Se repérer dans Rentalbuddy : le menu expliqué
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Si quelqu'un vient de vous remettre un identifiant pour un compte déjà en activité, c'est par cette page qu'il faut commencer. Elle parcourt le menu de gauche de haut en bas, explique le seul contrôle qui piège tout le monde — le sélecteur d'emplacement — et vous dit ce que les deux « pages d'accueil », Accueil et le tableau de bord, affichent réellement.
Si au contraire vous construisez un compte à partir de zéro, lisez d'abord Checklist de configuration pour nouvel opérateur — du compte vide à la première réservation. Elle couvre les mêmes écrans, dans l'ordre où vous devez les traiter.
Les trois parties de l'écran
Le menu de gauche est la navigation principale. S'il est fermé, l'icône burger en haut à gauche l'ouvre — elle est intitulée menu.
La barre supérieure affiche le nom de votre entreprise avec l'emplacement actuellement sélectionné en dessous, un bouton qui ouvre votre propre parcours de réservation et — sur les pages qui en ont un — un bouton Guide vidéo.
Tout le reste est la page sur laquelle vous vous trouvez.
Sur quel emplacement suis-je en train de travailler ?
Ouvrez le menu de gauche. Au-dessus des éléments de menu se trouve une liste déroulante intitulée Emplacement — ce qui y est sélectionné détermine l'emplacement sur lequel travaillent Des produits, Gares et le bouton de réservation. Changez-le et les mêmes écrans affichent d'autres données. C'est le point le plus important à ne pas rater, et il est facile de passer à côté.
Trois façons de vérifier ce qui est sélectionné sans ouvrir le menu :
- La liste déroulante Emplacement elle-même, en haut du menu ouvert.
- La petite ligne de texte sous le nom de votre entreprise dans la barre supérieure (et dans l'en-tête du menu) — c'est le nom de l'emplacement sélectionné.
- Sur mobile, la barre supérieure affiche la section où vous êtes avec le nom de l'emplacement en dessous.
À côté de la liste déroulante, une icône de globe, avec l'infobulle Paramètres, mène directement aux paramètres de cet emplacement. Si un point rouge y apparaît, l'infobulle indique L'emplacement est actuellement fermé — l'emplacement est en dehors de ses heures d'ouverture en ce moment.
Si vous avez plusieurs emplacements, jetez un œil à la liste déroulante Emplacement avant de modifier quoi que ce soit. Modifier le mauvais emplacement pendant des semaines arrive vraiment, parce que la plupart des écrans se ressemblent d'un emplacement à l'autre.
Notez que tout n'est pas rattaché à un emplacement. Paramètres vaut pour tout le compte, et Réservations, Clients et Code promo ont leurs propres filtres. Les paramètres propres à un emplacement — dates d'ouverture, bouton de réservation, page du site web — se trouvent dans Emplacements, sur l'emplacement lui-même.
Accueil
Accueil est la page où vous arrivez à la connexion. Elle affiche l'une de deux choses.
Tant que votre compte est encore en cours de configuration, elle affiche Bienvenue sur Rentalbuddy ! et un Guide — une checklist numérotée avec une barre de progression et un compteur x/y terminé. Elle suit ces étapes :
- Rejoindre Rentalbuddy
- Créez votre premier emplacement
- Créer un produit
- Configurer les paiements
- Configurer les serrures et l'accès (affichée lorsque vous avez un emplacement sans personnel)
- Activez votre compte
Chaque ligne est cliquable et ouvre soit une courte boîte de dialogue, soit l'écran correspondant ; trois d'entre elles restent grisées tant qu'aucun emplacement n'existe, avec l'indication « Vous devez créer un emplacement avant de pouvoir… ». Le badge chiffré sur l'élément de menu Accueil indique le nombre d'étapes encore en attente.
Une fois toutes les étapes cochées, Accueil cesse d'afficher la checklist et affiche le tableau de bord à la place. Sur un compte établi, Accueil et le tableau de bord sont donc la même page — c'est attendu, ce n'est pas un bug.
Le tableau de bord
Le tableau de bord est la vue d'ensemble des rapports. En haut, vous définissez une Plage de dates, choisissez si les chiffres sont comptés par Date de réservation ou par Date de début via la liste déroulante Réservations par, et — si vous avez plusieurs emplacements — vous sélectionnez ceux à inclure sous Emplacements (la valeur par défaut est Tous les emplacements).
En dessous se trouvent les tuiles de synthèse : Durée moyenne de réservation, Valeur moyenne des commandes, Revenu total et Réservations totales, plus Achats d'adhésion si les adhésions sont activées sur votre compte. Vient ensuite un graphique du chiffre d'affaires et du volume sur la période, puis deux autres panneaux : Nationalité du client et Des produits.
Ce qu'il couvre et où sont ses limites est décrit dans Rapports et exports — ce que vous pouvez tirer de Rentalbuddy.
Le menu, section par section
Les éléments que vous voyez dépendent de votre rôle et de votre forfait ; votre menu peut donc être plus court que cette liste.
Accueil — le Guide de configuration pendant la mise en route, le tableau de bord ensuite. Voir plus haut.
Réservations — la liste des réservations, où vous ouvrez une réservation pour voir ce qui a été payé, ce qui a été envoyé et le code PIN, et où vous remboursez, annulez ou modifiez une réservation. Allez-y quand un client vous contacte au sujet d'une réservation précise. Voir Modifier, déplacer ou annuler une réservation et Rembourser ou annuler une réservation.
Gestion des réservations — la vue opérationnelle des mêmes réservations : ce qui est sorti en ce moment, sur quelle serrure, et ce qui arrive. C'est l'écran du quotidien au comptoir, et le seul où vous pouvez déplacer une réservation d'une serrure à une autre. C'est aussi la seule section que voit un utilisateur en lecture seule.
