Modifier une réservation : prolonger, déplacer, modifier ou annuler

Une réservation payée n'est pas figée. Vous pouvez ajouter du temps, la déplacer à un autre jour, changer les produits ou les coordonnées du client, ou l'annuler — et le paiement déjà encaissé reste sur la réservation dans tous les cas. Ce guide couvre tout ce que vous pouvez modifier sur une réservation depuis sa propre page.

Ouvrez une réservation depuis Réservations dans le menu et cliquez dessus. Les boutons en haut de la page de la réservation sont Messages, Modifier, Annuler et Imprimer.

Modifier nécessite l'autorisation de gérer les réservations : propriétaires du compte, membres du compte, Personnel de réservation et rôles partenaires qui gèrent les réservations. Les lecteurs ne le voient pas.
Annuler nécessite l'autorisation de supprimer des réservations, dont disposent les propriétaires et membres du compte et le Personnel de réservation (ainsi que les propriétaires et membres partenaires). Le bouton disparaît une fois la réservation annulée.
Les achats d'adhésion n'ont aucun de ces deux boutons.

Modifier la réservation : Prolonger, Déplacer ou Modification complète

Cliquez sur Modifier. Une petite fenêtre Modifier la réservation vous demande ce que vous voulez faire :

Choix	Ce qui est écrit	Ce que cela fait
Prolonger	« Ajouter du temps à la fin. L'heure de début, les produits et les verrous restent inchangés. »	Ajoute du temps après la fin actuelle.
Déplacer	« Déplacer toute la réservation à une nouvelle heure de début. Les produits et la durée restent les mêmes. »	Déplace toute la réservation à un autre jour ou une autre heure.
Modification complète	« Modifier les produits, les quantités, les dates et les coordonnées du client dans le widget de réservation. »	Ouvre la fenêtre de réservation avec la réservation chargée, pour toute autre modification.

Un choix indisponible est grisé et en indique la raison :

Prolonger et Déplacer : « Indisponible pour une réservation annulée. »
Prolonger : « Indisponible une fois la réservation retournée. »
Déplacer : « Indisponible une fois la réservation commencée. » — cela s'applique aussi dès que la réservation est marquée Ramassé ou Revenu, même si l'heure de début n'est pas encore arrivée.
Modification complète reste disponible sur une réservation commencée, mais affiche un avertissement : « Cette réservation a commencé. La modifier peut changer les verrous ou afficher de mauvais codes PIN au client. »

Prolonger et Déplacer sont les choix sûrs : ils ne peuvent pas supprimer une ligne de produit ni changer un verrou par erreur, ce que peut faire une modification complète. N'utilisez la modification complète que si vous devez changer ce qui a été réservé.

La carte Client de la page de la réservation affiche le nom, le téléphone et l'e-mail avec lesquels la réservation a été faite, et non les dernières coordonnées de la fiche client. Un Déplacer les conserve tels quels.

Prolonger et Déplacer ouvrent les mêmes écrans que ceux de vos clients, mais en mode admin : la modification est appliquée dès que vous confirmez, sans passage en caisse. Ensuite, vous revenez à la réservation pour régler l'aspect financier (voir Encaisser ou rembourser la différence de prix ci-dessous).

Prolonger une réservation (ajouter du temps à la fin)

Ouvrez la réservation et cliquez sur Modifier, puis sur Prolonger.
La fenêtre Prolongez votre réservation vérifie ce qui est libre après la réservation (« Veuillez patienter pendant que nous vérifions les créneaux de prolongation disponibles. »).
Sous Prolongez de :, choisissez le temps supplémentaire en Heures (et en Jours quand des prolongations plus longues sont possibles). La liste affiche la nouvelle heure de fin à côté de chaque option — « Les dates et heures indiquent la nouvelle heure de fin. Seules les heures de retour disponibles sont affichées. »
Le pied de fenêtre affiche la nouvelle période et À encaisser : avec le prix du temps supplémentaire.
Cliquez sur Prolonger la réservation.

La réservation conserve son heure de début, ses produits et ses verrous ; seule la fin change. Les codes de verrou sont renouvelés pour couvrir la nouvelle heure de fin, si bien qu'un client dont la page de déverrouillage est ouverte peut voir « Code mis à jour ».

