Rouvrir après l'hiver : la check-list avant la saison

Le premier week-end ensoleillé arrive, quelqu'un essaie de réserver et rien ne fonctionne : aucun créneau disponible, des serrures désactivées pour l'hiver, aucun code PIN. Rien de tout cela n'est une panne — c'est l'état d'un compte après un hiver avec une saison terminée, des batteries vides et des connexions expirées chez le fournisseur de serrures. Ces vérifications, dans cet ordre, remettent tout en place.

S'il s'agit de votre toute première saison, suivez plutôt la check-list de démarrage pour les nouveaux opérateurs — ce guide part du principe que tout fonctionnait l'année dernière.

1. Regardez d'abord l'Accueil : quels emplacements ne reçoivent pas de réservations

Connectez-vous et lisez le haut de l'Accueil. Un emplacement dont la saison est terminée apparaît dans l'avertissement Lieux ne recevant pas de réservations :

Un seul emplacement : "{emplacement} ne reçoit pas de réservations." avec Ouvrir le lieu.
Plusieurs : "{n} lieux ne reçoivent pas de réservations." avec Voir les lieux. Dans la liste Emplacements, survolez l'icône d'avertissement à côté du nom d'un emplacement pour en voir la raison — après l'hiver, on y lit généralement "La dernière période s’est terminée le" suivi du dernier jour de la saison précédente.

Sur l'emplacement lui-même, l'encadré sous la barre Sauvegarder indique Cet emplacement ne reçoit pas de réservations et liste ce qui manque (une saison terminée y apparaît comme Aucune période définie), et l'onglet Dates d'ouverture est marqué Aucune date d'ouverture active ou à venir. La colonne Date d'ouverture active de la liste Emplacements affiche le même statut pour tous les emplacements d'un coup d'œil.

Un emplacement dont la saison est terminée paraît parfaitement sain partout ailleurs : c'est donc la vérification la plus importante. Si l'Accueil indique aussi "Aucun lieu ne peut recevoir de réservations tant que les paiements ne sont pas configurés.", commencez par l'étape 9.

Lisez aussi les autres avertissements en haut de l'Accueil, ainsi que les marques rouges ou orange à côté de Emplacements, Des produits et Paramètres dans le menu :

La connexion igloohome requiert votre attention — Igloohome refuse votre identifiant enregistré ou le moyen de paiement Igloo Connect a expiré (étape 2).
Réservations sans code PIN — des serrures que les clients peuvent réserver mais qui ne peuvent pas créer de codes (étape 4).
Unités de serrures hors ligne — une station à casiers ou une unité Allockate ne s'est pas signalée depuis un moment (étape 3).
Stripe requiert votre attention — Stripe a suspendu les paiements ou les versements, ou une échéance est en cours (étape 9).
À vérifier — coordonnées manquantes, conditions à revoir, ou une période d'ouverture qui se termine bientôt sans rien après (étapes 7 et 12).

La signification de chaque avertissement est expliquée dans le guide sur le menu de l'admin et les avertissements de l'Accueil.

2. Reconnectez le côté Igloohome

Passez à l'étape 5 si vous n'avez pas de serrures Igloohome.

