Los clientes contactan con Rentalbuddy en lugar de contigo: asegúrate de que puedan localizarte

Tus clientes llaman o escriben a Rentalbuddy en lugar de a ti, o responden a su correo de confirmación y nunca vuelven a saber nada. No están haciendo nada raro: cuando faltan tus propios datos de contacto, el único nombre que encuentran es el nuestro.

Rentalbuddy te da soporte a ti, el operador; tú das soporte a tus propios clientes. Rentalbuddy no puede ayudar a un cliente con su reserva, una llave o un reembolso, así que cada cliente que acaba con nosotros es un cliente que te está esperando a ti. La solución lleva unos minutos por ubicación.

Por qué los clientes acaban en Rentalbuddy

Esto es lo que ve un cliente, y de dónde sale cada cosa:

• El remitente del correo. Los correos de reserva se envían desde la dirección no-reply de Rentalbuddy, y el nombre de remitente que ven los clientes en su bandeja de entrada es actualmente RentalBuddy, no el nombre de tu empresa.
• Las respuestas. Un cliente que pulsa Responder escribe a esa dirección no-reply. Las respuestas no te llegan.
• La línea de contacto del correo. El bloque Detalles de contacto – Ubicación muestra la dirección de la ubicación y "Contacto: [teléfono] or [correo]" a partir de los datos de contacto propios de la ubicación. Si una ubicación no tiene teléfono ni correo guardados, los clientes ven literalmente [Site Phone] y [Site Email] ahí.
• Las páginas de desbloqueo, devolución y cancelación. Dicen "Si tiene alguna pregunta, comuníquese con nosotros en [correo] o [teléfono]." con el correo y el teléfono de la ubicación. Si están vacíos, la frase tiene huecos donde deberían ir tus datos.
• «powered by Rentalbuddy». La ventana de reserva y la página de desbloqueo muestran un pequeño logo powered by Rentalbuddy que enlaza a rentalbuddy.io. Cuando tus datos de contacto no aparecen en ningún sitio, ese es el enlace que siguen los clientes.

Así que la corrección más importante son los datos de contacto de la ubicación. Se usan a la vez en el correo, en las páginas de desbloqueo y devolución y en el mensaje de «no disponible» de la ventana de reserva.

Rellena los datos de contacto de cada ubicación

1. Ve a Ubicaciones y abre la ubicación.
2. En la pestaña Configuración de la ubicación, busca la tarjeta Ubicación y datos de contacto.
3. Rellena Correo electrónico de la ubicación y Teléfono de la ubicación con la dirección y el número que deben usar tus clientes: los que alguien atiende de verdad durante el alquiler. Encima del campo de correo, la tarjeta te lo recuerda: «Tus clientes ven el correo electrónico y el teléfono de la ubicación en la reserva y en sus correos de confirmación.»
4. Pulsa Ahorrar.

Repítelo en cada ubicación: los datos se guardan por ubicación, y cada reserva usa los de su propia ubicación. Si tienes varias ubicaciones con el mismo contacto, Copiar desde ("Copiar correo electrónico y teléfono de otra ubicación.") abre Copiar datos de contacto, donde eliges en Seleccionar desde ubicación y confirmas.

Ambos campos son obligatorios. Una ubicación nueva los recibe rellenados con los datos de contacto de tu cuenta al crearla (cámbialos si el lugar tiene los suyos), y la pestaña no se puede guardar sin ellos: el correo debe ser válido y el teléfono necesita al menos seis dígitos. Se rechazan el correo y el teléfono propios de Rentalbuddy: "Estos son los datos de contacto de Rentalbuddy. Introduce los tuyos para que los clientes te contacten a ti y no a nosotros." Los clientes que reciben el teléfono o el correo de Rentalbuddy llegan a un equipo que no puede abrir cerraduras ni cambiar reservas por ellos.

Las ubicaciones más antiguas, guardadas antes de que estos campos fueran obligatorios, pueden seguir sin ellos o tener los datos de Rentalbuddy. Rentalbuddy las marca:

• la tarjeta Ubicación y datos de contacto dice "Esta ubicación no tiene correo electrónico ni teléfono para los clientes, por lo que las confirmaciones de reserva no les dan ninguna forma de contactarte." o "Esta ubicación todavía muestra los datos de contacto de Rentalbuddy, por lo que los clientes que necesitan ayuda nos contactan a nosotros y no a ti.",
• la pestaña Configuración de la ubicación recibe una marca, y la lista Ubicaciones muestra una marca tras el nombre de la ubicación,
• Inicio la muestra en Para revisar: "Beach no tiene datos de contacto para los clientes.", con Abrir ubicación.