Jusqu'où vous pouvez prolonger. Seules les heures réellement libres sont proposées. Les limites sont :

la réservation suivante sur les mêmes unités, plus votre temps de blocage après une réservation,
vos heures d'ouverture et vos heures de retour,
la durée maximale de réservation de l'emplacement (« Cette réservation a déjà atteint la durée maximale autorisée. »),
si rien n'est libre juste après la réservation : « Aucune prolongation n’est possible, car les créneaux horaires après votre réservation sont complets. »

Sur les emplacements à créneaux fixes, on prolonge en passant à une durée de réservation plus longue que vous proposez : vous obtenez un bouton Passer à … par durée plus longue. Une montée en gamme coûte le prix de la durée plus longue moins le prix de la durée déjà réservée : passer d'une session de 2 heures à 300 à une session de 4 heures à 500 coûte 200. Si la réservation a déjà votre durée la plus longue : « Vous avez déjà la session la plus longue proposée. Pour un séjour plus long, effectuez une nouvelle réservation. » Les réservations à la journée sur les emplacements à créneaux fixes ne peuvent pas du tout être prolongées : « Les réservations à la journée ne peuvent pas être prolongées. Veuillez créer une nouvelle réservation. »

Quand la prolongation est refusée d'emblée :

plus de 12 heures après la fin réservée — la fenêtre indique « La réservation est déjà terminée et ne peut plus être prolongée. Veuillez créer une nouvelle réservation. » ;
les réservations d'événement ne peuvent pas être prolongées (la fenêtre affiche le même message indiquant que la réservation est déjà terminée) ;
les réservations annulées ou retournées (le choix est grisé).

Si la fenêtre indique « Vous n’avez pas l’autorisation de gérer cette réservation. », votre rôle ne peut pas gérer les réservations de ce compte. « Impossible de prolonger la réservation. Veuillez réessayer. » signifie que la prolongation n'a pas abouti.

Aucun e-mail n'est envoyé lorsque vous prolongez. On vous propose ensuite d'envoyer vous-même l'e-mail de confirmation (voir ci-dessous). Les e-mails de rappel encore planifiés pour la réservation gardent leurs horaires d'origine après une prolongation : un rappel prévu avant la fin de la réservation est donc envoyé par rapport à l'ancienne heure de fin (voir le guide des e-mails).

Chaque prolongation — la vôtre ou celle du client — apparaît aussi comme une ligne dépliable distincte sous la réservation dans la liste Réservations ; voir le guide sur la recherche et le filtrage des réservations.

Déplacer une réservation à un autre jour ou une autre heure

Ouvrez la réservation et cliquez sur Modifier, puis sur Déplacer.
La fenêtre Déplacer l'heure de début s'ouvre avec les horaires actuels.
Choisissez le nouvel horaire :
- sur la plupart des emplacements, choisissez une Nouvelle date et une Nouvelle heure de début (votre début actuel est marqué Actuel) ;
- sur les emplacements à créneaux fixes, choisissez l'un des créneaux proposés : « Choisissez un nouvel horaire ci-dessous – la durée de votre réservation reste la même. »
Le pied de fenêtre affiche la nouvelle période et la variation de prix : Aucun changement de prix, À encaisser : … ou À rembourser : ….
Cliquez sur Confirmer le nouvel horaire.

Ce qu'il faut savoir sur un déplacement :

La durée et les produits restent les mêmes ; seul le début (et donc la fin) est déplacé. Pour changer la durée, utilisez Prolonger ou Modification complète.
Le prix peut changer. La réservation est recalculée pour le nouvel horaire, donc les tarifs de semaine, de week-end ou de saison peuvent la rendre plus ou moins chère.
Chaque produit doit être libre au nouvel horaire. Sinon : « L'horaire sélectionné n'est pas disponible. »
Votre déplacement n'est pas soumis aux règles client. Le bouton de déplacement du client et son délai limite ne s'appliquent pas à vous. Ce qui bloque toujours un déplacement : la réservation est annulée, elle a commencé ou est récupérée ou retournée, ou un paiement est encore en cours dessus (vous voyez alors le message « Booking has a pending payment »).
Les nouveaux codes suivent le déplacement. Les codes de verrou de la réservation sont recréés pour le nouvel horaire.

Un déplacement vers un horaire moins cher ne rembourse jamais automatiquement. Après le déplacement, vous voyez : « Le nouveau prix est inférieur de … au montant payé. Remboursez la différence depuis la liste des paiements. » Faites-le depuis la section Paiement de la réservation — voir le guide sur le remboursement ou l'annulation d'une réservation.