L'avertissement de connexion. Dans les mois qui précèdent l'expiration de votre connexion Igloohome, une boîte de dialogue Avertissement! s'ouvre à la connexion : "Votre connexion Igloo home expire dans" tant de jours — ou "Votre connexion Igloo home a expiré !" — avec Renouez avec Igloo home. Reconnectez-vous plutôt que de la fermer. Sous Paramètres → Intégrations → Serrures connectées, la connexion affiche Connecté ou Non connecté ; notez que Connecté signifie seulement que Rentalbuddy dispose d'une connexion, pas que les codes fonctionnent — les étapes 4 et 11 le vérifient.
La vérification nocturne de la connexion. Rentalbuddy demande chaque nuit à Igloohome si votre identifiant enregistré fonctionne toujours. Si Igloohome continue de le refuser, l'Accueil, Paramètres → Intégrations et vos onglets Serrures affichent La connexion igloohome requiert votre attention : "Rentalbuddy ne parvient plus à joindre votre compte igloohome (depuis le {date}). Tant que vous ne le reconnectez pas, les nouvelles réservations ne reçoivent pas de code PIN." Reconnectez-vous avec Connectez-vous à igloo.
Le moyen de paiement dans Igloo Connect. Si la carte enregistrée dans le portail Igloo Connect d'Igloohome a expiré pendant l'hiver, la synchronisation s'arrête avec Méthode de paiement requise : "Veuillez ajouter une méthode de paiement valide dans le portail Igloo Connect pour synchroniser vos serrures." La vérification nocturne l'affiche aussi sur l'Accueil : "igloohome refuse les requêtes car votre compte Igloo Connect n'a pas de moyen de paiement (depuis le {date})…". Utilisez Ouvrir le portail Igloo Connect et corrigez-le là-bas (côté Igloohome, sous Settings → Payment Method) avant la saison, pas pendant qu'un client attend.

La configuration ou la migration du compte Igloohome lui-même est décrite dans le guide sur le compte Igloohome et Igloo Connect.

3. Chargez les serrures et inspectez-les

L'entretien du matériel relève de votre fournisseur de serrures : suivez ses recommandations. Deux choses à savoir avant de paniquer : les batteries se déchargent pendant le stockage, et une serrure restée sans charge tout l'hiver peut sembler complètement morte jusqu'à ce qu'elle ait passé un bon moment sur le chargeur. Chargez toutes les serrures, puis vérifiez l'essentiel — numéros de casier et autocollants lisibles, codes QR toujours présents sur les unités, anses et portes qui bougent librement. Si une serrure ne s'ouvre pas même avec le bon code, consultez le guide sur une serrure qui ne s'ouvre pas.

Si vous exploitez une station à casiers Gokaya ou une unité Allockate, vérifiez avant la saison son indicateur d'état sur l'onglet Serrures de l'emplacement : En ligne, Aucun signal (stations à casiers uniquement : pas de nouvelles récemment) ou Hors ligne — survolez-le pour voir le dernier contact. Rentalbuddy vérifie les unités toutes les heures ; une unité confirmée hors ligne apparaît comme Unités de serrures hors ligne sur l'Accueil et en rouge sur l'onglet Serrures ("Vérifiez que l'unité est alimentée et connectée au réseau. Ce message disparaît de lui-même dès que l'unité se signale à nouveau."). Tant que l'emplacement est fermé pour la saison, ce n'est qu'une note bleue, qui devient un avertissement si l'unité est toujours hors ligne une semaine avant votre ouverture.

4. Resynchronisez vos serrures Igloohome et testez-les une par une

Allez dans Emplacements → ouvrez l'emplacement → Serrures.
Cliquez sur Synchroniser les serrures Igloohome. La boîte de dialogue récupère vos serrures depuis Igloohome (Récupérer à nouveau recommence). Les serrures que vous avez appairées dans l'application Igloohome pendant l'hiver apparaissent ici, prêtes à être ajoutées avec Choisir un emplacement et Ajouter les serrures ; les serrures déjà placées affichent Placée. La synchronisation efface aussi l'avertissement "Igloohome ne liste plus certaines serrures Igloo de cet emplacement." pour chaque serrure qu'Igloohome liste encore pour vous.
Sur chaque serrure Igloo, utilisez Synchroniser cette serrure depuis Igloo (sur la ligne de la serrure). Cela tente aussi d'obtenir un code PIN pour la serrure. Vous devez voir Serrure synchronisée depuis Igloo ; s'il est indiqué que Rentalbuddy n'a pas pu obtenir de code, vérifiez qu'Igloohome est connecté et que la serrure est appairée dans l'application Igloohome, puis réessayez.
Lisez les avertissements en haut de l'onglet Serrures. Une bannière rouge comme "La serrure {serrure} ne peut pas créer de codes PIN. Les clients qui la réservent ne reçoivent aucun code." (le nom de l'onglet Serrures passe aussi au rouge, et l'Accueil affiche Réservations sans code PIN) signifie que les clients qui réservent cette serrure ne reçoivent pas de code ; les lignes en dessous indiquent pourquoi, et les lignes marquées vous disent de quelle serrure il s'agit. Corrigez la cause et synchronisez : les réservations encore en attente sont réessayées automatiquement et reçoivent leurs codes en quelques minutes. Un avertissement orange "Attention : certaines serrures Igloo de cet emplacement ne peuvent pas créer de codes PIN." concerne d'anciennes serrures saisies par identifiant Bluetooth ; utilisez Synchroniser les serrures Igloohome pour les lier. N'attendez pas d'e-mail : il n'en part un que lorsqu'une serrure en échec a une réservation qui commence dans les 12 heures, alors vérifiez cet onglet vous-même.

