Henting, retur og bestillingsstatuser — og hva som skjer når en kunde er forsinket

En bestilling i Rentalbuddy har tre separate statuser, og mesteparten av forvirringen kommer av at man blander dem sammen:

Hvilken	Hvor du ser den	Hva den svarer på
Bestillingsstatus	Kolonnen Status i Bestillinger	Er bestillingen aktiv eller kansellert?
Betalingsstatus	Kolonnen Betalingsstatus og seksjonen Paiement på bestillingen	Har pengene kommet inn?
Hentestatus	Statusmenyen på bestillingen og i Bestillingsadministrasjon	Hvor er utstyret?

Hentestatusen er den du jobber med i hverdagen, og den som bestemmer når en enhet er ledig igjen.

Bestillingsstatus: Reservert, OK, Avbestilt

Reservert — bestillingen finnes, men er ikke en bekreftet, aktiv bestilling. Du ser den sjelden. En kasse som fortsatt betales, har betalingsstatusen Avventer og vises ikke i listen Bestillinger før den er betalt.
OK — en vanlig, aktiv bestilling. Det meste av listen din.
Avbestilt — kansellert. Kansellering flytter ingen penger; se veiledningen om å endre, flytte eller kansellere en bestilling.

Betalingsstatus

Betalt, Ubetalt, Delvis betalt, Avventer, Refundert, Utløpt eller Mislykket.

Avventer betyr at en betaling er i gang, men ikke fullført, for eksempel en kunde som er i kassen akkurat nå. Bestillinger som avventer, vises ikke på tidslinjen i Bestillingsadministrasjon, så en avbrutt kasse ikke roter til dagsvisningen din.
En bestilling der nettbetalingen i kassen Avventer, er Utløpt eller Mislykket, får ingen koder: ingen opplåsing, ingen PIN-koder og ingen badstustyring for gjesten. Hvis kunden avbryter en Swish-betaling, kommer de tilbake til kontrollen av betalingsstatus og derfra til kassen. Hvis Stripe allerede har fullført betalingen, venter opplåsingssiden i opptil omtrent 10 sekunder på bekreftelsen før kodene vises.
En bestilling betalt med betalingstypen Testbetaling viser Betalt med testbetaling i seksjonen Paiement.

Betalinger, refusjoner og betalingshistorikken er beskrevet i veiledningene om å endre en bestilling og om refusjoner.

Hentestatus: de fire tilstandene

Menyen på bestillingen og på hver rad i listen i Bestillingsadministrasjon har nøyaktig fire valg:

Ikke samlet - forflyt kreves Kunden må fullføre kravene dine for Før opplåsing (spørsmål, bilder, vilkår) før kunden ser kodene sine. Nye bestillinger starter her bare når stedets steg før opplåsing er slått på og har minst ett krav.

Klar for henting Den vanlige starttilstanden: betalt, venter, utstyret ikke hentet. På tidslinjen: hvit med mørk kant.

Plukket opp Utleien er i gang. Når du setter den, stemples Sjekke inn med nåværende tid. På tidslinjen: helblå.

Returnert Utstyret er tilbake. Når du setter den, stemples Sjekke ut med nåværende tid, og enheten frigjøres. På tidslinjen: helgrønn.

Bestillingssiden viser bestilt Start og Slutt ved siden av Sjekke inn og Sjekke ut. De er ikke det samme: Start og Slutt er det som ble bestilt, Sjekke inn og Sjekke ut er når det faktisk skjedde. En strek betyr at det ikke har skjedd.

Endre statusen selv

Åpne bestillingen under Bestillinger og bruk statusmenyen under Start, Slutt, Sjekke inn og Sjekke ut, eller
Åpne Bestillingsadministrasjon og bruk menyen Status på bestillingens rad — du trenger ikke åpne bestillingen.

Endringen lagres med én gang. Du trenger tillatelse til å administrere bestillinger (kontoeiere, medlemmer og Bestillingspersonale, og partnerrollene som administrerer bestillinger); for lesere er menyen grået ut.

Hva hvert valg gjør med tidsstemplene:

Plukket opp stempler Sjekke inn som nå og tømmer Sjekke ut.
Returnert stempler Sjekke ut som nå.
Klar for henting tømmer både Sjekke inn og Sjekke ut.

