límite de cerraduras activas."

El producto de cada cerradura se elige en la columna Producto de la tabla de cerraduras y se guarda con el botón Ahorrar — a diferencia del interruptor Activo, los cambios de producto esperan a Ahorrar. Comprueba que ninguna cerradura que deba poder reservarse se haya quedado sin producto.

6. Reemplaza una cerradura que no sobrevivió al invierno

Si una unidad está rota y tienes un repuesto, no borres la cerradura antigua para añadir una nueva — usa Reemplazar cerradura en la fila de la cerradura antigua y activa (el icono de intercambio). Elige la cerradura inactiva que toma el relevo. La nueva cerradura se queda con el producto, la antigua se desactiva y pierde su producto, y tu número de cerraduras activas sigue siendo el mismo. Si la cerradura antigua todavía tiene reservas próximas, marca Mover {n} reservas próximas a {cerradura} para trasladarlas. Verás Cerradura reemplazada (o cuántas reservas se movieron).

Una cerradura con reservas próximas no puede ser la que toma el relevo; mueve primero esas reservas en Gestión de reservas. Una estufa de sauna vinculada a la cerradura antigua pasa a la nueva, salvo que la nueva ya tenga la suya. El reemplazo se explica en detalle en la guía de cerraduras.

7. Crea las fechas de apertura de la nueva temporada

Es el despiste clásico de la primavera: el periodo del año pasado terminó en otoño, y una ubicación sin un periodo vigente no recibe ninguna reserva — sin error, solo una página de reservas vacía.

Abre la ubicación → Fechas abiertas. El periodo del año pasado aparece como Finalizado.
Pulsa Crear nuevo periodo de tiempo, o usa Copiar período de tiempo en el periodo del año pasado y dale fechas nuevas a la copia. Ajusta Inicio del periodo y Fin del período para que cubran la temporada.
Revisa el Horario de recogida y las Horas de regreso de cada día de la semana. Para dar los mismos horarios a otros días, usa el icono de copiar de un día: copia sus horarios, incluidas las horas de recogida y devolución, a Todos los días o a otro día. Las horas de apertura y cierre siempre caen en tu intervalo de reserva; una hora entre dos franjas se mueve (abrir más tarde, cerrar antes), así que revisa los horarios después de guardar.
Si usas precios de temporada, configura la Tabla de precios por periodo horario (Temporada alta / Temporada baja) en el nuevo periodo.
Elimina las Fechas personalizadas antiguas que ya no necesites — los días de cierre y los cierres por temporal del año pasado.
Pulsa Ahorrar. El periodo aparece como Activo (o Programado si empieza más adelante), y el aviso Ubicaciones que no reciben reservas desaparece cuando no falta nada más.

Planifica también el otoño: hasta 14 días antes de que termine un periodo sin nada definido después, la pestaña Fechas abiertas avisa "El período de tiempo actual termina el {fecha} y no hay nada definido después. A partir de entonces los clientes no ven fechas reservables." e Inicio lo incluye en Para revisar.

Todos los ajustes de esta pestaña se explican en la guía de horarios de apertura; si la ubicación sigue sin poder reservarse, repasa la guía sobre por qué los clientes no pueden reservar nada.

8. Revisa productos, precios y existencias

Abre Productos y recorre la lista: ¿siguen siendo correctos los precios (incluidos los de temporada alta y baja y los precios por día de la semana), siguen siendo ciertas las descripciones, coinciden las existencias con lo que sobrevivió al almacenamiento? Recuerda que en las ubicaciones de autoservicio el número que los clientes pueden reservar es el número de cerraduras activas que llevan el producto — por eso los pasos 5 y 6 importan más que la cifra de existencias. En las ubicaciones con personal, un producto con cantidad 0 está fuera de venta y oculto a los clientes, así que vuelve a subir la cantidad de todo lo que alquilas. Si Inicio muestra una línea de producto como "{producto} no se puede reservar." (por ejemplo, sin precio o con un precio diario que falta entre los siete primeros días), abre el producto desde ahí.

