Afhentning, returnering og bookingstatusser

En booking i Rentalbuddy bærer tre separate statusser, som folk konstant blander sammen. At kende dem fra hinanden er det meste af denne artikel:

Hvilken	Hvor du ser den	Hvad den besvarer
Bookingstatus	Kolonnen Status i Bestillinger	Er denne booking aktiv eller annulleret?
Betalingsstatus	Kolonnen Betalingsstatus og afsnittet Betaling på bookingen	Er pengene kommet ind?
Afhentningsstatus	Statusrullelisten på bookingen og i Bookinghåndtering	Hvor er udstyret?

Afhentningsstatussen er den, du arbejder med til daglig, og den, der styrer din tilgængelighed.

Bookingstatussen

Kolonnen Status i listen Bestillinger oversættes ikke — den viser et af tre tekniske ord:

• RESERVED — bookingen findes, men er endnu ikke en bekræftet, aktiv booking.
• OK — en normal, aktiv booking. Det meste af din liste.
• CANCELED — annulleret. Annullering er beskrevet i Rediger, flyt eller annuller en booking; den flytter ingen penge.

Betalingsstatussen

Betalt, Ubetalt, Delvist betalt, Afventer, Refunderet, Udløbet eller Mislykket. Afventer betyder, at en betaling er i gang, men ikke afsluttet — bookinger i den tilstand udelades bevidst fra tidslinjen i Bookinghåndtering og dens liste, så en forladt checkout ikke roder din dagsvisning til.

Afhentningsstatussen — de fire tilstande

Det er den rulleliste, der vises på selve bookingen og på hver række i listen i Bookinghåndtering. Den har præcis fire valg:

Ikke indsamlet - forflow påkrævet Kunden har noget at gennemføre, før de kan få deres koder — et sæt spørgsmål, fotos eller aftaler, som du har konfigureret. Bookinger starter kun i denne tilstand, hvis du har slået det trin til for stedet. Se Før kunden kan låse op nedenfor.

Klar til afhentning Den normale starttilstand. Betalt, venter, udstyret urørt. Vises som en hvid bjælke med mørk kant på tidslinjen.

Samlede op Kunden har udstyret. At sætte den stempler tidspunktet Check ind på bookingen. Vises som en massiv blå bjælke.

Returnert Udstyret er tilbage. At sætte den stempler tidspunktet Check ud — og frigiver enheden. Vises som en massiv grøn bjælke.

Du kan sætte dem alle manuelt, fra begge steder:

1. Åbn bookingen under Bestillinger, og brug rullelisten under bookingoplysningerne, eller
2. Åbn Bookinghåndtering og brug rullelisten Status på rækken — helt uden at åbne bookingen.

Bookingen viser også de to tidsstempler som Check ind og Check ud, ved siden af de bookede tider Start og Ende. De er ikke det samme: Start og Ende er, hvad der blev booket, Check ind og Check ud er, hvad der faktisk skete. En bindestreg betyder, at det ikke er sket.

At markere en booking som Returnert frigiver enheden med det samme

Det er det mest nyttige på denne side, og de fleste operatører opdager det kun ved et tilfælde.

Når du sætter en booking til Returnert:

• stemples tidspunktet Check ud som nu,
• markeres hver produktlinje på bookingen som returneret,
• og fra det øjeblik blokerer enheden og dens lås ikke længere noget.

Udstyret bliver bookbart igen med det samme — også selv om den bookede sluttid ikke er passeret. En kunde, der bookede til klokken 18:00 og er tilbage klokken 14:00, giver dig fire ekstra udlejningstimer, men kun hvis nogen markerer bookingen Returnert. Indtil da regner systemet stadig den kajak for at være ude på vandet.

Så: når en kunde kommer tilbage før tid, skal du ikke annullere bookingen, og du skal ikke ændre dens sluttid. Sæt bare Returnert.

Hvad Returnert ikke gør: den flytter ingen penge, sender ingen refusion og sender ingen mail af sig selv.

En konsekvens, du skal være opmærksom på: en booking, der er markeret Returnert, kan ikke længere flyttes til en anden lås. Prøver du at trække den i Bookinghåndtering, får du "Returnerede bookinger kan ikke flyttes til en anden lås." Du kan stadig flytte en anden booking ind på den lås i samme periode.

Hvad kunden gør

Alt nedenfor sker på kundens oplåsningsside — den side, de kommer til fra linket i deres bekræftelsesmail.

Afhentning

I det normale tilfælde trykker kunden ikke på noget. Når de åbner deres oplåsningsside på det rigtige tidspunkt, skifter bookingen af sig selv fra Klar til afhentning til Samlede op, og tidspunktet Check ind stemples da. Det er derfor, en booking kan stå som afhentet, før nogen på din station har set kunden: de har åbnet deres koder.

