Rediger, flyt eller annuller en booking

Alt på denne side sker ét af to steder:

• Bestillinger — listen over alle bookinger. Åbn en for at komme til bookingsiden, hvor du redigerer, annullerer, udskriver og håndterer betalinger.
• Bookinghåndtering — dags-/ugevisningen af, hvad der går ud og kommer tilbage. Det er her, du trækker en booking fra én lås til en anden.

En betalt booking er ikke låst fast. Du kan ændre næsten alt på den, også efter at kunden har betalt.

Rediger en booking (tid, datoer, produkter)

Når du redigerer en booking, genåbnes det samme bookingvindue, som dine kunder bruger, med den eksisterende booking indlæst. Sådan ændrer du start- og sluttid, tilføjer eller fjerner et produkt, ændrer antal eller tilføjer tilbehør.

1. Åbn Bestillinger og klik på bookingen.
2. Tryk på Rediger øverst på siden.
3. Bookingvinduet åbner. Ændr datoer, tider, produkter eller antal præcis som en kunde ville gøre.
4. Gennemfør bookingvinduet.
5. Hvis ændringen gjorde bookingen dyrere, åbner betalingsboksen af sig selv og viser Beløb, der skal betales. Opkræv differencen (se nedenfor).
6. Er der intet tilbage at betale, får du i stedet tilbudt at sende kunden en ny bekræftelsesmail.

At flytte en booking til en anden dag eller et andet tidspunkt er den samme handling — ændr start og slut i trin 3.

Tilgængelighed gælder stadig. Bookingvinduet tilbyder kun tider, hvor dit sted faktisk har åbent, og hvor en enhed er ledig. Bliver den nye tid ikke tilbudt, ligger årsagen som regel i dine åbne datoer snarere end i bookingen.

Hvis lejen allerede er startet

Trykker du på Rediger, efter at starttidspunktet er passeret, får du først en Advarsel!:

"Ændring af en booking, når den først er startet, kan føre til utilsigtede konsekvenser, såsom ændring af låse eller visning af forkerte pinkoder til kunder."

Tryk på Rediger booking for at fortsætte alligevel, eller Annuller for at bakke ud. Det er ikke blokeret — vær bare opmærksom på, at en kunde, der står ved låsen, kan opleve, at koden ændrer sig.

Sådan opkræver du differencen

Når redigeringen hæver prisen, viser betalingsboksen Beløb, der skal betales og lader dig vælge en Betalingsmetode:

• Betalingslink (Stripe) — kunden får en mail med et link og betaler selv med kort. Noten under lyder "Betalingslink sendes til kundens e-mail."
• Manuel — du har taget pengene på anden vis. Vælg en Betalings type (for eksempel Swish, Faktura, Betal på stedet, Manuel kortbetaling), sæt Status, og skriv eventuelt en Betalingsnote til dine egne noter.

Tryk på Registrer Betaling for at gemme den. Du kan også åbne boksen senere når som helst med Tilføj betaling i afsnittet Betaling på bookingen.

Gjorde redigeringen bookingen billigere, flyttes der ingen penge af sig selv. Refunder differencen fra afsnittet Betaling — det er dækket i Tilbagebetal eller annuller en booking.

Skift hvilken enhed eller lås en booking bruger

Der er to måder, og de gør noget forskelligt.

På bookingen (én linje ad gangen)

Tilgængeligt på steder, der bruger smartlåse.

1. Åbn bookingen.
2. Gå til Ordrelinjer.
3. Tryk på Rediger Låse.
4. Hver linje har nu en rulleliste, der viser Låse og dens nummer. Vælg en anden lås.
5. Tryk på Tilbage, når du er færdig.

Rullelisten viser kun låse, der er ledige i denne bookings tidsrum og bærer det samme produkt. Viser den Produkt fuldt booket, er alle enheder af det produkt optaget i den periode — du får at vide, at låseskift for fuldt bookede linjer i stedet kan foretages i Bookinghåndtering, hvilket er træk-og-slip-byttet nedenfor.

Når du skifter lås, udstedes der en ny pinkode til den nye lås. En kunde, der allerede har oplåsningssiden åben, ser koderne opdatere inden for cirka et minut, eller med det samme hvis de skifter væk fra fanen og tilbage.

I Bookinghåndtering (byt to bookinger)

Det er svaret på "kan jeg bytte to bookinger, så der åbner sig et hul?" — ja, ved at trække.

1. Åbn Bookinghåndtering. Hver række er én lås, grupperet under sin station.
2. Klik på en booking for at vælge den.
3. Træk den op eller ned på en anden låses række.

Mens du trækker, fortæller hver række dig, om slippet er tilladt; et slip afvises, når mållåsen bærer et andet produkt eller ikke har noget produkt tildelt, eller når mere end én booking overlapper den i det tidsrum. Alle de værktøjstip og afvisningsbeskeder, du kan møde undervejs, er listet i Sådan læser du tidslinjen i Bookinghåndtering.

To ting mere er værd at vide her: dobbeltklik på en booking for at åbne den, og Returnert-bookinger kan ikke flyttes til en anden lås (du kan stadig flytte en anden booking ind på den lås i samme periode).

Lad kunderne flytte eller forlænge deres egne bookinger

Der findes to kundevendte knapper, og begge er slået fra, medmindre du slår dem til. De ligger på oplåsningssiden — den side, kunden åbner for at få sin kode.

