Rapporter och export: siffror på översikten, intäkter per plats, CSV-export

Rentalbuddy har en rapport på skärmen, översikten, och flera exporter till CSV-filer. Den här guiden tar upp båda, vad varje fil innehåller och det som uthyrare ofta frågar efter men som inte finns än.

Översikten: din rapport på skärmen

När din checklista för att komma igång är klar öppnar Hem översikten. Det är en rapport som du läser på skärmen; den har ingen nedladdningsknapp.

Högst upp väljer du tre saker:

Datumintervall: perioden som hela sidan gäller. Den öppnas med de senaste 30 dagarna. Välj datumen i kalendern eller skriv in dem. Översikten omfattar 1 januari 2015 till slutet av året fem år framåt; datum utanför det är utgråade. Ett inskrivet intervall som är ofullständigt, ligger utanför de åren eller slutar innan det börjar används inte, och när du klickar utanför går fältet tillbaka till intervallet som sidan visar.
Bokningar efter: Bokningsdatum (när kunden bokade) eller Start datum (när hyran börjar). Det här ändrar siffrorna mycket. För "vad sålde vi i juni" använder du Bokningsdatum; för "hur mycket hade vi att göra i juni" använder du Start datum.
Platser: en kryssruta per plats, som visar Alla platser när allt är ikryssat. Den visas bara om du har mer än en plats.

Siffrorna högst upp

Siffra	Vad den betyder
Genomsnittlig bokningslängd	Genomsnittlig hyrestid i timmar
Genomsnittligt ordervärde	Bokningsintäkterna delat med antalet bokningar (medlemskapsförsäljning räknas inte)
Totala Intäkter	Bokat värde under perioden, i kontots valuta, inklusive medlemskapsförsäljning
Totalt antal bokningar	Antal bokningar
Medlemskapsköp	Antal och värde av sålda medlemskap (bara när medlemskap är påslaget)

Avbokade bokningar och bokningar vars betalning har gått ut räknas inte. Siffrorna är bokningarnas värde, inte pengarna som betalas ut till dig: återbetalningar, avgifter och utbetalningar finns i Stripe (se nedan).

Testbokningar som görs med Gör en testbokning räknas aldrig in i översiktens siffror, och de avbokas automatiskt 30 minuter efter att de gjordes. I Bokningar är de dolda om du inte slår på Visa testbokningar ({count}), och då märkta Test; dolda testbokningar blir aldrig valda, så de exporteras eller skrivs inte heller ut. Andra sätt att testa räknas som vilken bokning som helst tills du avbokar dem: en personalbokning som registrerats med Testbetalning, eller en bokning med en rabattkod på 100 %. Avboka dem när du är klar så att de inte blåser upp siffrorna.

Diagrammet: ordrar, intäkter och Efter plats

Under siffrorna finns ett stapeldiagram över perioden. Det visar antal ordrar som standard. Kryssa i Intäkt för att visa intäkterna i stället. Har du flera platser, kryssa i Efter plats för att dela upp varje stapel per plats; det är det snabbaste sättet att jämföra platser. Håll muspekaren över en stapel för att se de exakta värdena. Korta perioder visas per dag, längre i större steg och mycket långa perioder per vecka.

Kundens nationalitet

En lista med länder, flaggor och antalet bokningar från varje land. Landet räknas ut från landsnumret i kundens telefonnummer, så en svensk med tyskt mobilnummer räknas som tysk. Bokningar utan telefonnummer, eller med ett nummer som inte kan matchas, visas som Okänt.

Produkter

Vilka produkter som bokades mest under perioden, grupperade efter typ (Uthyrning, Evenemang, Försäkring, Tillbehör, Medlemskap). Siffrorna är bokade antal, inte intäkter.

Intäkter per plats

Två sätt, båda på översikten:

En plats i taget: i Platser kryssar du ur allt utom en plats och läser av Totala Intäkter. Upprepa för nästa.
Sida vid sida: kryssa i Intäkt och Efter plats i diagrammet och håll sedan muspekaren över staplarna.

Det finns ingen tabell med intäkter per plats att ladda ner. Behöver du siffrorna i ett kalkylblad, exportera bokningarna för den platsen (se nedan) och summera värdekolumnen.

