Evenemang, tillfällen och prisvarianter

Ett Evenemang är ett schemalagt erbjudande per person — en guidad tur, en kurs, ett bastupass. Det är ingen uthyrning. Kunden väljer inte start- och sluttid själv; de väljer ett av de tillfällen du har skapat, och hur många platser de vill ha.

Evenemang jämfört med uthyrningsprodukter

	Uthyrningsprodukt	Evenemang
Tid	Kunden väljer start och längd	Du skapar fasta tillfällen; kunden väljer ett
Vad som säljs	Enheter av en produkt	Platser vid ett tillfälle
Lager	Antal enheter för platsen	Platser per tillfälle, gäller för varje tillfälle
Pris	Per timme eller per längdsteg	Per person, kan delas upp i namngivna Prisvarianter-rader
Säsonger	Hög- och lågsäsongstabeller	Ett pris, inga säsongstabeller
Tillbehör	Tillbehör kan kopplas	Ingen koppling av tillbehör
Kopiering	Kan kopieras till en annan plats	Kan inte kopieras

Evenemang och uthyrningar kan heller inte blandas i en och samma kundkorg — bokningssidan ber kunden checka ut separat.

Skapa evenemanget

1. Öppna Produkter, välj plats i navigeringsraden, tryck på Skapa produkt.
2. Sätt Välj produkttyp till Evenemang. Detta kan inte ändras efter första sparandet.
3. Fyll i Art. Nr, Kort namn och Sorteringsordning i bokningsvyn (lägst siffra har högst prioritering) som för vilken produkt som helst.
4. Fyll i Produktnamn — engelska krävs. Evenemang har också Lång beskrivning och Information kund ska fylla i (lämna blank om ingen information krävs), vilket blir ett fritextfält kunden ser vid bokning av ett tillfälle.
5. Ladda upp en Produktbild.
6. Sätt Platser per tillfälle — se nedan.
7. Sätt Hantera inventering och, om det behövs, den kopplade uthyrningsprodukten — se nedan.
8. Sätt priset och Skatter.
9. Sätt Tillfällets längd och Tid före start du kan boka eventet.
10. Tryck på Spara.

Först efter den första sparningen kan du generera tillfällena.

Platser per tillfälle

Kortet Lagersaldo på ett evenemang är märkt Platser per tillfälle: "Maximalt antal deltagare per genererad eventtid."

Det är inte ett totalantal. Varje tillfälle du genererar får denna kapacitet, och varje tillfälle räknas ner separat. Tolv platser och fyrtio genererade tillfällen ger 480 bokningsbara platser totalt.

Att ändra detta antal senare påverkar bara nyligen genererade tillfällen. Tillfällen som redan finns behåller den kapacitet de skapades med — du kan justera dem individuellt i tillfälleslistan.

Längd och bokningsstopp

Båda finns på kortet Prissättning, under två rubriker:

• Tillfällets längd — Timmar och Dagar. Detta är hur länge ett tillfälle pågår, och det som fyller i varje tillfälles sluttid. Timmar kan sättas i kvartssteg (1, 1,25, 1,5 …), dagar från 0 till 6.
• Tid före start du kan boka eventet — Timmar och Dagar. Hur långt innan ett tillfälles start bokningen stänger. 2 timmar betyder att tillfället 09:00 slutar säljas 07:00. Lämna båda på 0 för att sälja ända fram till start.

Pris och prisvarianter

Kortet Prissättning har två flikar.

Simpel har ett fält, Pris per person. Använd det när alla betalar samma pris.

Prisvarianter är den flik operatörer upptäcker sent. Den ger dig flera namngivna priser på samma evenemang — vuxen och barn, medlem och icke-medlem, med utrustning och utan:

1. Öppna fliken Prisvarianter.
2. Tryck på Lägg till ny variant.
3. Fyll i Namn och Pris.
4. Upprepa för varje variant. Minusikonen tar bort en rad.
5. Tryck på Spara.

Variantens Namn anges per språk, med samma språkknappar som produktnamnet, och Översätt automatiskt täcker även variantnamn.

Kunden ser sedan en antalsväljare per variant och kan kombinera dem — två vuxna och ett barn i en bokning. Platserna de använder tas alla från samma Platser per tillfälle; bokningssidan visar ett "från"-pris baserat på din billigaste variant.

Du måste ange antingen ett enkelt pris eller minst en prissatt variant. Att spara med varken eller ger "Du behöver ange antingen ett enkelt pris ELLER prisvarianter".

Så länge en variant finns är det enkla priset inte det som debiteras. För att gå tillbaka till ett enda pris måste du ta bort varje variantrad först.

Koppla uthyrningsutrustning till evenemanget

Om en tur använder kajakerna du också hyr ut måste evenemanget känna till det, annars dubbelbokar du dem.

Hantera inventering på kortet Prissättning har tre alternativ, och det låses när evenemanget har sparats — välj noga:

Alternativ	Vad det gör
Block- event blockar tillgänglighet på Uthyrningsprodukt	Varje tillfälle reserverar enheter av den kopplade uthyrningsprodukten, så de inte kan hyras separat under den tiden.
Flexibel- tillgänglighet på event baseras på produktens tillgänglighet	Reserverar en enhet av uthyrningsprodukten per bokad deltagare.
Inte kopplad till produkt	Evenemangets och uthyrningens tillgänglighet är oberoende av varandra.

Med Block eller Flexibel väljer du produkten i Välj Uthyrningsprodukt som evenemang är kopplad till. Står det "Please select a site or add rental products to your site" i listrutan har platsen inga uthyrningsprodukter ännu.

