Rapporten en exports: cijfers op het dashboard, omzet per locatie, CSV-exports

Rentalbuddy heeft één rapport op het scherm, het dashboard, en meerdere exports naar CSV-bestanden. Deze handleiding behandelt beide, wat elk bestand bevat en waar verhuurders vaak om vragen maar wat nog niet bestaat.

Het dashboard: je rapport op het scherm

Zodra je checklist voor de start is afgerond, opent Home het dashboard. Het is een rapport dat je op het scherm leest; er is geen downloadknop.

Bovenaan kies je drie dingen:

• Datumbereik: de periode waar de hele pagina over gaat. Standaard de afgelopen 30 dagen. Kies de data in de kalender of typ ze in. Het dashboard beslaat 1 januari 2015 tot het einde van het jaar over vijf jaar; data daarbuiten zijn grijs. Een getypt bereik dat onvolledig is, buiten die jaren valt of eindigt voordat het begint, wordt niet toegepast, en als je wegklikt, springt het veld terug naar het bereik dat de pagina toont.
• Boekingen op: Boekingsdatum (wanneer de klant boekte) of Startdatum (wanneer de huur begint). Dit verandert de cijfers flink. Voor "wat hebben we in juni verkocht" gebruik je Boekingsdatum; voor "hoe druk was het in juni" gebruik je Startdatum.
• Locaties: een lijst om je locaties aan te vinken, die Alle locaties toont als alles is aangevinkt. Deze verschijnt alleen als je meer dan één locatie hebt.

De cijfers bovenaan

Cijfer	Wat het betekent
Gemiddelde boekingsduur	Gemiddelde huurduur in uren
Gemiddelde bestelwaarde	Boekingsomzet gedeeld door het aantal boekingen (verkoop van lidmaatschappen telt niet mee)
Totale omzet	De geboekte waarde in de periode, in de valuta van je account, inclusief verkoop van lidmaatschappen
Totaal aantal reserveringen	Aantal boekingen
Lidmaatschapsaankopen	Aantal en waarde van verkochte lidmaatschappen (alleen als lidmaatschappen aan staan)

Geannuleerde boekingen en boekingen waarvan de betaling is verlopen, tellen niet mee. De cijfers zijn de waarde van de boekingen, niet het geld dat aan je wordt uitbetaald: terugbetalingen, kosten en uitbetalingen staan in Stripe (zie hieronder).

Testboekingen die met Doe een testboeking zijn gemaakt, tellen nooit mee in de cijfers op het dashboard, en ze worden 30 minuten nadat ze zijn gemaakt automatisch geannuleerd. In Boekingen zijn ze verborgen, tenzij je Testboekingen tonen ({count}) aanzet, en dan gemarkeerd met Test; verborgen testboekingen worden nooit geselecteerd, dus ze worden ook niet geëxporteerd of afgedrukt. Andere manieren van testen tellen mee zoals elke andere boeking tot je ze annuleert: een personeelsboeking die met een Testbetaling is geregistreerd, of een boeking met een kortingscode van 100 %. Annuleer die als je klaar bent, zodat ze de cijfers niet opblazen.

De grafiek: bestellingen, omzet en Per locatie

Onder de cijfers staat een staafgrafiek over de periode. Standaard toont die het aantal bestellingen. Vink Omzet aan om in plaats daarvan de omzet te zien. Heb je meerdere locaties, vink dan Per locatie aan om elke staaf per locatie op te splitsen; zo vergelijk je locaties het snelst. Beweeg met de muis over een staaf om de exacte waarden te zien. Korte periodes worden per dag getoond, langere in grotere stappen en heel lange per week.

Nationaliteit van de klant

Een lijst met landen, vlaggen en het aantal boekingen per land. Het land wordt afgeleid uit de landcode van het telefoonnummer van de klant, dus een Zweed met een Duits mobiel nummer telt als Duits. Boekingen zonder telefoonnummer, of met een nummer dat niet kan worden herkend, verschijnen als Onbekend.