Si vous avez des serrures sur plusieurs emplacements, répétez la vérification dans l'onglet Serrures de chaque emplacement. Tout le cycle de vie d'une serrure — ajout, déplacement, remplacement, avertissements — se trouve dans le guide sur les serrures.

5. Réactivez vos serrures — dans la limite de votre forfait

Si vous avez désactivé des serrures pour l'hiver, elles restent masquées dans le parcours de réservation jusqu'à ce que vous les réactiviez.

Une serrure : basculez son interrupteur Actif. L'interface demande Activer le verrou — "Ce verrou deviendra disponible pour les réservations et sera compté dans votre abonnement." — et enregistre dès que vous cliquez sur Activer. Vous voyez Verrou activé.
Toutes les serrures d'un emplacement : lorsque toutes les serrures sont désactivées, l'onglet affiche "Attention : tous les verrous de cet emplacement sont inactifs. Les clients ne verront aucun produit dans le widget de réservation." avec Activer tous les verrous, qui demande une seule confirmation pour toutes.

Seules les serrures actives comptent dans la limite de serrures de votre forfait. Les serrures inactives sont gratuites : vous pouvez donc garder des serrures de rechange ou cassées désactivées dans la liste. L'en-tête de l'onglet Serrures affiche Serrures actives et Serrures inactives pour cet emplacement, et, sur un forfait avec limite, la ligne en dessous indique "{actives} serrures sur {limite} utilisées dans votre forfait, tous emplacements confondus". Paramètres → Facturation affiche les Verrous actifs pour l'ensemble du compte.

Si l'activation d'une serrure dépasse la limite, vous obtenez Aucune place disponible pour un verrou actif — "Désactivez un autre verrou ou ajoutez un verrou actif à votre abonnement." — avec Remplacer le verrou (l'échanger contre une serrure active qui ne reviendra pas) ou Ajouter un verrou actif (ouvre Facturation). Activer tous les verrous est grisé lorsque cela dépasserait la limite : "Activer tous les verrous dépasserait votre limite de verrous actifs."

Le produit de chaque serrure se choisit dans la colonne Produit du tableau des serrures et s'enregistre avec le bouton Sauvegarder — contrairement à l'interrupteur Actif, les changements de produit attendent Sauvegarder. Vérifiez qu'aucune serrure censée être réservable n'est restée sans produit.

6. Remplacez une serrure qui n'a pas survécu à l'hiver

Si une unité est cassée et que vous avez une serrure de rechange, ne supprimez pas l'ancienne pour en ajouter une nouvelle — utilisez Remplacer le verrou sur la ligne de l'ancienne serrure active (l'icône d'échange). Choisissez la serrure inactive qui prend le relais. La nouvelle serrure reprend le produit, l'ancienne est désactivée et perd son produit, et votre nombre de serrures actives reste le même. Si l'ancienne serrure a encore des réservations à venir, cochez Déplacer {n} réservations à venir vers {serrure} pour les transférer. Vous voyez Verrou remplacé (ou le nombre de réservations déplacées).

