Brugere og roller: inviter kolleger, skift roller, overdrag kontoen

Rentalbuddy skelner mellem to ting, der er lette at blande sammen:

Kontoen er din virksomhed. Bookinger, steder, produkter, indstillinger og abonnementet hører til kontoen.
En bruger er én persons login. Flere brugere kan logge ind på den samme konto, hver med sin egen e-mailadresse, adgangskode og rolle.

Har en kollega brug for adgang, tilføjer du en bruger til din eksisterende konto. Du opretter ikke en ny konto til dem: en ny konto ville have sine egne, separate bookinger, steder og sit eget abonnement.

Her administreres brugere: Indstillinger → Brugere

Åbn Indstillinger i venstremenuen, og vælg fanen Brugere: "Personer, der kan logge ind på denne konto, og hvad de må gøre."

Listen viser Navn, E-mail, Rolle, Status og Oprettet, sorteret efter rolle (ejere først). Status er enten:

Aktiv: personen har valgt sin adgangskode og kan logge ind.
Invitation afventer: invitationen er sendt, men personen har ikke brugt linket endnu.

Kontoejere ser Tilføj bruger og kan klikke på en bruger for at redigere den. Kontomedlemmer, Bookingpersonale og kontolæsere kan se listen, men ikke ændre den.

Tilføj en bruger: sådan fungerer invitationen

Ingen skriver længere en adgangskode for en anden. Du inviterer personen, og de vælger selv deres adgangskode.

Indstillinger → Brugere → Tilføj bruger.
I Tilføj ny bruger udfylder du Navn og E-mail. Telefonnummer er valgfrit.
Vælg Rolle. Kontomedlem er forvalgt. Klik på en rolle for at se, hvad den kan.
Tryk på Tilføj bruger. Du ser Brugeren er inviteret, og personen vises med Invitation afventer.

Dialogen forklarer, hvad der sker bagefter: "Brugeren modtager en e-mail med et link til at vælge adgangskode. Linket gælder i 1 time; du kan sende et nyt fra brugerens redigeringsdialog."

Invitationen (på engelsk) kommer fra Rentalbuddy. Emnelinjen siger, hvem der har inviteret dem til hvilken konto, og knappen Set your password åbner siden, hvor de vælger adgangskode. Når den side er gennemført, er e-mailadressen også bekræftet, og de kan logge ind med det samme. Kontoens andre ejere får en e-mail om, at en ny bruger er tilføjet.

Kunne invitationen ikke sendes, ser du: "Brugeren blev oprettet, men invitations-e-mailen kunne ikke sendes. Åbn brugeren, og vælg Send invitationen igen for at prøve igen."

Er adressen allerede i brug, ser du enten "Der findes allerede en bruger med denne e-mailadresse." (personen er allerede på din konto; find dem i listen) eller "Denne e-mailadresse kan ikke inviteres. Hvis personen mener, det er en fejl, så bed dem kontakte support." (adressen kan ikke bruges på din konto, typisk fordi den allerede hører til et andet login). Brug en anden e-mailadresse til dem, eller spørg support.

Invitationslinket er udløbet eller kom aldrig frem: Send invitationen igen

Linket gælder i 1 time, efter det er sendt. Hvis personen kom for sent eller ikke kan finde e-mailen:

Indstillinger → Brugere → klik på brugeren (status Invitation afventer).
Tryk på Send invitationen igen. Du ser "Invitation sendt til …".
Bed dem bruge den nye e-mail snart og tjekke spam eller uønsket post.

Når personen har valgt sin adgangskode, hedder den samme knap Send e-mail til nulstilling af adgangskode og sender i stedet en almindelig e-mail til nulstilling af adgangskoden. Sådan hjælper du en kollega, der har glemt sin adgangskode.

Trykker du flere gange i træk, kan du se "Der er sendt for mange e-mails for nylig. Vent lidt, og prøv igen." Vent et minut, og prøv igen. Der er også en grænse for, hvor mange invitationer én person kan sende på kort tid, med samme besked.

De fire roller: Kontoejer, Kontomedlem, Bookingpersonale, Kontolæser

Dette er rollerne på en almindelig Rentalbuddy-konto, i den rækkefølge adminpanelet viser dem, med de beskrivelser det viser:

Kontoejer: "Fuld adgang til denne konto." "Håndterer bookinger, produkter, steder og indstillinger, inviterer og fjerner brugere og tager sig af faktureringen. Hver konto har brug for mindst én ejer."

