Utiliser la frise de la Gestion des réservations (vue calendrier)

La Gestion des réservations donne la vue opérationnelle d'une journée ou d'une semaine : quelle unité est sortie, laquelle revient et ce qui attend encore d'être récupéré. La liste Réservations répond à « où est cette réservation ? » — cet écran répond à « que se passe-t-il en ce moment ? ».

Ouvrez-la depuis Gestion des réservations dans le menu. Elle affiche toujours l'emplacement choisi dans le sélecteur Emplacement en haut du menu de gauche ; changez d'emplacement à cet endroit pour en voir un autre.

Ce que contient la page, de haut en bas

Une barre fixe avec les commandes de date.
Pour les emplacements équipés de serrures à code : la frise, une ligne par serrure. Pour les emplacements avec personnel : un tableau de disponibilité à la place (voir les dernières sections).
En dessous, une liste des mêmes réservations avec un menu déroulant de statut sur chaque ligne.

Passer d'un jour ou d'une semaine à l'autre

La barre fixe en haut regroupe tout ce qui concerne le temps :

Jour / Semaine — les deux vues. Jour affiche une journée avec une colonne par heure ; Semaine affiche une semaine complète du lundi au dimanche, quel que soit le début de semaine utilisé ailleurs par votre compte.
Les flèches de part et d'autre du champ de date reculent ou avancent d'un jour — ou d'une semaine entière dans la vue Semaine.
Le champ de date (Sélectionner un jour, ou Sélectionner une semaine en vue semaine) ouvre un calendrier pour aller directement à une date. Le calendrier s'affiche dans votre langue d'administration et commence la semaine le jour habituel dans le pays de votre compte : le Pays des paramètres du compte, sinon le pays du téléphone de contact du compte, sinon le lundi (dimanche en premier par exemple aux États-Unis et au Canada).
Aujourd'hui vous ramène à la date du jour.

Réduire la barre de date (pratique sur téléphone)

La barre se réduit d'elle-même lorsque vous faites défiler la page vers le bas et se rouvre quand vous remontez en haut. Vous pouvez aussi utiliser le petit chevron à droite de la barre — son info-bulle indique Masquer les options de date ou Afficher les options de date. Réduite, la barre ne garde que les flèches et le champ de date ; Jour / Semaine et Aujourd'hui réapparaissent quand vous la déployez.

Zoomer le calendrier

En vue Semaine, et dans les deux vues sur téléphone, vous disposez de Zoomer le calendrier avec 1x, 2x et 3x. Le zoom ne change pas ce qui est affiché — toute la journée ou toute la semaine reste sur la frise —, il élargit seulement les heures pour que les réservations courtes soient plus faciles à atteindre, et la frise obtient sa propre barre de défilement horizontale.

Jusqu'où vous pouvez remonter

La Gestion des réservations charge les réservations qui commencent à partir d'environ 30 jours en arrière. Si vous remontez plus loin, la frise paraît vide alors que les réservations existent — utilisez la liste Réservations avec sa Plage de dates pour les réservations plus anciennes (voir le guide pour trouver et filtrer les réservations).

Les lignes : une par serrure, regroupées par section

Une ligne est une unité physique, pas un produit. Deux kayaks font deux lignes.

Les lignes de titre grises sont les mêmes sections de serrures que celles de l'onglet Serrures de l'emplacement, dans le même ordre :

{location} · Serrures Igloo — toutes les serrures Igloo de l'emplacement dans une section.
{location} · Serrures manuelles — toutes les serrures manuelles de l'emplacement dans une section.
Les appareils Allockate et les stations Gokaya box ont chacun leur propre section, nommée d'après l'appareil.

Sous chaque section figure une ligne par serrure, libellée ainsi :

Casier 4: Kayak — le numéro de la serrure, puis le nom court du produit attribué à cette serrure.

Dans une section, les serrures sont triées par numéro (2 avant 10). Les serrures de stockage n'apparaissent pas ici, car elles n'ont pas de produit et ne prennent pas de réservations. Une serrure sans produit attribué a quand même une ligne, mais rien ne peut y être déposé.

Les serrures inactives sont grisées

Une serrure désactivée dans l'onglet Serrures conserve sa ligne, pour que vous voyiez les réservations qui s'y trouvent encore, mais elle est dessinée différemment :

la ligne présente de légères hachures diagonales,
le nom de la serrure est grisé et suivi d'une icône de cadenas barré,
au survol du nom apparaît Cette serrure est inactive.