Clients — les fiches clients et leur historique de réservations. Allez-y pour retrouver quelqu'un par nom ou par e-mail plutôt que par réservation, ou pour réserver au nom d'un client.
Des produits — tout ce que vous louez : produits de location, accessoires, assurances, événements et adhésions, avec leurs prix, leur stock et leurs taxes. Un emplacement doit être sélectionné avant d'en ajouter un, car les produits appartiennent à l'emplacement sélectionné.
Emplacements — vos sites d'exploitation. Ouvrez un emplacement et vous obtenez ses propres onglets : Paramètres de l'emplacement (nom, adresse, fuseau horaire, avec ou sans personnel), Bouton Réserver (comment les clients accèdent à votre réservation, et le code à intégrer sur votre site web), Flux client, Expérience de réservation, Dates d'ouverture (heures d'ouverture et saisons — rien n'est réservable tant qu'elles n'existent pas) et Site web. Beaucoup de ce qui semble « manquer » dans le menu principal se trouve sur ces onglets. Voir Horaires d'ouverture et dates d'ouverture et Installer le bouton de réservation sur votre site web.
Gares — les emplacements physiques où se trouvent vos serrures, et les serrures elles-mêmes. Ouvrez une station pour obtenir le tableau des serrures, où chaque serrure est mise sur Actif et liée à un Produit. La disponibilité pour les locations en libre-service se pilote ici, et pas seulement par le nombre d'unités en stock du produit. Ignorez complètement cette section si votre emplacement est doté de personnel.
Utilisateurs — les personnes qui peuvent se connecter au compte. Cet élément n'est visible que par les utilisateurs disposant de tous les droits d'administration ; si vous ne le voyez pas, demandez au propriétaire du compte d'ajouter votre collègue.
Comptes — la liste des comptes. Également réservée aux administrateurs, et hors du fonctionnement quotidien normal.
Code promo — codes de réduction et cartes cadeaux, y compris l'astuce du code à 100 % pour passer une réservation de test sans vous payer vous-même.
Adhésions — les formules d'adhésion, si votre compte les utilise. Lorsque les adhésions sont activées, une tuile Achats d'adhésion apparaît aussi sur le tableau de bord.
FAQ — l'espace d'aide intégré au produit, essentiellement des guides vidéo. Voir Obtenir de l'aide dans l'admin Rentalbuddy.
Support — un espace d'assistance intégré à l'admin. Il n'est pas activé pour tous les comptes, il peut donc ne pas figurer dans votre menu.
Paramètres — tout ce qui vaut pour l'ensemble du compte, réparti en onglets : Compte (informations sur l'entreprise), Profil utilisateur (vos propres identifiants et mot de passe), Langue, Flux client, Paramètres d'e-mail (vos e-mails de confirmation et automatiques), Paiements (devise et connexion Stripe), paramètres fiscaux, Intégrations et Facturation (votre propre abonnement). Quand vous ne trouvez pas un réglage sur un emplacement, c'est l'autre endroit où chercher.
Tout en bas du menu, vous trouverez aussi le sélecteur de langue de l'interface d'administration elle-même, votre adresse e-mail et le bouton de déconnexion.
Deux niveaux de paramètres
Rentalbuddy a des paramètres au niveau du compte et des paramètres au niveau de l'emplacement, et les confondre est la raison la plus fréquente du « ce réglage n'existe pas ».
- Niveau compte — Paramètres dans le menu de gauche. Informations sur l'entreprise, devise, Stripe, taxes, modèles d'e-mails, facturation. S'applique à toute votre activité.
- Niveau emplacement — Emplacements → ouvrez l'emplacement → ses onglets. Adresse, personnel, dates d'ouverture, bouton de réservation et URL, parcours de réservation côté client. S'applique à ce seul emplacement.
Si vous cherchez quelque chose, vérifiez les deux, et vérifiez d'abord que le bon emplacement est sélectionné.
Aide-mémoire
| Je veux… | Aller à |
|---|---|
| Voir ce qui est loué en ce moment | Gestion des réservations |
| Trouver la réservation d'un client | Réservations ou Clients |
| Modifier un prix ou ajouter un produit | Des produits |
| Modifier les heures d'ouverture | Emplacements → emplacement → Dates d'ouverture |
| Récupérer le code du bouton de réservation ou un code QR | Emplacements → emplacement → Bouton Réserver |
| Lier un produit à une serrure | Gares → station → tableau des serrures |
| Modifier l'e-mail de confirmation | Paramètres → Paramètres d'e-mail |
| Vérifier le chiffre d'affaires sur une période | Accueil / le tableau de bord |
| Ajouter un collègue | Utilisateurs (nécessite des droits d'administration) |
| Regarder une vidéo de présentation | Guide vidéo dans la barre supérieure, ou FAQ |
Guides associés
Obtenir de l'aide dans l'admin Rentalbuddy
Où se trouvent les guides vidéo, la page FAQ, le Guide de configuration et l'espace d'assistance — et où trouver le bouton de réservation et le code QR que tout le monde cherche au mauvais endroit.
Checklist de configuration pour nouvel opérateur — du compte vide à la première réservation
L'ordre complet des opérations pour configurer un nouveau compte Rentalbuddy, de l'inscription jusqu'à une réservation de test.
Rouvrir après l'hiver : la checklist de préparation de saison
Chaque printemps, les trois mêmes surprises : rien n'est réservable, les serrures semblent mortes et aucun code ne part. Neuf vérifications, dans l'ordre, avant votre premier client de l'année.