Henting, retur og bestillingsstatuser

En bestilling i Rentalbuddy bærer tre separate statuser som folk stadig blander sammen. Å skille dem fra hverandre er det meste av denne artikkelen:

Hvilken	Hvor du ser den	Hva den svarer på
Bestillingsstatus	Kolonnen Status i Bestillinger	Er denne bestillingen aktiv eller kansellert?
Betalingsstatus	Kolonnen Betalingsstatus, og Paiement-seksjonen på bestillingen	Har pengene kommet inn?
Hentestatus	Statusnedtrekkslisten på bestillingen og i Bestillingsadministrasjon	Hvor er utstyret?

Hentestatusen er den du jobber med til daglig, og den som styrer tilgjengeligheten din.

Bestillingsstatusen

Kolonnen Status i Bestillinger-listen oversettes ikke — den viser ett av tre tekniske ord:

• RESERVED — bestillingen finnes, men er ennå ikke en bekreftet, aktiv bestilling.
• OK — en vanlig, aktiv bestilling. Det meste av listen din.
• CANCELED — kansellert. Kansellering er beskrevet i Rediger, flytt eller kanseller en bestilling; det flytter ingen penger.

Betalingsstatusen

Betalt, Ubetalt, Delvis betalt, Avventer, Refundert, Utløpt eller Mislykket. Avventer betyr at en betaling er i gang, men ikke fullført — bestillinger i den tilstanden utelates bevisst fra tidslinjen i Bestillingsadministrasjon og fra listen der, slik at en avbrutt betaling ikke roter til dagsvisningen din.

Hentestatusen — de fire tilstandene

Dette er nedtrekkslisten som vises på selve bestillingen og på hver rad i listen i Bestillingsadministrasjon. Den har nøyaktig fire valg:

Ikke samlet - forflyt kreves Kunden har noe å fullføre før de kan få kodene sine — et sett spørsmål, bilder eller samtykker du har satt opp. Bestillinger starter bare i denne tilstanden hvis du har slått på det steget for stedet. Se Før kunden kan låse opp nedenfor.

Klar for henting Den normale starttilstanden. Betalt, ventende, utstyret urørt. Vises som en hvit stolpe med mørk kontur på tidslinjen.

Plukket opp Kunden har utstyret. Å sette den stempler Sjekke inn-tidspunktet på bestillingen. Vises som en heldekkende blå stolpe.

Returnert Utstyret er tilbake. Å sette den stempler Sjekke ut-tidspunktet — og frigir enheten. Vises som en heldekkende grønn stolpe.

Du kan sette hvilken som helst av dem manuelt, fra begge steder:

1. Åpne bestillingen under Bestillinger og bruk nedtrekkslisten under bestillingsdetaljene, eller
2. Åpne Bestillingsadministrasjon og bruk Status-nedtrekkslisten på raden — uten å åpne bestillingen i det hele tatt.

Bestillingen viser også de to tidsstemplene som Sjekke inn og Sjekke ut, ved siden av de bestilte tidene Start og Slutt. De er ikke det samme: Start og Slutt er det som ble bestilt, Sjekke inn og Sjekke ut er det som faktisk skjedde. En strek betyr at det ikke har skjedd.

Å merke en bestilling Returnert frigir enheten umiddelbart

Dette er det aller nyttigste på denne siden, og de fleste operatører oppdager det bare ved en tilfeldighet.

Når du setter en bestilling til Returnert:

• stemples Sjekke ut-tidspunktet som nå,
• flagges hver produktlinje på bestillingen som returnert,
• og fra det øyeblikket blokkerer ikke enheten og låsen dens noe som helst lenger.

Utstyret blir bookbart igjen med én gang — selv om det bestilte sluttidspunktet ikke har passert. En kunde som bestilte til klokken 18:00 og er tilbake klokken 14:00 gir deg fire timers ekstra utleie, men bare hvis noen merker bestillingen Returnert. Frem til det regner systemet fortsatt den kajakken som ute på vannet.

Så: når en kunde kommer tilbake før tiden, ikke kanseller bestillingen, og ikke rediger sluttidspunktet. Bare sett Returnert.

Hva Returnert ikke gjør: den flytter ingen penger, sender ingen refusjon, og sender ingen e-post av seg selv.

Én konsekvens du bør være klar over: en bestilling som er merket Returnert kan ikke lenger flyttes til en annen lås. Prøver du å dra den i Bestillingsadministrasjon, får du "Returnerte bestillinger kan ikke flyttes til en annen lås." Du kan fortsatt flytte en annen bestilling inn på den låsen for samme periode.

Hva kunden gjør

Alt nedenfor skjer på kundens opplåsingsside — siden de kommer til fra lenken i bekreftelses-e-posten.