Une serrure inactive ne peut pas recevoir de réservation : si vous y faites glisser une réservation, le dépôt est refusé avec Cette serrure est inactive. Les réservations déjà présentes sur une ligne inactive sont là pour être déplacées — faites glisser chacune d'elles vers une serrure active avec le même produit. C'est la suite habituelle après avoir désactivé une serrure en panne ou remplacée : la boîte de dialogue Désactiver le verrou de l'onglet Serrures indique combien de réservations à venir se trouvent encore sur la serrure et renvoie ici avec Ouvrir la gestion des réservations. (La désactivation, l'activation et le remplacement des serrures sont décrits dans le guide sur la connexion et la gestion des serrures ; Remplacer le verrou peut aussi y déplacer les réservations à venir pour vous.)

Les barres

Chaque barre correspond à une ligne de produit d'une réservation, placée sur la serrure qui lui est attribuée et s'étendant de l'heure de début à l'heure de fin. Son libellé indique le nom du client et le numéro de réservation.

Ce qui n'apparaît pas sur la frise compte tout autant :

Les réservations dont le paiement est encore En attente sont exclues. Cela inclut un client en train de payer — l'unité lui est réservée environ sept minutes pendant le paiement, mais elle n'apparaît pas sous forme de barre tant que la réservation n'est pas payée (ou confirmée).
Les lignes de produit annulées sont exclues.
Une ligne sans serrure attribuée n'a nulle part où être dessinée, elle n'apparaît donc pas.
Les achats d'adhésion ne sont jamais affichés.

Si une réservation attendue est absente, c'est presque toujours pour l'une de ces raisons — ou parce qu'elle commence il y a plus d'environ 30 jours.

Signification des couleurs

La couleur de la barre correspond au statut de retrait de la réservation — les mêmes états que dans le menu déroulant de statut (voir le guide sur le retrait, le retour et les statuts de réservation) :

Aspect	Signification
Blanc avec contour foncé	Prêt à être récupéré ou Non collecté - pré-écoulement requis — pas encore récupéré
Bleu plein	Ramassé — l'unité est sortie
Vert plein	Revenu — l'unité est de retour

Lorsque vous sélectionnez une barre Revenu, elle devient grise et affiche une petite icône « sens interdit », car elle ne peut pas être déplacée. Une barre sélectionnée qui peut être déplacée affiche à la place une icône de déplacement (son indication est Glisser vers une autre rangée de casiers.). Une réservation terminée depuis plus de 30 minutes sans avoir été marquée comme retournée affiche toujours l'icône de déplacement, mais elle ne peut pas non plus être déplacée (voir « Quand un dépôt est refusé » plus bas).

La ligne orange : l'heure actuelle sur l'emplacement

Une épaisse ligne verticale orange marque l'heure actuelle, avec l'info-bulle Heure actuelle sur le site. Elle n'apparaît que lorsque le jour ou la semaine affiché inclut aujourd'hui, et elle suit le fuseau horaire de l'emplacement, pas celui de votre ordinateur — ce qui compte si vous gérez un emplacement dans un autre pays. En vue semaine, de fines lignes grises séparent les jours.

Ouvrir une réservation depuis la frise

Double-cliquez sur une barre (ou touchez-la deux fois rapidement sur téléphone) pour ouvrir la réservation.

Un simple clic ne fait que sélectionner la barre, première étape pour la déplacer. Cliquez à nouveau dessus, ou sur une zone vide de la frise, pour la désélectionner. Sur téléphone, la barre sélectionnée affiche une petite étiquette avec le nom du client et le numéro de réservation, faute de survol.

Faire glisser une réservation vers une autre serrure

Faire glisser une barre d'une ligne de serrure à une autre déplace la réservation vers cette unité physique sans modifier ses horaires ni son prix. L'autre moyen est le menu déroulant de serrure par ligne dans la réservation elle-même (voir le guide pour modifier, déplacer ou annuler une réservation).

Cliquez une fois sur la réservation pour la sélectionner.
Faites-la glisser verticalement vers la ligne d'une autre serrure. Elle ne peut pas bouger latéralement — les horaires restent fixes pendant le glissement.
Relâchez.

