Kunderna kontaktar Rentalbuddy i stället för dig — se till att de når dig

Dina hyresgäster ringer eller mejlar Rentalbuddy i stället för dig — eller så svarar de på sitt bekräftelsemejl och hör aldrig av någon. De gör inget konstigt: när dina egna kontaktuppgifter saknas är det enda namn de hittar vårt.

Rentalbuddy stöttar dig som uthyrare; du stöttar dina egna kunder. Rentalbuddy kan inte hjälpa en hyresgäst med bokningen, en nyckel eller en återbetalning, så varje hyresgäst som hamnar hos oss är en hyresgäst som väntar på dig. Det tar några minuter per plats att fixa.

Varför kunderna hamnar hos Rentalbuddy

Så här ser det ut för en hyresgäst, och här kommer varje del ifrån:

• Mejlets avsändare. Bokningsmejlen skickas från Rentalbuddys no-reply-adress, och avsändarnamnet kunderna ser i inkorgen är för närvarande RentalBuddy, inte ditt företagsnamn.
• Svar. En kund som trycker på Svara skriver till no-reply-adressen. Svaren når inte dig.
• Kontaktraden i mejlet. Blocket Kontaktuppgifter – Plats skriver ut platsens adress och "Kontakt: [telefon] or [e-post]" från platsens egna kontaktuppgifter. Om en plats inte har något telefonnummer eller någon e-postadress sparad ser kunderna bokstavligen [Site Phone] och [Site Email] där.
• Upplåsnings-, återlämnings- och avbokningssidorna. De säger "Om du har några frågor så kontakta oss på [e-post] eller [telefon]." med platsens e-post och telefon. Om de är tomma har meningen luckor där dina uppgifter borde stå.
• "powered by Rentalbuddy". Bokningsfönstret och upplåsningssidan visar en liten powered by Rentalbuddy-logotyp som länkar till rentalbuddy.io. När dina kontaktuppgifter inte finns någonstans är det den länken kunderna följer.

Den enskilt viktigaste åtgärden är alltså platsens kontaktuppgifter. De används i mejlet, på upplåsnings- och återlämningssidorna och i bokningsfönstrets "inte tillgänglig"-meddelande på en gång.

Fyll i kontaktuppgifterna för varje plats

1. Gå till Platser och öppna platsen.
2. På fliken Platsinställningar, leta upp kortet Plats och kontaktuppgifter.
3. Fyll i Platsens e-post och Platsens telefonnummer med den adress och det nummer dina kunder ska använda — de som någon faktiskt svarar på under hyran. Ovanför e-postfältet påminner kortet dig: ”Dina kunder ser platsens e-post och telefonnummer i bokningen och i sina bekräftelsemejl.”
4. Tryck på Spara.

Upprepa för varje plats: uppgifterna sparas per plats, och varje bokning använder uppgifterna från sin egen plats. Har du flera platser med samma kontakt öppnar Kopiera från ("Kopiera e-post och telefon från en annan plats.") dialogen Kopiera kontaktuppgifter, där du väljer i Välj plats att kopiera från och bekräftar.

Båda fälten är obligatoriska. En ny plats får dem ifyllda från ditt kontos kontaktuppgifter när du skapar den (ändra dem om platsen har egna), och fliken kan inte sparas utan dem: e-postadressen måste vara giltig och telefonnumret behöver minst sex siffror. Rentalbuddys egen e-postadress eller eget telefonnummer nekas: "Det här är Rentalbuddys kontaktuppgifter. Ange dina egna så att kunderna når dig och inte oss." Kunder som får Rentalbuddys telefonnummer eller e-post når ett team som inte kan öppna lås eller ändra bokningar åt dem.

Äldre platser, som sparades innan fälten blev obligatoriska, kan fortfarande sakna dem eller ha Rentalbuddys uppgifter. Rentalbuddy flaggar dem:

• kortet Plats och kontaktuppgifter säger "Den här platsen saknar e-post eller telefonnummer för kunder, så bokningsbekräftelser ger dem inget sätt att nå dig." eller "Den här platsen visar fortfarande Rentalbuddys kontaktuppgifter, så kunder som behöver hjälp når oss i stället för dig.",
• fliken Platsinställningar får en markering, och listan Platser visar en markering efter platsens namn,
• Hem listar den under Värt att se över: "Beach saknar kontaktuppgifter för kunder.", med Öppna platsen.