Kontomedlem: "Alt, hvad en ejer kan, undtagen brugere og fakturering." "Håndterer bookinger, produkter, steder og indstillinger. Ser brugere og fakturering uden at kunne ændre dem."

Bookingpersonale: "Håndterer bookinger og kunder, intet andet." "Opretter, ændrer, flytter og annullerer bookinger, tjekker kunder ind og ud, registrerer betalinger og opdaterer kundeoplysninger. Ser produkter, priser, steder og indstillinger uden at kunne ændre dem og kan ikke refundere."

Kontolæser: "Ser alt på denne konto, ændrer intet." "Åbner alle sider og læser bookinger, kunder, produkter og indstillinger. Passer til bogholdere og sæsonansatte, der kun skal slå ting op."

I praksis:

	Ejer	Medlem	Bookingpersonale	Læser
Bookinger: oprette, redigere, flytte, annullere, tjekke ind og ud, registrere betalinger	Ændre	Ændre	Ændre	Kun læse
Kunder	Ændre	Ændre	Oprette og redigere, ikke slette	Kun læse
Produkter, rabatkoder, medlemskaber, steder, åbne datoer, låse	Ændre	Ændre	Kun læse	Kun læse
Refusioner	Ja	Ja	Nej	Nej
Indstillinger (konto, sprog, e-mails, betalinger, moms, integrationer)	Ændre	Ændre	Kun Min profil; Kundeflow skrivebeskyttet	Kun Min profil; Kundeflow skrivebeskyttet
Brugere	Invitere, redigere, fjerne	Se listen	Se listen	Se listen
Fakturering (abonnere, skifte plan, faktureringsportalen, momsnummer), tilslutte Stripe og Udfyld hos Stripe	Ja	Kun se	Nej	Nej
Lav en testbooking	Ja	Ja	Ja	Nej

Bookingpersonale er til receptionen. De kan lave bookinger (bookingknappen i topbjælken og Book for kunde), bruge Rediger på en booking (forlænge, flytte eller fuld redigering), Annuller, tjekke kunder ind og ud, trække bookinger i Bookinghåndtering, bruge Rediger Låse på en booking, registrere betalinger og sende betalingslinks, markere bookinger som udskrevet, markere manglende deltagere i Begivenhedsoversigt, oprette og redigere kunder og bruge Lav en testbooking. De kan ikke:

refundere: knappen Tilbagebetale er skjult, og en manuel betaling med et negativt beløb eller status refunderet afvises,
slette kunder,
ændre produkter, rabatkoder, medlemskaber, steder, åbne datoer, låse eller indstillinger,
åbne Gokaya 8E- eller Allockate-døre på afstand,
administrere brugere eller fakturering.

Under Indstillinger ser Bookingpersonale det samme som en læser: Min profil, Brugere (skrivebeskyttet) og Kundeflow (skrivebeskyttet).

Kontolæser er skrivebeskyttet overalt. En læser åbner de samme sider som alle andre (forsiden, bookinger, bookingstyring, kunder, produkter, steder, rabatkoder, medlemskaber), men knapper, der opretter, ændrer eller sletter, er skjult. Under Indstillinger har en læser Min profil (eget navn, telefon og adgangskode), Brugere og Kundeflow, de to sidste skrivebeskyttede.

Sider, som din rolle ikke kan gemme, vises skrivebeskyttede. Læsere overalt, og Bookingpersonale uden for bookinger og kunder, ser formularfelterne nedtonet, så intet ser redigerbart ud. På låse er kontakterne Aktiv nedtonet, og ikonerne til at redigere, synkronisere og slette er skjult, ligesom knapperne til at åbne på afstand. Vis Master PIN er synlig for alle.

Åbner nogen en side, som deres rolle ikke tillader, for eksempel fra et gammelt bogmærke, bliver de sendt tilbage med Du har ikke adgang til den side. Må rollen åbne siden, men ikke noget på den, er beskeden "Du har ikke adgang til det"; forsøger den en handling, den ikke må, "Du har ikke tilladelse til at gøre det".