Tant qu'une réservation est sélectionnée, les lignes indiquent à l'avance l'effet d'un dépôt :

Aspect de la ligne	Effet d'un dépôt
Blanc avec bord gauche vert	Autorisé. Si la serrure est libre sur ce créneau, la réservation est simplement déplacée. Si une autre réservation du même produit la chevauche, les deux échangent leurs serrures et conservent leurs horaires. Si votre réservation chevauche deux réservations consécutives sur cette serrure, les trois sont permutées entre les deux serrures en une seule fois.
Gris clair avec bord gauche gris	La serrure actuelle de la réservation — rien ne se passe
Rayures diagonales grises	Non autorisé : la serrure est destinée à un autre produit, n'a pas de produit attribué ou est inactive. Les titres de section sont aussi rayés.
Rayures diagonales rouges	Non autorisé : plusieurs réservations chevauchent cette serrure à ce moment-là, ou la réservation qui chevauche concerne un autre produit

Quand vous survolez une ligne autorisée en glissant, les réservations qui seraient déplacées avec la vôtre apparaissent en transparence sur les lignes où elles atterriraient : vous voyez l'échange avant de le valider.

Les réservations retournées sur la serrure cible ne bloquent jamais un dépôt : une réservation déjà marquée comme retournée n'est pas considérée comme occupant la serrure.

Quand un dépôt est refusé

Rien ne change et un message rouge apparaît sous la frise :

Les réservations retournées ne peuvent pas être déplacées vers une autre serrure. — une réservation marquée comme retournée reste où elle est. Vous pouvez toujours déplacer une autre réservation vers cette serrure sur la même période.
« Product booking … belongs to a finished booking » — la réservation s'est terminée il y a plus de 30 minutes. Une réservation terminée garde la serrure que le client a utilisée, même si personne ne l'a marquée comme retournée. Le message s'affiche en anglais quelle que soit la langue de l'administration.
Cette modification n'est pas possible : plusieurs réservations chevauchent cette serrure sur ce créneau. Contactez le support si vous avez besoin d'aide.
Impossible de déplacer entre différents produits — la réservation déjà présente sur la serrure cible concerne un autre produit.
Cette serrure est destinée à un autre produit, Aucun produit n'est assigné à cette serrure ou Cette serrure est inactive — la ligne cible elle-même ne peut pas accueillir la réservation.

Tout autre message rouge est la raison donnée par le serveur, affichée telle quelle (souvent en anglais) ; rien n'a été modifié. S'il ne vous dit rien, rechargez la page et réessayez, ou déplacez la réservation avec Modifier Verrouillage sur la réservation elle-même.

Une réservation ne peut passer qu'entre des serrures portant le même produit. Pour donner un autre produit à un client, modifiez plutôt les produits de la réservation (voir le guide pour modifier une réservation).

Quand cela fonctionne

Vous voyez brièvement Mise à jour des attributions de serrures… pendant l'enregistrement, puis Serrures mises à jour.

Si la réservation commence dans environ 20 minutes ou moins, est en cours, ou s'est terminée il y a moins d'une heure (le client a donc peut-être sa page de déverrouillage ouverte), une deuxième ligne s'ajoute :

« Les clients qui ont déjà cette réservation ouverte verront les nouveaux codes se mettre à jour une fois par minute. S’ils changent d’onglet du navigateur et reviennent — ou verrouillent et déverrouillent leur téléphone — la mise à jour devrait prendre quelques secondes. »

Chaque déplacement est inscrit dans le Journal des modifications de la réservation, par exemple « Serrure changée de 12 à 14 pour Kayak par: Anna » (voir le guide pour modifier une réservation).

Ce qui arrive au code d'accès quand vous déplacez une réservation

L'accès du client suit la réservation vers la nouvelle serrure :

Serrures Igloo — si le déplacement a lieu plus d'environ 14 heures avant le début, le code qui doit être créé suit simplement vers la nouvelle serrure. Plus près du début (ou pendant la location), un nouveau code est créé immédiatement pour la nouvelle serrure.
Serrures manuelles — le code est le code maître propre à la serrure : le client reçoit donc le code de la nouvelle serrure ; rien n'est à créer.
Appareils Allockate — un nouvel accès est délivré pour la nouvelle serrure et l'ancien est retiré.

C'est aussi pourquoi déplacer la réservation est la solution pratique lorsqu'une réservation Igloo proche du début n'a jamais reçu de code : il n'existe pas de bouton « régénérer le code », mais déplacer la réservation vers une autre serrure libre avec le même produit (puis la ramener si vous voulez la serrure d'origine) crée un nouveau code. La liste de vérification complète en cas de code manquant se trouve dans le guide sur les clients qui n'ont pas reçu de code PIN.

