Evenementen, sessies en prijsvarianten

Een Evenement is een geplande activiteit per persoon: een rondleiding, een cursus, een saunasessie, een les. Het is geen verhuur. De klant kiest geen begin- en eindtijd; de klant kiest een van de sessies die jij hebt aangemaakt en hoeveel plaatsen hij wil.

Evenementen vergeleken met huurproducten

	Huurproduct	Evenement
Tijd	Klant kiest begin en duur	Jij maakt vaste sessies aan; klant kiest er een
Wat wordt verkocht	Eenheden van een ding	Plaatsen in een sessie
Capaciteit	Aantal eenheden (of sloten)	Plaatsen per sessie, die elke sessie behoudt
Prijs	Per uur of per duurtrede	Per persoon, eventueel verdeeld in benoemde prijsvarianten
Seizoenen	Prijstabellen voor hoog- en laagseizoen	Eén prijs, geen seizoenen
Extra's	Accessoires en verzekering	Geen
Kopiëren naar een andere locatie	Ja	Nee

Evenementen en verhuur worden apart afgerekend: een klant boekt in één keer óf een evenement óf huurproducten, niet allebei.

De evenementpagina: Evenementinstellingen en Sessies

De pagina van een evenement heeft twee tabbladen:

Evenementinstellingen: alles over het evenement zelf: afbeelding, namen en teksten, Voorraad, Verhuurmateriaal en Prijzen. Dit sla je op met Opslaan in de balk bovenaan.
Sessies: links de kaart Sessies aanmaken, rechts de lijst met de sessies die je hebt aangemaakt. Alles op dit tabblad wordt meteen opgeslagen zodra je het doet; er is niets op te slaan.

Het tabblad Sessies is grijs tot het evenement één keer is opgeslagen. Als je een nieuw evenement opslaat, opent het op het tabblad Sessies, omdat een evenement zonder sessies niet kan worden geboekt.

Alleen gebruikers die locaties mogen wijzigen (accounteigenaren en leden) zien de kaart Sessies aanmaken. Gebruikers met alleen leesrechten en Boekingsmedewerker zien de sessielijst over het hele tabblad, met Boekingen tonen maar zonder het prullenbakpictogram.

Kies in de lijst Producten de chip Evenement onder Producttype: om de kolom Komende sessies te krijgen: hoeveel sessies van elk evenement nog niet voorbij zijn.

Het evenement aanmaken

Kies de locatie in de keuzelijst Locatie bovenaan het linkermenu, open Producten en klik op Nieuw product toevoegen.
Kies in Kies een producttype het type Evenement en klik op Doorgaan. Het type kan na de eerste keer opslaan niet meer worden gewijzigd.
Vul Art. nr, Korte naam en Sorteren op volgorde in de boekingsweergave (laagste nummer heeft de hoogste prioriteit) in.
In Productnamen en beschrijvingen: Productnaam (Engels verplicht), Beschrijving (de korte tekst op de evenementkaart), Lange beschrijving (getoond wanneer de klant het evenement opent) en Informatie die de klant moet invullen (laat leeg als niet nodig) (zie Wat de klant ziet).
Upload een Productafbeelding. Evenementen kunnen niet zonder worden opgeslagen: het veld toont "Voeg een afbeelding toe voor het evenement".
Stel onder Voorraad de Plaatsen per sessie in: "Standaard aantal plaatsen voor nieuwe sessies. Je kunt het aantal telkens wijzigen als je sessies aanmaakt."
Als het evenement verhuurproducten van deze locatie gebruikt, kies je onder Verhuurmateriaal hoe (zie Verhuurmateriaal koppelen).
Kies onder Prijzen Eén prijs of Prijsvarianten en vul de prijs in. Kies de Belastingen die het evenement rekent.
Stel Sessieduur en Boeken sluit voor de start in.
Klik op Opslaan.

Het evenement bestaat nu, maar klanten kunnen nog niets boeken: maak de sessies aan op het tabblad Sessies (zie De sessies aanmaken).

Plaatsen per sessie

Plaatsen per sessie is geen totaal: elke sessie krijgt zijn eigen plaatsen en telt apart af. Twaalf plaatsen en veertig sessies zijn 480 plaatsen.