Producten

Welke producten in de periode het vaakst zijn geboekt, gegroepeerd per type (Verhuur, Evenement, Verzekering, Accessoire, Lidmaatschap). De cijfers zijn geboekte aantallen, geen omzet.

Omzet per locatie

Twee manieren, allebei op het dashboard:

• Eén locatie tegelijk: vink in Locaties alles uit behalve één locatie en lees Totale omzet af. Herhaal voor de volgende.
• Naast elkaar: vink in de grafiek Omzet en Per locatie aan en beweeg met de muis over de staven.

Er is geen tabel met omzet per locatie om te downloaden. Heb je de cijfers nodig in een spreadsheet, exporteer dan de boekingen van die locatie (zie hieronder) en tel de waardekolom op.

Zo werken exports: rijen aanvinken, dan Exporteren

Elke export in de beheeromgeving werkt hetzelfde: vink de rijen aan die je wilt en druk dan op Exporteren. De knop Exporteren is grijs totdat je minstens één rij hebt aangevinkt, en het getal tussen haakjes is hoeveel je hebt aangevinkt, bijvoorbeeld Exporteren (12). Filter de lijst eerst en vink dan aan.

Hoe het vakje in de tabelkop werkt, hangt af van de lijst:

• Boekingen, de Bestelgeschiedenis van een klant en het tabblad Aankopen bij lidmaatschappen: het vakje in de tabelkop (Deze pagina selecteren op een telefoon) vinkt alleen de boekingen op de huidige pagina aan. Een regel boven de lijst zegt dan wat er is aangevinkt, Geselecteerd op deze pagina: {count}, Geselecteerd: {count} of Alles geselecteerd: {count}, met Alle {count} selecteren om de hele gefilterde lijst (alle pagina's) aan te vinken en Wissen om alles uit te vinken. Verlengingsrijen worden overgeslagen als je in één keer aanvinkt; vink ze één voor één aan als je ze nodig hebt. Boekingen die uit de lijst vallen, bijvoorbeeld als je een filter wijzigt, verdwijnen ook uit de selectie.
• Klanten en het tabblad Leden bij lidmaatschappen: het vakje in de tabelkop vinkt alle rijen in de huidige lijst aan.

De bestanden zijn CSV-bestanden, die openen in Excel, Numbers, Google Spreadsheets en de meeste boekhoudprogramma's.

Op een telefoon verschijnen de knoppen Exporteren en Afdrukken zodra je boekingen hebt geselecteerd door erop te tikken.

Boekingen exporteren

Boekingen in het linkermenu → filteren → rijen aanvinken → Exporteren.

Welke boekingen in de lijst staan, bepaalt wat je kunt exporteren:

• De locatie die in de kiezer Locatie in het linkermenu is geselecteerd. Zet Weergave voor alle locaties aan om boekingen van alle locaties te zien.
• De keuzelijst Datumbereik: Huidig omvat recente boekingen (vanaf ongeveer twee maanden terug), of kies een heel jaar en druk dan op Ophalen.
• Filters en Boekingen zoeken beperken de lijst verder.

"Het hele vorige seizoen voor één locatie" wordt dus: kies de locatie, kies het jaar, Ophalen, vink het vakje in de tabelkop aan, druk op Alle {count} selecteren en dan op Exporteren.

Testboekingen zijn verborgen in de lijst, tenzij Testboekingen tonen ({count}) aan staat, en verborgen testboekingen worden nooit geselecteerd, dus ze komen niet in het bestand.

Grote selecties. De export wordt op de server in delen gemaakt, dus er is geen limiet aan de grootte: een heel jaar voor alle locaties exporteer je in één keer. Mislukt het, dan zie je "Kon de boekingen niet exporteren. Probeer het opnieuw."