Du kan flytte en bestilling i alle retninger, også ut av Returnert. Kunder kan ikke angre sin egen retur; det kan du.

Gjenåpne en bestilling kunden returnerte ved en feil: velg Plukket opp hvis utleien fortsatt pågår, eller Klar for henting hvis den ikke skulle ha startet. To ting du bør vite først:

Den opprinnelige innsjekkingstiden beholdes ikke: Plukket opp stempler en ny Sjekke inn som nå.
Svar fra det eldre returskjemaet (en vurdering eller spørsmål som vises under Retursvar) slettes når du flytter bestillingen ut av Returnert.

Enheten tas ut av tilgjengeligheten igjen så snart du gjenåpner bestillingen. Hvis noen har bestilt den frigjorte tiden i mellomtiden, kan du ende opp med to bestillinger på samme lås — sjekk Bestillingsadministrasjon før du gjenåpner en retur på en travel dag.

Hva som merker en bestilling som Plukket opp — og hva det ikke beviser

En bestilling blir Plukket opp på én av fire måter:

Kunden åpner opplåsingssiden sin til riktig tid. Fra 15 minutter før bestilt start til 30 minutter etter bestilt slutt er det nok å åpne siden: en bestilling i Klar for henting skifter til Plukket opp, og Sjekke inn stemples. Kunden trenger ikke trykke på noe.
Kunden sender inn skjemaet før opplåsing innenfor det tidsvinduet. Sendes det inn tidligere, flyttes bestillingen i stedet til Klar for henting.
Et tilkoblet låssystem rapporterer hentingen.
Du setter den.

Hvis kunden åpner siden for tidlig, ser kunden "Du er tidlig" og "Din bestilling starter …" med knappen Last inn siden på nytt, og statusen endres ikke.

Må kunden sjekke inn for å få koden sin?

Nei. Det finnes ikke noe eget innsjekkingssteg før kodene. Kodene vises på kundens opplåsingsside — kunden åpner den med knappen Start booking i bekreftelsese-posten — fra 15 minutter før bestilt start. Å åpne siden i det tidsrommet er innsjekkingen: den viser kodene og merker samtidig bestillingen som Plukket opp. Kodene sendes aldri på e-post.

Fire ting kan holde kodene tilbake:

For tidlig — tidligere enn 15 minutter før start sier siden "Du er tidlig".
Før opplåsing-krav — når det steget er slått på, sender kunden først inn kravene dine og ser deretter kodene (se "Før kunden kan låse opp" nedenfor).
Noe igjen å betale — etter at du har sendt en betalingslenke, viser siden "Du har ikke betalt hele bestillingen din" med Betal i stedet for kodene til det er betalt.
En uferdig kasse — mens nettbetalingen Avventer, eller etter at den er Utløpt eller Mislykket, får bestillingen ingen koder i det hele tatt.

Personalet kan også lese en bestillings Igloo-kode på bestillingssiden, i kolonnen PIN-kode under Bestillingslinjer, og gi den til kunden.

Plukket opp betyr bare at kunden åpnet kodesiden sin i tide — ikke at låsen ble åpnet. For kodelåser får Rentalbuddy aldri vite om koden ble tastet inn. En bestilling kan derfor vise Plukket opp selv om ingen på stasjonen din har sett kunden, og en kunde kan ha koden sin uten å ha hentet noe. Hvis en kunde sier at koden ikke virker, se feilsøkingsveiledningen for PIN-koder.

Hvor innsjekking og utsjekking registreres

Hver faktiske endring av hentestatusen blir en rad i bestillingens Endringslogg, med hvem som gjorde det og hvor:

"Bestilling sjekket inn av", "Bestilling sjekket ut av"
"Hentestatus satt til … av" — for eksempel når et skjema før opplåsing flytter en bestilling til Klar for henting
"Innsjekking nullstilt av", "Utsjekking nullstilt av", "Inn- og utsjekking nullstilt av" — når du flytter en bestilling tilbake

Etter navnet kommer stedet: via Opplåsingssiden, via Retursiden, via Skjema før opplåsing eller via Maskinvare. Endringer du eller en kollega gjør, viser navnet ditt uten sted. En merknad i parentes flagger noe uvanlig: for tidlig, for sent, avbestilt eller ikke betalt, eller "var …" når bestillingen kom fra en uventet tilstand — for eksempel "Bestilling sjekket inn av: Anna (var Returnert)" etter en gjenåpnet retur.

