Een boeking terugbetalen of annuleren

Dit zijn twee losse acties, en dit is het allerbelangrijkste om te begrijpen voordat je ergens op drukt:

Annuleren maakt de uitrusting vrij en zorgt dat de klant de boeking niet meer kan gebruiken. Het stuurt geen geld terug.
Terugbetalen stuurt geld terug. Het annuleert de boeking niet.

Komt een klant niet en moet hij zijn geld terug, dan doe je beide. In welke volgorde je wilt — de een blokkeert de ander niet.

Een boeking annuleren

Wat het doet

De boeking wordt gemarkeerd als Geannuleerd.
De uitrusting komt vrij, dus het slot wordt weer boekbaar.
De ontgrendellink van de klant werkt niet meer. Probeert hij het slot te openen, dan krijgt hij te horen dat de boeking is geannuleerd.

Stonden er herinneringsmails voor de boeking ingepland, controleer dan daarna de lijst Berichten op de boeking om te zien wat er nog in de wachtrij staat.

Wat het niet doet

Er wordt geen geld verplaatst. Er wordt niets terugbetaald, niet gedeeltelijk en niet volledig. De betaling blijft precies zoals hij was.
Rentalbuddy stuurt geen annuleringsmail — zo'n automatisch bericht bestaat niet. Wil je dat de klant het weet, neem dan zelf contact op.

Hoe je annuleert

Open de boeking onder Boekingen.
Druk op Annuleren in de knoppenrij bovenaan. (Je kunt ook annuleren vanuit de boekingenlijst met de actie Boeking annuleren.)
Er verschijnt een bevestiging — Boeking annuleren?, "Weet je zeker dat je deze boeking wilt annuleren?"
Druk op Boeking annuleren om te bevestigen.

Dit kan niet ongedaan worden gemaakt vanuit de admin. Zodra een boeking is geannuleerd, verdwijnt de knop Annuleren en is er geen knop om te de-annuleren. Was het een vergissing, maak dan een nieuwe boeking voor de klant.

Al het andere dat je aan een boeking kunt wijzigen — tijden, producten, sloten — staat in Een boeking bewerken, verplaatsen of annuleren.

Geld terugbetalen

Terugbetalingen gebeuren op de boeking zelf. Je hoeft Stripe niet te openen.

Welke betalingen kunnen worden terugbetaald

De terugbetaalactie verschijnt alleen bij betalingen die online via Stripe zijn betaald en die succesvol zijn verlopen. In de lijst Betaling van de boeking tonen die regels Stripe onder Betaalmethode.

Regels die je zelf hebt geregistreerd — Betalen op locatie, Factuur, Swish, een kaartterminal enzovoort — hebben geen terugbetaalactie, omdat Rentalbuddy dat geld nooit heeft gehouden. Die regels hebben in plaats daarvan een verwijderactie, die alleen de registratie van de boeking haalt; er wordt geen geld verplaatst. Geef contant geld terug of maak een overboeking zoals je dat normaal zou doen.

Hoe je terugbetaalt

Open de boeking onder Boekingen.
Scroll naar Betaling. Elke betaling is één regel, met Totaalbedrag, Betaalmethode, een status, een Betaal-ID en een tijd.
Druk op de regel die je wilt terugbetalen op de terugbetaalactie (de ronde pijl, met het label Terugbetalen).
Het vak Terugbetalen opent met een bedrag dat al is ingevuld. Controleer dit getal voordat je verdergaat — het is een voorstel, niet noodzakelijk wat je wilt terugsturen.
Wijzig het bedrag als je maar een deel terugbetaalt.
Druk op de knop onderaan. Er staat Herbetalen gevolgd door het bedrag, zodat je precies ziet wat je op het punt staat terug te sturen.

Ja, je kunt een deel terugbetalen

Je kunt elk bedrag intypen tot aan wat er op die betaling nog terugbetaalbaar is. Je kunt het ook in meerdere keren doen — vandaag een deel terugbetalen, de rest later — tot de betaling op is.