Modification complète : changer les produits, les quantités, les dates ou les coordonnées du client

Ouvrez la réservation et cliquez sur Modifier, puis sur Modification complète.
La fenêtre de réservation s'ouvre avec la réservation chargée. Modifiez les dates, les horaires, les produits, les quantités, les options ou les coordonnées du client exactement comme le ferait un client.
Terminez la fenêtre de réservation.

La disponibilité s'applique toujours : la fenêtre ne propose que des horaires où votre emplacement est ouvert et où une unité est libre. Si l'horaire souhaité n'est pas proposé, la cause se trouve généralement dans vos dates d'ouverture, pas dans la réservation.

Une modification complète reconstruit les lignes de la réservation, donc les verrous et les codes peuvent changer. C'est pourquoi une réservation commencée affiche l'avertissement dans la fenêtre Modifier la réservation. Un client qui se trouve devant le verrou peut voir son code changer.

La langue de la fenêtre de réservation est enregistrée sur la réservation. Elle détermine la langue des e-mails envoyés pour la réservation. Si l'emplacement propose plusieurs langues de réservation, choisissez la langue du client dans le sélecteur de langue de la fenêtre de réservation avant de terminer — cela vaut pour la modification complète comme pour les nouvelles réservations.

Encaisser ou rembourser la différence de prix

Après Prolonger, Déplacer ou Modification complète, vous revenez sur la réservation, et la suite dépend du prix :

Plus cher : la fenêtre Ajouter un paiement s'ouvre d'elle-même avec Montant restant à payer.
Même prix : on vous demande Envoyer un e-mail de confirmation — Oui ou Non.
Moins cher que ce qui a été payé : vous voyez le rappel de remboursement ci-dessus, puis la question Envoyer un e-mail de confirmation.

Dans la fenêtre Ajouter un paiement, choisissez le Mode de paiement :

Lien de paiement Stripe — « Le lien de paiement est envoyé à l'email du client ». Le client paie lui-même par carte. Tant qu'il n'a pas payé, sa page de déverrouillage affiche « Vous n'avez pas payé l'intégralité de votre réservation » avec un bouton Payer à la place de ses codes. Stripe ne peut pas accepter un paiement inférieur à son montant minimum pour votre devise (par exemple 3 SEK) ; Paramètres → Paiements indique ce montant pour votre compte. Si le Montant est plus bas, la fenêtre affiche « Le plus petit montant payable en ligne est de … Choisissez Manuel pour enregistrer le paiement vous-même. » et Paiement d'inscription reste grisé : encaissez l'argent autrement et enregistrez-le en Manuel.
Manuel — vous avez encaissé l'argent autrement. Choisissez le Type de paiement (Swish, Facture, Paiement par carte, Paiement Klarna, Facture manuelle, Swish manuel, Paiement manuel par carte, Payer sur place ou Paiement test), définissez le Statut et ajoutez éventuellement une Note de paiement — « Note optionnelle pour la documentation interne (ex. ID de transaction, numéro de référence) ».

Vérifiez le Montant et cliquez sur Paiement d'inscription (le bouton d'enregistrement), ou sur Sauter pour régler plus tard. Dans les deux cas, on vous demande ensuite Envoyer un e-mail de confirmation. Vous pouvez ouvrir la même fenêtre à tout moment avec Nouveau paiement en bas de la section Paiement.

Paiement test marque une réservation comme payée sans argent réel — utile pour les réservations de test avant la mise en service. La ligne de paiement reçoit une pastille Test et la section Paiement indique Payé avec un paiement test, pour qu'elle ne puisse pas être confondue avec un vrai paiement. La réservation elle-même compte quand même dans le Revenu total du tableau de bord et dans l'export des réservations, comme toute autre réservation : annulez donc les réservations de test une fois terminé.

Renvoyer le lien de paiement

L'e-mail contenant le lien de paiement peut être renvoyé depuis Messages en haut de la réservation : Envoyer un nouveau message → E-mail de paiement, ou Renvoyer sur un e-mail de paiement précédent de la liste. Les deux ne fonctionnent que tant que la réservation a un lien de paiement Stripe ouvert, c'est-à-dire qu'il reste quelque chose à payer. Sinon, ils sont grisés avec « Créez d'abord un paiement Stripe ». Pour en envoyer un, cliquez sur Nouveau paiement dans la section Paiement et choisissez Lien de paiement Stripe : son enregistrement envoie le lien au client par e-mail. L'e-mail de paiement indique toujours le montant du lien ouvert. Si le lien a été supprimé après l'ouverture de la réservation, vous voyez « Cette réservation n'a aucun lien de paiement ouvert. Créez un paiement Stripe sous Nouveau paiement pour en envoyer un. »