Så fungerar export: kryssa i rader och tryck sedan på Exportera

Alla exporter i adminpanelen fungerar likadant: kryssa i raderna du vill ha och tryck sedan på Exportera. Knappen Exportera är gråad tills du har kryssat i minst en rad, och siffran inom parentes är hur många du har kryssat i, till exempel Exportera (12). Filtrera listan först och kryssa sedan i.

Hur kryssrutan i tabellhuvudet fungerar beror på listan:

Bokningar, en kunds Beställningshistorik och fliken Köp under medlemskap: kryssrutan i tabellhuvudet (Välj sidan i mobilen) kryssar bara i bokningarna på den aktuella sidan. En rad ovanför listan visar sedan vad som är ikryssat, Valda på sidan: {count}, Valda: {count} eller Alla valda: {count}, med Välj alla {count} för att kryssa i hela den filtrerade listan (alla sidor) och Rensa för att kryssa ur allt. Förlängningsrader tas inte med när du kryssar i många på en gång; kryssa i dem en och en om du behöver dem. Bokningar som försvinner ur listan, till exempel när du ändrar ett filter, försvinner också ur urvalet.
Kunder och fliken Medlemmar under medlemskap: kryssrutan i tabellhuvudet kryssar i alla rader i den aktuella listan.

Filerna är CSV-filer, som öppnas i Excel, Numbers, Google Kalkylark och de flesta bokföringsprogram.

I mobilen visas knapparna Exportera och Skriv ut när du har markerat bokningar genom att trycka på dem.

Exportera bokningar

Bokningar i vänstermenyn → filtrera → kryssa i rader → Exportera.

Vilka bokningar som finns i listan avgör vad du kan exportera:

Platsen som är vald i platsväljaren Plats i vänstermenyn. Slå på Visa alla platser för att se bokningar från alla platser.
Väljaren Datumintervall: Aktuella omfattar de senaste bokningarna (från ungefär två månader tillbaka), eller välj ett helt år och tryck sedan på Hämta.
Filter och Sök bokningar smalnar av listan ytterligare.

Så "hela förra säsongen för en plats" blir: välj platsen, välj året, Hämta, kryssa i rutan i tabellhuvudet, tryck på Välj alla {count} och sedan Exportera.

Testbokningar är dolda i listan om inte Visa testbokningar ({count}) är påslaget, och dolda testbokningar blir aldrig valda, så de hamnar inte i filen.

Stora urval. Exporten byggs på servern i omgångar, så det finns ingen storleksgräns: ett helt år för alla platser exporteras på en gång. Om den misslyckas ser du "Kunde inte exportera bokningarna. Försök igen."

Vad bokningsfilen innehåller

En rad per bokning, sorterad efter start. Rubriker och ord (kanal, status, betalstatus) är på ditt adminspråk. På svenska är kolumnerna, i den här ordningen:

Ordernr., Skapad, Plats, Start, Slut, Incheckning, Utcheckning, Namn, E-post, Telefonnummer, Produkter, Lås, Kanal, Status, Betalstatus, Valuta, Totalt (moms inkl.), Moms, Rabatt, Rabattkod, Betalt, Kvar att betala

Efter dem kommer en kolumn per fråga, för bokningar med svar på det äldre återlämningsformuläret (utvärderingsfrågor).

Datum och tider skrivs YYYY-MM-DD HH:mm, i platsens tidszon.
Belopp har två decimaler, med decimalkomma på alla adminspråk utom engelska.
Produkter listar varje produkt som "Namn ×antal".
Lås har låsnumren, för alla platser i exporten.
Betalda bokningar från före augusti 2025, då Rentalbuddy började registrera betalda belopp, räknas som helt betalda.
Filen är semikolonseparerad och börjar med en byte order mark (BOM), så den öppnas direkt i kolumner i Excel inställt på svenska, norska, danska, finska eller tyska.

Filen har inga svar på dina egna fält; de finns på varje boknings detaljsida och på utskriften.

Skriv ut bokningar

Skriv ut bredvid Exportera skriver ut de ikryssade bokningarna, en bokning per sida. Du kan också skriva ut en enskild bokning från dess detaljsida; båda använder samma layout:

ditt företagsnamn, platsen och din logotyp, och en notis när det är en testbokning,
numret under Kundorder med start, slut, incheckning och utcheckning, Skapad, Kanal och Extra Information,
Kund (eller "Ingen kund är kopplad till bokningen."), och Kundens svar,
Orderrader,
Betalning: Betalstatus, Totalt (moms inkl.), Betalt och Kvar att betala (betalningshistoriken skrivs inte ut),
Svar före upplåsning och Retursvar.

