Modifier, déplacer ou annuler une réservation

Tout ce qui figure sur cette page se passe à l'un de ces deux endroits :

Réservations — la liste de toutes les réservations. Ouvrez-en une pour accéder à la page de réservation, où vous modifiez, annulez, imprimez et gérez les paiements.
Gestion des réservations — la vue jour/semaine de ce qui part et de ce qui revient. C'est là que vous faites glisser une réservation d'une serrure à une autre.

Une réservation payée n'est pas figée. Vous pouvez presque tout y changer, y compris après le paiement du client.

Modifier une réservation (heure, dates, produits)

Modifier une réservation rouvre la même fenêtre de réservation que celle utilisée par vos clients, avec la réservation existante chargée à l'intérieur. C'est ainsi que vous changez l'heure de début et de fin, ajoutez ou retirez un produit, changez les quantités ou ajoutez un accessoire.

Ouvrez Réservations et cliquez sur la réservation.
Appuyez sur Modifier en haut de la page.
La fenêtre de réservation s'ouvre. Modifiez les dates, les heures, les produits ou les quantités exactement comme le ferait un client.
Terminez la fenêtre de réservation.
Si la modification a rendu la réservation plus chère, la boîte de paiement s'ouvre d'elle-même et affiche Montant restant à payer. Encaissez la différence (voir ci-dessous).
S'il ne reste rien à payer, on vous propose à la place d'envoyer au client un nouvel e-mail de confirmation.

Déplacer une réservation vers un autre jour ou une autre heure est la même opération — changez le début et la fin à l'étape 3.

La disponibilité s'applique toujours. La fenêtre de réservation ne proposera que les horaires où votre emplacement est réellement ouvert et où une unité est libre. Si le nouvel horaire n'est pas proposé, la cause vient généralement de vos dates d'ouverture plutôt que de la réservation elle-même.

Si la location a déjà commencé

Si vous appuyez sur Modifier après le passage de l'heure de début, vous obtenez d'abord un Avertissement! :

"Modifier une réservation une fois qu'elle a commencé peut entraîner des conséquences imprévues, telles que des changements de verrouillage ou l'affichage de codes PIN incorrects aux clients."

Appuyez sur Modifier la réservation pour continuer malgré tout, ou sur Annuler pour renoncer. Ce n'est pas bloqué — sachez simplement qu'un client debout devant la serrure peut voir son code changer.

Encaisser la différence

Lorsque la modification augmente le prix, la boîte de paiement affiche Montant restant à payer et vous laisse choisir un Mode de paiement :

Lien de paiement (Stripe) — le client reçoit un e-mail contenant un lien et paie lui-même par carte. La note en dessous indique "Le lien de paiement est envoyé à l'email du client".
Manuel — vous avez encaissé l'argent autrement. Choisissez un Type de paiement (par exemple Swish, Facture, Payer sur place, Paiement manuel par carte), définissez le Statut, et rédigez éventuellement une Note de paiement pour vos propres archives.

Appuyez sur Paiement d'inscription pour enregistrer. Vous pouvez aussi rouvrir cette boîte à tout moment avec Ajouter un paiement dans la section Paiement de la réservation.

Si la modification a rendu la réservation moins chère, aucun argent ne bouge de lui-même. Remboursez la différence depuis la section Paiement — c'est décrit dans Rembourser ou annuler une réservation.

Changer l'unité ou la serrure utilisée par une réservation

Il y a deux méthodes, et elles ne font pas la même chose.

Sur la réservation (une ligne à la fois)

Disponible sur les emplacements qui utilisent des serrures connectées.

Ouvrez la réservation.
Allez dans Lignes de commande.
Appuyez sur Modifier Verrouillage.
Chaque ligne dispose désormais d'un menu déroulant affichant Verrouillage et son numéro. Choisissez une autre serrure.
Appuyez sur Dos lorsque vous avez terminé.

Le menu déroulant ne liste que les serrures libres sur le créneau de cette réservation et portant le même produit. S'il affiche Produit complet, toutes les unités de ce produit sont prises pour cette période — on vous indique que les changements de serrure pour les lignes complètes peuvent se faire dans Gestion des réservations à la place, c'est-à-dire l'échange par glisser-déposer ci-dessous.

Changer la serrure génère un nouveau code PIN pour la nouvelle serrure. Un client qui a déjà la page de déverrouillage ouverte verra les codes se rafraîchir en une minute environ, ou immédiatement s'il quitte l'onglet puis y revient.

Dans Gestion des réservations (échanger deux réservations)

C'est la réponse à la question "puis-je échanger deux réservations pour qu'un créneau se libère ?" — oui, par glisser-déposer.

Ouvrez Gestion des réservations. Chaque ligne correspond à une serrure, regroupée sous sa station.
Cliquez sur une réservation pour la sélectionner.
Faites-la glisser vers le haut ou vers le bas sur la ligne d'une autre serrure.

Pendant le glissement, chaque ligne vous indique si le dépôt est autorisé ; un dépôt est refusé lorsque la serrure cible porte un autre produit ou n'a aucun produit assigné, ou lorsque plus d'une réservation la chevauche sur cette plage. Toutes les infobulles et tous les messages de refus que vous pouvez rencontrer pendant un glissement sont listés dans Lire la frise de Gestion des réservations.

Deux autres choses à savoir ici : double-cliquez sur une réservation pour l'ouvrir, et les réservations Revenu ne peuvent pas être déplacées vers une autre serrure (vous pouvez toujours déplacer une autre réservation vers cette serrure pour la même période).

