Återbetala eller avboka en bokning (avbokning återbetalar inte)

Att avboka en bokning återbetalar inte kunden. Rentalbuddy skickar aldrig tillbaka pengar bara för att en bokning avbokas. Om kunden ska få tillbaka sina pengar gör du återbetalningen från bokningens avsnitt Betalning — före eller efter avbokningen, ordningen spelar ingen roll.

De två åtgärderna är helt separata:

Avboka stoppar bokningen: den markeras som Avbokad, utrustningen frigörs och kundens upplåsningssida slutar fungera. Inga pengar flyttas.
Återbetalning skickar tillbaka pengar till kundens kort via Stripe. Den avbokar inte bokningen och frigör inte utrustningen.

Om en kund inte kommer och ska ha pengarna tillbaka gör du båda.

Återbetala en kortbetalning från bokningen

Återbetalningar görs i Rentalbuddy-admin, direkt på bokningen. Du behöver inte öppna Stripe (äldre råd om att "återbetalningar bara kan göras i Stripe" gäller inte längre).

Öppna Bokningar i menyn och öppna bokningen.
Scrolla till avsnittet Betalning. Varje betalning är en rad med Belopp, Betalsätt, Status, Betalnings-id, Skapad och Registrerad av.
Leta upp raden där Betalsätt är Stripe och status är Betald. I början av raden finns en rund pilknapp med etiketten Återbetalning.
Tryck på den. Rutan Återbetalning öppnas med ett belopp redan ifyllt. Kontrollera beloppet — det är ett förslag, inte nödvändigtvis det du vill skicka tillbaka.
Ändra beloppet om du bara vill återbetala en del.
Tryck på knappen längst ner. Den visar Återbetala följt av beloppet, så du ser exakt vad du är på väg att skicka tillbaka.

När återbetalningen har gått igenom stängs rutan och bokningen laddas om med återbetalningen på.

Om rutan stannar öppen och inget händer när du trycker på Återbetala har återbetalningen inte gått igenom och inga pengar har skickats. Rentalbuddy visar inte Stripes orsak i det läget. Kontrollera betalningen i din Stripe Dashboard (sök på Betalnings-id) och kontakta supporten om det fortsätter att misslyckas.

Vilka betalningar har en Återbetalning-knapp

Knappen Återbetalning visas bara på betalningar som har betalats online via Stripe: betalningar som kunden gjorde i kassan och betalningar via en betallänk som du skickat från bokningen. Den försvinner när hela betalningen har återbetalats.

Betalningar som du registrerat manuellt har ingen Återbetalning-knapp. Rentalbuddy har aldrig hållit de pengarna, så det finns inget att skicka tillbaka: ge tillbaka kontanter, eller återbetala Swish, en faktura eller din egen kortterminal som du brukar. Det du kan göra i Rentalbuddy är att makulera den manuella betalningsraden, se nedan.

Återbetala en del av beloppet (delvis återbetalning)

Du kan återbetala valfritt belopp upp till det som fortfarande går att återbetala på betalningen, och du kan göra det i flera omgångar — en del i dag, resten senare.

Du kan inte återbetala mer än kunden betalade på den betalningen:

Under fältet anger rutan taket: "Beloppet får inte överstiga" beloppet, följt av "(betalningens storlek)". Efter en tidigare delvis återbetalning är taket det som finns kvar på betalningen.
Om du skriver ett större tal hoppar fältet tillbaka till maxbeloppet.
Knappen Återbetala är inaktiverad vid noll.

Du kan alltså inte råka återbetala för mycket. Det finns ingen återbetalning per produkt: om bara en artikel i en bokning med flera artiklar ska återbetalas räknar du ut beloppet själv och återbetalar det från betalningen.

Om bokningen har flera Stripe-betalningar (till exempel kassabetalningen plus en betallänk du skickat senare) har varje rad sin egen Återbetalning-knapp och sitt eget tak. Återbetala från den betalning som pengarna kom in på.