Une serrure qui a des réservations à venir ne peut pas être celle qui prend le relais ; déplacez d'abord ces réservations dans Gestion des réservations. Un poêle de sauna lié à l'ancienne serrure passe sur la nouvelle, sauf si la nouvelle a déjà le sien. Le remplacement est détaillé dans le guide sur les serrures.

7. Créez les dates d'ouverture de la nouvelle saison

C'est l'oubli classique du printemps : la période de l'an dernier s'est terminée à l'automne, et un emplacement sans période en cours ne reçoit aucune réservation — pas d'erreur, juste une page de réservation vide.

Ouvrez l'emplacement → Dates d'ouverture. La période de l'an dernier apparaît comme Terminé.
Cliquez sur Créer une nouvelle période, ou utilisez Période de copie sur la période de l'an dernier et donnez de nouvelles dates à la copie. Réglez Début des règles et Fin de période pour couvrir la saison.
Vérifiez les Heures de ramassage et Horaires de retour de chaque jour de la semaine. Pour donner les mêmes horaires à d'autres jours, utilisez l'icône de copie d'un jour : elle reprend ses horaires, heures de retrait et de retour comprises, sur Tous les jours ou sur un autre jour. Les heures d'ouverture et de fermeture tombent toujours sur votre intervalle de réservation ; une heure située entre deux créneaux est décalée (ouverture plus tard, fermeture plus tôt), vérifiez donc les horaires après l'enregistrement.
Si vous utilisez des prix saisonniers, définissez le Tableau de prix par période (Haute saison / Basse saison) sur la nouvelle période.
Supprimez les anciennes Dates personnalisées dont vous n'avez plus besoin — jours de fermeture et fermetures pour tempête de l'an dernier.
Cliquez sur Sauvegarder. La période apparaît comme Actif (ou Planifié si elle commence plus tard), et l'avertissement Lieux ne recevant pas de réservations disparaît dès qu'il ne manque plus rien d'autre.

Pensez aussi à l'automne : jusqu'à 14 jours avant la fin d'une période sans rien de défini ensuite, l'onglet Dates d'ouverture avertit "La période en cours se termine le {date} et rien n'est défini ensuite. À partir de là, les clients ne voient aucune date réservable." et l'Accueil l'affiche sous À vérifier.

Chaque réglage de cet onglet est expliqué dans le guide sur les horaires d'ouverture ; si l'emplacement refuse toujours d'être réservable, parcourez le guide expliquant pourquoi les clients ne peuvent rien réserver.

8. Vérifiez les produits, les prix et le stock

Ouvrez Des produits et parcourez la liste : les prix sont-ils toujours justes (y compris les prix de haute et basse saison et les prix par jour de la semaine), les descriptions toujours exactes, le stock conforme à ce qui a survécu au stockage ? N'oubliez pas que, sur les emplacements en libre-service, le nombre de réservations possibles correspond au nombre de serrures actives portant le produit — c'est pourquoi les étapes 5 et 6 comptent plus que le chiffre du stock. Sur les emplacements avec personnel, un produit à la quantité 0 est retiré de la vente et masqué aux clients : remontez donc la quantité de tout ce que vous louez. Si l'Accueil affiche une ligne produit comme "{produit} ne peut pas être réservé." (par exemple pas de prix, ou un prix journalier manquant parmi les sept premiers jours), ouvrez le produit depuis là.

9. Vérifiez que Stripe accepte toujours les paiements

Stripe demande parfois de nouvelles informations pendant l'hiver (identité, coordonnées bancaires, informations sur l'entreprise). Paramètres → Paiements → Paiements en ligne indique en toutes lettres ce que Stripe attend — par exemple "Stripe a besoin d'informations supplémentaires de votre part avant le {date}, sinon les paiements seront suspendus." — avec Compléter sur Stripe. Lorsque les paiements sont suspendus, que les versements sont retenus ou qu'une échéance est en cours, l'Accueil affiche la même chose sous Stripe requiert votre attention. Si les clients ne peuvent pas payer du tout, l'Accueil indique aussi "Aucun lieu ne peut recevoir de réservations tant que les paiements ne sont pas configurés." avec Configurer les paiements. Les détails se trouvent dans le guide sur la connexion Stripe.