Réservations test faites avec Faire une réservation test

Une réservation faite avec Faire une réservation test (dans la barre supérieure de la page d'un emplacement, à côté de Sauvegarder) n'est pas la même chose qu'un Paiement test : la page de la réservation affiche « Ceci est une réservation test. Elle est exclue de vos chiffres et annulée automatiquement 30 minutes après sa création. » suivi de « Aucun paiement n'a été pris. » ou « Le paiement test est remboursé. » Dans la liste Réservations, elle est masquée sauf si Afficher les réservations test ({count}) est activé, et porte alors la puce Test ; elle est exclue des chiffres du tableau de bord, et Rentalbuddy l'annule de lui-même au bout de 30 minutes. Annulez-la vous-même pour terminer le test plus tôt. La création d'une réservation test est décrite dans le guide de la liste de contrôle de démarrage.

La section Paiement de la réservation

La section Paiement affiche le statut de paiement, Total (TVA incl.), Payé et Reste à payer, ainsi qu'une ligne par paiement avec Montant, Mode de paiement, Statut, ID de paiement, Créé et Enregistré par.

Enregistré par indique qui a encaissé le paiement : le nom d'un collègue, Client pour les paiements par carte effectués par le client lui-même, ou une étiquette partenaire ou Équipe Rentalbuddy (les mêmes étiquettes que dans le journal des modifications ci-dessous). Les anciens paiements manuels affichent un tiret.
Annuler le paiement (l'icône de corbeille sur un paiement manuel) remplace la suppression : « Le paiement reste dans la liste comme annulé et n'est plus compté dans le montant payé. » Vous pouvez ajouter un Motif (facultatif). Les lignes annulées sont grisées, barrées, marquées Annulé, placées en dernier et ne peuvent plus être modifiées. L'annulation ne déplace pas d'argent — elle corrige seulement l'enregistrement.
Supprimer le lien de paiement (l'icône de corbeille sur un lien de paiement non payé) : « Voulez-vous supprimer ce lien de paiement ? Le client ne pourra plus payer via ce lien. »
Afficher l'historique du paiement (l'icône d'horloge) ouvre l'Historique du paiement de cette ligne : Enregistré, Mis à jour, Annulé, Remboursé, Lien de paiement envoyé et Lien de paiement supprimé, chacun avec qui et quand. L'icône n'apparaît que sur un paiement qui a un historique enregistré : un paiement enregistré, modifié, annulé, remboursé ou envoyé sous forme de lien de paiement depuis l'ajout de cet historique en septembre 2026. Les paiements plus anciens, et un paiement par carte fait par le client au paiement de la commande auquel rien n'est arrivé depuis, n'ont pas d'icône d'historique.
Remboursement (la flèche circulaire) apparaît sur les paiements par carte effectués via Stripe, pour les utilisateurs autorisés à rembourser. Le Personnel de réservation ne le voit pas, et un paiement manuel qu'il enregistre avec un montant négatif ou un statut remboursé est refusé. Le fonctionnement des remboursements est décrit dans le guide sur le remboursement ou l'annulation d'une réservation.
Une réservation marquée Payé datant d'avant août 2025, quand les montants payés n'étaient pas encore enregistrés, compte comme entièrement payée dans Payé.

Mettre une réservation sur un autre verrou (Modifier Verrouillage)

Sur les emplacements équipés de serrures connectées, la section Lignes de commande de la réservation a un bouton Modifier Verrouillage.

Cliquez sur Modifier Verrouillage. Chaque ligne reçoit une liste déroulante Verrouillage.
Choisissez un autre verrou. La liste ne propose que des verrous qui portent le même produit et sont libres pendant la période de cette réservation.
Cliquez sur Dos (le bouton de retour) lorsque vous avez terminé.

Vous voyez « Serrures mises à jour. » Si un client a peut-être déjà la réservation ouverte, vous voyez aussi : « Les clients qui ont déjà cette réservation ouverte verront les nouveaux codes se mettre à jour une fois par minute. S’ils changent d’onglet du navigateur et reviennent — ou verrouillent et déverrouillent leur téléphone — la mise à jour devrait prendre quelques secondes. »

Si une ligne indique Produit complet, toutes les unités de ce produit sont prises sur cette période : « Au moins un produit est complet. La réattribution des verrous pour les lignes complètes peut se faire dans Gestion des réservations. » Là, vous pouvez faire glisser des réservations d'un verrou à l'autre, y compris échanger deux réservations — voir le guide sur la chronologie de la Gestion des réservations. Déplacer une réservation vers un autre verrou (puis revenir, si vous voulez le verrou d'origine) est aussi le seul moyen d'obtenir un nouveau code Igloo ; il n'existe pas de bouton de régénération.