Utskrift tar högst 500 bokningar åt gången. Med fler ikryssade är Skriv ut gråad och raden ovanför listan säger: "Utskrift tar högst 500 bokningar åt gången. Välj sida för sida för att skriva ut, eller använd Exportera för hela listan." Med fler än 200 ikryssade ser du "Förbereder {count} bokningar för utskrift. Det kan ta någon minut, och sidan kan sluta svara under tiden." Vänta på utskriftsdialogen. Om en enskild bokning inte kan visas står det "Bokning {id} kunde inte visas." på dess sida; om hämtningen misslyckas helt, "Kunde inte hämta bokningarna för utskrift. Försök igen."

Utskrift markerar bokningarna som Utskriven, men bara för användare som kan redigera bokningar. Användare som bara kan visa bokningar kan ändå skriva ut; då markeras ingenting.

Vill du ha en PDF, välj "Spara som PDF" i webbläsarens utskriftsdialog. Att filtrera och välja i listan beskrivs närmare i guiden om att hitta och filtrera bokningar.

En kunds bokningar

Kunder → öppna kunden → Beställningshistorik. Kryssa i bokningarna (kryssrutan i tabellhuvudet kryssar i den aktuella sidan; Välj alla {count} kryssar i alla) och tryck på Exportera (eller Skriv ut). Du får samma sorts fil, men bara med den kundens bokningar. Det är praktiskt när en kund ber om en sammanställning av allt hen har bokat.

Exportera kunder (kundlistan till Excel)

Kunder i vänstermenyn → kryssa i rader → Exportera. Filen heter customers.csv och har kolumnerna:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country och Consent To Email (Yes/No).

Är medlemskap påslaget för ditt konto kommer tre kolumner till efter telefonnumret: Member, Coverage och Discount.

Kolumnrubrikerna i den här filen är alltid på engelska, oavsett vilket språk du kör adminpanelen på. Consent To Email är kundens samtycke till marknadsföring (visas som Samtycke till e-post i listan). Respektera det när du använder filen till något annat än själva bokningarna.

Kunder hör till ditt konto, inte till en plats, så det finns ingen kundexport per plats. Samma person kan boka på flera av dina platser.

Exportera medlemskap

Använder ditt konto medlemskap har Medlemskap två exporter:

Fliken Medlemmar exporterar members.csv med Namn, E-post, Medlemskapsomfattning, Plats, Tillagd via, Rabatt, Giltig till och Status. Rubrikerna följer ditt adminspråk. Skriv ut skriver ut de ikryssade medlemmarna.
Fliken Köp exporterar själva medlemskapsförsäljningen, i samma format som bokningsexporten.

QR-koder är ingen export

Ladda ner QR på en plats flik Bokaknapp laddar ner en bild, inte data. Se guiden om bokningslänkar och QR-koder.

Det här rapporterar adminpanelen inte

De här frågorna kommer varje säsong, så här är vad som inte finns i dag:

Beläggning eller utnyttjandegrad. Det finns ingen rapport över hur många timmar en kajak, ett lås eller en bastu var uthyrd jämfört med hur många timmar den var tillgänglig. Det närmaste är att exportera bokningarna för en period och räkna fram det i ett kalkylblad.
Intäkter per produkt eller tillbehör. Översiktens panel Produkter räknar hur många som bokades, inte hur mycket de drog in.
En nedladdningsbar intäktsrapport, per plats eller totalt. Översiktens siffror finns bara på skärmen.
En bokföringsfil. Bokningsexporten har varje boknings totalbelopp och moms, men den är den råa listan över bokningar; om den passar ditt bokföringsprogram beror på programmet. Testa med en månad först.
PDF-rapporter. Där det finns en knapp Skriv ut kan du skriva ut till PDF från webbläsaren.

Håller något av detta tillbaka dig, säg till supporten. Att veta vilka av dem uthyrarna verkligen behöver är så de blir prioriterade.

Där pengasiffrorna finns: Stripe

Utbetalningar, avgifter, återbetalningar, återkrav, detaljer per betalning, momsrapporter och kvittona dina kunder får finns i Stripe, inte i Rentalbuddy. Rentalbuddy visar vad som bokades och vad kunden debiterades; Stripe visar vilka pengar som faktiskt rörde sig. För avstämning mot banken eller revisorn, börja i Stripe. Guiden om Rentalbuddy kontra Stripe förklarar vad som görs var.