Het getal onder Voorraad is alleen de standaardwaarde. Als je sessies aanmaakt, kun je voor die ronde een ander getal invullen, en elke sessie behoudt het aantal waarmee hij is aangemaakt. Wijzig je Plaatsen per sessie onder Voorraad later, dan verandert alleen de standaardwaarde voor sessies die je daarna aanmaakt, niet voor bestaande, en er is geen veld om de plaatsen van één bestaande sessie te wijzigen. De sessielijst toont per sessie hoeveel er Geboekt zijn en hoeveel Vrije plaatsen er zijn.

Prijs en prijsvarianten

De kaart Prijzen heeft twee tabbladen.

Eén prijs: "Iedereen betaalt dezelfde prijs per persoon." Eén veld, Prijs per persoon.

Prijsvarianten: "Verschillende prijzen per persoon, zoals volwassene en kind. Klanten kiezen hoeveel van elk." Gebruik dit voor volwassene en kind, lid en niet-lid, met of zonder materiaal.

Open het tabblad Prijsvarianten en klik op Nieuwe variant toevoegen.
Vul Naam en Prijs in. De naam is per taal, met dezelfde taalknoppen als de productnaam. Vul voor elke variant de Engelse naam in.
Herhaal dit voor elke variant. Het minpictogram verwijdert een rij.
Klik op Opslaan.

Je hebt óf een prijs onder Eén prijs óf minstens één variant met een prijs hoger dan nul nodig; anders zegt het opslaan "Je moet of een eenvoudige prijs of een prijsvariant invoeren". Zodra een variant een prijs heeft, wordt de losse prijs niet gebruikt; om terug te gaan naar één prijs verwijder je alle varianten.

De klant krijgt dan één plaatskeuze per variant en kan ze combineren (twee volwassenen en een kind in één boeking); alle plaatsen gaan van dezelfde sessie af. De evenementkaart toont "vanaf" en je goedkoopste variant. Vertalen in de bovenste balk vertaalt ook de variantnamen, de lange beschrijving en de informatietekst voor de klant.

Prijzen worden opgeslagen met de decimalen van je valuta: twee voor de meeste valuta's, hele bedragen voor valuta's zonder decimalen zoals ISK of JPY. Als je een prijs boven 0 maar onder de kleinste online betaling van Stripe voor je valuta invult, toont de kaart "Boekingen met een totaal onder … kunnen niet online worden betaald." Het is alleen een opmerking en het evenement wordt toch opgeslagen, maar een boeking waarvan het totaal onder dat bedrag blijft, kan bij het afrekenen niet worden betaald. De opmerking verschijnt niet als Stripe-betalingen uitschakelen aan staat.

Belasting op een evenement

Evenementen hebben hetzelfde veld Belastingen als andere producten. Kies het tarief dat het evenement rekent, of je 0%-tarief voor een belastingvrij evenement; laat je het leeg, dan wordt er geen belasting gerekend. De belasting van het evenement komt op zijn regel in de Stripe-betaling, en de afrekenstap toont het totaal met een regel als "Inclusief … btw" als het evenement belasting heeft. Hoe belastingtarieven werken, staat in de handleiding over belastingen en btw.

Als je vóór 9 oktober 2026 op Vertalen hebt gedrukt in het venster Nieuwe taal toegevoegd, controleer dan de Belastingen van de evenementen van die locatie: die vertaling haalde ze weg. Dat doet ze niet meer.

Sessieduur en boekingsdeadline

Beide staan op de kaart Prijzen:

Sessieduur: "Hoe lang elke sessie duurt. Uren en dagen worden opgeteld." Uren gaan in stappen van een kwartier van 0,25 tot 23,75, Dagen van 0 tot 6. Elke sessie eindigt op zijn start plus deze duur.
Boeken sluit voor de start: "Nieuwe boekingen stoppen zo lang voordat een sessie begint. Laat op nul staan om boeken tot de start toe te staan." Uren 0 tot 23 en Dagen 0 tot 6. 2 uur betekent dat de sessie van 09:00 om 07:00 niet meer wordt verkocht.