Vad som händer efter en återbetalning

På bokningen:

En ny rad visas under betalningen med ett negativt belopp och betalsättet Stripe (retur).
Betalt minskar. Bokningens betalstatus blir Återbetald när allt kunden betalat har återbetalats, eller Delvis Betald efter en delvis återbetalning — det är väntat, inget fel.
Betalningens historikikon (Visa betalningshistorik) öppnar Betalningshistorik, där återbetalningen står som Återbetald med vem som gjorde den och beloppet. En kortbetalning från kassan får den här ikonen från och med sin första återbetalning.

I Stripe: Rentalbuddy ber Stripe att återbetala direkt, och återbetalningen syns på betalningen i din Stripe Dashboard med en egen status. Ditt Stripe-saldo betalar för den. Rentalbuddy ändrar inte Stripes avgifter: om Stripe ger tillbaka sin avgift för en återbetald betalning ser du på den betalningen i din Stripe Dashboard.

För kunden:

Pengarna går tillbaka till kortet eller betalsättet kunden betalade med. De går tillbaka via kortnätverket och kundens bank, vilket brukar ta några dagar; varken du eller Rentalbuddy kan snabba på det. Om en kund frågar var pengarna är, slå upp återbetalningen i din Stripe Dashboard.
Rentalbuddy skickar inget mejl om återbetalningen. Stripe kan mejla kunden om återbetalningen om du har slagit på det i dina Stripe-inställningar. Om du är osäker, utgå från att kunden inte har fått något besked och meddela hen själv.

En återbetalning kan inte ångras. Det finns inget "ångra återbetalning" i Rentalbuddy eller i Stripe. Om du återbetalar för mycket är enda vägen tillbaka att be kunden betala igen (till exempel med en betallänk, se nedan). Läs beloppet två gånger innan du trycker på Återbetala.

Vem som kan återbetala och avboka

Återbetalning kräver behörigheten för återbetalning. Kontoägare och kontomedlemmar har den; Bokningspersonal och kontots läsbehöriga har den inte.
Partner kan inte återbetala. Partnerägare, partnermedlemmar och läsbehöriga partner ser aldrig Återbetalning-knappen på de konton de hanterar — återbetalningar ligger kvar hos varje kontos egna ägare och medlemmar. En partner som hjälper en kund ber kunden att göra återbetalningen.
Avboka finns för kontoägare och medlemmar, Bokningspersonal och för partnerägare och partnermedlemmar på de konton de hanterar.
Makulera betalning, Redigera betalning och Ny Betalning kräver behörighet att hantera bokningar: kontoägare och medlemmar, Bokningspersonal samt partnerägare och partnermedlemmar. För Bokningspersonal nekas en manuell betalning med negativt belopp eller statusen Återbetald, eftersom den registrerar pengar som går tillbaka ut.

Om du inte ser en knapp som beskrivs här ingår den inte i din roll. Se guiden om användare och roller.

Avboka en bokning

Vad avbokning gör

Bokningens Status blir Avbokad.
Utrustningen frigörs, så tiden går att boka igen.
Kundens upplåsningssida slutar fungera. Om kunden öppnar den ser hen "Din bokning har annulerats." med platsens kontaktuppgifter.
Påminnelsemejl som fortfarande var schemalagda för bokningen skickas inte.

Vad avbokning inte gör

Inga pengar flyttas. Inget återbetalas, varken delvis eller helt. Betalningen ligger kvar precis som den var, och bokningen visar den fortfarande som betald.
Inget mejl till kunden. Rentalbuddy skickar inget avbokningsmejl. Meddela kunden själv.
En PIN-kod som kunden redan har fått dras inte tillbaka från låset av Rentalbuddy. Avbokningen stänger upplåsningssidan, men en kod som kunden redan har sett där (eller som du har läst upp för hen) kan fortfarande öppna låset tills dess tidsfönster tar slut. Koder skickas aldrig via mejl. Om det spelar roll, hantera det på låset (se guiderna om lås).