Når et login blot er udløbet, fornyer adminpanelet det i baggrunden uden nogen besked. Når en session er tilbagekaldt, for eksempel efter at brugerens rolle er ændret, bliver brugeren logget ud og sendt til login-siden.

Rediger en bruger eller skift rolle

Indstillinger → Brugere → klik på brugeren (eller redigeringsikonet).
Rediger bruger viser Bruger-ID og datoen Oprettet. Ret Navn, Telefonnummer eller Rolle, og tryk på Gemme. Du ser Brugeren er opdateret.

Godt at vide:

E-mailadressen kan ikke ændres her. E-mailen identificerer login'et. Har en kollega brug for en anden adresse, så inviter den nye adresse og fjern den gamle bruger, eller kontakt Rentalbuddy-support.
Når du ændrer nogens rolle, bliver de logget ud og får en e-mail "Your role on … was changed". De logger ind igen, og den nye rolle gælder.
Du kan ikke ændre din egen rolle. På din egen bruger er rollevælgeren låst: "Du kan ikke ændre din egen rolle. Bed en anden ejer."
Du kan kun tildele roller, som din egen rolle tillader på denne konto. Andre roller tilbydes ikke.

Fjern en bruger

Indstillinger → Brugere → sletteikonet på brugerens række.
Bekræft Slet bruger? ("Er du sikker på, at du vil slette denne bruger?") med Slet bruger. Du ser Brugeren er fjernet.

Personens login holder op med at virke, og de får en e-mail om, at deres adgang er fjernet. Deres bookinger, ændringer og alt andet på kontoen bliver liggende. Der findes ingen "pause"-status; at fjerne er måden at tage nogens adgang fra dem samme dag. Du kan invitere den samme adresse igen senere.

Sletteikonet vises ikke, når fjernelse ikke er tilladt:

Du kan ikke fjerne dig selv ("Du kan ikke fjerne dig selv. Bed en anden ejer.").
Den sidste ejer kan ikke fjernes eller få en lavere rolle. "En konto skal have mindst én ejer. Gør en anden til ejer først." Når du redigerer den eneste ejer, er rollen låst med "Denne bruger er kontoens eneste ejer, så rollen forbliver som den er. Gør en anden til ejer for at ændre den."

Invitationer kræver et aktivt abonnement (prøveperioder tæller ikke)

At invitere og administrere brugere er en betalt funktion. På en konto uden et aktivt, betalt abonnement ser ejeren dette på fanen Brugere, med en knap Fakturering:

"Invitation og administration af brugere bliver tilgængelig, når kontoen har et aktivt abonnement. Indtil da kan du se, hvem der har adgang."

Tilføj bruger, redigering og fjernelse er skjult indtil da.

En gratis prøveperiode tæller ikke. Abonner først (se guiden om kontoindstillinger), og inviter derefter dine kolleger.
Et abonnement, hvor betalingen er mislykkedes, tæller heller ikke, før betalingen er gået igennem.
Konti, der faktureres via faktura eller gennem en partner, tæller som betalte.

Det er altid muligt at se brugerlisten.

Når kontoen skal have et abonnement, og du ikke er ejeren

Kun en kontoejer (eller en partnerejer) kan vælge et abonnement og tilføje betaling. Hvis abonnementsdialogen eller dialogen om udløbet fakturering åbner for en anden, står der: "Kun kontoejeren kan vælge et abonnement og tilføje betaling. Bed kontoejeren om at gøre det, så kan du fortsætte, så snart kontoen er aktiv." Hvis dialogen ikke kan lukkes, tilbyder den Log ud.

Af samme grund er prøveperiodebannerets knap Abonner skjult for brugere, der ikke kan håndtere fakturering, Har du brug for mere tid? vises kun for brugere, der kan ændre indstillinger, og knappen til Stripes faktureringsportal på et banner om mislykket betaling er skjult for dem.