Markeringarna försvinner så snart du sparar giltiga egna uppgifter. Kontrollera dem igen varje gång en medarbetare eller ett telefonnummer byts; Rentalbuddy kan inte veta om någon fortfarande svarar på numret.

Kontrollera kontaktblocket i dina mejl

Blocket Kontaktuppgifter – Plats är påslaget i standardmallarna för mejl. Så här kontrollerar du det:

1. Gå till Inställningar → E-post och öppna ditt bekräftelsemejl.
2. Se till att Kontaktuppgifter – Plats är påslaget.
3. Gör samma sak för dina påminnelsemejl.

Förhandsvisningen i redigeraren visar exempeluppgifter, inte dina, så titta på en riktig bekräftelse — din egen kopia, eller en från Gör en testbokning i platsens övre fält, bredvid Spara. Om den visar [Site Phone] eller [Site Email] har den bokningens plats inga kontaktuppgifter sparade.

Om du använder variabeln [Site phone] i din egen mejltext lämnas den helt enkelt tom när platsen inte har något telefonnummer sparat.

Mer om mejlmallarna, inklusive blocken Introduktionstext och Avslutande text där du kan lägga till en mening som "Frågor under hyran? Ring oss på…", finns i guiden om bekräftelse- och påminnelsemejl.

Svar på bekräftelsemejlet når inte dig

Avsändaradressen är en no-reply-adress som inte kan ändras i adminverktyget, och det finns ingen inställning för en svarsadress. Så:

• berätta i mejltexten hur kunderna når dig — telefon och e-post — i stället för att räkna med att de svarar,
• låt Kontaktuppgifter – Plats vara påslaget och platsens kontaktuppgifter ifyllda.

Om en kund säger "jag svarade på mejlet och ingen svarade" gick svaret till no-reply-adressen; be hen använda telefonnumret eller e-postadressen i bekräftelsen i stället.

Felmeddelandet på upplåsningssidan nämner din kontaktperson

Om något går fel på upplåsningssidan ser kunden Ett fel har uppträffat och "Vänligen försök igen eller kontakta [namn] på [plats] [telefon]." Namnet är Kontaktpersonens namn på fliken Konto i Inställningar, och telefonnumret är platsens Platsens telefonnummer. Håll båda aktuella — det här är meddelandet en kund läser när hen står vid ett lås som inte ger hen någon kod.

Kontrollera dina villkor

Kunderna måste kryssa i "Jag godkänner boknings- och köpvillkoren." i kassan, och texten de öppnar där är din. Uthyrare har gått live med mallvillkor fulla av platshållare, eller villkor med ett annat företags namn och kontaktuppgifter, och kunderna kontaktade då den som villkoren nämnde.

1. Gå till Inställningar → Kundflöde (eller platsens egen flik Kundflöde, om platsen använder platsspecifika inställningar).
2. Under Viktiga inställningar, leta upp Boknings- och köpvillkor — "Kunderna godkänner den här texten i kassan när de bockar i "Jag godkänner boknings- och köpvillkoren". Det är det juridiskt bindande avtalet mellan dig och kunden, så håll det fullständigt och aktuellt."
3. Tryck på Redigera villkor. Om kortet säger "Inga villkor tillagda ännu." godkänner kunderna en tom text.
4. Se till att villkoren nämner ditt företag och dina kontaktuppgifter, och att de inte innehåller någon kvarglömd malltext som platshållare inom hakparentes.

Rentalbuddy hjälper till här också: villkor med platshållartext från en mall, mycket korta villkor, inga villkor alls eller samma text på flera språk flaggas på fliken Kundflöde och på Hem under Värt att se över (till exempel "Villkoren för Beach behöver ses över."). Guiden om kundflödet listar kontrollerna.

Rentalbuddy kan dela exempel på villkorsmallar på begäran. De är bara en utgångspunkt; anpassa dem till din verksamhet och låt kontrollera dem för ditt land.

Svara på de vanliga frågorna innan kunderna ställer dem

Många frågor från hyresgäster är "vad ingår?", "var exakt är det?" och "kan jag avboka?". Om svaren inte finns någonstans i bokningsflödet letar kunderna efter en kontakt — och den lättaste att hitta kan vara vår.

