Rapporter och exporter — vad du kan få ut av Rentalbuddy

Det finns fyra exporter i Rentalbuddy-admin och en rapport på skärmen. Den här sidan går igenom alla, vad som finns i varje fil, och — lika viktigt — de saker operatörer ber om oftast som inte finns ännu.

Exporterna

Alla fyra fungerar likadant: kryssa i raderna du vill ha, tryck sedan på Exportera. Det här är delen folk missar. Knappen Exportera förblir inaktiverad tills du väljer något, och siffran inom parentes efter etiketten visar hur många rader du har kryssat i. Inget exporteras "i bulk" utan att du väljer först — använd rubrikkryssrutan för att ta allt i listan på en gång.

Alla fyra producerar en .csv-fil, som öppnas i Excel, Numbers, Google Sheets och de flesta bokföringsprogram.

Bokningar

Bokningar i vänstermenyn → kryssa i rader → Exportera.

Vilka bokningar som visas i listan styrs innan du exporterar:

Platsen som är vald i navigeringsfältet. Slå på Visa alla platser för att se bokningar över hela ditt konto i stället.
Datumfönstret. Som standard täcker listan ungefär de senaste två månaderna; du kan välja ett helt kalenderår i stället.
Filter och Sök bokningar begränsar det ytterligare.

Så receptet för "hela förra säsongen för en plats" är: välj platsen, välj året, markera allt, Exportera.

Filen heter bookings.csv. Kolumnerna sätts ihop bakom kulisserna snarare än av skärmen du står på, så admin har ingen kolumnlista att visa dig. Exportera en handfull rader en gång och öppna filen för att se vad ditt bokföringsprogram kommer att få — det är snabbare och mer tillförlitligt än vad någon lista här kan vara.

Det finns en Skriv ut-knapp bredvid Exportera på samma verktygsrad. Den skriver ut de markerade raderna, vilket också är enda sättet att få en PDF — skriv ut till PDF från webbläsarens utskriftsdialog.

En kunds orderhistorik

Öppna en kund från Kunder och bläddra till deras orderhistorik. Samma Exportera-knapp finns där, och den producerar samma typ av fil för den kundens beställningar. Praktiskt när en kund ber om en sammanfattning av allt de har bokat hos dig.

Kunder

Kunder i vänstermenyn → kryssa i rader → Exportera. Filen heter customers.csv.

Den här filens kolumner är definierade i admin, så de är värda att lista. Du får:

ID, First name, Last name, Email, Phone number, Address, Zip code, City, Country och Consent To Email (Yes/No).

Om medlemskap är aktiverat för ditt konto visas tre kolumner till mellan telefonnumret och adressen: Member, Coverage och Discount.

Två saker att känna till. Kolumnrubrikerna i den här filen är alltid på engelska, oavsett vilket språk du kör admin på. Och kunder tillhör ditt konto, inte en plats — det finns ingen kundexport per plats, eftersom samma person kan boka på flera av dina platser.

Consent To Email är kundens marknadsföringssamtycke. Respektera det om du använder filen till något annat än att fullgöra bokningar.

Medlemskap

Om ditt konto använder medlemskap har Medlemskap två exporter:

Fliken Medlemmar exporterar members.csv, med kolumnerna Namn, E-post, Medlemskapsomfattning, Plats, Tillagd via, Rabatt, Giltig till och Status. Platsen varje medlemskap gäller för är en kolumn i filen, så en export täcker alla platser.
Fliken Köp exporterar membership-purchases.csv — själva medlemskapsförsäljningen, uppbyggd på samma sätt som bokningsexporten.

QR-koder är ingen export

Ladda ner QR på en plats flik Bokaknapp laddar ner en bild, inte data. Det tas upp i Direkta bokningslänkar och QR-koder — var du hittar dem.

Rapporten på skärmen: dashboarden

Din dashboard finns på Hem när din startchecklista är klar, och alltid på själva dashboardsidan. Det är en rapport du läser på skärmen — det finns ingen nedladdningsknapp på den.