Henting

I det vanlige tilfellet trykker kunden ikke på noe. Når de åpner opplåsingssiden sin til rett tid, går bestillingen av seg selv fra Klar for henting til Plukket opp, og Sjekke inn-tidspunktet stemples da. Det er derfor en bestilling kan stå som hentet før noen på stasjonen din har sett kunden: de åpnet kodene sine.

Åpner de den for tidlig, holdes kodene tilbake og tilstanden endres ikke.

Retur

To trykk på opplåsingssiden: Bekreft retur åpner en returside med samme tittel, og Avslutt bestillingen fullfører den.

• Har du ikke satt opp noen returkrav, er det å trykke Avslutt bestillingen hele saken — bestillingen blir Returnert.
• Har du det, viser retursiden skjemaet ditt først, og det må fylles ut før bestillingen lukkes. Svarene deres lagres først; først deretter merkes bestillingen returnert. Knappen som fullfører heter Avslutt bestillingen i begge tilfeller, og etterpå ser de en takkebekreftelse.

Om kunden i det hele tatt ser en returknapp er en stedsinnstilling — Vis bekreftelsesknapp, beskrevet som "Vis en bekreftelsesknapp som kunder kan klikke på for å bekrefte at de har mottatt sin bestilling."

Hvis kundene dine rutinemessig aldri trykker på den, er det normalt, og det er nettopp derfor den manuelle Returnert-nedtrekkslisten finnes. Ingenting tvinger en kunde til å lukke sin egen bestilling.

Hva skjer når en kunde ikke leverer tilbake i tide

Nesten hver eneste operatør spør om dette under oppsettet, og det korte svaret er: ingenting skjer automatisk. Det finnes ingen «forfalt»-status, ingen varsling til deg eller kunden, og ingen automatisk forsinkelsesgebyr. Bestillingen blir rett og slett stående som Plukket opp til et menneske — kunden eller du — merker den Returnert. Det som derimot endrer seg, er tilgangen:

• Kundens opplåsingsside virker fra 15 minutter før bestilt start til 30 minutter etter bestilt slutt. Disse marginene er faste — de er ikke en innstilling. (Selve PIN-koden kan være synlig for kunden tidligere enn det — hele tidsbildet finner du i Kunder får ikke PIN-kode (eller koden åpner ikke låsen).) Fra selve bestilte slutt sier nedtellingen på siden (hvis du viser en) allerede "Bestillingen din er fullført." selv om kodene fortsatt virker; når de 30 minuttene er ute, erstatter siden kodene helt med "Din bestilling er ikke lenger gyldig."
• Den fysiske koden kan overleve siden. PIN-koden til en Igloo-hengelås genereres inn i selve låsen og kan ikke kanselleres eksternt — den fortsetter typisk å åpne hengelåsen i opptil en time eller to etter bestilt slutt, selv om siden har sluttet å vise den. Allockate-opplåsingslenker virker også til en time etter slutt. Så i det tidsrommet kan kundens side si nei mens låsen fortsatt åpner seg — regn det som normalt, ikke som en feil.
• Enheten blir tilgjengelig igjen etter timeplanen, ikke etter retur. Når bestilt slutt (pluss blokkeringstiden din — se nedenfor) har passert, blir låsen bookbar igjen selv om bestillingen fortsatt sier Plukket opp. Er kajakken faktisk fortsatt ute, booker neste kunde en enhet som ikke er der — dette er speilbildet av oppførselen ved tidlig retur over, og hovedgrunnen til å holde et øye med Bestillingsadministrasjon ved stengetid.

Det du kan sette opp:

• En «vennligst lever tilbake»-puff: opprett en egen e-post under E-postinnstillinger utløst Etter bestillingsslutt med Bestillingsstatus satt til bare Hentet (samme status som Plukket opp) — da når den nøyaktig de kundene som hentet og aldri fullførte en retur. (Kunder som aldri hentet i det hele tatt blir ikke berørt.)
• Betalt overtid, så lenge siden deres fortsatt virker: kundens Forleng bookingen-knapp lar dem betale for å beholde enheten lenger. Den forsvinner sammen med resten av opplåsingssiden 30 minutter etter slutt, og forlengelser avvises blankt så snart bestillingen tok slutt for mer enn 12 timer siden. Det finnes ingen måte å belaste noen automatisk etter at de har blitt for lenge; det som skyldes for en sen retur er et forhold mellom deg og kunden.

Ett begrep du ikke må blande sammen med noe av dette: Blokkeringstid etter bestilling ("Buffer tid før neste bestilling kan starte.") på stedets åpne datoer er omstillingstid som beskytter deg mellom bestillinger — det gir kunden ingen ekstra tid i det hele tatt.

Returkrav — spørsmål og bilder

Returkrav settes opp per sted.