10. Vérifiez le bouton de réservation sur votre site web

C'est en hiver que les sites web sont refaits, et les mises à jour de thème sont connues pour supprimer le code intégré. Ouvrez l'onglet Bouton Réserver de l'emplacement et utilisez Aperçu — "Ouvre votre site dans un nouvel onglet avec le parcours de réservation pour vérifier que l’intégration fonctionne." Ouvrez ensuite votre vraie page comme le ferait un client. Pour un bouton intégré, l'onglet indique aussi "Le bouton de réservation est en ligne sur {votre site}" dès que le bouton s'est chargé sur une vraie page ; appuyez sur Vérifier à nouveau après avoir ouvert la page. Profitez-en pour confirmer que URL où le bouton de livre est implémenté pointe toujours vers la bonne page : les liens de vos e-mails clients sont construits à partir de celle-ci. La réinstallation est décrite dans le guide sur l'installation du bouton de réservation.

11. Effectuez une vraie réservation de test

Réservez de bout en bout — réservation, paiement, e-mail de confirmation, code PIN sur la page de déverrouillage, ouverture de la serrure, retour — sur votre vraie page de réservation, pas seulement dans l'aperçu. Le plus simple est Faire une réservation test dans la barre du haut de l'emplacement, à côté de Sauvegarder : gratuite, ou avec un petit montant remboursé aussitôt. Le bouton reste grisé tant que l'emplacement ne peut pas recevoir de réservations, et tant que l'onglet ouvert a des modifications non enregistrées. La réservation test porte l'étiquette Test, est exclue des chiffres de votre tableau de bord et est annulée automatiquement 30 minutes après sa création. Dans Réservations, elle est masquée tant que vous n'activez pas Afficher les réservations test. Un code promo à 100 % ou une réservation du personnel avec Paiement test fonctionnent toujours ; ceux-là, annulez-les vous-même ensuite. Les trois sont décrits dans la check-list de démarrage pour les nouveaux opérateurs. Pour les serrures Igloohome, le code apparaît 15 minutes avant le début, ou à l'heure pleine si la réservation commence plus tard dans l'heure : réservez donc un créneau qui commence maintenant.

12. Relisez vos e-mails, conditions et coordonnées

Paramètres → E-mails → la ligne dont le Déclencheur est Lorsque la réservation est créée (votre confirmation de réservation) : le numéro de téléphone est-il à jour, les instructions de retrait sont-elles toujours exactes ?
Emplacement → Paramètres de l'emplacement → Téléphone de l'emplacement et E-mail de l'emplacement : les clients les voient dans leurs e-mails et les utilisent pour vous joindre. Un emplacement qui ne les a pas, ou qui affiche ceux de Rentalbuddy, est marqué sur son onglet Paramètres de l'emplacement et listé sur l'Accueil sous À vérifier.
Flux client → Paramètres clés → Conditions Générales : sont-elles toujours valables pour cette saison ?

13. Désactivez ce qui ne reviendra pas

Tout ce qui n'a pas survécu à l'hiver doit cesser d'être réservable avant le début de la saison, pas après que quelqu'un l'a réservé :

Une serrure cassée sans rechange : désactivez son interrupteur Actif. L'interface demande Désactiver le verrou ; s'il reste des réservations sur la serrure, elle indique combien ("{n} réservations à venir sont encore sur ce verrou.") avec Ouvrir la gestion des réservations. Les réservations déjà présentes sur une serrure désactivée conservent leurs codes d'accès, sauf si vous les déplacez. Préférez la désactivation à la suppression : la suppression est définitive.
Un produit que vous ne proposez plus : retirez-le d'abord de ses serrures, puis utilisez Supprimer le produit. Tant qu'une serrure le porte encore, la suppression est refusée : "Ce produit est encore lié à une serrure. Retirez-le de la serrure sous l'onglet Serrures de l'emplacement, puis réessayez." Un produit qui a des réservations à venir ne peut pas non plus être supprimé ; la boîte de dialogue liste ces réservations.
Une serrure dont vous vous séparez : une serrure qui a des réservations à venir ne peut pas être supprimée. Déplacez d'abord ses réservations, ou laissez-la simplement désactivée.