Opplåsingssiden sjekker bestillingen hvert minutt, men bare faktiske endringer logges, så loggen holder seg kort. Hvem som er hvem i endringsloggen, er forklart i veiledningen om å endre en bestilling.

Slik leverer kunden tilbake

Alt nedenfor skjer på kundens opplåsingsside — siden kunden kommer til via lenken i bekreftelses-e-posten.

Kunden trykker på Bekreft retur på opplåsingssiden.
Retursiden åpnes med tittelen Bekreft retur (eller din egen overskrift). Hvis du har satt opp Krav ved retur, fyller kunden dem ut her.
Kunden trykker på Avslutt bestillingen.
Mens kodene fortsatt vises på skjermen, blir kunden spurt "Har du låst og levert tilbake alt?" — "Låskodene dine vises ikke lenger etter dette steget. Sørg for at alt er tilbake på plass og låst før du fortsetter." — med Ja, jeg har låst og Ikke enda. Hvis retursiden din skjuler kodene, kommer dette spørsmålet allerede når kunden trykker på Bekreft retur.
Bestillingen blir Returnert, og kunden ser "Takk, bestillingen din er avsluttet!", etterfulgt av returbekreftelsesmeldingen din og, hvis tilkoblet, Google-anmeldelsene dine.

Greit å vite:

Svarene på kravene lagres først; først deretter merkes bestillingen som returnert.
På mobil blir kundens kode stående festet øverst på skjermen mens kunden går gjennom en retursjekkliste, så kunden fortsatt kan låse.
En Avslutt booking-knapp i en e-post åpner retursiden direkte, og det virker også etter bestilt slutt.
Retursiden åpnes ikke før 15 minutter før bestilt start.
Når en bestilling er Returnert — av kunden eller av deg — viser kundens opplåsingsside bare takken, ikke kodene. Ikke merk en bestilling som Returnert mens kunden fortsatt må åpne en lås.
Hvis du bruker et tilkoblet badstuaggregat, slår en markering som Returnert også av aggregatet.

Om kundene i det hele tatt ser Bekreft retur, styres av innstillingen Vis bekreftelsesknapp på fanen Kundeflyt (under Innstillinger, eller på stedet hvis det har Stedsspesifikk slått på), steget Lås opp (PIN + Hentingsinstruksjoner). Den er på med mindre du slår den av. Krav ved retur settes opp i steget Retur (Avslutning + Sjekkliste), under Krav ved retur — se veiledningen om kundeflyten for begge.

Hvor svarene havner: åpne bestillingen og se etter Retursvar. Svar på steget før opplåsing ligger under Svar før opplåsing, svar gitt i kassen under Kundens svar. Hver seksjon vises bare når det finnes noe i den. Hvert svar beholder spørsmålet slik det var da kunden svarte, selv om du senere endrer eller sletter spørsmålet. Bilder samles også i bestillingens bildegalleri.

Mange kunder trykker aldri på Bekreft retur. Det er normalt og koster ingenting — å ikke levere tilbake belaster aldri kunden for noe ekstra. Det er derfor den manuelle statusen Returnert finnes.

Å merke en bestilling som Returnert frigjør enheten med én gang

Når en bestilling settes til Returnert, blokkerer enhetene dens ingenting lenger fra det øyeblikket. Utstyret kan bestilles igjen med én gang — selv om den bestilte sluttiden ikke er passert. En kunde som har bestilt til kl. 18.00 og er tilbake kl. 14.00, gir deg fire timer ekstra å leie ut, men bare når noen merker bestillingen Returnert.

Så når en kunde kommer tilbake tidlig: ikke kanseller bestillingen, og ikke endre sluttiden. Sett Returnert.

Returnert flytter ingen penger, sender ingen refusjon og sender ingen egen e-post. Når en bestilling er avsluttet — merket Returnert, eller sluttet for mer enn 30 minutter siden — kan låsen ikke lenger endres, verken med Rediger Låse eller ved å dra den i Bestillingsadministrasjon: den beholder låsen (og låsnummeret) kunden brukte. Veiledningen om tidslinjen forklarer reglene for å dra.