Wat het boekingsbestand bevat

Eén rij per boeking, gesorteerd op start. Kolomkoppen en woorden (kanaal, status, betaalstatus) staan in de taal van je beheeromgeving. In het Nederlands zijn de kolommen, in deze volgorde:

Bestelnummer, Aangemaakt, Locatie, Start, Einde, Inchecken, Uitchecken, Naam, E-mail, Telefoonnummer, Producten, Slot, Kanaal, Status, Betaalstatus, Valuta, Totaal (incl. BTW), Btw, Korting, Kortingscode, Betaald, Nog te betalen

Daarna volgt één kolom per vraag, voor boekingen met antwoorden op de oudere terugbrengvragenlijst (beoordelingsvragen).

• Datums en tijden staan als YYYY-MM-DD HH:mm, in de tijdzone van de locatie.
• Bedragen hebben twee decimalen, met een decimale komma in elke taal van de beheeromgeving behalve Engels.
• Producten noemt elk product als "Naam ×aantal".
• Slot bevat de slotnummers, voor elke locatie in de export.
• Betaalde boekingen van vóór augustus 2025, toen Rentalbuddy betaalde bedragen begon vast te leggen, tellen als volledig betaald.
• Het bestand is gescheiden door puntkomma's en begint met een byte-order mark, zodat het in Excel ingesteld op Zweeds, Noors, Deens, Fins of Duits meteen in kolommen opent.

Het bestand bevat geen antwoorden op je eigen velden; die staan op de detailpagina van elke boeking en op de afdruk.

Boekingen afdrukken

Afdrukken naast Exporteren drukt de aangevinkte boekingen af, één boeking per pagina. Je kunt ook één boeking afdrukken vanaf de detailpagina; beide gebruiken dezelfde opmaak:

• je bedrijfsnaam, de locatie en je logo, en een melding als het een testboeking is,
• het nummer van de Verkooporder met start, einde, inchecken en uitchecken, Aangemaakt, Kanaal en Extra informatie,
• Klant (of "Er is geen klant aan deze boeking gekoppeld."), en Antwoorden van klant,
• Bestelregels,
• Betaling: Betaalstatus, Totaal (incl. BTW), Betaald en Nog te betalen (de betaalgeschiedenis wordt niet afgedrukt),
• Antwoorden vóór ontgrendeling en Retourantwoorden.

Afdrukken kan met maximaal 500 boekingen tegelijk. Zijn er meer aangevinkt, dan is Afdrukken grijs en zegt de regel boven de lijst: "Afdrukken kan met maximaal 500 boekingen tegelijk. Selecteer pagina voor pagina om af te drukken, of gebruik Exporteren voor de hele lijst." Met meer dan 200 aangevinkt zie je "{count} boekingen worden voorbereid om af te drukken. Dit kan een à twee minuten duren en de pagina reageert in de tussentijd mogelijk niet." Wacht op het afdrukvenster. Kan één boeking niet worden getoond, dan staat op de pagina ervan "Boeking {id} kon niet worden weergegeven."; mislukt het laden helemaal, dan "Kon de boekingen niet laden om af te drukken. Probeer het opnieuw."

Afdrukken markeert de boekingen als Afgedrukt, maar alleen voor gebruikers die boekingen mogen bewerken. Gebruikers die boekingen alleen mogen bekijken, kunnen nog steeds afdrukken; er wordt dan niets gemarkeerd.

Wil je een PDF, kies dan "Opslaan als PDF" in het afdrukvenster van je browser. Het filteren en selecteren in de lijst wordt uitgebreider beschreven in de handleiding over boekingen zoeken en filteren.

De boekingen van één klant

Klanten → open de klant → Bestelgeschiedenis. Vink de boekingen aan (het vakje in de tabelkop vinkt de huidige pagina aan; Alle {count} selecteren vinkt ze allemaal aan) en druk op Exporteren (of Afdrukken). Je krijgt hetzelfde soort bestand, maar alleen met de boekingen van die klant. Handig als een klant om een overzicht vraagt van alles wat hij heeft geboekt.