Voilà la routine du printemps : avertissements de l'Accueil, connexion Igloohome, batteries, resynchronisation, réactivation des serrures, remplacement, dates d'ouverture, produits, Stripe, bouton du site, réservation de test, textes, nettoyage. Dans cet ordre, cela prend un après-midi.

Questions fréquentes

C'est le printemps et rien n'est réservable — qu'est-ce que j'ai oublié ? Presque toujours les dates d'ouverture : la période de l'an dernier est terminée. Ouvrez l'emplacement → Dates d'ouverture → Créer une nouvelle période (ou Période de copie) et définissez les dates de cette saison.

Mes serrures ne fonctionnent plus après l'hiver. Chargez-les, puis, dans l'onglet Serrures de l'emplacement, utilisez Synchroniser les serrures Igloohome et Synchroniser cette serrure depuis Igloo. Si la synchronisation indique Méthode de paiement requise, corrigez d'abord le moyen de paiement dans le portail Igloo Connect.

Je n'arrive pas à réactiver mes serrures — il est écrit Aucune place disponible pour un verrou actif. Seules les serrures actives comptent dans la limite de votre forfait. Désactivez une serrure que vous n'utilisez plus, utilisez Remplacer le verrou pour échanger une serrure cassée contre une de rechange, ou choisissez Ajouter un verrou actif pour ajouter une place dans Facturation.

Les serrures désactivées comptent-elles dans ma limite de serrures ? Non. Les serrures inactives ne comptent pas ; seules les serrures actives occupent une place dans votre forfait.

Où est-ce que je réactive les serrures maintenant ? Il n'y a plus de page Stations. Sur chaque emplacement : Emplacements → ouvrez l'emplacement → Serrures, puis l'interrupteur Actif de chaque serrure ou Activer tous les verrous.

L'Accueil affiche "La dernière période s’est terminée le" — quelque chose est cassé ? Non, votre saison est simplement terminée. Créez la période de la nouvelle saison dans l'onglet Dates d'ouverture de l'emplacement.

Une serrure s'est cassée pendant l'hiver — faut-il la supprimer ? Non. Si vous avez une serrure de rechange, utilisez Remplacer le verrou pour qu'elle reprenne le produit et les réservations ; sinon, désactivez la serrure cassée.

Comment tout tester avant l'arrivée du premier client ? Utilisez Faire une réservation test dans la barre du haut de l'emplacement et réservez via votre vraie page de réservation. Le test est marqué, exclu de vos chiffres et annulé automatiquement après 30 minutes.

J'ai fait une réservation test : pourquoi n'apparaît-elle pas dans Réservations ? Les réservations test sont masquées par défaut. Activez Afficher les réservations test dans Réservations pour les voir.

Comment donner les mêmes horaires d'ouverture à tous les jours ? Dans Dates d'ouverture, utilisez l'icône de copie du jour dont les horaires sont justes, choisissez Tous les jours (ou un jour à la fois), puis cliquez sur Sauvegarder. Elle remplace l'ancien Aligner tous les jours sur le lundi.

L'Accueil indique Unités de serrures hors ligne — que faire ? Vérifiez que la station à casiers ou l'unité Allockate est alimentée et connectée au réseau (et, pour les stations à casiers, que la carte SIM fonctionne). L'avis disparaît de lui-même dès que l'unité se signale à nouveau.

Le bouton de réservation a disparu de mon site web. Une mise à jour du site ou du thème a probablement supprimé le code. Vérifiez avec Aperçu dans l'onglet Bouton Réserver et réinstallez le code comme décrit dans le guide sur le bouton de réservation.