Før kunden kan låse opp

Speilbildet av retursteget er steget Før opplåsing (valgfritt) i Kundeflyt. Når det er slått på med minst ett krav, starter nye bestillinger for det stedet som Ikke samlet - forflyt kreves. Kunden ser kravene dine i stedet for PIN-kodene sine og får kodene når kunden har sendt dem inn. Bruk det til ansvarsfraskrivelser, sikkerhetsvideoer, ID-bilder eller en tilstandssjekk før utstyret forlater deg. Oppsettet er beskrevet i veiledningen om kundeflyten.

Når en kunde er forsinket eller aldri leverer tilbake

Kort svar: ingenting skjer automatisk. Det finnes ingen "forsinket"-status, ingen varsling, ingen automatisk retur og ikke noe automatisk forsinkelsesgebyr. Bestillingen blir rett og slett stående som Plukket opp til kunden eller du merker den Returnert.

Det som endrer seg over tid:

Kundens opplåsingsside. Fra bestilt slutt viser nedtellingen (hvis du viser den) "Bestillingen din er fullført.", men kodene vises fortsatt. Fra 30 minutter etter bestilt slutt viser siden "Din bestilling er ikke lenger gyldig." i stedet for koder.
Koden i låsen kan vare lenger enn siden. En Igloo-kode virker i låsen i sitt eget tidsvindu, som slutter ved den hele timen etter bestilt slutt (en time senere hvis bestillingen startet etter :45), og den kan ikke trekkes tilbake eksternt. Den nøyaktige kodetiden står i feilsøkingsveiledningen for PIN-koder.
Enheten blir ledig for bestilling igjen etter planen, ikke ved retur. Når bestilt slutt pluss Blokkeringstid etter bestilling er passert, kan enheten bestilles av noen andre, selv om bestillingen fortsatt sier Plukket opp. Hvis kajakken faktisk fortsatt er ute, kan neste kunde bestille en enhet som ikke er der. Dette er speilbildet av den tidlige returen ovenfor, og grunnen til å se i Bestillingsadministrasjon ved stengetid.

Forsinkelsesgebyrer støttes ikke, med vilje. Rentalbuddy belaster aldri noen automatisk for sen retur. Hvis du tar betalt for sen retur, skriv regelen inn i vilkårene dine og krev det inn selv i etterkant (for eksempel med en betalingslenke på bestillingen — se veiledningen om å endre en bestilling).

Det du kan sette opp i stedet:

En "lever tilbake"-e-post. Under Innstillinger → E-post oppretter du en egen e-post som sendes Etter bestillingsslutt (under Når skal e-posten sendes?) med Bestillingsstatus satt til bare Hentet. Den når da nøyaktig de kundene som hentet og aldri fullførte en retur, og lar dem som aldri hentet være i fred. En påminnelse Før bestillingsslutt med en Forleng bookingen-knapp fungerer som et dytt før det er for sent. Hvordan du lager dem, står i veiledningen om e-poster. Påminnelser sendes bare på e-post; SMS tilbys ikke.
Betalt overtid. Med Vis knapp for å forlenge booking slått på kan kunder betale for å beholde enheten lenger, så lenge den er ledig — se veiledningen om å endre en bestilling. Du kan også forlenge bestillingen for dem med Rediger → Forleng, opptil 12 timer etter bestilt slutt.
En buffer. Blokkeringstid etter bestilling i stedets åpningsdatoer holder enheten utilgjengelig for bestilling så lenge etter hver bestilling. Den gir ikke kunden mer tid; den beskytter neste bestilling. Med Igloo-kodelåser sørger en blokkeringstid på minst en time også for at den forrige kundens kode i de fleste tilfeller ikke lenger virker under neste utleie. Se veiledningen om åpningstider.

Forrige kunde har ikke levert tilbake, og neste venter

Åpne Bestillingsadministrasjon og finn låsen. Den forsinkede bestillingen er fortsatt blå (Plukket opp); neste kundes bestilling kommer etter den.
Kontakt den forsinkede kunden — telefon og e-post står på bestillingen.
Hvis en annen enhet av samme produkt er ledig, flytter du den ventende kundens bestilling dit: dra den til en annen låsrad, eller bruk Rediger Låse på bestillingen. Kunden får koden til den nye låsen (se veiledningen om tidslinjen).
Når det forsinkede utstyret er tilbake, setter du den forsinkede bestillingen til Returnert.