Une réservation terminée garde sa serrure. Une fois qu'une réservation est passée — retournée, ou terminée depuis plus de 30 minutes —, sa serrure ne peut plus être changée, ni ici ni dans Gestion des réservations : elle reste la serrure que le client a utilisée. Pour une réservation terminée sans retour, vous voyez « La réservation est terminée. La serrure reste telle que le client l’a utilisée. » ; pour une réservation retournée, le refus est un court message technique en anglais.

Quel numéro de serrure la réservation affiche. Tant qu'une réservation est ouverte, ses lignes de commande affichent le numéro actuel de la serrure : si vous renumérotez une serrure dans l'onglet Serrures, ses réservations ouvertes suivent aussitôt. Une réservation terminée garde le numéro avec lequel elle a été utilisée. Si la serrure a été renumérotée depuis, la ligne affiche les deux, par exemple 12 (maintenant 14). Une réservation sur une serrure supprimée depuis affiche toujours le numéro avec lequel elle a été utilisée.

Quand les clients prolongent ou déplacent eux-mêmes leur réservation

Les clients ne peuvent le faire eux-mêmes que si vous activez Afficher le bouton de prolongation et Afficher le bouton de modification de l'heure de début sous Paramètres clés dans l'onglet Flux client : sous Paramètres pour tout le compte, ou dans l'onglet Flux client de l'emplacement lui-même si Spécifique à l'emplacement y est activé (voir le guide sur le flux client). Les boutons apparaissent alors sur la page de déverrouillage du client et dans tout e-mail qui les inclut, par exemple le bouton Prolonger la réservation dans un e-mail. Ce que le client peut faire est plus restreint que ce que vous pouvez faire :

Prolonger : le client choisit le temps supplémentaire et paie par carte. Sur un compte où les paiements Stripe sont désactivés, la prolongation est appliquée immédiatement et enregistrée comme Payer sur place — encaissez-la vous-même. Le client reçoit à nouveau son e-mail de confirmation de réservation après la prolongation. Pendant qu'il paie, la liste Réservations peut signaler la réservation par « Le client finalise le paiement d'une prolongation. » Le bouton de prolongation de la page de déverrouillage disparaît lorsque la page se ferme, 30 minutes après la fin réservée ; un bouton de prolongation dans un e-mail fonctionne jusqu'à 12 heures après la fin réservée.
Déplacer : uniquement avant le début de la réservation, et pas une fois qu'elle est récupérée ni tant qu'un paiement est en attente. Le délai limite du client est la valeur Heure avant le départ que vous pouvez réserver (-59 = possibilité de réserver de 9h00 à 9h59) de la période d'ouverture qui s'applique aujourd'hui, lorsqu'elle est supérieure à zéro (voir le guide sur les heures d'ouverture). Si le nouvel horaire coûte plus cher, le client paie la différence par carte (cela nécessite une réservation payée par carte). S'il coûte moins cher, la différence est remboursée automatiquement sur la carte utilisée ; les réservations non payées par carte ne peuvent pas être déplacées par le client vers un horaire moins cher, et il est invité à vous contacter.
Payer le reste : si vous avez envoyé un lien de paiement, le client le règle avec Payer sur sa page de déverrouillage.

Lorsque le client doit payer en ligne — pour une prolongation, un déplacement vers un horaire plus cher ou le reste d'une réservation —, le montant minimum de Stripe s'applique. Si le montant dû est supérieur à zéro mais inférieur à ce minimum, le client voit « Ce montant est trop faible pour être payé en ligne. Le montant minimum pouvant être payé en ligne est de … » et rien n'est modifié ; prolongez ou déplacez vous-même la réservation pour lui et encaissez avec un paiement Manuel. Si aucun moyen de paiement n'est activé sur votre compte Stripe, il voit « Le paiement en ligne n’est pas disponible pour le moment. Veuillez contacter l’exploitant pour finaliser votre réservation. » (voir le guide sur les moyens de paiement).