Så avbokar du

Öppna bokningen under Bokningar.
Tryck på Avboka i knappraden högst upp. Du kan också avboka från listan Bokningar med papperskorgsikonen (Avboka) på raden.
Bekräfta i rutan Avboka bokning? ("Är du säker på att avboka bokningen?") genom att trycka på Avboka.

Bekräftelsemeddelandet lyder "Bokning Raderad", men bokningen raderas inte: den ligger kvar i listan med Status Avbokad, och dess betalningar och historik sparas.

Avbokning kan inte ångras. När en bokning är avbokad försvinner knappen Avboka och det finns inget sätt att "ångra avbokning". Om det var ett misstag, gör en ny bokning åt kunden.

Köp av medlemskap kan inte avbokas på det här sättet. Allt annat du kan ändra på en bokning — tider, produkter, lås, förlängning — finns i guiden om att redigera, flytta eller avboka en bokning.

Manuella betalningar: Makulera betalning i stället för att radera

Betalningar som du registrerat manuellt (till exempel Betala på plats, Manuell Swish, Manuell kortbetalning, Manuell faktura eller Testbetalning) raderas aldrig. I stället makulerar du dem:

På den manuella betalningsraden trycker du på papperskorgsikonen (Makulera betalning).
Rutan Makulera betalning förklarar: "Betalningen ligger kvar i listan som makulerad och räknas inte längre med i det betalda beloppet."
Fyll gärna i Anledning (valfritt), till exempel "Registrerad två gånger" eller "Kunden fick tillbaka kontanter".
Tryck på Makulera betalning.

Raden ligger kvar i listan, gråmarkerad och överstruken, med statusen Makulerad, och flyttas längst ner. Den räknas inte längre in i Betalt, så Kvar att betala och betalstatusen uppdateras. Dess Betalningshistorik visar vem som makulerade den och varför. En makulerad rad kan inte redigeras eller makuleras igen — registrera i stället en ny betalning med Ny Betalning.

Makulering flyttar inga pengar. Den rättar bara bokningens siffror. Om du ger tillbaka kontanter eller Swish gör du det själv och makulerar sedan raden (eller registrerar det så som din bokföring föredrar).

Obetalda betallänkar: om du har skickat en Stripe-betallänk till kunden från bokningen och hen inte har betalat än har den raden också en papperskorgsikon. Den öppnar Ta bort betalningslänk ("Vill du ta bort den här betalningslänken? Kunden kan inte längre betala via den."), och Ta bort tar bort den.

En betald Stripe-betalning har ingen papperskorgsikon. Den kan bara återbetalas.

Återbetala mellanskillnaden efter en billigare flytt eller ändring

När du flyttar eller ändrar en bokning och den blir billigare återbetalar Rentalbuddy inte mellanskillnaden automatiskt. När du använder Redigera → Flytta visar bokningsfönstret "Att återbetala:" med beloppet innan du bekräftar. (En förlängning lägger bara till kostnad, så Förläng visar alltid "Att ta betalt:".) Tillbaka på bokningen får du meddelandet "Det nya priset är (belopp) lägre än vad som har betalats. Återbetala mellanskillnaden från betalningslistan."

Återbetala sedan som beskrivs ovan. När du öppnar Återbetalning på en bokning som har betalats mer än den nu kostar föreslår rutan det överbetalda beloppet. Kontrollera det och tryck på Återbetala. Tills du återbetalar visar bokningen helt enkelt mer Betalt än dess Totalt (moms inkl.).

När kunden flyttar sin egen bokning till en billigare tid (om du låter kunder boka om) ser hen "Återbetalning:" med beloppet, och mellanskillnaden återbetalas automatiskt till kortet — bara för bokningar som betalats online via Stripe. I Betalningshistorik är den återbetalningen registrerad av Kund. Om en kund betalade extra för att flytta och den nya tiden hann bli tagen innan betalningen var klar, återbetalas även den extra betalningen automatiskt.

