Vos clients contactent Rentalbuddy au lieu de vous — assurez-vous qu'ils puissent vous joindre

Vos locataires appellent ou écrivent à Rentalbuddy au lieu de vous — ou bien ils répondent à leur e-mail de confirmation et n'ont jamais de nouvelles. Ils ne font rien d'étrange : quand vos propres coordonnées manquent, le seul nom qu'ils trouvent est le nôtre.

Rentalbuddy vous accompagne, vous, le loueur ; vous accompagnez vos propres clients. Rentalbuddy ne peut pas aider un locataire avec sa réservation, une clé ou un remboursement : chaque locataire qui arrive chez nous est un locataire qui vous attend. La correction prend quelques minutes par emplacement.

Pourquoi les clients se retrouvent chez Rentalbuddy

Voici ce que voit un locataire, et d'où vient chaque élément :

• L'expéditeur de l'e-mail. Les e-mails de réservation sont envoyés depuis l'adresse no-reply de Rentalbuddy, et le nom d'expéditeur que voient les clients dans leur boîte de réception est actuellement RentalBuddy, et non le nom de votre entreprise.
• Les réponses. Un client qui clique sur Répondre écrit à cette adresse no-reply. Les réponses ne vous parviennent pas.
• La ligne de contact de l'e-mail. Le bloc Coordonnées – Emplacement affiche l'adresse de l'emplacement et "Contact: [téléphone] or [e-mail]" à partir des coordonnées propres à l'emplacement. Si aucun téléphone ni e-mail n'est enregistré pour un emplacement, les clients voient littéralement [Site Phone] et [Site Email] à cet endroit.
• Les pages de déverrouillage, de retour et d'annulation. Elles indiquent "Si vous avez des questions, veuillez nous contacter à [e-mail] ou [téléphone]." avec l'e-mail et le téléphone de l'emplacement. S'ils sont vides, la phrase comporte des trous à la place de vos coordonnées.
• « powered by Rentalbuddy ». La fenêtre de réservation et la page de déverrouillage affichent un petit logo powered by Rentalbuddy qui renvoie vers rentalbuddy.io. Quand vos coordonnées ne figurent nulle part, c'est ce lien que suivent les clients.

La correction la plus importante concerne donc les coordonnées de l'emplacement. Elles alimentent à la fois l'e-mail, les pages de déverrouillage et de retour, et le message « non disponible » de la fenêtre de réservation.

Renseigner les coordonnées de chaque emplacement

1. Allez dans Emplacements et ouvrez l'emplacement.
2. Dans l'onglet Paramètres de l'emplacement, trouvez la carte Emplacement et coordonnées.
3. Renseignez E-mail de l'emplacement et Téléphone de l'emplacement avec l'adresse et le numéro que vos clients doivent utiliser — ceux auxquels quelqu'un répond réellement pendant la location. Au-dessus du champ e-mail, la carte vous le rappelle : « Vos clients voient l'e-mail et le téléphone de l'emplacement lors de la réservation et dans leurs e-mails de confirmation. »
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Répétez l'opération pour chaque emplacement : les coordonnées sont enregistrées par emplacement, et chaque réservation utilise celles de son propre emplacement. Si plusieurs emplacements partagent le même contact, Copier depuis ("Copier l'e-mail et le téléphone d'un autre emplacement.") ouvre Copier les coordonnées, où vous choisissez dans Sélectionner depuis un emplacement puis confirmez.

Les deux champs sont obligatoires. Un nouvel emplacement les reçoit pré-remplis à partir des coordonnées de votre compte lors de sa création (modifiez-les si le lieu a les siennes), et l'onglet ne peut pas être enregistré sans eux : l'e-mail doit être valide et le numéro de téléphone doit comporter au moins six chiffres. L'e-mail ou le numéro de téléphone de Rentalbuddy lui-même est refusé : "Ce sont les coordonnées de Rentalbuddy. Indiquez les vôtres pour que les clients vous joignent, et non nous." Les clients qui obtiennent le téléphone ou l'e-mail de Rentalbuddy joignent une équipe qui ne peut ni ouvrir les serrures ni modifier les réservations pour eux.

Les emplacements plus anciens, enregistrés avant que ces champs ne deviennent obligatoires, peuvent encore ne pas les avoir ou afficher les coordonnées de Rentalbuddy. Rentalbuddy les signale :

• la carte Emplacement et coordonnées indique "Cet emplacement n'a ni e-mail ni numéro de téléphone pour les clients, les confirmations de réservation ne leur donnent donc aucun moyen de vous joindre." ou "Cet emplacement affiche encore les coordonnées de Rentalbuddy, les clients qui ont besoin d'aide nous contactent donc à votre place.",
• l'onglet Paramètres de l'emplacement reçoit une marque, et la liste Emplacements affiche une marque après le nom de l'emplacement,
• l'Accueil le liste sous À vérifier : "Beach n'a pas de coordonnées pour les clients.", avec Ouvrir le lieu.