Las marcas desaparecen en cuanto guardas datos válidos propios. Vuelve a revisarlos cada vez que cambie un empleado o un número de teléfono; Rentalbuddy no puede saber si alguien sigue contestando ese número.

Revisa el bloque de contacto de tus correos

El bloque Detalles de contacto – Ubicación está activado en las plantillas de correo estándar. Para comprobarlo:

1. Ve a Ajustes → Correos y abre tu correo de confirmación.
2. Asegúrate de que Detalles de contacto – Ubicación está activado.
3. Haz lo mismo con tus correos de recordatorio.

La vista previa del editor muestra datos de ejemplo, no los tuyos, así que mira una confirmación real: tu propia copia, o una de Haz una reserva de prueba en la barra superior de la ubicación, junto a Guardar. Si muestra [Site Phone] o [Site Email], la ubicación de esa reserva no tiene datos de contacto guardados.

Si usas la variable [Site phone] en tu propio texto del correo, simplemente queda en blanco cuando la ubicación no tiene teléfono guardado.

Tienes más información sobre las plantillas de correo, incluidos los bloques Texto de introducción y Texto de cierre, donde puedes añadir una frase como «¿Dudas durante el alquiler? Llámanos al…», en la guía sobre correos de confirmación y recordatorio.

Las respuestas al correo de confirmación no te llegan

La dirección del remitente es una dirección no-reply que no se puede cambiar en el panel, y no hay ningún ajuste para una dirección de respuesta. Así que:

• di a los clientes en el texto del correo cómo localizarte (teléfono y correo) en lugar de esperar que respondan,
• mantén activado Detalles de contacto – Ubicación y rellenados los datos de contacto de la ubicación.

Si un cliente dice «respondí al correo y nadie me contestó», la respuesta fue a la dirección no-reply; pídele que use el teléfono o el correo que aparecen en la confirmación.

El mensaje de error de la página de desbloqueo menciona a tu persona de contacto

Si algo falla en la página de desbloqueo, el cliente ve Se ha producido un error y "Inténtelo de nuevo o comuníquese con [nombre] al [ubicación] [teléfono]." El nombre es el Nombre de la persona de contacto de la pestaña Cuenta en Ajustes, y el teléfono es el Teléfono de la ubicación. Mantén ambos al día: es el mensaje que lee un cliente cuando está delante de una cerradura que no le da un código.

Revisa tus condiciones

Los clientes tienen que marcar "lo apruebo las condiciones de reserva y compra." al pagar, y el texto que abren ahí es el tuyo. Ha habido operadores que han publicado plantillas de condiciones llenas de marcadores, o condiciones con el nombre y los datos de contacto de otra empresa, y los clientes contactaban entonces con quien aparecía en las condiciones.

1. Ve a Ajustes → Flujo del cliente (o a la propia pestaña Flujo del cliente de la ubicación, si usa ajustes específicos).
2. En Ajustes clave, busca Condiciones de reserva y compra: "Los clientes aceptan este texto al pagar cuando marcan "Acepto las condiciones de reserva y compra". Es el acuerdo legalmente vinculante entre usted y el cliente, así que manténgalo completo y actualizado."
3. Pulsa Editar términos. Si la tarjeta dice "Aún no se han añadido términos.", los clientes están aceptando un texto vacío.
4. Asegúrate de que las condiciones mencionan tu empresa y tus datos de contacto, y de que no queda texto de plantilla, como marcadores entre corchetes.

Rentalbuddy también te ayuda aquí: las condiciones con texto de marcador de una plantilla, las condiciones muy cortas, la falta de condiciones o el mismo texto en varios idiomas se marcan en la pestaña Flujo del cliente y en Inicio, en Para revisar (por ejemplo, "Los términos y condiciones de Beach necesitan una revisión."). La guía del flujo del cliente enumera las comprobaciones.

Rentalbuddy puede compartir ejemplos de plantillas de condiciones si lo pides. Son solo un punto de partida; adáptalas a tu negocio y haz que las revisen para tu país.

Responde a las preguntas habituales antes de que te las hagan

Muchas preguntas de los clientes son «¿qué incluye?», «¿dónde está exactamente?» y «¿puedo cancelar?». Si las respuestas no están en ningún punto del flujo de reserva, los clientes buscan un contacto, y el más fácil de encontrar puede ser el nuestro.