Klanten exporteren (klantenlijst naar Excel)

Klanten in het linkermenu → rijen aanvinken → Exporteren. Het bestand is customers.csv met de kolommen:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country en Consent To Email (Yes/No).

Staan lidmaatschappen aan voor je account, dan komen er na het telefoonnummer drie kolommen bij: Member, Coverage en Discount.

De kolomkoppen in dit bestand zijn altijd in het Engels, in welke taal je de beheeromgeving ook gebruikt. Consent To Email is de marketingtoestemming van de klant (in de lijst getoond als Toestemming voor e-mail). Houd je daaraan als je het bestand voor iets anders gebruikt dan de boekingen zelf.

Klanten horen bij je account, niet bij één locatie, dus er is geen klantenexport per locatie. Dezelfde persoon kan op meerdere van je locaties boeken.

Lidmaatschappen exporteren

Gebruikt je account lidmaatschappen, dan heeft Lidmaatschappen twee exports:

• Het tabblad Leden exporteert members.csv met Naam, E-mail, Lidmaatschapsbereik, Locatie, Toegevoegd via, Korting, Geldig tot en Status. De kolomkoppen volgen de taal van je beheeromgeving. Afdrukken drukt de aangevinkte leden af.
• Het tabblad Aankopen exporteert de verkoop van lidmaatschappen zelf, in hetzelfde formaat als de boekingsexport.

QR-codes zijn geen export

QR downloaden op het tabblad Boekknop van een locatie downloadt een afbeelding, geen gegevens. Zie de handleiding over boekingslinks en QR-codes.

Wat de beheeromgeving niet rapporteert

Deze vragen komen elk seizoen terug, dus dit bestaat vandaag niet:

• Bezettingsgraad. Er is geen rapport van hoeveel uur een kajak, slot of sauna verhuurd was tegenover hoeveel uur die beschikbaar was. Het dichtst in de buurt kom je door de boekingen van een periode te exporteren en het in een spreadsheet uit te rekenen.
• Omzet per product of accessoire. Het paneel Producten op het dashboard telt hoeveel er zijn geboekt, niet hoeveel ze hebben opgebracht.
• Een downloadbaar omzetrapport, per locatie of totaal. De cijfers op het dashboard zijn alleen op het scherm te zien.
• Een boekhoudbestand. De boekingsexport bevat het totaal en de btw van elke boeking, maar is de ruwe lijst met boekingen; of die in je boekhoudprogramma past, hangt af van dat programma. Test eerst met één maand.
• PDF-rapporten. Waar een knop Afdrukken staat, druk je vanuit de browser af naar PDF.

Houdt een van deze punten je tegen, laat het de support weten. Door te weten welke verhuurders echt nodig hebben, krijgen ze prioriteit.

Waar de geldbedragen staan: Stripe

Uitbetalingen, kosten, terugbetalingen, chargebacks, details per betaling, btw-rapporten en de ontvangstbewijzen van je klanten staan in Stripe, niet in Rentalbuddy. Rentalbuddy vertelt je wat er is geboekt en wat de klant in rekening is gebracht; Stripe vertelt je welk geld er echt is verplaatst. Voor afstemming met je bank of boekhouder begin je in Stripe. De handleiding over Rentalbuddy en Stripe legt uit wat waar gebeurt.

Je eigen Rentalbuddy-facturen staan onder Instellingen → Facturering → Factureringsportaal.

Snelle referentie

Ik heb nodig…	Waar
Boekingen van een periode, naar Excel	Boekingen → Datumbereik → Ophalen → vakje in de tabelkop → Alle {count} selecteren → Exporteren
De boekingen van één klant	Klanten → de klant → Bestelgeschiedenis → Exporteren
Een klanten- of mailinglijst	Klanten → aanvinken → Exporteren
Leden of lidmaatschapsverkoop	Lidmaatschappen → Leden of Aankopen → Exporteren
Omzet over een periode	Dashboard → Datumbereik → Totale omzet
Omzet van één locatie	Dashboard → Locaties → alles uitvinken behalve één
Locaties vergelijken	Grafiek op het dashboard → Omzet en Per locatie aanvinken
Boekingen geteld op huurdatum	Dashboard → Boekingen op → Startdatum
Waar onze klanten vandaan komen	Dashboard → Nationaliteit van de klant
Uitbetalingen, kosten, btw, ontvangstbewijzen	Stripe
Onze Rentalbuddy-facturen	Instellingen → Facturering → Factureringsportaal