Les marques disparaissent dès que vous enregistrez des coordonnées valides qui sont les vôtres. Vérifiez-les de nouveau chaque fois qu'un membre de l'équipe ou un numéro de téléphone change ; Rentalbuddy ne peut pas savoir si quelqu'un répond encore à ce numéro.

Vérifier le bloc de contact dans vos e-mails

Le bloc Coordonnées – Emplacement est activé dans les modèles d'e-mail standard. Pour le vérifier :

1. Allez dans Paramètres → E-mails et ouvrez votre e-mail de confirmation.
2. Assurez-vous que Coordonnées – Emplacement est activé.
3. Faites de même pour vos e-mails de rappel.

L'aperçu de l'éditeur affiche des coordonnées d'exemple, pas les vôtres ; regardez donc une vraie confirmation — votre propre copie, ou une confirmation issue de Faire une réservation test dans la barre du haut de l'emplacement, à côté de Sauvegarder. Si elle affiche [Site Phone] ou [Site Email], l'emplacement de cette réservation n'a aucune coordonnée enregistrée.

Si vous utilisez la variable [Site phone] dans votre propre texte d'e-mail, elle reste simplement vide quand aucun téléphone n'est enregistré pour l'emplacement.

Pour en savoir plus sur les modèles d'e-mail, y compris les blocs Texte d'introduction et Texte final où vous pouvez ajouter une phrase comme « Une question pendant votre location ? Appelez-nous au… », consultez le guide sur les e-mails de confirmation et de rappel.

Les réponses à l'e-mail de confirmation ne vous parviennent pas

L'adresse d'expédition est une adresse no-reply qui ne peut pas être modifiée dans l'admin, et il n'existe aucun réglage pour une adresse de réponse. Donc :

• indiquez aux clients dans le texte de l'e-mail comment vous joindre — téléphone et e-mail — au lieu de compter sur une réponse,
• laissez Coordonnées – Emplacement activé et les coordonnées de l'emplacement renseignées.

Si un client dit « j'ai répondu à l'e-mail et personne ne m'a répondu », sa réponse est partie vers l'adresse no-reply ; demandez-lui d'utiliser plutôt le numéro de téléphone ou l'e-mail indiqués dans la confirmation.

Le message d'erreur de la page de déverrouillage cite votre personne de contact

Si quelque chose se passe mal sur la page de déverrouillage, le client voit Une erreur est survenue et "Veuillez réessayer ou contacter [nom] au [emplacement] sur [téléphone]." Le nom est le Nom de la personne de contact de l'onglet Compte dans Paramètres, et le téléphone est le Téléphone de l'emplacement. Tenez les deux à jour — c'est le message que lit un client planté devant une serrure qui ne lui donne pas de code.

Vérifier vos Conditions Générales

Les clients doivent cocher "J'accepte les Conditions Générales." lors du paiement, et le texte qu'ils ouvrent à cet endroit est le vôtre. Des loueurs ont mis en ligne des modèles de conditions remplis d'espaces réservés, ou des conditions portant le nom et les coordonnées d'une autre entreprise — et les clients contactaient alors l'entreprise citée.

1. Allez dans Paramètres → Flux client (ou dans l'onglet Flux client propre à l'emplacement, s'il utilise des paramètres spécifiques).
2. Dans Paramètres clés, trouvez Conditions Générales — "Les clients acceptent ce texte lors du paiement en cochant "J'accepte les Conditions Générales". C'est l'accord juridiquement contraignant entre vous et le client ; veillez à ce qu'il soit complet et à jour."
3. Cliquez sur Modifier les conditions. Si la carte indique "Aucune condition n'a encore été ajoutée.", les clients acceptent un texte vide.
4. Assurez-vous que les conditions mentionnent votre entreprise et vos coordonnées, et qu'il ne reste aucun texte de modèle comme des espaces réservés entre crochets.

Rentalbuddy vous aide aussi ici : des conditions contenant du texte de modèle à compléter, des conditions très courtes, l'absence de conditions ou le même texte dans plusieurs langues sont signalés dans l'onglet Flux client et sur l'Accueil sous À vérifier (par exemple "Les conditions générales de Beach sont à vérifier."). Le guide sur le flux client détaille les vérifications.

Rentalbuddy peut partager des exemples de modèles de conditions sur demande. Ce n'est qu'un point de départ ; adaptez-les à votre activité et faites-les vérifier pour votre pays.

Répondre aux questions habituelles avant que les clients ne les posent

Beaucoup de questions de locataires sont « qu'est-ce qui est inclus ? », « où est-ce exactement ? » et « puis-je annuler ? ». Si les réponses ne figurent nulle part dans le parcours de réservation, les clients cherchent un contact — et le plus facile à trouver peut être le nôtre.