1. Gå til Steder og åbn stedet.
2. Åbn fanen Kundeflow.
3. Åbn trin 3, Lås op (PIN + Afhentningsinstruktioner).
4. Slå til:
   • Vis forlængelsesknap — "Vis en knap, der tillader kunder at forlænge deres lejeperiode, hvis det er nødvendigt."
   • Show move start time button — "Display a button that allows customers to move their booking start time before the rental begins."
5. Tryk på Gemme.

Kontoindstillinger eller stedsindstillinger? Det er den klassiske fælde. Hvert sted følger enten dit kontodækkende kundeflow eller har sit eget. Øverst på fanen Kundeflow sidder en kontakt Stedsspecifik. Er den slået fra, læser du "Dette sted bruger kundeflow fra dine kontoindstillinger." — og at ændre disse kontakter her gør ingenting, før du enten slår kontakten til eller i stedet redigerer standarderne under Konto > Kundeflow.

Hvad hver knap faktisk tillader:

• Flyt starttidspunkt lader kunden ændre, hvornår lejen starter, ikke hvor længe den varer. Knappen forsvinder, når blot én af disse gælder:

  • bookingen er startet, eller den er markeret som afhentet eller returneret
  • bookingen er annulleret
  • en betaling afventer stadig
  • din bookingfrist er passeret

  Den frist er værdien "tid før start" fra den åbne periode, der er aktiv i dag — se Åbningstider og åbne datoer.

• Forlængelse (prolongation) lader kunden lægge tid til en igangværende leje og selv betale for det. Hvor langt de kan forlænge, begrænses af den samme fysiske lås: den næste booking på den lås, dine åbningstider og din spærretid efter en booking. Når en kunde er midt i at betale for en forlængelse, viser bookingen "Kunden gennemfører en betaling for forlængelse."

Forlængelser og flytninger, som kunden foretager, registreres på bookingens Ændringslog, markeret som Forlængelse eller foretaget af Kunde.

Du kan altid gøre det samme for dem fra din side med Rediger — den vej har slet ingen frist.

Opret en booking på vegne af en kunde

1. Gå til Kunder og åbn kunden (eller opret vedkommende først).
2. Sørg for, at det rigtige sted er valgt i navigationslinjen — du får besked om at vælge et, hvis det mangler.
3. Tryk på Book for kunde.
4. Bookingvinduet åbner med den kunde tilknyttet. Vælg produkter og tider som sædvanlig.
5. Afslut, og tag derefter betaling: Betalingslink for at lade dem betale med kort selv, eller Manuel hvis du tager imod kontanter, Swish, kortterminal eller faktura.

Frigiv en enhed tidligt, når en kunde kommer tilbage før tid

Annuller ikke bookingen af den grund — annullering handler om penge og papirarbejde, ikke om udstyr, der kommer tilbage. Sæt i stedet statussen:

1. Åbn bookingen (eller find den i Bookinghåndtering).
2. Vælg Returnert i statusrullelisten.

Rullelisten rummer fire tilstande: Ikke indsamlet - forflow påkrævet, Klar til afhentning, Samlede op og Returnert. At sætte Returnert registrerer afleveringstidspunktet og frigiver enheden, så den kan bookes igen med det samme. Den samme rulleliste findes på hver række i Bookinghåndtering, så du kan gøre det fra dagsvisningen uden at åbne bookinger en for en.

Annullering — og hvad der sker med betalingen

Det er det spørgsmål, der får de fleste operatører til at holde sig fra knappen, så helt klart:

At annullere en booking flytter ingen penge. Der sendes ingen refusion, hverken hel eller delvis. Betalingen bliver præcis, som den er. Annullering markerer bookingen Annulleret, frigiver udstyret til andre bookinger og stopper kundens oplåsningslink.

Sådan annullerer du:

1. Åbn bookingen under Bestillinger.
2. Tryk på Annuller øverst.
3. Bekræft i boksen Annullere reservationen? ("Er du sikker på at du vil annullere denne reservation?") med Annuller reservation.

Skal kunden også have sine penge tilbage, er det en anden, separat handling i afsnittet Betaling på den samme booking — helt eller delvist, dit valg. Det er beskrevet trin for trin i Tilbagebetal eller annuller en booking, som også dækker, hvilke betalinger der kan refunderes fra admin, og hvilke der skal gives tilbage på samme måde, som du modtog dem.

Annullering kan ikke fortrydes fra admin. Var det en fejl, så lav en ny booking til kunden.

Hurtig oversigt

Du vil…	Gør dette
Flytte en booking til en anden dag eller tid	Rediger på bookingen
Tilføje eller fjerne et produkt	Rediger på bookingen
Sætte bookingen på en anden lås	Rediger Låse i Ordrelinjer
Bytte to bookinger mellem låse	Træk i Bookinghåndtering
Forlænge en leje og opkræve differencen	Rediger, derefter betalingsboksen der åbner
Lade kunder forlænge eller flytte bookinger	Fanen Kundeflow, trin 3, på stedet
Frigive en enhed, fordi kunden er tilbage	Status Returnert
Stoppe en booking i at ske	Annuller — ingen penge flyttes
Sende penge tilbage	Refusion i afsnittet Betaling