E-mails, folk får om deres adgang

Alle disse sendes på engelsk af Rentalbuddy:

Hvornår	Hvem får den	Hvad den siger
En bruger tilføjes	Den nye bruger	Invitationen med Set your password (gælder 1 time)
En bruger tilføjes	Alle andre kontoejere	"New user on {account}: {name}"
En rolle ændres	Den bruger	Deres nye rolle, og at de skal logge ind igen
En bruger fjernes	Den bruger	At deres login ikke længere virker
Send e-mail til nulstilling af adgangskode	Den bruger	En almindelig e-mail til nulstilling af adgangskoden

Overdrag kontoen til en ny person (ny ejer, formand eller leder, der stopper)

Når den person, der stod for Rentalbuddy, stopper (en ny formand, en ny leder, en ny sæsonansvarlig), så lav overdragelsen, mens den gamle ejer stadig kan logge ind. Den berører tre systemer: Rentalbuddy, Igloohome og Stripe.

I Rentalbuddy (den gamle ejer gør dette):

Indstillinger → Brugere → Tilføj bruger: inviter den nye person som Kontoejer. Kontoen skal have et aktivt abonnement til dette.
Den nye person åbner invitationen og vælger sin adgangskode inden for en time (Send invitationen igen, hvis de misser det).
Indstillinger → Konto: opdater Kontaktpersons navn, Telefonnummer og Kontakt e-mail.
Indstillinger → Fakturering: opdater E-mailadresse til kvitteringer og fakturaer, og skift betalingskortet i Faktureringsportal, hvis den gamle ejer betalte med sit eget kort.
Den nye ejer logger ind og fjerner den gamle ejer under Indstillinger → Brugere, eller ændrer dem til Kontomedlem eller Kontolæser. Den gamle ejer kan ikke fjerne sig selv.
Tjek hvert steds E-mail på stedet og Telefon på stedet (Steder → stedet → Sted og kontaktoplysninger): det er de kontaktoplysninger, dine kunder ser.

I Igloohome (leverandørens side): dine låse er parret med én Igloohome-konto, og Rentalbuddy er forbundet med den konto. Den nye person skal have adgang til det samme Igloohome-login, ikke et nyt. En anden Igloohome-konto har ikke dine låse. Hvordan man ændrer e-mail eller ejer på en Igloohome-konto, bestemmer Igloohome; se deres hjælp. Efter en ændring kan du forbinde igen under Indstillinger → Integrationer → Forbind med igloo. Guiden om opsætning af Igloohome har detaljerne.

I Stripe (leverandørens side): den Stripe-konto, dine bookinger betales ind på, tilhører den, der oprettede den. Giv den nye person adgang i Stripe Dashboard, og skift bankkonto eller juridisk repræsentant der, hvis det er nødvendigt. Hvordan det gøres, bestemmer Stripe, så se Stripes egen hjælp. Kun en kontoejer (eller en partnerejer, der arbejder i kontoen) kan tilslutte Stripe i Rentalbuddy.

Er den gamle ejer allerede stoppet, og kan ingen tilbage logge ind som ejer, så kontakt Rentalbuddy-support for at få tilføjet en ejer.

Partnerroller: Partnerejer, Partnermedlem, Partnerlæser

Partnere (forhandlere, der passer andre virksomheders Rentalbuddy-konti) har deres egen partnerkonto, med tre ekstra roller:

Partnerejer: "Ejer på alle administrerede konti og på partnerens egen konto." Rollen kan gå ind på en hvilken som helst administreret konto for at håndtere bookinger, produkter, steder, indstillinger, brugere og fakturering. Refusioner bliver hos hver kontos egne ejere og medlemmer.
Partnermedlem: "Medlem på alle administrerede konti og på partnerens egen konto." Brugere og fakturering er skrivebeskyttede overalt, og refusioner bliver hos hver kontos egne ejere og medlemmer.
Partnerlæser: "Læser på alle administrerede konti og på partnerens egen konto." Ændrer intet nogen steder.

Partnerroller kan kun tildeles på partnerens egen konto. På en kundes konto kan en partnerejer udnævne kundens egen Kontoejer, Kontomedlem, Bookingpersonale eller Kontolæser. En partnerejer må endda udnævne en kundeejer, der kan refundere, selv om partneren ikke selv kan refundere. På sin egen konto kan en partner også bruge de almindelige kontoroller, Bookingpersonale inklusive, til medarbejdere, der kun skal arbejde på partnerens egen konto.