Les clients ne peuvent pas annuler une réservation eux-mêmes : il n'y a pas de bouton d'annulation dans la fenêtre de réservation, dans les e-mails ni sur la page de déverrouillage. Ils vous contactent, et vous annulez (et remboursez si vous le souhaitez) depuis la réservation.

Les modifications du client apparaissent dans le journal des modifications comme effectuées par Client.

Créer vous-même une réservation (en tant qu'admin)

Il y a deux façons :

Le bouton de réservation dans la barre supérieure. Il affiche le texte et le style de bouton de réservation propres à votre emplacement (BOOK si vous n'en avez pas défini) et réserve sur l'emplacement choisi dans le sélecteur Emplacement. Sur un téléphone, ouvrez d'abord le menu — le bouton s'y trouve.
Réserver pour le client sur la page d'un client, sous Clients. La fenêtre de réservation s'ouvre avec ce client associé. Vous devez d'abord avoir choisi un emplacement dans le sélecteur Emplacement en haut du menu de gauche ; sinon, vous voyez « Sélectionnez un emplacement dans la barre avant de réserver pour un client. »

Ensuite :

Choisissez les produits et les horaires dans la fenêtre de réservation comme le ferait un client. La fenêtre de réservation calcule le prix normalement ; pour accorder une remise, utilisez un code promo dans la fenêtre de réservation.
Terminez la fenêtre de réservation. Vous arrivez sur la nouvelle réservation.
S'il y a quelque chose à payer, la fenêtre Ajouter un paiement s'ouvre : envoyez un Lien de paiement Stripe ou enregistrez un paiement Manuel (voir ci-dessus).
On vous demande Envoyer un e-mail de confirmation. Les réservations que vous créez ne sont pas confirmées au client par e-mail, sauf si vous répondez Oui ici (ou si vous envoyez un lien de paiement, qui envoie le lien par e-mail).

Bon à savoir :

La réservation est enregistrée comme créée par vous ; le journal des modifications affiche donc votre nom, pour les locations comme pour les réservations d'événements. Seules les réservations d'événements faites depuis l'admin avant cet ajout indiquent encore Réservation créée par: Administrateur.
Langue des e-mails : la réservation prend la langue qu'affichait la fenêtre de réservation au moment où vous l'avez terminée — voir l'astuce sous Modification complète.
Codes : sur un emplacement sans personnel, la réservation reçoit ses codes de verrou comme n'importe quelle autre réservation, même tant qu'elle n'est pas payée — sauf si vous envoyez un lien de paiement, auquel cas la page de déverrouillage du client lui demande d'abord de payer.
Pour garder une unité libre pour l'entretien pendant quelques heures, vous pouvez la réserver vous-même de cette façon. Pour plus longtemps, désactivez le verrou — voir le guide sur les verrous.

Annuler une réservation — annuler n'est pas rembourser

L'annulation ne renvoie jamais d'argent. Ni en totalité, ni en partie. Le paiement reste exactement tel quel. Si le client doit être remboursé, vous effectuez le remboursement comme une étape distincte depuis la section Paiement — avant ou après l'annulation, les deux ordres fonctionnent. C'est décrit dans le guide sur le remboursement ou l'annulation d'une réservation.

Pour annuler :

Ouvrez la réservation et cliquez sur Annuler en haut.
Confirmez Annuler la réservation? — « Etes-vous sûr d'annuler cette réservation ? » — avec Annuler la réservation.

Vous voyez « Réservation supprimée ». Malgré cette formulation, la réservation n'est pas supprimée : elle reste dans votre liste, marquée Annulée.

Ce que fait l'annulation :

La réservation est marquée Annulée et ses unités redeviennent réservables.
La page de déverrouillage du client affiche « Votre réservation a été annulée. » à la place des codes.
Ses e-mails de rappel programmés ne sont plus envoyés. Aucun e-mail d'annulation n'est envoyé au client — prévenez-le vous-même si nécessaire.

Ce qu'elle ne fait pas :

Elle ne déplace pas d'argent et n'envoie aucun remboursement.
Elle ne peut pas retirer un code que le client possède déjà. Un code Igloo peut généralement continuer à fonctionner dans le verrou jusqu'à la fin de sa propre plage horaire, car ces codes ne peuvent pas être retirés du verrou à distance.

L'annulation ne peut pas être défaite depuis l'admin. Si c'était une erreur, créez une nouvelle réservation pour le client.

N'annulez pas simplement parce que le client est revenu en avance — marquez plutôt la réservation Revenu, ce qui libère l'unité immédiatement. C'est expliqué dans le guide sur le retrait, le retour et les statuts de réservation.