Beide worden in elke sessie gekopieerd als die wordt aangemaakt, en de kaart Sessies aanmaken herinnert je eraan: "Elke sessie duurt … Boeken sluit … voor de start." (of "Boeken blijft open tot de start."). Stel ze dus in en klik op Opslaan voordat je sessies aanmaakt. Wijzig je ze later, dan geldt dat alleen voor sessies die je daarna aanmaakt.

Verhuurmateriaal aan het evenement koppelen

Als een tour de kajaks gebruikt die je ook verhuurt, moet het evenement ze reserveren, anders kan dezelfde kajak tegelijk worden verhuurd en op de tour worden gebruikt. De kaart Verhuurmateriaal vraagt "Gebruikt dit evenement verhuurproducten van deze locatie?":

Optie	Wat het doet
Geen verhuurmateriaal	"Plaatsen worden apart geteld. Verhuurproducten worden niet beïnvloed."
Materiaal per boeking reserveren	"Elke geboekte plaats neemt één eenheid van het gekoppelde verhuurproduct. Een sessie toont minder plaatsen als materiaal uit is." Er wordt vooraf niets gereserveerd, en een sessie biedt nooit meer plaatsen aan dan er vrije eenheden zijn.
Materiaal per sessie reserveren	"Een vast aantal eenheden wordt voor elke sessie apart gezet zodra die is aangemaakt, of iemand nu boekt of niet."

Kies bij een van de twee reserveringsopties de producten in Gekoppelde verhuurproducten. Je kunt er meer dan één kiezen. Laat je het leeg, dan stopt het opslaan met "Kies minstens één verhuurproduct, of selecteer Geen verhuurmateriaal." Als de locatie geen verhuurproducten heeft, zegt de kaart dat en kan alleen Geen verhuurmateriaal worden gekozen.

Bij Materiaal per sessie reserveren verschijnt Verhuureenheden per sessie blokkeren: "Optioneel. Indien leeg worden evenveel verhuureenheden gereserveerd als plaatsen per sessie." Twaalf kajakplaatsen hebben twaalf kajaks nodig, dus laat het leeg; twaalf saunaplaatsen hebben één sauna nodig, dus vul 1 in.

Met Materiaal per sessie reserveren en een tijd onder Boeken sluit voor de start worden de eenheden die een sessie reserveerde maar die niemand boekte, vrijgegeven voor gewone verhuur zodra het boeken voor die sessie sluit. Zonder boekingsdeadline blijven ze de hele sessie gereserveerd.

De keuze wordt vergrendeld zodra het evenement sessies heeft. Tot dan zegt de kaart "Dit kan worden gewijzigd totdat het evenement sessies heeft." Daarna zegt hij "Dit evenement heeft sessies, dus de instellingen voor verhuurmateriaal kunnen niet meer worden gewijzigd." en zijn de opties grijs. Om het te wijzigen verwijder je eerst de sessies van het evenement (zie Een sessie verwijderen).

Een verhuurproduct waarvan eenheden door komende sessies zijn gereserveerd, kan ook niet worden verwijderd: het dialoogvenster zegt "Gereserveerd door … komende sessie van een evenement. Verwijder die sessie eerst."

De sessies aanmaken

Sessies zijn de boekbare datums en tijden. Open het tabblad Sessies van het evenement en gebruik de kaart Sessies aanmaken: "Voor elke starttijd op elke gekozen weekdag tussen die twee dagen wordt één sessie aangemaakt."