• Page de réservation Rentalbuddy — si vos clients réservent sur une page que Rentalbuddy héberge pour vous, remplissez la section Contenu de l'onglet Site web de l'emplacement : Nom de l'entreprise, Slogan et Description ("Modifiez le slogan et la description pour chaque langue utilisée sur la page de réservation.").
• Descriptions des produits — indiquez ce qui est inclus, les tailles et ce que le client doit apporter. Consultez le guide sur la création et la gestion des produits.
• L'e-mail de confirmation — itinéraire, instructions de retrait et vos règles d'annulation dans le texte de l'e-mail ; le bloc Itinéraires – Emplacement ajoute un lien vers une carte.

Comptes gérés par un partenaire

Si un partenaire Rentalbuddy a configuré et gère votre compte, rien ne change côté locataire : vos clients voient les coordonnées enregistrées sur vos emplacements, et les étapes ci-dessus s'appliquent telles quelles.

Pour vos propres questions de loueur, votre partenaire est généralement votre premier interlocuteur. Sous Paramètres → Facturation, l'admin l'indique : "Ce compte est géré par [partenaire]." ou "Vous êtes abonné via [partenaire]. Pour plus d'informations sur votre abonnement, consultez [lien]."

Partenaires qui configurent des emplacements pour leurs clients : renseignez sur chaque emplacement créé le téléphone et l'e-mail du client lui-même, pas les vôtres ni ceux de Rentalbuddy.

Une vérification rapide avant la saison

• Chaque emplacement a E-mail de l'emplacement et Téléphone de l'emplacement renseignés avec vos propres coordonnées, et l'Accueil n'affiche rien sous À vérifier concernant les coordonnées.
• Un vrai e-mail de confirmation affiche vos coordonnées, sans [Site Phone] ni [Site Email].
• Vos conditions sous Paramètres clés sont les vôtres, complètes et sans espaces réservés de modèle.
• Le Nom de la personne de contact de l'onglet Compte est quelqu'un qui travaille toujours avec vous.
• Le texte de vos e-mails indique aux clients comment vous joindre pendant la location.

Questions fréquentes

Pourquoi nos clients appellent-ils Rentalbuddy au lieu de nous ? Généralement parce que le Téléphone de l'emplacement et l'E-mail de l'emplacement d'un emplacement plus ancien sont vides ou sont encore ceux de Rentalbuddy, si bien que le seul nom présent dans l'e-mail et sur la page de déverrouillage est le nôtre. Renseignez les vôtres dans l'onglet Paramètres de l'emplacement de chaque emplacement ; ces emplacements sont marqués et listés sur l'Accueil sous À vérifier.

Où les clients voient-ils l'e-mail et le téléphone de l'emplacement ? Lors de la réservation et dans leurs e-mails de confirmation, comme l'indique la ligne au-dessus du champ e-mail. Les pages de déverrouillage, de retour et d'annulation les affichent aussi.

Pourquoi ne puis-je pas enregistrer le numéro de téléphone de Rentalbuddy comme téléphone de l'emplacement ? Les clients appelleraient alors Rentalbuddy, qui ne peut pas les aider pour leur réservation. Indiquez un numéro et une adresse e-mail auxquels votre propre équipe répond.

L'e-mail de confirmation affiche « [Site Phone] » et « [Site Email] » — qu'est-ce que c'est ? Cet emplacement n'a ni téléphone ni e-mail enregistré. Ajoutez-les sous Emplacement et coordonnées dans l'onglet Paramètres de l'emplacement ; les prochains e-mails afficheront vos vraies coordonnées.

Les clients répondent à l'e-mail de réservation mais nous ne recevons jamais rien. L'e-mail provient d'une adresse no-reply et les réponses ne vous parviennent pas. Indiquez votre téléphone et votre e-mail dans le texte de l'e-mail et laissez Coordonnées – Emplacement activé.

Puis-je changer le nom ou l'adresse d'expéditeur des e-mails ? Pas dans l'admin. Les e-mails partent de l'adresse no-reply de Rentalbuddy et affichent actuellement RentalBuddy comme expéditeur ; assurez-vous donc que vos propres coordonnées figurent dans l'e-mail lui-même.

Comment faire apparaître notre numéro de téléphone dans l'e-mail envoyé après la réservation ? Enregistrez-le comme Téléphone de l'emplacement sur l'emplacement ; le bloc Coordonnées – Emplacement de l'e-mail l'affiche automatiquement.

Nos conditions mentionnent une autre entreprise et du texte de remplissage — où les modifier ? Sous Paramètres → Flux client → Paramètres clés → Conditions Générales → Modifier les conditions, ou dans l'onglet Flux client propre à l'emplacement s'il utilise des paramètres spécifiques.

Notre compte est géré par un partenaire — qui nos clients doivent-ils contacter ? Vous. Vos clients voient les coordonnées de vos emplacements ; le partenaire est votre propre interlocuteur pour les questions concernant votre compte.

Rentalbuddy répond-il à nos locataires à notre place ? Non. Rentalbuddy vous accompagne en tant que loueur ; les locataires doivent pouvoir vous joindre, c'est pourquoi vos coordonnées doivent figurer sur chaque emplacement.