Le journal des modifications : qui a changé quoi

Le Journal des modifications de la réservation liste chaque modification, de la plus récente à la plus ancienne, jusqu'à Réservation créée par tout en bas. Chaque ligne commence par la date et l'heure.

Qui est indiqué de votre point de vue :

un collègue de votre compte — simplement son nom ;
un utilisateur d'un autre compte — « Nom (Entreprise) » ;
un partenaire qui gère votre compte — Partenaire : suivi de l'entreprise (et du nom de la personne entre parenthèses) ;
Équipe Rentalbuddy — une modification effectuée par le support Rentalbuddy ;
Client — le client l'a fait lui-même, par exemple une prolongation ou un déplacement.

Les lignes plus anciennes, antérieures à l'enregistrement des noms, affichent à la place Administrateur, Client, Prolongation ou Inconnu.

Quoi est affiché sur les lignes de modification, sous Réservation mise à jour par :

« Date modifiée à partir de … à … », « La date de début a changé de … », « La date de fin a changé de … »
« … quantité modifiée de … à … », « … a été ajouté », « … a été supprimé »
« Prix changé à partir de … à … »

Les changements de serrure sont aussi journalisés, que vous ayez utilisé Modifier Verrouillage ou fait glisser la réservation dans Gestion des réservations : « Serrure changée de 12 à 14 pour Kayak par: Anna », ou « Serrure 14 attribuée pour Kayak par: Anna » lorsque la ligne n'avait pas de serrure auparavant. Les réservations déplacées vers une nouvelle serrure avec Remplacer le verrou dans l'onglet Serrures se terminent par « via remplacement de serrure ».

Le journal enregistre aussi le retrait et le retour : « Arrivée de la réservation enregistrée par », « Départ de la réservation enregistré par », « Statut de retrait défini sur … par », « Arrivée réinitialisée par », « Départ réinitialisé par » et « Arrivée et départ réinitialisés par », suivis de qui l'a fait et d'où — par exemple « Arrivée de la réservation enregistrée par: Client via Page de déverrouillage ». La signification de chacune de ces lignes est expliquée dans le guide sur le retrait, le retour et les statuts de réservation.

Aide-mémoire

Vous voulez…	Faites ceci
Donner plus de temps au client	Modifier → Prolonger
Déplacer une réservation à un autre jour ou une autre heure	Modifier → Déplacer
Ajouter ou retirer un produit, changer les quantités ou les coordonnées du client	Modifier → Modification complète
Encaisser le supplément	Fenêtre Ajouter un paiement : Lien de paiement Stripe ou Manuel
Rendre de l'argent après une modification moins chère	Remboursez depuis la section Paiement
Corriger un paiement manuel mal enregistré	Annuler le paiement
Mettre une réservation sur un autre verrou	Modifier Verrouillage dans Lignes de commande, ou glisser dans Gestion des réservations (pas une fois la réservation passée)
Renvoyer le lien de paiement	Messages → Envoyer un nouveau message → E-mail de paiement (seulement tant qu'un lien de paiement est ouvert)
Laisser les clients prolonger ou déplacer eux-mêmes	Flux client → Paramètres clés (sous Paramètres, ou sur l'emplacement s'il est Spécifique à l'emplacement)
Réserver pour un client	Bouton de réservation de la barre supérieure, ou Réserver pour le client sur le client
Empêcher une réservation d'avoir lieu	Annuler — aucun argent n'est déplacé
Libérer une unité parce que le client est revenu en avance	Passez le statut à Revenu

Questions fréquentes

Puis-je modifier une réservation après son paiement, ou seulement la supprimer ? Vous pouvez la modifier : Modifier vous donne Prolonger, Déplacer et Modification complète, et le paiement déjà encaissé reste sur la réservation. L'annulation n'est destinée qu'aux réservations qui ne doivent pas avoir lieu du tout.

Comment décaler une réservation payée à un autre jour ? Cliquez sur Modifier, choisissez Déplacer, choisissez la nouvelle date et la nouvelle heure de début, puis cliquez sur Confirmer le nouvel horaire. Si le nouvel horaire coûte plus cher, la fenêtre Ajouter un paiement s'ouvre ensuite.

Le client est-il remboursé si je déplace la réservation vers un horaire moins cher ? Pas automatiquement lors du déplacement. On vous indique de combien le nouveau prix est inférieur, et vous remboursez vous-même la différence depuis la section Paiement.