Laisser les clients déplacer ou prolonger leurs propres réservations

Deux boutons destinés aux clients existent, et tous deux sont désactivés tant que vous ne les activez pas. Ils se trouvent sur la page de déverrouillage — la page que le client ouvre pour obtenir son code.

Allez dans Emplacements et ouvrez l'emplacement.
Ouvrez l'onglet Flux client.
Ouvrez l'étape 3, Déverrouiller (PIN + Instructions de récupération).
Activez :
- Afficher le bouton de prolongation — "Affichez un bouton qui permet aux clients de prolonger leur période de location si nécessaire."
- Show move start time button — "Display a button that allows customers to move their booking start time before the rental begins."
Appuyez sur Sauvegarder.

Paramètres du compte ou paramètres de l'emplacement ? C'est le piège classique. Chaque emplacement suit soit le flux client de votre compte, soit le sien. En haut de l'onglet Flux client se trouve un interrupteur Spécifique à l'emplacement. Lorsqu'il est désactivé, vous lirez "Cet emplacement utilise le flux client des paramètres de votre compte." — et modifier ces interrupteurs ici ne changera rien tant que vous n'aurez pas activé l'interrupteur, ou modifié les valeurs par défaut sous Compte > Flux client à la place.

Ce que chaque bouton autorise réellement :

Déplacer l'heure de début permet au client de changer le moment où la location commence, pas sa durée. Le bouton disparaît dès que l'une de ces conditions est vraie :
- la réservation a commencé, ou elle est marquée comme récupérée ou retournée
- la réservation est annulée
- un paiement est encore en attente
- votre délai limite de réservation est passé
Ce délai correspond à la valeur "Heure avant le départ que vous pouvez réserver" de la période d'ouverture active aujourd'hui — voir Horaires d'ouverture et dates d'ouverture.
Prolonger (Prolongation) permet au client d'ajouter du temps à une location en cours et de le payer lui-même. La marge de prolongation est limitée par la même serrure physique : la réservation suivante sur cette serrure, vos heures d'ouverture et votre temps de blocage après une réservation. Lorsqu'un client est en train de payer une prolongation, la réservation affiche "Le client finalise le paiement d'une prolongation."

Les prolongations et les déplacements effectués par le client sont enregistrés dans le Journal des modifications de la réservation, marqués comme Prolongation ou réalisés par Client.

Vous pouvez toujours faire la même chose à leur place depuis votre côté avec Modifier — ce chemin n'a aucun délai limite.

Créer une réservation pour le compte d'un client

Allez dans Clients et ouvrez le client (ou créez-le d'abord).
Assurez-vous que le bon emplacement est sélectionné dans la barre de navigation — on vous demandera d'en choisir un s'il manque.
Appuyez sur Réserver pour le client.
La fenêtre de réservation s'ouvre avec ce client rattaché. Choisissez les produits et les horaires comme d'habitude.
Terminez, puis encaissez : Lien de paiement pour le laisser payer lui-même par carte, ou Manuel si vous encaissez en espèces, par Swish, par terminal de carte ou sur facture.

Libérer une unité plus tôt quand un client revient en avance

N'annulez pas la réservation pour cela — l'annulation concerne l'argent et l'administratif, pas le matériel qui revient. Définissez plutôt le statut :

Ouvrez la réservation (ou trouvez-la dans Gestion des réservations).
Dans le menu déroulant de statut, choisissez Revenu.

Le menu déroulant contient quatre états : Non collecté - pré-écoulement requis, Prêt à être récupéré, Ramassé et Revenu. Définir Revenu enregistre l'heure de retour et libère l'unité, qui peut donc être réservée à nouveau immédiatement. Le même menu déroulant est présent sur chaque ligne dans Gestion des réservations, vous pouvez donc le faire depuis la vue du jour sans ouvrir les réservations une par une.

L'annulation — et ce qu'il advient du paiement

C'est la question qui empêche la plupart des opérateurs d'appuyer sur le bouton, alors, très clairement :

Annuler une réservation ne déplace aucun argent. Aucun remboursement n'est envoyé, ni total ni partiel. Le paiement reste exactement tel quel. L'annulation marque la réservation Annulé, libère le matériel pour d'autres réservations, et désactive le lien de déverrouillage du client.

Pour annuler :

Ouvrez la réservation sous Réservations.
Appuyez sur Annuler en haut.
Confirmez dans la boîte Annuler la réservation? ("Etes-vous sûr d'annuler cette réservation ?") avec Annuler la réservation.

Si le client doit aussi récupérer son argent, il s'agit d'une seconde action, distincte, dans la section Paiement de la même réservation — totale ou partielle, à vous de choisir. Elle est décrite pas à pas dans Rembourser ou annuler une réservation, qui couvre aussi quels paiements peuvent être remboursés depuis l'admin et lesquels doivent être rendus de la même façon qu'ils ont été encaissés.

L'annulation ne peut pas être défaite depuis l'admin. Si c'était une erreur, créez une nouvelle réservation pour le client.

Aide-mémoire

Vous voulez…	Faites ceci
Déplacer une réservation vers un autre jour ou une autre heure	Modifier sur la réservation
Ajouter ou retirer un produit	Modifier sur la réservation
Placer la réservation sur une autre serrure	Modifier Verrouillage dans Lignes de commande
Échanger deux réservations entre serrures	Glisser dans Gestion des réservations
Prolonger une location et facturer la différence	Modifier, puis la boîte de paiement qui s'ouvre
Laisser les clients prolonger ou déplacer leurs réservations	Onglet Flux client, étape 3, sur l'emplacement
Libérer une unité parce que le client est revenu	Statut Revenu
Empêcher une réservation d'avoir lieu	Annuler — aucun argent ne bouge
Renvoyer de l'argent	Remboursement dans la section Paiement