1. Gå til Steder og åpne stedet.
2. Åpne fanen Kundeflyt.
3. Åpne steg 4, Retur (Avslutning + Sjekkliste) — "Definer hva kunden må gjøre for å fullføre returen — sjekkliste, skadespørsmål og fotokrav."
4. Under Krav ved retur ("Returspørsmål, bilder, skaderapporter eller bekreftelser før bestillingen avsluttes.") legger du til det du trenger med Legg til krav.
5. Trykk på Lagre.

Hvert krav bygges fra en ferdig mal. De som brukes mest ved retur er Ta et bilde, Last opp bilde, Skriftlig svar, Velg ett alternativ, Kryss av for å bekrefte og Stjernevurdering. Et krav du merker som obligatorisk må fullføres før kunden kan avslutte — "Kunder må fullføre dette kravet før de kan fortsette." Et krav kan også settes inaktivt, noe som skjuler det for kundene mens det beholdes i innstillingene dine.

Verdt å vite om de to bildemalene: Ta et bilde åpner telefonens eget kameraprogram (bakkameraet); Last opp bilde åpner i stedet bildebiblioteket — admin beskriver den som "Åpner ikke kameraet først." Det finnes ingen kameraforhåndsvisning inne i Rentalbuddy selv. Melder kundene om bilder som blir svarte eller tomme, er det et telefonproblem, ikke en Rentalbuddy-innstilling (et kjent iPhone/Safari-problem ble rettet midt i 2026). Be dem prøve på nytt, eller bytt kravet til Last opp bilde så de kan ta bildet i sitt eget kameraprogram og velge det derfra.

Kontoinnstillinger eller stedsinnstillinger? Fanen Kundeflyt følger enten kontoens felles standardverdier eller er spesifikk for dette stedet. Ser endringene dine ut til å ikke ha noen effekt, sjekk Stedsspesifikk-bryteren øverst på fanen først — dette er dekket i Kundeflyt og bestillingsopplevelse — det kundene dine ser.

Hvor svarene havner

Åpne bestillingen og se etter Retursvar. Svar fra steget før opplåsing vises under Svar før opplåsing, og svar gitt i kassen under Kundens svar. Hver seksjon vises bare når det finnes noe i den.

Bilder kunden har lastet opp samles i bestillingens bildegalleri, så du kan se på tilstanden til en enhet etter at den kommer tilbake.

Før kunden kan låse opp

Speilbildet av returtrinnet er steg 2 i Kundeflyt, Før opplåsing (valgfritt). Slå det på og legg til minst ett krav, så starter nye bestillinger for det stedet livet som Ikke samlet - forflyt kreves i stedet for Klar for henting.

Kunden ser da spørsmålene dine i stedet for PIN-kodene sine, og kodene dukker opp først når de har sendt inn. Bruk det til ansvarsfraskrivelser, sikkerhetsvideoer, ID-bilder eller en tilstandssjekk før utstyret forlater stedet.

Gjenåpne en bestilling kunden returnerte ved en feil

Ja, det går an — kunder kan ikke angre sin egen retur, men det kan du.

1. Åpne bestillingen, eller finn raden dens i Bestillingsadministrasjon.
2. Velg Plukket opp i statusnedtrekkslisten (leien løper fortsatt) eller Klar for henting (den skulle ikke ha startet i det hele tatt).

To ting du bør vite før du gjør det:

• Innsjekkingstidspunktet skrives om. Å velge Plukket opp stempler Sjekke inn som nå, ikke som det opprinnelige hentetidspunktet. Å velge Klar for henting tømmer både Sjekke inn og Sjekke ut.
• En vurdering kunden la igjen ved retur forkastes. Har de svart på en vurdering eller et spørreskjema da de returnerte, slettes den når du flytter bestillingen ut av Returnert.

Enheten tas ut av tilgjengeligheten igjen så snart du gjør dette, så hvis noen har bestilt den frigjorte luken i mellomtiden, kan du ende opp dobbeltbooket på den låsen. Sjekk tidslinjen i Bestillingsadministrasjon før du gjenåpner en retur fra en travel dag.

Hurtigoversikt

Situasjon	Hva du gjør
Kunden er tilbake før tiden og du vil leie ut enheten på nytt	Sett Returnert
Kunden trykket aldri på retur	Sett Returnert selv
Kunden trykket retur ved en feil	Sett Plukket opp igjen — merk at innsjekkingstidspunktet skrives om
Utstyr overlevert i skranken	Sett Plukket opp, eller la kundens opplåsingsside gjøre det
Du vil ha bilder av utstyret ved retur	Kundeflyt → steg 4 → Krav ved retur
Du vil ha en ansvarsfraskrivelse signert før opplåsing	Kundeflyt → steg 2, Før opplåsing (valgfritt)
Bestillingen skal ikke skje i det hele tatt	Kanseller — se Rediger, flytt eller kanseller en bestilling