Kies onder "Tussen welke dagen?" de Eerste dag en Laatste dag.
Onder "Op welke weekdagen, en op welke tijden?" zijn de weekdagen die in die periode vallen al voor je gekozen. Klik op een weekdag om hem weg te laten. Weekdagen die niet in de periode voorkomen, zijn grijs. De weekdagen staan in de weekvolgorde van je account: de week begint op de dag die gebruikelijk is in het Land van het account (anders in het land van je contacttelefoonnummer, anders op maandag), bijvoorbeeld zondag in de VS. Alleen de volgorde verandert, niet welke sessies worden aangemaakt.
Open Starttijden en vink de tijden aan (stappen van een kwartier, getoond in de tijdnotatie van je account).
Als sommige dagen andere tijden hebben (bijvoorbeeld doordeweeks en in het weekend), klik je op Andere tijden toevoegen. Kies de dagen en tijden voor de tweede set; een dag die je daar kiest, wordt uit de eerste set gehaald, zodat elke dag één set tijden heeft. Het prullenbakpictogram (Deze tijden verwijderen) verwijdert een extra set. De knop verdwijnt als elke weekdag in de periode al een set heeft.
Controleer onder "Hoeveel plaatsen per sessie?" de Plaatsen per sessie voor deze ronde: "Geldt voor de sessies die je nu aanmaakt. Het getal onder Voorraad is de standaardwaarde."
Naast de knop Sessies aanmaken zie je hoeveel er worden aangemaakt, bijvoorbeeld "12 sessies worden aangemaakt". Klik erop.

De knop blijft grijs tot er minstens één sessie is om aan te maken: beide dagen gekozen, minstens één weekdag met starttijden en Plaatsen per sessie van 1 of meer.

Je kunt altijd terugkomen en meer aanmaken. Een starttijd die al bestaat, wordt overgeslagen, dus sessies worden nooit dubbel aangemaakt. De periode, dagen en tijden op de kaart worden niet bewaard: ze beschrijven alleen wat je nu aanmaakt.

De meldingen nadat je op de knop hebt geklikt:

"Sessies aangemaakt": klaar.
"{{count}} sessie(s) bestaan al met deze starttijd en zijn overgeslagen.": onschuldig.
"{{count}} sessie(s) overgeslagen omdat het gekoppelde verhuurproduct niet genoeg vrije eenheden heeft om per sessie te reserveren (de per sessie gereserveerde eenheden mogen lager zijn dan plaatsen per sessie).": zie hieronder.
"Er zijn geen sessies aangemaakt. Controleer dagen, tijden en verhuurvoorraad.": er paste niets.
"Kon geen sessies aanmaken. Probeer het opnieuw.": het verzoek is mislukt.

Als sessies worden overgeslagen met Materiaal per sessie reserveren

Met Materiaal per sessie reserveren moet elke sessie zijn eenheden kunnen reserveren als hij wordt aangemaakt. Als sessies worden overgeslagen, controleer dan:

Verhuureenheden per sessie blokkeren: als dit leeg is, worden evenveel eenheden gevraagd als de sessie plaatsen heeft. Vul voor een gedeelde voorziening 1 in.
Vrije eenheden op die tijden: bestaande boekingen van het verhuurproduct kunnen te weinig eenheden overlaten.
Op een selfservicelocatie zijn de eenheden de sloten. Het verhuurproduct kan alleen worden gereserveerd op actieve sloten die het product hebben, dus een product met minder sloten dan de gevraagde eenheden (of helemaal geen slot) kan niet worden gereserveerd. Geef het product meer sloten of vraag minder eenheden.

De aangemaakte sessies beheren

De rechterhelft van het tabblad Sessies toont je sessies: "Elke sessie is één boekbare starttijd met eigen plaatsen. Klanten zien de resterende plaatsen per sessie." Zolang er nog geen is, staat er "Nog geen sessies. Maak sessies aan om dit evenement boekbaar te maken."

Komende sessies staat bovenaan. Een sessie die nu bezig is, heeft de chip Bezig.
Eerdere sessies (…) is daaronder ingeklapt; klik erop om het te openen.
Beide tabellen hebben de kolommen Datum en tijd, Geboekt en Vrije plaatsen, en je kunt op elke kolom sorteren.
Boekingen tonen (het personenpictogram) opent "Boekingen voor …" met elke klant die die sessie heeft geboekt, hoeveel Deelnemers die heeft geboekt, en een oogknop (Bekijken) die de boeking opent.

De aantallen geboekte en vrije plaatsen worden opnieuw opgehaald telkens als je het tabblad Sessies opent. Vóór de release van 16 oktober 2026 toonde Vrije plaatsen 0 voor elke sessie met een boeking; nu toont de kolom de plaatsen die echt nog vrij zijn.