9. Comprueba que Stripe sigue aceptando pagos

A veces Stripe pide información nueva durante el invierno (identidad, datos bancarios, datos de la empresa). Ajustes → Pagos → Pagos en línea dice con palabras lo que quiere Stripe — por ejemplo "Stripe necesita más información tuya antes del {fecha}; de lo contrario, los pagos se pausarán." — con Completar en Stripe. Cuando los pagos están pausados, las transferencias retenidas o hay un plazo en marcha, Inicio muestra lo mismo en Stripe requiere tu atención. Si los clientes no pueden pagar en absoluto, Inicio también dice "Ninguna ubicación puede recibir reservas hasta que se configuren los pagos." con Configurar pagos. Los detalles están en la guía de conexión con Stripe.

10. Comprueba el botón de reserva en tu web

El invierno es cuando se rehacen las webs, y las actualizaciones de tema son famosas por eliminar el código incrustado. Abre la pestaña Botón Reservar de la ubicación y usa Vista previa — "Abre tu web en una pestaña nueva con el flujo de reserva para comprobar que la incrustación funciona." Luego abre tu página real como lo haría un cliente. Con un botón integrado, la pestaña también dice "El botón de reserva está activo en {tu sitio}" en cuanto el botón se ha cargado en una página real; pulsa Comprobar de nuevo después de abrir la página. Aprovecha para confirmar que URL donde está implementado el botón de reservar sigue apuntando a la página correcta: los enlaces de los correos a tus clientes se construyen a partir de ella. La reinstalación se explica en la guía sobre cómo instalar el botón de reserva.

11. Haz una reserva de prueba real

Reserva de principio a fin — reserva, pago, correo de confirmación, código PIN en la página de desbloqueo, apertura de la cerradura, devolución — en tu página de reservas real, no solo en la vista previa. La forma más fácil es Haz una reserva de prueba en la barra superior de la ubicación, junto a Guardar: gratis, o con un pequeño pago que se reembolsa al momento. El botón está en gris hasta que la ubicación puede recibir reservas, y mientras la pestaña abierta tenga cambios sin guardar. La reserva de prueba lleva la etiqueta Prueba, queda fuera de las cifras del panel y se cancela automáticamente 30 minutos después de hacerla. En Reservaciones está oculta hasta que activas Mostrar reservas de prueba. Un código promocional del 100 % o una reserva del personal con Pago de prueba también siguen funcionando; esas las cancelas tú después. Las tres se describen en la lista de comprobación para nuevos operadores. En las cerraduras Igloohome el código aparece 15 minutos antes del inicio, o a la hora en punto si la reserva empieza más tarde dentro de esa hora, así que reserva un horario que empiece ahora.

12. Vuelve a leer tus correos, condiciones y datos de contacto

Ajustes → Correos → la fila cuyo Disparador es Cuando se crea la reserva (tu confirmación de reserva): ¿el número de teléfono está actualizado, siguen siendo correctas las instrucciones de recogida?
Ubicación → Configuración de la ubicación → Teléfono de la ubicación y Correo electrónico de la ubicación: los clientes los ven en sus correos y los usan para contactarte. Una ubicación sin ellos, o con los de Rentalbuddy, se marca en su pestaña Configuración de la ubicación y aparece en Inicio en Para revisar.
Flujo del cliente → Ajustes clave → Condiciones de reserva y compra: ¿siguen siendo válidas para esta temporada?