• Rentalbuddy-bokningssida — om kunderna bokar på en sida som Rentalbuddy står för åt dig, fyll i avsnittet Innehåll på platsens flik Webbplats: Företagsnamn, Tagline och Beskrivning ("Redigera tagline och beskrivning för varje språk som används på bokningssidan.").
• Produktbeskrivningar — skriv vad som ingår, storlekar och vad kunden måste ta med sig. Se guiden om att skapa och hantera produkter.
• Bekräftelsemejlet — vägbeskrivning, instruktioner för upphämtning och dina avbokningsregler i mejltexten; blocket Vägbeskrivning – Plats lägger till en kartlänk.

Konton som hanteras av en partner

Om en Rentalbuddy-partner har satt upp och hanterar ditt konto är det likadant på hyresgästens sida: dina kunder ser kontaktuppgifterna som är sparade på dina platser, så stegen ovan gäller oförändrade.

För dina egna frågor som uthyrare är din partner oftast din första kontakt. Under Inställningar → Fakturering visar adminverktyget det: "Det här kontot hanteras av [partner]." eller "Du prenumererar via [partner]. För mer information om din prenumeration, besök [länk]."

Partner som sätter upp platser åt sina kunder: fyll i kundens eget telefonnummer och e-post på varje plats du skapar, inte dina egna och inte Rentalbuddys.

En snabbkontroll före säsongen

• Varje plats har Platsens e-post och Platsens telefonnummer ifyllda med dina egna uppgifter, och Hem visar inget under Värt att se över om kontaktuppgifter.
• Ett riktigt bekräftelsemejl visar dina uppgifter, utan [Site Phone] eller [Site Email].
• Dina villkor under Viktiga inställningar är dina egna, fullständiga och fria från mallplatshållare.
• Kontaktpersonens namn på fliken Konto är någon som fortfarande arbetar hos dig.
• Din mejltext berättar för kunderna hur de når dig under hyran.

Vanliga frågor

Varför ringer våra kunder Rentalbuddy i stället för oss? Oftast för att fälten Platsens telefonnummer och Platsens e-post på en äldre plats är tomma eller fortfarande innehåller Rentalbuddys uppgifter, så det enda namnet i mejlet och på upplåsningssidan är vårt. Fyll i dina egna på varje plats flik Platsinställningar; sådana platser är markerade och listas på Hem under Värt att se över.

Var ser kunderna platsens e-post och telefonnummer? I bokningen och i sina bekräftelsemejl, som raden ovanför e-postfältet säger. Sidorna för upplåsning, återlämning och avbokning visar dem också.

Varför kan jag inte spara Rentalbuddys telefonnummer som platsens telefonnummer? Kunderna skulle då ringa Rentalbuddy, som inte kan hjälpa dem med bokningen. Ange ett nummer och en e-postadress som din egen personal svarar på.

Det står "[Site Phone]" och "[Site Email]" i bekräftelsemejlet — vad är det? Den platsen har inget telefonnummer eller ingen e-post sparad. Lägg till dem under Plats och kontaktuppgifter på platsens flik Platsinställningar; nästa mejl visar dina riktiga uppgifter.

Kunderna svarar på bokningsmejlet men vi får aldrig svaret. Mejlet kommer från en no-reply-adress och svaren når inte dig. Skriv ditt telefonnummer och din e-post i mejltexten och låt Kontaktuppgifter – Plats vara påslaget.

Kan jag ändra avsändarnamnet eller avsändaradressen för mejlen? Inte i adminverktyget. Mejlen kommer från Rentalbuddys no-reply-adress och visar för närvarande RentalBuddy som avsändare, så se till att dina egna kontaktuppgifter finns i själva mejlet.

Hur får jag in vårt telefonnummer i mejlet som går ut efter bokningen? Spara det som Platsens telefonnummer på platsen; blocket Kontaktuppgifter – Plats i mejlet visar det automatiskt.

Våra villkor nämner ett annat företag och platshållartext — var ändrar jag dem? Under Inställningar → Kundflöde → Viktiga inställningar → Boknings- och köpvillkor → Redigera villkor, eller på platsens egen flik Kundflöde om den använder platsspecifika inställningar.

Vårt konto hanteras av en partner — vem ska våra kunder kontakta? Dig. Dina kunder ser dina platsers kontaktuppgifter; partnern är din egen kontakt för frågor om ditt konto.

Svarar Rentalbuddy våra hyresgäster åt oss? Nej. Rentalbuddy stöttar dig som uthyrare; hyresgästerna behöver nå dig, och därför måste dina kontaktuppgifter finnas på varje plats.