Het enige wat je niet kunt is meer terugbetalen dan de klant daadwerkelijk heeft betaald. Het vak laat dat niet toe:

Het grootste bedrag dat het accepteert is het betalingsbedrag min wat er al op is terugbetaald.
Typ je meer, dan krijg je de waarschuwing "U kunt niet meer dan X terugbetalen", en verzendt de knop niet.
Onder het veld staat ook het plafond: "Het bedrag mag niet hoger zijn dan X (Betalingsgrootte)."
Zodra een betaling volledig is terugbetaald, verdwijnt de terugbetaalactie helemaal.

Dit is het vangnet waar operators naar vragen. Je kunt er niet per ongeluk overheen schieten.

Wat er direct daarna gebeurt

Er verschijnt een nieuwe regel onder de betaling die de terugbetaling toont, met een negatief bedrag en de methode Stripe (retour).
De bedragen van de boeking worden bijgewerkt: Betaald gaat omlaag, Nog te betalen gaat omhoog.
Het statuslabel van de betaling verandert. Betaal je alles terug wat de klant heeft betaald, dan wordt het Terugbetaald. Betaal je maar een deel terug, dan wordt het Deels betaald — dat is de bedoeling, geen fout.

Een terugbetaling kan niet ongedaan worden gemaakt. Er is geen knop "terugbetaling annuleren", niet in Rentalbuddy en niet in Stripe. Betaal je te veel terug, dan is de enige weg terug de klant vragen opnieuw te betalen. Lees het bedrag twee keer voordat je op Herbetalen drukt.

Wat de klant ziet

Het geld. Rentalbuddy geeft de terugbetaling meteen door aan Stripe, maar het geld staat niet direct op de rekening van de klant. Het reist terug via de kaartnetwerken en de bank van de klant, wat doorgaans enkele dagen duurt. Noch jij noch Rentalbuddy kan dat versnellen.

Vraagt een klant waar het blijft, zoek de terugbetaling dan op in je Stripe-dashboard — daar heeft hij zijn eigen status.
E-mails. Rentalbuddy stuurt geen terugbetalingsmail en geen annuleringsmail. Is Stripe ingesteld om kaartbonnen te mailen, dan kan de klant een terugbetalingsmelding van Stripe krijgen; dat is een Stripe-instelling, geen Rentalbuddy-instelling. Ga er bij twijfel van uit dat de klant niets heeft gehoord en vertel het hem zelf.
De boeking. Nadat je hebt geannuleerd, opent de ontgrendellink van de klant niets meer.

Veelvoorkomende situaties

De klant annuleert ruim van tevoren en krijgt alles terug. Betaal het volledige bedrag op de betaalregel terug en annuleer daarna de boeking zodat de uitrusting vrijkomt.

De klant annuleert laat en je houdt een vergoeding in. Betaal alleen het deel terug dat je teruggeeft — typ het verlaagde bedrag in het vak Terugbetalen. De boeking toont dan Deels betaald. Annuleer daarna de boeking.

De klant komt gewoon niet opdagen en houdt niets terug. Annuleer alleen de boeking. Betaal niets terug. Het geld blijft bij jou.

Er moet maar één product van meerdere worden terugbetaald. Er is geen terugbetaling per product. Reken het bedrag zelf uit en betaal dat bedrag terug vanaf de betaling.

De boeking is contant of op locatie betaald. Er valt in het systeem niets terug te betalen. Regel het rechtstreeks met de klant, en verwijder de handmatige betaalregel alleen als je wilt dat de cijfers van de boeking dat weerspiegelen.

Je hebt geannuleerd en beseft daarna dat er geld terug moet. Geen probleem — de terugbetaalactie staat na het annuleren nog steeds op de boeking. Open hem en betaal terug zoals gebruikelijk.