Det ser partnerbrugere:

Regnskaber i venstremenuen, med de konti, de administrerer. Klikker man på en konto, åbnes dens indstillinger, inklusive fanen Brugere. Mere om listen nedenfor.
Efterlign konto for at arbejde inde i en kundes konto (se nedenfor).
I stedvælgeren Sted i venstremenuen grupperes stederne i Dine steder og Andre konti.
Vis for alle konti på listerne Steder og Kunder (ikke mens du efterligner en konto). Den er slået til som standard og viser alle de konti, du administrerer; slået fra ser du kun den konto, du er logget ind på. Valget huskes i denne browser.
For kunder, som partneren selv fakturerer, sætter Partnerindstillinger på kundens fane Fakturering planen og grænserne (Type, Betalingsstatus, Stedsgrænse, Låsegrænse); se guiden om kontoindstillinger.

Kontolisten og dens kolonnevælger

Listen Regnskaber viser de konti, du administrerer, med virksomhed, kontaktperson, kontotype, betalingsstatus, faktureringsudbyder og forbrug af låse og steder. Brug Kolonner over listen til at vælge, hvad den viser: Logo, Oprettet, Konto-ID, Kontakt, E-mail, Telefon, Land, Valuta, Deaktiveret, Kontotype, Betalingsstatus, Udbyder, Låse og Steder. Firma vises altid. Oprettet, Land, Valuta og Deaktiveret er slået fra, indtil du slår dem til, og Nulstil til standard henter standardsættet tilbage. Dit valg huskes kun i denne browser.

Konti, som Rentalbuddy har deaktiveret, er skjult, indtil du slår Vis deaktiverede konti ({count}) til, og er markeret Deaktiveret.

Din søgning, dine filtre, din sortering og din side på listen Regnskaber gemmes i sidens adresse. Åbn en konto, og brug browserens Tilbage-knap for at vende tilbage til listen, præcis som du forlod den; du kan også gemme den filtrerede liste som bogmærke eller sende linket til en kollega.

Partnere kan ikke oprette, deaktivere eller slette konti. Kontakt Rentalbuddy for at få oprettet en ny kundekonto eller få en konto slået fra eller til igen.

Arbejd inde i en kundes konto: Efterlign konto

Tryk på Efterlign konto under stedvælgeren Sted i venstremenuen. Den findes kun, når du har en anden konto at skifte til.
Vælg konto at efterligne åbnes. Søg på virksomhed, kontaktnavn, e-mail eller konto-id, og tryk på Efterlign ved kontoen. Deaktiverede konti vises kun, når Vis deaktiverede konti ({count}) er slået til.
Du kan også bruge efterlign-ikonet (Efterlign denne konto) på en række i Regnskaber.

Mens du er inde i kontoen, viser et banner øverst Efterligner konto: {name} med Stop, menuen viser Efterligner konto med Stop, og stedvælgeren Sted viser kun den kontos steder. Min profil er skjult under Indstillinger, mens du efterligner. Tryk på Stop for at vende tilbage til din egen konto. Efterligningen slutter også af sig selv efter 8 timer.

For partnerbrugere tjekkes kravet om betalt abonnement mod partnerens egen konto i stedet for kundens, så en partner normalt kan oprette brugere på en kundekonto, der stadig er i prøveperiode.

En kunde, hvis konto administreres af en partner, ser det på fanen Fakturering. Se guiden om kontoindstillinger.

Log ind og glemt adgangskode

Har du glemt din adgangskode (et spørgsmål, der ofte kommer i en fart, ude ved stationen):

Tryk på Glemt din adgangskode? på login-siden.
Indtast din e-mailadresse, og tryk på Send e-mail.
Bekræftelsessiden siger, at et sikkert link er sendt "hvis der er registreret en konto under det". Linket udløber efter 60 minutter. Tjek spam eller uønsket post, hvis det ikke kommer, og tjek, at du har skrevet den adresse, dit login blev oprettet med.
Åbn linket, og vælg en ny adgangskode.

En kontoejer kan også sende dig en nulstilling fra Indstillinger → Brugere → din bruger → Send e-mail til nulstilling af adgangskode.

Er du logget ind og vil bare have en ny adgangskode, så brug Indstillinger → Min profil → Skift adgangskode.