Qui peut faire glisser

Déplacer des réservations nécessite l'autorisation de gérer les réservations (propriétaires et membres du compte, Personnel de réservation, ainsi que les rôles partenaires qui gèrent les réservations). Les lecteurs voient la même frise mais ne peuvent ni sélectionner ni faire glisser les barres ; en vue Jour, les barres ne réagissent pas à leurs clics, en vue Semaine, un clic ouvre la réservation. Les lecteurs peuvent toujours ouvrir une réservation depuis la liste sous la frise.

Conseils sur la frise (le bouton d'aide)

Le petit mode d'emploi de la frise s'intitule Utiliser la frise. Il n'est affiché qu'aux utilisateurs qui peuvent déplacer des réservations, et uniquement lorsque l'emplacement a des lignes de serrures.

Sur ordinateur, c'est un panneau au-dessus de la frise, ouvert par défaut ; réduisez-le avec sa flèche.
Sur téléphone ou dans une fenêtre étroite, il se trouve derrière une icône d'information bleue en haut de la carte de la frise (à côté de Zoomer le calendrier sur téléphone) ; touchez-la pour ouvrir les mêmes conseils dans une boîte de dialogue.

Les conseils sont :

Changer la serrure pour la réservation : Sélectionnez une réservation, puis faites-la glisser vers le haut ou le bas vers une autre serrure.
Les réservations retournées ne peuvent pas être déplacées vers une autre serrure, mais vous pouvez toujours déplacer une autre réservation vers la même serrure sur cette plage horaire.
Double-cliquez pour ouvrir la réservation.
La barre orange = Heure actuelle sur le site.

La liste des réservations sous la frise

Sous la frise se trouvent les réservations du même jour, sous forme de liste sur laquelle vous pouvez agir sans rien ouvrir.

Voir les réservations la filtre (vous pouvez en cocher plusieurs) :

Tout afficher
Enregistrez-vous aujourd'hui — les réservations qui commencent à la date sélectionnée
Découvrez aujourd'hui — les réservations qui se terminent à la date sélectionnée
Pas d'enregistrement/départ aujourd'hui — les réservations en cours qui ne commencent ni ne se terminent à la date sélectionnée

La liste affiche Statut, Nom, N ° de commande., Début, Fin, Enregistrement, Départ, Statut de paiement et Des produits. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la réservation. Sur téléphone, chaque réservation est une carte avec le menu de statut en haut.

Statut est un menu déroulant à effet immédiat — le modifier marque aussitôt la réservation comme récupérée ou retournée et affiche Réservation mise à jour !. C'est la façon la plus rapide d'enchaîner les remises du matin. Le rôle de chaque état est décrit dans le guide sur le retrait, le retour et les statuts de réservation. Le Personnel de réservation peut l'utiliser comme les propriétaires et les membres ; les lecteurs voient le menu grisé.

Début et Fin sont les horaires réservés ; Enregistrement et Départ sont les heures auxquelles quelqu'un a réellement récupéré et rendu. Les réservations annulées, et celles dont le paiement est en attente ou expiré, sont exclues de cette liste. Les lignes de produit annulées dans une réservation apparaissent barrées sous Des produits.

Quand vous avez un événement ce jour-là

Si une séance d'événement réservable tombe à la date sélectionnée, un sélecteur apparaît avec Inventaire et Aperçu de l'événement. Inventaire est la frise décrite ci-dessus ; Aperçu de l'événement affiche les réservations d'événements à la place ; les utilisateurs qui peuvent gérer les réservations (y compris le Personnel de réservation) peuvent y marquer les participants absents. Sans événement à cette date, le sélecteur n'apparaît pas.

Sur un emplacement avec personnel : le tableau de disponibilité

Un emplacement dont la Présence du personnel est Avec personnel n'a pas de serrures : à la place de la frise, vous obtenez un tableau indiquant combien d'unités de chaque produit sont libres, pour chaque heure d'ouverture du jour sélectionné. Il n'apparaît que les jours d'ouverture de l'emplacement.

Définir la durée de la réservation — choisissez Heures et Jours. Chaque cellule indique alors combien d'unités de ce produit sont libres pour une location de cette durée commençant à cette heure. Une cellule vide signifie qu'aucune n'est libre. La durée maximale est de 14 jours.
La dernière colonne, Night, indique combien d'unités sont déjà sorties à l'ouverture de l'emplacement (réservées depuis un jour précédent).