• Página de reserva de Rentalbuddy: si los clientes reservan en una página que Rentalbuddy aloja por ti, rellena la sección Contenido de la pestaña Sitio web de la ubicación: Nombre del negocio, Eslogan y Descripción ("Edite el eslogan y la descripción para cada idioma usado en la página de reserva.").
• Descripciones de producto: indica qué incluye, las tallas y qué tiene que traer el cliente. Consulta la guía sobre cómo crear y gestionar productos.
• El correo de confirmación: indicaciones para llegar, instrucciones de recogida y tus normas de cancelación en el texto del correo; el bloque Indicaciones – Ubicación añade un enlace al mapa.

Cuentas gestionadas por un partner

Si un partner de Rentalbuddy configuró y gestiona tu cuenta, del lado del cliente todo es igual: tus clientes ven los datos de contacto guardados en tus ubicaciones, así que los pasos anteriores se aplican tal cual.

Para tus propias preguntas como operador, tu partner suele ser tu primer contacto. En Ajustes → Facturación, el panel lo muestra: "Esta cuenta la gestiona [partner]." o "Está suscrito a través de [partner]. Para más información sobre su suscripción, visite [enlace]."

Partners que configuran ubicaciones para sus clientes: rellenad en cada ubicación que creéis el teléfono y el correo del propio cliente, no los vuestros ni los de Rentalbuddy.

Una comprobación rápida antes de la temporada

• Todas las ubicaciones tienen rellenados Correo electrónico de la ubicación y Teléfono de la ubicación con tus propios datos, e Inicio no muestra nada sobre datos de contacto en Para revisar.
• Un correo de confirmación real muestra tus datos, sin [Site Phone] ni [Site Email].
• Tus condiciones en Ajustes clave son las tuyas, están completas y sin marcadores de plantilla.
• El Nombre de la persona de contacto de la pestaña Cuenta es alguien que sigue trabajando contigo.
• El texto de tus correos dice a los clientes cómo localizarte durante el alquiler.

Preguntas frecuentes

¿Por qué nuestros clientes llaman a Rentalbuddy en lugar de a nosotros? Normalmente porque el Teléfono de la ubicación y el Correo electrónico de la ubicación de una ubicación antigua están vacíos o siguen siendo los de Rentalbuddy, así que el único nombre en el correo y en la página de desbloqueo es el nuestro. Rellena los tuyos en la pestaña Configuración de la ubicación de cada ubicación; esas ubicaciones están marcadas y aparecen en Inicio, en Para revisar.

¿Dónde ven los clientes el correo y el teléfono de la ubicación? En la reserva y en sus correos de confirmación, como dice la línea encima del campo de correo. Las páginas de desbloqueo, devolución y cancelación también los muestran.

¿Por qué no puedo guardar el teléfono de Rentalbuddy como teléfono de la ubicación? Los clientes llamarían a Rentalbuddy, que no puede ayudarles con su reserva. Introduce un número y un correo electrónico que conteste tu propio personal.

El correo de confirmación dice «[Site Phone]» y «[Site Email]», ¿qué es eso? Esa ubicación no tiene teléfono ni correo guardados. Añádelos en Ubicación y datos de contacto, en la pestaña Configuración de la ubicación; los siguientes correos mostrarán tus datos reales.

Los clientes responden al correo de la reserva, pero nunca nos llega. El correo sale de una dirección no-reply y las respuestas no te llegan. Pon tu teléfono y tu correo en el texto del correo y mantén activado Detalles de contacto – Ubicación.

¿Puedo cambiar el nombre o la dirección del remitente de los correos? No en el panel. Los correos salen de la dirección no-reply de Rentalbuddy y actualmente muestran RentalBuddy como remitente, así que asegúrate de que tus propios datos de contacto estén en el propio correo.

¿Cómo pongo nuestro teléfono en el correo que se envía después de reservar? Guárdalo como Teléfono de la ubicación en la ubicación; el bloque Detalles de contacto – Ubicación del correo lo muestra automáticamente.

Nuestras condiciones mencionan otra empresa y texto de relleno, ¿dónde las cambio? En Ajustes → Flujo del cliente → Ajustes clave → Condiciones de reserva y compra → Editar términos, o en la propia pestaña Flujo del cliente de la ubicación si usa ajustes específicos.

Nuestra cuenta la gestiona un partner, ¿con quién deben contactar nuestros clientes? Contigo. Tus clientes ven los datos de contacto de tus ubicaciones; el partner es tu propio contacto para las preguntas sobre tu cuenta.

¿Rentalbuddy responde a nuestros clientes por nosotros? No. Rentalbuddy te da soporte a ti como operador; los clientes tienen que poder localizarte, y por eso tus datos de contacto deben estar en cada ubicación.