Du styr tre saker högst upp:

Datumintervall — perioden hela sidan täcker. Den öppnas på de senaste 30 dagarna.
Bokningar efter — om en bokning räknas på sitt Bokningsdatum (när kunden bokade) eller sitt Start datum (när uthyrningen körs). Detta ändrar siffrorna avsevärt. För "vad sålde vi i juni", använd Bokningsdatum; för "hur mycket att göra hade vi i juni", använd Start datum.
Platser — en kryssruteslista över dina platser, som som standard är Alla platser. Den visas bara om du har fler än en plats.

Vad den sedan visar:

Siffra	Vad den betyder
Genomsnittlig bokningslängd	Genomsnittlig uthyrningslängd över perioden
Genomsnittligt ordervärde	Intäkt delat med antal bokningar, med medlemskapsförsäljning borträknad först
Totala Intäkter	Totalt för perioden, i din kontovaluta
Totalt antal bokningar	Antal bokningar
Medlemskapsköp	Antal och värde av sålda medlemskap — bara när medlemskap är aktiverat

Under rutorna finns ett diagram över intäkter och bokningsvolym över perioden, och två paneler: Kundens nationalitet och Produkter (vilka produkter som sålde mest, per kategori).

Intäkter per plats

Du kan få det här, och det är filtret Platser som gör det: avmarkera allt utom en plats och läs Totala Intäkter. Upprepa per plats. Det är ett manuellt jobb en åt gången — det finns ingen sida-vid-sida uppdelning per plats och inget sätt att exportera resultatet — men siffran i sig går att få fram.

Vad admin inte rapporterar

Var beredd på dessa, för de kommer upp varje säsong.

Utnyttjandegrad och beläggning. Det finns ingen utnyttjanderapport, ingen beläggningsprocent, och inget som säger hur många timmar en given kajak, ett lås eller en station faktiskt hyrdes ut jämfört med hur många den var tillgänglig. Det närmaste du kommer idag är att exportera bokningar för en period och räkna ut det i ett kalkylblad.

En intäktsuppdelning per plats du kan exportera eller fakturera från. Som ovan: läsbar en plats i taget på dashboarden, men inte exporterbar och inte sida vid sida.

En färdig bokföringsfil med moms uppdelad. Bokningsexporten är råmaterialet; om den passar rakt in i ditt bokföringsprogram beror på det programmet. Testa med en månad innan du satsar på det för ett helt år.

Något som PDF. Inget i admin genererar en PDF. Där det finns en Skriv ut-knapp, skriv ut till PDF från webbläsaren.

Om något av detta hindrar dig, säg det till support — att veta vilka av dessa operatörer faktiskt behöver är hur de blir prioriterade.

Var de finansiella siffrorna faktiskt finns

Utbetalningar, avgifter, återkrediteringar, detaljer per transaktion, momsrapportering, kvitton och dina Stripe-fakturor finns alla i Stripe, inte i Rentalbuddy — inklusive din egen prenumerationsfaktura, som öppnas på Stripes sida från Inställningar → Fakturering.

Rentalbuddy berättar vad som bokades och vad kunden debiterades. Stripe berättar vilka pengar som rörde sig. För en fullständig genomgång av vilket system som äger vad, läs Rentalbuddy eller Stripe — vart ska jag gå för vad? — för allt som rör bankavstämning eller din revisor, börja där i stället för här.

Snabbreferens

Jag behöver…	Var
En lista över bokningar för en period	Bokningar → filtrera → välj → Exportera
En kunds orderhistorik	Kunder → öppna kunden → Exportera
En kund-/utskickslista	Kunder → välj → Exportera
Medlemmar eller medlemskapsförsäljning	Medlemskap → Medlemmar eller Köp → Exportera
Intäkter för de senaste 30 dagarna	Dashboard-rutorna
Intäkter för en plats	Dashboard → Platser → avmarkera alla utom en
Bokningar räknade efter uthyrningsdatum, inte bokningsdatum	Dashboard → Bokningar efter → Start datum
Utbetalningar, avgifter, moms, kvitton	Stripe
Dina egna Rentalbuddy-fakturor	Inställningar → Fakturering (öppnar Stripe)