Avbokad men fortfarande betald, eller debiterad utan bokning

Pengar och bokning kan hamna i otakt. Här är fallen, hur du upptäcker dem och vad du gör.

Du avbokade, men kunden har fortfarande betalat

Det här är det vanligaste fallet: bokningen avbokades och ingen återbetalade den, eftersom avbokning inte återbetalar.

Så upptäcker du det: i listan Bokningar är Status Avbokad medan Betalstatus fortfarande är Betald eller Delvis Betald. Du kan skriva "Avbokad" i sökrutan för att bara lista avbokade bokningar och sedan sortera på Betalstatus.
Åtgärd: om kunden ska ha tillbaka pengarna, öppna bokningen och återbetala. Knappen Återbetalning fungerar fortfarande på en avbokad bokning.

Kunden debiterades men bokningen avbokades eller gick ut

När en kund går till betalning håller Rentalbuddy utrustningen åt hen i ungefär sju minuter (se guiden om misslyckade betalningar för hur reservationen fungerar). I sällsynta fall slutförs en betalning precis när den tiden tar slut — oftast när kunden tog lång tid på sig att godkänna betalningen i bankappen eller med Klarna.

Så upptäcker du det: kunden säger att hen har betalat och har en bekräftelse eller en dragning på kortet, men bokningen visar Status Avbokad. På bokningen visar avsnittet Betalning en Stripe-rad med status Betald. I din Stripe Dashboard har betalningen lyckats; dess beskrivning är Rentalbuddys boknings-id, som du kan klistra in i sökrutan under Bokningar.
Varför det spelar roll: utrustningen frigjordes när reservationstiden tog slut, så den kan redan vara bokad av någon annan, och kunden kanske inte får en fungerande upplåsningssida eller kod.
Åtgärd, på ett av två sätt:
- Återbetala betalningen på den bokningen och be kunden boka igen, eller
- Skapa en ny bokning åt kunden själv och registrera en Manuell betalning på den med en Betalningsanteckning som hänvisar till den ursprungliga betalningen (till exempel dess Betalnings-id), så att den nya bokningen inte visar något skuldbelopp. Själva pengarna ligger kvar på den ursprungliga bokningen i Stripe.

Om kunder regelbundet debiteras utan att få en bokning är det inte det sällsynta tidsfallet — kontakta supporten. Det kan betyda en äldre Stripe-koppling som inte längre rapporterar betalningar till Rentalbuddy.

Kunden betalade två gånger

Om en kund bokade två gånger av misstag (till exempel för att hen trodde att första försöket misslyckades) hittar du två bokningar med Betald. Avboka den som inte behövs och återbetala dess betalning. Om kunder regelbundet skickas tillbaka till början av bokningsfönstret efter att ha betalat, kontrollera att bokningsknappens skript bara finns en gång på din sida (se guiden om att installera bokningsknappen).

Vanliga situationer

Kunden avbokar i god tid och får tillbaka allt. Återbetala hela beloppet på betalningsraden och avboka sedan bokningen så att utrustningen frigörs.

Kunden avbokar sent och du behåller en avgift. Återbetala bara den del du ger tillbaka — skriv det lägre beloppet i rutan Återbetalning. Bokningen visar Delvis Betald. Avboka sedan bokningen.

Kunden dyker inte upp och får inget tillbaka. Avboka bara bokningen, eller låt den vara som den är. Återbetala inte.

Kunden fick aldrig någon kod och vill ha pengarna tillbaka. Återbetala från bokningen som vanligt och avboka den sedan. För att ta reda på varför koden saknades, se guiden om kunder som inte fick någon PIN-kod.

Bokningen betalades kontant eller på plats. Det finns inget att återbetala i systemet. Gör upp direkt med kunden och makulera sedan den manuella betalningsraden om du vill att bokningens siffror ska spegla det.