Pourquoi Déplacer est-il grisé ? La réservation a commencé, est déjà marquée Ramassé ou Revenu, ou est annulée. Utilisez Prolonger pour ajouter du temps à une location en cours, ou Modification complète pour les autres changements.

Si j'annule, le client est-il remboursé automatiquement ? Non. L'annulation marque seulement la réservation Annulée et libère l'unité. Remboursez séparément depuis la section Paiement.

Le client reçoit-il un e-mail quand je prolonge sa réservation ? Aucun e-mail n'est envoyé automatiquement quand vous prolongez, déplacez ou modifiez. Ensuite, on vous demande Envoyer un e-mail de confirmation — cliquez sur Oui pour l'envoyer.

Puis-je changer le prix d'une réservation que je fais pour un client ? La fenêtre de réservation calcule le prix comme pour toute réservation ; utilisez un code promo dans la fenêtre de réservation pour une remise. La fenêtre de paiement vous permet d'enregistrer un autre montant, mais la réservation affiche alors ce qu'il reste à payer.

Pourquoi n'y a-t-il pas d'icône d'historique sur ce paiement ? L'icône d'horloge n'apparaît que sur les paiements qui ont un historique enregistré. Les paiements d'avant septembre 2026, et le paiement par carte du client à la commande qui n'a été ni remboursé ni modifié, n'en ont pas.

Le journal d'une ancienne réservation d'événement indique Administrateur et pas un nom. Pourquoi ? Les réservations d'événements créées depuis l'admin étaient auparavant enregistrées sans nom ; les plus anciennes affichent donc Réservation créée par: Administrateur. Les réservations d'événements faites maintenant affichent le nom du membre de l'équipe, comme les locations.

Qui a modifié cette réservation ? Consultez le Journal des modifications de la réservation : chaque ligne nomme un collègue, un partenaire, Équipe Rentalbuddy ou Client, et la colonne Enregistré par de la section Paiement indique qui a encaissé chaque paiement.

Pourquoi je ne peux pas changer la serrure d'une réservation passée ? Une réservation terminée — retournée, ou terminée depuis plus de 30 minutes — garde la serrure que le client a utilisée, pour que son historique reste juste. Seules les réservations ouvertes peuvent être déplacées vers une autre serrure.

Pourquoi E-mail de paiement est-il grisé dans Messages ? La réservation n'a aucun lien de paiement Stripe ouvert. Cliquez sur Nouveau paiement, choisissez Lien de paiement Stripe et enregistrez-le ; le lien est alors envoyé au client par e-mail.

Pourquoi je ne peux pas envoyer un lien de paiement pour un petit montant ? Stripe n'accepte pas les paiements inférieurs à son montant minimum pour votre devise. Encaissez autrement et enregistrez le paiement en Manuel.

Où voir qui a déplacé une réservation vers une autre serrure ? Dans le Journal des modifications de la réservation : « Serrure changée de … à … par » indique qui l'a fait, et « via remplacement de serrure » signale les déplacements faits avec Remplacer le verrou.

Il y a une réservation avec la puce Test — dois-je l'annuler ? Non. Une réservation faite avec Faire une réservation test est annulée automatiquement 30 minutes après sa création et exclue des chiffres du tableau de bord. Vous pouvez l'annuler vous-même pour terminer le test plus tôt.

Les clients peuvent-ils annuler leur propre réservation ? Non. Il n'y a pas de bouton d'annulation pour les clients dans la fenêtre de réservation, dans les e-mails ni sur la page de déverrouillage. Ils vous contactent, et vous annulez la réservation (et la remboursez si vous le souhaitez) depuis sa page.

Le Personnel de réservation peut-il modifier et annuler des réservations ? Oui. Le Personnel de réservation voit Modifier (Prolonger, Déplacer, Modification complète) et Annuler, peut utiliser Modifier Verrouillage et enregistrer des paiements ou envoyer des liens de paiement. Il ne peut pas rembourser : le bouton Remboursement lui est masqué.

Combien coûte le passage à une durée plus longue sur un emplacement à créneaux fixes ? La différence : le prix de la durée plus longue moins le prix de la durée déjà réservée. Passer d'une session de 2 heures à 300 à une session de 4 heures à 500 coûte 200.

Le client a changé de numéro de téléphone, mais la réservation affiche toujours l'ancien. La carte Client de la réservation affiche les coordonnées avec lesquelles la réservation a été faite, et non les dernières coordonnées de la fiche client. Déplacer la réservation les conserve.