Hurtigoversikt

Situasjon	Hva du gjør
Kunden er tilbake tidlig, og du vil leie ut enheten igjen	Sett Returnert
Kunden trykket aldri på retur	Sett Returnert selv
Kunden trykket på retur ved en feil	Sett Plukket opp igjen — innsjekkingstiden skrives om
Utstyret ble levert ut i skranken	Sett Plukket opp, eller la kundens opplåsingsside gjøre det
Kunden er forsinket	Ingenting automatisk; kontakt kunden, forleng hvis kunden vil ha mer tid
Neste kunde venter på en enhet som ikke er levert tilbake	Flytt den ventende bestillingen til en ledig lås
Minne kunder på å levere tilbake	Egen e-post Etter bestillingsslutt, Bestillingsstatus Hentet
Bilder eller en sjekkliste ved retur	Kundeflyt → Retur (Avslutning + Sjekkliste)
Bestillingen skal ikke gjennomføres i det hele tatt	Kanseller — se veiledningen om å endre en bestilling

Vanlige spørsmål

Hva skjer hvis en kunde ikke leverer tilbake i tide? Ingenting automatisk: bestillingen blir stående som Plukket opp, det tas ikke noe gebyr, og ingen varsles. Enheten blir ledig for bestilling igjen etter bestilt slutt pluss blokkeringstiden din, så kontakt kunden og sjekk Bestillingsadministrasjon.

Kan Rentalbuddy ta et forsinkelsesgebyr automatisk? Nei, ikke med vilje. Skriv regelen for sen retur inn i vilkårene dine og krev det inn selv i etterkant; tilby forlengelsesknappen så kundene kan betale for ekstra tid i stedet.

Kundene trykker aldri på "Bekreft retur" — er det et problem? Nei. Ingenting ekstra belastes, og enheten frigjøres uansett ved bestilt slutt pluss blokkeringstid. Sett Returnert selv hvis du vil ha enheten tilbake tidligere.

En kunde trykket på retur ved en feil — hvordan gjenåpner jeg bestillingen? Sett statusen tilbake til Plukket opp på bestillingen eller i Bestillingsadministrasjon. Innsjekkingstiden stemples på nytt som nå.

Kan kunden få PIN-koden uten å sjekke inn? Ja. Det finnes ingen egen innsjekking: koden ligger på opplåsingssiden fra 15 minutter før start, og det er når siden åpnes at bestillingen merkes som Plukket opp. Bare krav for Før opplåsing eller en ubetalt betalingslenke kommer først.

Bestillingen sier Plukket opp — har kunden faktisk åpnet låsen? Ikke nødvendigvis. Plukket opp betyr at kunden åpnet opplåsingssiden sin innenfor bestillingens tidsvindu (eller at du satte statusen); kodelåser rapporterer aldri om koden ble tastet inn.

Kunden er tilbake tidlig — kan jeg leie ut kajakken igjen? Ja: sett bestillingen til Returnert, så kan enheten bestilles med én gang. Ikke kanseller bestillingen, og ikke endre sluttiden.

Hvorfor står det 17.32 på utsjekking når bestillingen sluttet 17.59? Sjekke ut er når returen ble fullført — ved at kunden trykket på Avslutt bestillingen eller at noen satte Returnert — ikke den bestilte slutten.

Neste kunde fant skapet tomt — hva nå? Den forrige bestillingen ble aldri levert tilbake, men tiden var ute, så enheten ble bestilt på nytt. Flytt den ventende kundens bestilling til en ledig lås med samme produkt, og kontakt den forsinkede kunden.

Kan Bestillingspersonale sjekke kunder inn og ut? Ja. Bestillingspersonale kan endre statusen på bestillingen og i Bestillingsadministrasjon, akkurat som eiere og medlemmer. Lesere kan ikke det.

Kundens kortbetaling mislyktes. Kan de likevel få koden sin? Nei. En bestilling der nettbetalingen Avventer, er Utløpt eller Mislykket, får ingen koder, ingen opplåsing og ingen PIN-koder, enten den fortsatt pågår eller har gått ut.