13. Desactiva lo que no va a volver

Todo lo que no sobrevivió al invierno debería dejar de poder reservarse antes de que empiece la temporada, no después de que alguien lo reserve:

Una cerradura rota sin repuesto: desactiva su interruptor Activo. El panel pregunta Desactivar cerradura; si aún hay reservas en la cerradura, indica cuántas ("{n} reservas próximas siguen en esta cerradura.") con Abrir gestión de reservas. Las reservas que ya están en una cerradura desactivada conservan sus códigos de acceso, a menos que las muevas. Mejor desactivar que eliminar: eliminar es permanente.
Un producto que ya no ofreces: quítalo primero de sus cerraduras y luego usa Eliminar producto. Mientras una cerradura lo tenga, la eliminación se rechaza: "Este producto sigue vinculado a una cerradura. Quítelo de la cerradura en la pestaña Cerraduras de la ubicación e inténtelo de nuevo." Un producto con reservas próximas tampoco se puede eliminar; el diálogo muestra esas reservas.
Una cerradura de la que te deshaces: una cerradura con reservas próximas no se puede eliminar. Mueve primero sus reservas, o simplemente déjala desactivada.

Esa es la rutina de primavera: avisos de Inicio, conexión con Igloohome, baterías, resincronización, activar cerraduras, reemplazar, fechas de apertura, productos, Stripe, botón de la web, reserva de prueba, textos, limpieza. En este orden te lleva una tarde.

Preguntas frecuentes

Es primavera y no se puede reservar nada — ¿qué se me ha olvidado? Casi siempre las fechas de apertura: el periodo del año pasado ha terminado. Abre la ubicación → Fechas abiertas → Crear nuevo periodo de tiempo (o Copiar período de tiempo) y pon las fechas de esta temporada.

Mis cerraduras no funcionan después del invierno. Cárgalas y luego usa Sincronizar cerraduras de Igloohome y Sincronizar esta cerradura desde Igloo en la pestaña Cerraduras de la ubicación. Si la sincronización dice Método de pago requerido, soluciona primero el método de pago en el portal Igloo Connect.

No puedo volver a activar mis cerraduras — pone No hay plazas disponibles para cerraduras activas. Solo las cerraduras activas cuentan para el límite de tu plan. Desactiva una cerradura que ya no uses, usa Reemplazar cerradura para cambiar una rota por un repuesto, o elige Añadir cerradura activa para añadir una plaza en Facturación.

¿Las cerraduras desactivadas cuentan para mi límite? No. Las cerraduras inactivas no cuentan; solo las activas ocupan una plaza de tu plan.

¿Dónde activo ahora las cerraduras? No hay página de estaciones. En cada ubicación: Ubicaciones → abre la ubicación → Cerraduras, y luego el interruptor Activo de cada cerradura o Activar todas las cerraduras.

Inicio dice "El último periodo terminó el" — ¿hay algo roto? No, simplemente tu temporada ha terminado. Crea el periodo de la nueva temporada en la pestaña Fechas abiertas de la ubicación.

Una cerradura se rompió durante el invierno — ¿la elimino? No. Si tienes un repuesto, usa Reemplazar cerradura para que el repuesto se quede con su producto y sus reservas; si no, desactiva la cerradura rota.

¿Cómo lo pruebo todo antes de que llegue el primer cliente? Usa Haz una reserva de prueba en la barra superior de la ubicación y reserva a través de tu página de reservas real. La prueba queda marcada, fuera de tus cifras y se cancela automáticamente pasados 30 minutos.

Hice una reserva de prueba, ¿por qué no aparece en Reservaciones? Las reservas de prueba están ocultas por defecto. Activa Mostrar reservas de prueba en Reservaciones para verlas.

¿Cómo doy el mismo horario de apertura a todos los días? En Fechas abiertas, usa el icono de copiar del día cuyo horario es correcto, elige Todos los días (o un día cada vez) y pulsa Guardar. Sustituye al antiguo Igualar todos los días al lunes.

Inicio dice Unidades de cerraduras sin conexión, ¿qué hago? Comprueba que la estación de taquillas o la unidad Allockate tiene alimentación y conexión de red (y, en las estaciones de taquillas, una tarjeta SIM que funcione). El aviso desaparece solo cuando la unidad vuelve a comunicarse.

El botón de reserva ha desaparecido de mi web. Probablemente una actualización de la web o del tema eliminó el código. Compruébalo con Vista previa en la pestaña Botón Reservar y vuelve a instalar el código como se explica en la guía del botón de reserva.