Le sélecteur au-dessus du tableau bascule entre trois vues :

Inventaire — le tableau de disponibilité ci-dessus.
IN-OUT — par produit et par heure, un +n vert pour les unités qui reviennent et un −n rouge pour les unités qui sortent à ce moment-là, plus une deuxième ligne qui compte les commandes entières de la même façon.
Aperçu de l'événement — les réservations d'événements.

La liste des réservations avec le menu de statut apparaît aussi sous le tableau.

Aide-mémoire

Vous voulez…	Faites ceci
Voir ce qui sort aujourd'hui	Vue Jour, ou Enregistrez-vous aujourd'hui dans la liste
Voir ce qui revient aujourd'hui	Découvrez aujourd'hui dans la liste
Planifier toute une semaine	Vue Semaine
Lire plus facilement les réservations courtes	Zoomer le calendrier
Ouvrir une réservation	Double-cliquez sur sa barre
Mettre une réservation sur une autre unité	Sélectionnez la barre, faites-la glisser sur cette ligne (réservations non terminées uniquement)
Échanger deux réservations	Faites glisser l'une sur la ligne de l'autre
Vider une serrure en panne ou remplacée	Faites glisser chaque réservation hors de la ligne hachurée (inactive)
Donner un nouveau code Igloo à un client	Déplacez la réservation vers une autre serrure libre (et ramenez-la)
Marquer une unité récupérée ou rendue	Le menu Statut dans la liste en dessous
Voir les unités libres d'un emplacement avec personnel	Définir la durée de la réservation, puis lisez le tableau

Questions fréquentes

Pourquoi je ne peux pas déposer la réservation sur cette serrure ? La ligne est rayée : la serrure est destinée à un autre produit, n'a pas de produit, est inactive ou a déjà plus d'une réservation qui se chevauche. Le message rouge sous la frise indique laquelle de ces raisons s'applique.

Le message « belongs to a finished booking » s'affiche quand je déplace une réservation — pourquoi ? La réservation s'est terminée il y a plus de 30 minutes. Les réservations terminées gardent la serrure que le client a utilisée et ne peuvent pas être déplacées, même si elles n'ont jamais été marquées comme retournées.

La ligne est grisée et hachurée avec un cadenas barré — qu'est-ce que c'est ? Cette serrure est inactive. Ses réservations existantes restent affichées pour que vous puissiez les faire glisser vers une serrure active ; elle ne peut pas en recevoir de nouvelles.

Puis-je échanger deux clients entre deux kayaks ? Oui. Sélectionnez une réservation et faites-la glisser sur la ligne de l'autre ; si les deux concernent le même produit, elles échangent leurs serrures et gardent leurs horaires.

Le client n'a jamais reçu de code — puis-je le régénérer ? Il n'y a pas de bouton pour régénérer le code. Pour une serrure Igloo, déplacez la réservation vers une autre serrure libre avec le même produit (et ramenez-la si vous le souhaitez) — cela crée un nouveau code dès que la réservation commence dans moins d'environ 14 heures.

Pourquoi une réservation manque-t-elle dans le calendrier ? Elle est encore en attente de paiement (par exemple quelqu'un est en train de payer), elle est annulée, elle n'a pas de serrure attribuée ou elle commence il y a plus d'environ 30 jours.

Quelqu'un est en train de payer — pourquoi la réservation n'apparaît-elle pas comme réservée ? Un paiement en cours est une réservation en attente, et les réservations en attente ne sont pas dessinées. L'unité est réservée au client pendant environ sept minutes, le temps qu'il paie.

Je ne peux rien faire glisser. Il vous faut l'autorisation de gérer les réservations (propriétaires, membres ou Personnel de réservation) ; les lecteurs ne peuvent que consulter. Vérifiez aussi que vous avez cliqué une fois sur la barre pour la sélectionner avant de la faire glisser.

Où sont les conseils sur la frise ? Sur ordinateur, dans le panneau Utiliser la frise au-dessus de la frise ; sur téléphone ou dans une fenêtre étroite, derrière l'icône d'information bleue en haut de la carte de la frise.

Le Personnel de réservation peut-il enregistrer arrivées et départs et déplacer des réservations ici ? Oui. Le Personnel de réservation peut faire glisser des réservations vers un autre verrou et changer le menu Statut, comme les propriétaires et les membres. Il ne peut pas modifier les verrous, les produits ni les paramètres.

Le calendrier commence la semaine le dimanche, mais la vue Semaine va du lundi au dimanche. Pourquoi ? Le sélecteur de date suit le pays de votre compte pour le premier jour de la semaine. La vue Semaine de la frise affiche toujours du lundi au dimanche.