Du avbokade och insåg sedan att pengar ska tillbaka. Inga problem — knappen Återbetalning finns kvar på bokningen efter avbokningen.

Du återbetalade för mycket. En återbetalning kan inte backas. Be kunden betala mellanskillnaden: på bokningen trycker du på Ny Betalning, väljer Betallänk Stripe ("Betallänk skickas till kundens email") och trycker på Registrera Betalning. En mellanskillnad under Stripes minsta onlinebetalning för din valuta (till exempel 3 SEK) kan inte skickas som länk: rutan säger det och Registrera Betalning förblir gråmarkerad. Gör upp ett så litet belopp direkt med kunden, eller registrera det som Manuell.

Det är en testbokning du själv har gjort. En bokning som gjorts med Gör en testbokning (den har en Test-etikett bredvid sin status) kräver inget av dig. I Bokningar är den dold om du inte slår på Visa testbokningar. Den avbokas automatiskt 30 minuter efter att den gjordes, och med Test med en riktig betalning återbetalas den lilla testdebiteringen direkt, så bokningen visar betalningen och dess återbetalning. Stripe behåller sin lilla avgift. Avboka den själv om du vill avsluta testet tidigare.

Vanliga frågor

Jag avbokade just en bokning. Får kunden pengarna tillbaka automatiskt? Nej. Avbokning återbetalar aldrig. Öppna bokningen, tryck på Återbetalning på Stripe-betalningsraden och bekräfta med Återbetala.

Återbetalar eller avbryter en avbokning i Rentalbuddy betalningen i Stripe? Nej. Betalningen ligger kvar som den är i både Rentalbuddy och Stripe tills du återbetalar den från bokningens avsnitt Betalning.

Kan jag återbetala bara en del av beloppet? Ja. Skriv beloppet i rutan Återbetalning. Du kan återbetala i flera omgångar, upp till det kunden betalade på den betalningen.

Var är återbetalningsknappen? Jag hittar den inte. Det är den runda pilen med etiketten Återbetalning i början av en Stripe-rad med status Betald i bokningens avsnitt Betalning. Den finns inte för manuella betalningar, för betalningar som redan är helt återbetalade, eller om din roll inte får återbetala (partner, Bokningspersonal och läsbehöriga får inte).

Går återbetalningen direkt, och kan jag ångra den? Stripe skickar återbetalningen direkt, men det tar några dagar innan den syns på kundens konto. Den kan inte ångras.

Hur raderar jag en manuell betalning som registrerats av misstag? Tryck på papperskorgsikonen på raden och välj Makulera betalning. Raden ligger kvar i listan som Makulerad och räknas inte längre in i Betalt.

Jag flyttade en bokning till en billigare tid. Får kunden tillbaka mellanskillnaden? Inte när du flyttar den — återbetala mellanskillnaden från betalningslistan; återbetalningsrutan föreslår det överbetalda beloppet. När kunden själv flyttar sin kortbetalda bokning till en billigare tid återbetalas mellanskillnaden automatiskt.

Kunden har betalat men bokningen står som Avbokad. Vad gör jag? Antingen återbetalar du betalningen och ber kunden boka igen, eller så skapar du en ny bokning åt hen och registrerar en manuell betalning med en anteckning som hänvisar till den ursprungliga betalningen.

Det finns en liten återbetalning i Stripe som ingen här har gjort. Var kommer den ifrån? Troligen från en testbokning gjord med Gör en testbokning → Test med en riktig betalning: Rentalbuddy debiterar Stripes minsta belopp och återbetalar det direkt. Bokningen har en Test-etikett och avbokas automatiskt.

Kan Bokningspersonal återbetala en bokning? Nej. Bokningspersonal kan avboka bokningar och registrera betalningar, men har ingen Återbetalning-knapp och kan inte registrera en manuell betalning med negativt belopp eller statusen Återbetald. Be en kontoägare eller kontomedlem att göra återbetalningen.