Bliver login afvist med "E-mailadresse ikke bekræftet, login forbudt. Tjek venligst din e-mail for et bekræftelseslink.", er adressen aldrig blevet bekræftet. For en inviteret kollega er løsningen Send invitationen igen; når det nye link er gennemført, er adressen bekræftet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan tilføjer jeg en kollega, så de kan logge ind med deres eget login? Indstillinger → Brugere → Tilføj bruger, indtast navn og e-mail, vælg en rolle, og tryk på Tilføj bruger. De får en e-mail med et link til selv at vælge adgangskode.

Hvorfor kan jeg ikke se Tilføj bruger? Vi er på prøveperiode. Det kræver et aktivt, betalt abonnement at invitere brugere, og en prøveperiode tæller ikke. Abonner under Indstillinger → Fakturering, og inviter derefter. Har I et abonnement, er din rolle måske Kontomedlem, Bookingpersonale eller Kontolæser; kun ejere administrerer brugere.

Min kollega siger, at invitationslinket ikke virker. Linket gælder kun i 1 time. Åbn brugeren under Indstillinger → Brugere, og tryk på Send invitationen igen.

Findes der et login med kun læseadgang, til vores bogholder eller sæsonansatte? Ja: Kontolæser ser alle sider og ændrer intet.

Kan medarbejderne gøre alt undtagen fakturering og brugere? Ja, det er Kontomedlem. Medlemmer håndterer bookinger, produkter, steder og indstillinger og kan se brugere og fakturering uden at ændre dem.

Findes der en rolle til receptionsmedarbejdere, der kun skal håndtere bookinger, ikke priser eller produkter? Ja: Bookingpersonale. De opretter, ændrer, flytter og annullerer bookinger, tjekker kunder ind og ud, registrerer betalinger og redigerer kunder, men kan ikke ændre produkter, priser, steder eller indstillinger og kan ikke refundere.

Kan Bookingpersonale refundere eller slette kunder? Nej. Knappen Tilbagebetale er skjult for dem, og sletning af kunder bliver hos ejere og medlemmer.

Hvorfor er alle felterne nedtonet på en side? Din rolle kan se siden, men ikke gemme den, så felterne vises skrivebeskyttede. Spørg en kontoejer, hvis du skal ændre noget der.

Min kollega får beskeden "Kun kontoejeren kan vælge et abonnement og tilføje betaling". Kun kontoejere kan abonnere eller tilføje betaling. Bed ejeren om at gøre det; din kollega kan fortsætte, så snart kontoen er aktiv.

Hvorfor kan jeg ikke ændre min egen rolle eller slette mig selv? Det kan ingen. Bed en anden ejer. Er du den eneste ejer, så gør en anden til ejer først.

Vores formand stopper. Hvordan overtager den nye person? Mens den gamle ejer stadig kan logge ind: inviter den nye person som Kontoejer, opdater kontakt- og fakturamails, og lad derefter den nye ejer fjerne den gamle eller give dem en lavere rolle. Overdrag også Igloohome- og Stripe-login på deres side.

Jeg er partner. Hvordan kommer jeg ind på min kundes konto? Tryk på Efterlign konto under stedvælgeren Sted, søg kunden frem, og tryk på Efterlign. Stop bringer dig tilbage; efterligningen slutter også af sig selv efter 8 timer.

Jeg er partner. Hvordan tilføjer jeg en ny kundekonto? Partnere kan ikke selv oprette konti. Kontakt Rentalbuddy for at få kundekontoen oprettet og knyttet til dig, og opret derefter dens brugere.

Kan jeg vælge, hvilke kolonner kontolisten viser? Ja, med Kolonner over listen. Nulstil til standard henter standardkolonnerne tilbage, og valget huskes i denne browser.

Jeg er partner. Min søgning på listen Regnskaber er væk, når jeg kommer tilbage fra en konto. Brug browserens Tilbage-knap: listen gemmer din søgning, dine filtre og din side i sin adresse. Klikker du på Regnskaber i menuen, åbnes en ny liste.

Kan vi bruge den samme e-mail til to Rentalbuddy-konti eller til en anden virksomhed? Nej. Én e-mailadresse er ét login på én konto. En separat virksomhed, der fakturerer separat, skal have sin egen konto og egne logins, fordi virksomhedsoplysninger, betalinger, moms og fakturering hører til kontoen.