Block avslöjar också Uthyrningsenheter att blockera per tillfälle: "Hur många enheter av den kopplade uthyrningsprodukten som ska reserveras per tillfälle i Block-läge. Lämna tomt för att matcha platser per tillfälle (t.ex. kajaker). Använd 1 för delade faciliteter som bastu."

Den distinktionen är hela poängen med fältet. Tolv kajakplatser behöver tolv kajaker, så lämna det tomt. Tolv bastuplatser behöver en bastu, så skriv 1.

Både Hantera inventering och Uthyrningsenheter att blockera per tillfälle är skrivskyddade när evenemanget väl har sparats.

Generera tillfällena

Tillfällen är de faktiska bokningsbara platserna i tiden. Du genererar dem i två steg på vänster sida av evenemangssidan.

Sätt datumintervallet

Under Datumväljare sätter du Eventstart och Event slut: "Ange första och sista kalenderdatum när detta event kan hållas."

Intervallet skapar inget i sig självt. Det begränsar bara vilka dagar generatorn nedan kommer att fylla i.

Generera eventtider

Under Generera eventtider — "Välj veckodagar och starttider, generera sedan individuella bokningsbara tillfällen.":

1. För varje veckodag du vill använda, öppna Välj timmar på den raden och kryssa i starttiderna. Tider erbjuds i 15-minuterssteg.
2. Tryck på Skapa evenemangstider.

Varje ikryssad tid på varje matchande datum inom ditt intervall blir ett tillfälle, med kapacitet hämtad från Platser per tillfälle och längd hämtad från Tillfällets längd.

Du kan köra generatorn så ofta du vill — välj fler veckodagar eller tider senare och generera igen. Befintliga tillfällen lämnas orörda.

Förutsättningarna

Generatorn vägrar köra om inte alla dessa är sanna:

1. Evenemanget har sparats minst en gång. Fram till dess är knappen inaktiverad och visar "Spara produkten innan du genererar tider." Ett helt nytt evenemang har ingen identitet att koppla tillfällen till.
2. Eventstart och Event slut är båda satta. Annars får du "Ange start- och slutdatum för eventet innan du genererar tider."
3. Minst en veckodag har minst en tid ikryssad. Annars, "Välj minst en veckodag och tid att generera."
4. Veckodagen förekommer faktiskt inom ditt datumintervall. Veckodagsrader är grånade när intervallet är kortare än en vecka och inte innehåller den dagen. Bredda intervallet så blir de valbara.
5. I Block-läge måste den kopplade uthyrningsprodukten ha tillräckligt med lediga enheter vid den tidpunkten. Tider som misslyckas hoppas över, med varningen "N tid(er) hoppades över eftersom den kopplade uthyrningsprodukten inte har tillräckligt med lediga enheter för Block-läge (kontrollera uthyrningsenheter att blockera per tillfälle — kan vara färre än platser per tillfälle)".

Andra meddelanden du kan se:

• "N tid(er) finns redan för detta event och hoppades över." — du genererade samma tid två gånger. Ofarligt.
• "Inga eventtider skapades. Kontrollera datumintervall, valda dagar och uthyrningslager." — inget matchade alls.
• "Evenemangstider har skapats" — det lyckade fallet.

Om inget genereras i Block-läge, är den kopplade uthyrningsprodukten den vanliga boven. Kontrollera tre saker: att produkten har lager ledigt för de datumen; att Uthyrningsenheter att blockera per tillfälle inte begär fler enheter än vad som finns; och att enheterna faktiskt är tillgängliga för bokning på den platsen — en obemannad plats reserverar genom sina lås, så en uthyrningsprodukt utan ett användbart lås har inget att dela ut.

Hantera tillfällena du skapat

Genererade tillfällen visas under Evenemang datum och tider i en tabell med Datum och tid, Bokningar, Tillgänglighet och Åtgärder.

För att ta bort ett, använd raderingsåtgärden på dess rad. Om någon redan har bokat det får du frågan "Det finns bokningar på detta tillfället. Är du säker att du vill radera?" — att radera ändå lämnar dessa kunder med ett tillfälle som inte längre finns, så kontakta dem först.

Vad kunden ser

• Bokningssidan frågar kunden om de vill ha Evenemang eller Produkter innan något annat visas.
• Varje evenemang visar sin bild, sitt namn, kort beskrivning och ett pris — med "från" framför när du använder prisvarianter.
• Välj ett datum öppnar en månadskalender med en tillgänglighetsprick per dag. Dagar utan tillfälle, eller ett fullt sådant, kan inte väljas.
• Starttiderna du genererade visas som chips under "Välj starttid:", nedtonade när de är slutsålda, följt av det beräknade Start: och Slut: baserat på din Tillfällets längd-inställning.
• Sedan platsväljarna — en per prisvariant, eller en enda om du använder ett enkelt pris.

Vanliga situationer

• Inget visas för kunder trots att evenemanget är sparat. Att spara ett evenemang skapar inga tillfällen. Du måste generera dem.
• Datumintervallet är inget schema. Att bredda Eventstart och Event slut lägger inte till tillfällen på de nya datumen; generera igen för dem.
• Platser per tillfälle gäller per tillfälle, inte som ett totalantal.
• Evenemang kan inte kopieras till en annan plats. Bygg dem igen på varje plats.
• Evenemang kan inte ha tillbehör. Relaterade tillbehör finns bara på uthyrningsprodukter.
• Hantera inventering kan inte ändras efter sparande. Om du valde fel läge, skapa evenemanget igen.