Åbner de den for tidligt, tilbageholdes koderne, og tilstanden ændrer sig ikke.

Returnering

To tryk på oplåsningssiden: Bekræft returnering åbner en returneringsside med samme overskrift, og Afslut booking gør det færdigt.

• Har du ikke konfigureret nogen returneringskrav, er et tryk på Afslut booking hele historien — bookingen bliver Returnert.
• Har du det, viser returneringssiden først din formular, og den skal udfyldes, før bookingen lukkes. Deres svar gemmes først; først derefter markeres bookingen som returneret. Den afsluttende knap hedder Afslut booking i begge tilfælde, og bagefter ser de en tak-bekræftelse.

Om kunden overhovedet ser en returneringsknap, er en stedsindstilling — Vis bekræftelsesknap, beskrevet som "Vis en bekræftelsesknap, som kunder kan klikke på for at bekræfte, at de har modtaget deres booking".

Trykker dine kunder rutinemæssigt aldrig på den, er det normalt, og det er præcis derfor, den manuelle rulleliste med Returnert findes. Intet tvinger en kunde til at lukke sin egen booking.

Hvad der sker, når en kunde ikke returnerer til tiden

Næsten alle operatører spørger om det under opsætningen, og det korte svar er: der sker ingenting automatisk. Der er ingen "overskredet"-status, ingen advarsel til dig eller kunden og intet automatisk gebyr for overtid. Bookingen bliver ganske enkelt stående på Samlede op, indtil et menneske — kunden eller du — markerer den Returnert. Det, der derimod ændrer sig, er adgangen:

• Kundens oplåsningsside virker fra 15 minutter før den bookede start til 30 minutter efter den bookede slutning. De marginer er faste — de er ikke en indstilling. (Selve pinkoden kan være synlig for kunden tidligere end det — hele billedet af tidsvinduerne står i Kunder får ingen pinkode (eller koden åbner ikke låsen).) Fra selve den bookede slutning siger sidens nedtælling (hvis du viser en) allerede "Din reservation er gennemført.", selv om koderne stadig virker; når de 30 minutter er gået, erstatter siden koderne helt med "Din reservation er ikke længere gyldig."
• Den fysiske kode kan overleve siden. En Igloo-hængelås' PIN genereres ind i selve låsen og kan ikke annulleres på afstand — den bliver typisk ved med at åbne hængelåsen op til en time eller to efter den bookede slutning, selv om siden er holdt op med at vise den. Allockate-oplåsningslinks virker også indtil en time efter slutningen. Så i det vindue kan en kundes side sige nej, mens låsen alligevel åbner — betragt det som normalt, ikke som en fejl.
• Enheden bliver ledig igen efter planen, ikke ved returnering. Når den bookede slutning (plus din blokeringsperiode — se nedenfor) er passeret, kan låsen bookes igen, selv om bookingen stadig siger Samlede op. Er kajakken reelt stadig ude, booker den næste kunde en enhed, der ikke er der — det er spejlbilledet af adfærden ved tidlig returnering ovenfor og hovedgrunden til at holde øje med Bookinghåndtering ved lukketid.

Det, du kan sætte op:

• Et "returnér venligst"-skub: opret din egen mail under E-mailindstillinger udløst Efter bookingslut med Bookingstatus sat til kun Afhentet (samme status som Samlede op) — så når den præcis de kunder, der hentede og aldrig gennemførte en returnering. (Kunder, der aldrig hentede noget, får den ikke.)
• Betalt overtid, så længe deres side stadig virker: kundens knap Forlæng bookingen lader dem betale for at beholde enheden længere. Den forsvinder sammen med resten af oplåsningssiden 30 minutter efter slutningen, og forlængelser afvises helt, når bookingen sluttede for mere end 12 timer siden. Der er ingen måde at opkræve nogen automatisk efter en overskridelse; det, der skyldes for en for sen returnering, er en sag mellem dig og kunden.

Ét begreb, du ikke skal forveksle med noget af dette: Blokeringsperiode efter booking ("Buffertid før næste booking kan starte.") på stedets åbne datoer er omstillingstid, der beskytter dig mellem bookinger — den giver slet ikke kunden ekstra tid.

Returneringskrav — spørgsmål og fotos

Returneringskrav konfigureres pr. sted.