Dina egna Rentalbuddy-fakturor finns under Inställningar → Fakturering → Faktureringsportal.

Snabbreferens

Jag behöver…	Var
Bokningar för en period, till Excel	Bokningar → Datumintervall → Hämta → kryssrutan i tabellhuvudet → Välj alla {count} → Exportera
En kunds bokningar	Kunder → kunden → Beställningshistorik → Exportera
En kund- eller utskickslista	Kunder → kryssa i → Exportera
Medlemmar eller medlemskapsförsäljning	Medlemskap → Medlemmar eller Köp → Exportera
Intäkter för en period	Översikten → Datumintervall → Totala Intäkter
Intäkter för en plats	Översikten → Platser → kryssa ur alla utom en
Jämföra platser	Översiktens diagram → kryssa i Intäkt och Efter plats
Bokningar räknade efter hyresdatum	Översikten → Bokningar efter → Start datum
Var våra kunder kommer ifrån	Översikten → Kundens nationalitet
Utbetalningar, avgifter, moms, kvitton	Stripe
Våra Rentalbuddy-fakturor	Inställningar → Fakturering → Faktureringsportal

Vanliga frågor

Finns det en rapportfunktion? Kan jag få ut vår försäljning i Excel? Översikten visar siffrorna på skärmen. För ett kalkylblad, exportera bokningarna: Bokningar → kryssa i rutan i tabellhuvudet → Välj alla {count} → Exportera ger en CSV-fil som öppnas i Excel.

Hur ser jag intäkter per plats, till exempel för att dela en faktura med en partner? På översikten kryssar du ur alla platser utom en under Platser och läser av Totala Intäkter, eller kryssar i Intäkt och Efter plats i diagrammet.

Varför är knappen Exportera gråad? Inget är ikryssat. Kryssa i raderna du vill ha (eller kryssrutan i tabellhuvudet för hela sidan och sedan Välj alla {count} för hela listan) och tryck sedan på Exportera.

Varför visar översikten en annan summa än min utbetalning från Stripe? Översikten visar bokningarnas värde under perioden. Stripes utbetalningar är efter avgifter och återbetalningar, och följer Stripes utbetalningsschema.

Siffrorna ändras när jag byter Bokningar efter. Vilken är rätt? Båda. Bokningsdatum räknar när kunderna bokade; Start datum räknar när hyrorna äger rum.

Varför står det Okänt under Kundens nationalitet? Nationaliteten kommer från telefonnumrets landsnummer. Bokningar utan telefonnummer, eller med ett nummer som inte kan matchas, visas som Okänt.

Kan jag se hur ofta varje kajak eller bastu används (uthyrningsfrekvens)? Inte som rapport. Exportera bokningarna för perioden och räkna per lås i ett kalkylblad; kolumnen Lås har låsnumren för alla platser.

Våra testbokningar syns i Totala Intäkter. Bokningar som gjorts med Gör en testbokning räknas aldrig. Andra tester, till exempel en personalbokning med Testbetalning eller en rabattkod på 100 %, räknas som riktiga bokningar tills de avbokas. Avboka dem så sjunker siffrorna.

Kan jag få en momsrapport? Inte från Rentalbuddy. Momsrapporteringen kommer från Stripe och din bokföring; bokningsexporten är den råa listan över bokningar, med varje boknings Moms.

Jag kryssar i rutan i tabellhuvudet men bara bokningarna på den här sidan blir valda. Det är avsiktligt: kryssrutan i tabellhuvudet kryssar i den aktuella sidan. Tryck på Välj alla {count} på raden ovanför listan för att kryssa i alla bokningar i den filtrerade listan.

Varför är Skriv ut gråad? Antingen är inget ikryssat, eller så är fler än 500 bokningar ikryssade: utskrift tar högst 500 åt gången. Kryssa i färre och skriv ut sida för sida, eller använd Exportera för hela listan.

Finns testbokningar med i exporten? Inte om du inte visar dem. Testbokningar är dolda i Bokningar som standard, och dolda testbokningar blir aldrig valda, så de exporteras eller skrivs inte ut.

Varför skrivs beloppen i min export med komma? Exporten följer ditt adminspråk: alla språk utom engelska använder decimalkomma, så att siffrorna fungerar i ett kalkylblad inställt på det språket.