De tijd of het aantal plaatsen van een sessie kun je niet wijzigen. Verwijder de sessie en maak hem opnieuw aan (alleen mogelijk zolang niemand hem heeft geboekt).

Een sessie verwijderen

Het prullenbakpictogram (Verwijderen) vraagt eerst Sessie verwijderen?: "De sessie van … wordt verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt." Bevestig met Verwijderen en je ziet "Sessie verwijderd". Eenheden die de sessie met Materiaal per sessie reserveren had gereserveerd, worden vrijgegeven.

Een sessie met geboekte deelnemers kan pas worden verwijderd als hij voorbij is. Je krijgt Sessie heeft boekingen: "Deze sessie heeft geboekte deelnemers. Annuleer eerst hun boekingen en verwijder daarna de sessie." met Boekingen tonen, zodat je eerst de boekingen kunt openen en annuleren (neem contact op met die klanten en betaal zo nodig terug). Een sessie die voorbij is, kan worden verwijderd, ook als hij geboekt was; de boekingen blijven als geschiedenis bewaard.

Een evenement verwijderen

Verwijder een evenement uit de lijst Producten met het prullenbakpictogram (Verwijderen) en bevestig met Product verwijderen.

Een evenement met komende boekingen kan niet worden verwijderd: "Dit evenement heeft komende boekingen en kan niet worden verwijderd. Annuleer ze eerst en probeer het daarna opnieuw. Het tabblad Sessies laat zien welke sessies geboekt zijn." Het dialoogvenster toont de boekingen (tot 20, elk met een link Boeking, daarna "en nog … boekingen"), en het woord Sessies in de melding opent het tabblad Sessies van het evenement.

Boekingen die voorbij zijn, houden het verwijderen niet tegen en blijven als geschiedenis bewaard. Als je het evenement verwijdert, verdwijnen al zijn sessies en de verhuureenheden die ze hadden gereserveerd.

Wat de klant ziet

Op een locatie met flexibele begin- en eindtijden vraagt de boekingsflow eerst "Ik wil boeken" met knoppen zoals Evenementen en Producten, als de locatie meer dan één soort aanbod verkoopt. De stappen zijn dan Evenementen en Afrekenen.
Elk evenement toont zijn afbeelding, naam, Beschrijving en prijs, met "vanaf" ervoor als je prijsvarianten gebruikt. Selecteer een datum opent de Lange beschrijving en een maandkalender. Dagen met sessies hebben een gekleurde stip (groen: plaatsen vrij, oranje: bijna vol, rood: vol); volle dagen en dagen zonder boekbare sessie kunnen niet worden gekozen.
De starttijden van de sessies verschijnen onder "Selecteer starttijd:" (grijs als ze vol zijn), daarna Start: en Einde: voor de gekozen sessie.
Als je Informatie die de klant moet invullen (laat leeg als niet nodig) hebt ingevuld, verschijnt een tekstvak met die tekst waarin de klant antwoordt.
Dan de plaatskeuze (één per prijsvariant) en Boek; Naar afrekenen gaat verder naar de betaling.
Op een locatie met vaste tijdsslots staan evenementen samen met de huurproducten in de lijst. De klant kiest een datum, dan onder "Selecteer sessie" een sessie met "{{count}} plaatsen over", het "Aantal plaatsen" en Toevoegen aan boeking. Een winkelmandje met zowel verhuur als evenementen wordt geweigerd: "Reken verhuur en evenementen apart af. Verwijder één type uit je winkelwagen om door te gaan."
Sessies waarvan de boekingsdeadline voorbij is, worden niet meer aangeboden.
Als het totaal boven 0 ligt maar onder de kleinste online betaling van Stripe voor je valuta, zegt het afrekenen "Dit bedrag is te laag om online te betalen. Het laagste bedrag dat online kan worden betaald, is …" en kan de klant niet verder naar de betaling.

Doe een testboeking (in de bovenste balk van de locatiepagina, naast Opslaan) geldt voorlopig alleen voor verhuur: een testbezoek aan de boekingspagina toont helemaal geen evenementen. Om zelf een evenementboeking te proberen, boek je een sessie in je eigen boekingsvenster, bijvoorbeeld met een kortingscode van 100% (zie de handleiding over kortingscodes).