1. Gå til Steder og åbn stedet.
2. Åbn fanen Kundeflow.
3. Åbn trin 4, Retur (Afslutning + Tjekliste) — "Definer, hvad kunden skal gøre for at gennemføre returen — tjekliste, skadespørgsmål og fotokrav".
4. Under Krav ved returnering ("Returneringsspørgsmål, fotos, skaderapporter eller bekræftelser, før bookingen afsluttes.") tilføjer du det, du har brug for, med Tilføj krav.
5. Tryk på Gemme.

Hvert krav bygges ud fra en forudindstilling. De mest brugte ved en returnering er Tag et foto, Upload et foto, Skriftligt svar, Vælg én mulighed, Kryds af for at bekræfte og Stjernebedømmelse. Et krav, du markerer som obligatorisk, skal udfyldes, før kunden kan afslutte — "Kunder skal fuldføre dette krav, før de kan fortsætte." Et krav kan også sættes inaktivt, hvilket skjuler det for kunderne, men beholder det i dine indstillinger.

Værd at vide om de to fotoforudindstillinger: Tag et foto åbner telefonens egen kamera-app (bagkameraet); Upload et foto åbner i stedet fotobiblioteket — admin beskriver den som "Åbner ikke kameraet først." Der er ingen kameraforhåndsvisning inde i Rentalbuddy selv. Melder kunder om fotos, der bliver sorte eller tomme, er det et telefonproblem, ikke en indstilling i Rentalbuddy (et kendt problem på iPhone/Safari blev rettet midt i 2026). Bed dem prøve igen, eller skift kravet til Upload et foto, så de kan tage billedet i deres egen kamera-app og vælge det.

Kontoindstillinger eller stedsindstillinger? Fanen Kundeflow følger enten dine kontodækkende standarder eller er specifik for dette sted. Ser dine ændringer ud til ikke at have nogen effekt, så tjek kontakten Stedsspecifik øverst på fanen først — det er dækket i Kundeflow og bookingoplevelse — det dine kunder ser.

Hvor svarene ender

Åbn bookingen og se efter Retursvar. Svar på trinnet før oplåsning vises under Svar før oplåsning, og svar givet under checkout under Kundens svar. Hvert afsnit vises kun, når der er noget i det.

Fotos, kunden har uploadet, samles i bookingens billedgalleri, så du kan se, hvilken stand en enhed er i, når den kommer tilbage.

Før kunden kan låse op

Spejlbilledet af returneringstrinnet er trin 2 i Kundeflow, Før oplåsning (valgfrit). Slå det til og tilføj mindst ét krav, så starter nye bookinger for det sted deres liv som Ikke indsamlet - forflow påkrævet i stedet for Klar til afhentning.

Kunden ser derefter dine spørgsmål i stedet for deres pinkoder, og koderne dukker først op, når de har indsendt. Brug det til ansvarsfraskrivelser, sikkerhedsvideoer, id-fotos eller et standtjek, før udstyret forlader stedet.

Sådan genåbner du en booking, kunden returnerede ved en fejl

Ja, det kan du — kunder kan ikke fortryde deres egen returnering, men det kan du.

1. Åbn bookingen, eller find dens række i Bookinghåndtering.
2. Vælg Samlede op i statusrullelisten (lejen kører stadig) eller Klar til afhentning (den skulle slet ikke være startet).

To ting at vide, før du gør det:

• Check ind-tidspunktet overskrives. Vælger du Samlede op, stemples Check ind som nu, ikke som det oprindelige afhentningstidspunkt. Vælger du Klar til afhentning, ryddes både Check ind og Check ud.
• En anmeldelse, kunden efterlod ved returnering, kasseres. Har de svaret på en bedømmelse eller et spørgeskema, da de returnerede, slettes det, når du flytter bookingen tilbage ud af Returnert.

Enheden tages ud af tilgængeligheden igen, så snart du gør det, så hvis nogen har booket den frigivne plads i mellemtiden, kan du ende dobbeltbooket på den lås. Tjek tidslinjen i Bookinghåndtering, før du genåbner en returnering fra en travl dag.

Hurtig oversigt

Situation	Hvad du gør
Kunden er tilbage før tid, og du vil genudleje enheden	Sæt Returnert
Kunden har aldrig trykket på returnér	Sæt selv Returnert
Kunden trykkede på returnér ved en fejl	Sæt Samlede op igen — bemærk at check ind-tidspunktet overskrives
Udstyr udleveret i skranken	Sæt Samlede op, eller lad kundens oplåsningsside gøre det
Du vil have fotos af udstyret ved returnering	Kundeflow → trin 4 → Krav ved returnering
Du vil have en ansvarsfraskrivelse underskrevet før oplåsning	Kundeflow → trin 2, Før oplåsning (valgfrit)
Bookingen skal slet ikke gennemføres	Annuller — se Rediger, flyt eller annuller en booking