Veelgestelde vragen

Is er een rapportfunctie? Kan ik onze verkoop in Excel krijgen? Het dashboard toont de cijfers op het scherm. Voor een spreadsheet exporteer je de boekingen: Boekingen → vink het vakje in de tabelkop aan → Alle {count} selecteren → Exporteren geeft een CSV-bestand dat in Excel opent.

Hoe zie ik de omzet per locatie, bijvoorbeeld om een factuur met een partner te verdelen? Vink op het dashboard onder Locaties alle locaties uit behalve één en lees Totale omzet af, of vink in de grafiek Omzet en Per locatie aan.

Waarom is de knop Exporteren grijs? Er is niets aangevinkt. Vink de rijen aan die je wilt (of het vakje in de tabelkop voor de hele pagina, en dan Alle {count} selecteren voor de hele lijst) en druk dan op Exporteren.

Waarom toont het dashboard een ander totaal dan mijn uitbetaling van Stripe? Het dashboard toont de waarde van de boekingen in de periode. Stripe-uitbetalingen zijn na kosten en terugbetalingen, en volgen het uitbetalingsschema van Stripe.

De cijfers veranderen als ik Boekingen op wissel. Wat klopt er? Allebei. Boekingsdatum telt wanneer klanten boekten; Startdatum telt wanneer de verhuur plaatsvindt.

Waarom staat er Onbekend bij Nationaliteit van de klant? De nationaliteit komt uit de landcode van het telefoonnummer. Boekingen zonder telefoonnummer, of met een nummer dat niet kan worden herkend, verschijnen als Onbekend.

Kan ik zien hoe vaak elke kajak of sauna wordt gebruikt (verhuurfrequentie)? Niet als rapport. Exporteer de boekingen van de periode en tel per slot in een spreadsheet; de kolom Slot bevat de slotnummers voor elke locatie.

Onze testboekingen staan in de Totale omzet. Boekingen die met Doe een testboeking zijn gemaakt, tellen nooit mee. Andere tests, zoals een personeelsboeking met een Testbetaling of een kortingscode van 100 %, tellen mee als echte boekingen tot ze worden geannuleerd. Annuleer ze en de cijfers dalen.

Kan ik een btw-rapport krijgen? Niet uit Rentalbuddy. De btw-aangifte komt uit Stripe en je boekhouding; de boekingsexport is de ruwe lijst met boekingen, met de Btw van elke boeking.

Ik vink het vakje in de tabelkop aan, maar alleen de boekingen op deze pagina worden geselecteerd. Dat is zo bedoeld: het vakje in de tabelkop vinkt de huidige pagina aan. Druk op Alle {count} selecteren in de regel boven de lijst om alle boekingen in de gefilterde lijst aan te vinken.

Waarom is Afdrukken grijs? Er is niets aangevinkt, of er zijn meer dan 500 boekingen aangevinkt: afdrukken kan met maximaal 500 tegelijk. Vink er minder aan en druk pagina voor pagina af, of gebruik Exporteren voor de hele lijst.

Staan testboekingen in de export? Niet tenzij je ze toont. Testboekingen zijn standaard verborgen in Boekingen, en verborgen boekingen worden nooit geselecteerd, dus ze worden niet geëxporteerd of afgedrukt.

Waarom staan de bedragen in mijn export met een komma? De export volgt de taal van je beheeromgeving: elke taal behalve Engels gebruikt een decimale komma, zodat de getallen werken in een spreadsheet die op die taal is ingesteld.