Als het evenement niet wil opslaan

Als Opslaan niet lukt, of je ziet "We konden je wijzigingen niet opslaan. Probeer het opnieuw.", controleer dan:

Productafbeelding: een evenement heeft een afbeelding nodig ("Voeg een afbeelding toe voor het evenement").
Engelse teksten: elke tekst die je in een andere taal hebt ingevuld, heeft ook een Engelse versie nodig (Beschrijving, Lange beschrijving, Informatie die de klant moet invullen (laat leeg als niet nodig)), en elke prijsvariant heeft een Engelse Naam nodig.
Prijs: een Prijs per persoon of minstens één variant met een prijs hoger dan nul.
Verhuurmateriaal: bij een reserveringsoptie minstens één product in Gekoppelde verhuurproducten.
Productnaam en Korte naam in het Engels.

Veelgestelde vragen

Ik heb het evenement opgeslagen, maar klanten zien niets. Opslaan maakt geen sessies aan. Open het tabblad Sessies van het evenement, kies Eerste dag en Laatste dag, de weekdagen en Starttijden, en klik op Sessies aanmaken.

Waarom is Sessies aanmaken grijs? De knop heeft beide dagen nodig, minstens één weekdag met starttijden en Plaatsen per sessie van 1 of meer. Het tabblad Sessies zelf is grijs tot het evenement één keer is opgeslagen.

Hoe stel ik in het weekend andere tijden in? Klik op Andere tijden toevoegen op de kaart Sessies aanmaken en geef de weekenddagen hun eigen Starttijden.

Kan ik de tijd of het aantal plaatsen van één sessie wijzigen? Nee. Verwijder de sessie en maak hem opnieuw aan, zolang niemand hem heeft geboekt. Plaatsen per sessie onder Voorraad wijzigen verandert alleen de standaardwaarde voor nieuwe sessies.

Ik kan een sessie, of het hele evenement, niet verwijderen. Er zijn nog boekingen die niet voorbij zijn. Met Boekingen tonen (of de boekingen in het verwijderdialoogvenster) kun je ze openen en annuleren; verwijder daarna opnieuw.

Waarom kan ik de instelling voor verhuurmateriaal niet meer wijzigen? Die wordt vergrendeld zodra het evenement sessies heeft. Verwijder eerst de sessies (alleen mogelijk zolang ze geen boekingen hebben), wijzig de instelling en maak de sessies opnieuw aan.

Wat is het verschil tussen Materiaal per boeking reserveren en Materiaal per sessie reserveren? Per boeking neemt één eenheid van het verhuurproduct voor elke geboekte plaats. Per sessie zet eenheden apart voor elke sessie zodra die is aangemaakt, geboekt of niet; dat heeft een gedeelde voorziening zoals een sauna nodig.

Kan ik een evenement testen met Doe een testboeking? Nog niet: testboekingen gelden alleen voor verhuur, en een testbezoek toont helemaal geen evenementen. Boek zelf een sessie in je boekingsvenster, bijvoorbeeld met een kortingscode van 100%, en annuleer hem daarna.

Waarom zie ik de kaart Sessies aanmaken of het prullenbakpictogram niet? Sessies aanmaken vraagt het recht om locaties te wijzigen, en verwijderen het recht om producten te verwijderen. Gebruikers met alleen leesrechten en Boekingsmedewerker zien alleen de sessielijst en Boekingen tonen.

Vrije plaatsen toonde 0 terwijl de sessie niet vol is. Waarom? Dat was een weergavefout vóór de release van 16 oktober 2026: elke sessie met een boeking leek vol. Vrije plaatsen toont nu de vrije plaatsen.

Waarom staan de weekdagen bij Sessies aanmaken in een andere volgorde? Ze volgen het weekbegin van je account, dat uit het Land van het account komt (anders uit het land van het contacttelefoonnummer, anders maandag). Alleen de volgorde verandert.

Kunnen klanten accessoires of een verzekering aan een evenement toevoegen? Nee. Evenementen hebben geen stap voor extra's.

Kan ik een evenement naar een andere locatie kopiëren? Nee. Maak het evenement opnieuw aan op de andere locatie.