Afhentning, returnering og bookingstatusser — og hvad der sker, når en kunde er forsinket

En booking i Rentalbuddy har tre separate statusser, og det meste af forvirringen opstår, når man blander dem sammen:

Hvilken	Hvor du ser den	Hvad den svarer på
Bookingstatus	Kolonnen Status i Bestillinger	Er bookingen aktiv eller annulleret?
Betalingsstatus	Kolonnen Betalingsstatus og sektionen Betaling på bookingen	Er pengene kommet ind?
Afhentningsstatus	Statusmenuen på bookingen og i Bookinghåndtering	Hvor er udstyret?

Afhentningsstatussen er den, du arbejder med i hverdagen, og den, der afgør, hvornår en enhed er ledig igen.

Bookingstatus: Reserveret, OK, Annulleret

Reserveret — bookingen findes, men er ikke en bekræftet, aktiv booking. Du ser den sjældent. En kasse, der stadig betales, har betalingsstatussen Afventer og vises ikke i listen Bestillinger, før den er betalt.
OK — en normal, aktiv booking. Det meste af din liste.
Annulleret — annulleret. Annullering flytter ingen penge; se guiden om at ændre, flytte eller annullere en booking.

Betalingsstatus

Betalt, Ubetalt, Delvist betalt, Afventer, Refunderet, Udløbet eller Mislykket.

Afventer betyder, at en betaling er i gang, men ikke færdig, for eksempel en kunde, der er i kassen lige nu. Afventende bookinger udelades af tidslinjen i Bookinghåndtering, så en opgivet kasse ikke roder din dagsvisning til.
En booking, hvor onlinebetalingen i kassen står som Afventer, Udløbet eller Mislykket, får ingen koder: ingen oplåsning, ingen PIN-koder og ingen saunastyring for gæsten. Hvis kunden afbryder en Swish-betaling, kommer de tilbage til kontrollen af betalingsstatus og derfra til kassen. Hvis Stripe allerede har gennemført betalingen, venter oplåsningssiden i op til cirka 10 sekunder på bekræftelsen, før koderne vises.
En booking betalt med betalingstypen Testbetaling viser Betalt med testbetaling i sin sektion Betaling.

Betalinger, refusioner og betalingshistorikken er beskrevet i guiderne om at ændre en booking og om refusioner.

Afhentningsstatus: de fire tilstande

Menuen på bookingen og på hver række i listen i Bookinghåndtering har præcis fire valg:

Ikke indsamlet - forflow påkrævet Kunden skal gennemføre dine krav til Før oplåsning (spørgsmål, billeder, vilkår), før kunden ser sine koder. Nye bookinger starter kun her, når stedets trin før oplåsning er slået til og har mindst ét krav.

Klar til afhentning Den normale starttilstand: betalt, venter, udstyret ikke afhentet. På tidslinjen: hvid med mørk kant.

Samlede op Udlejningen er i gang. Når du sætter den, stemples Checke ind med det aktuelle tidspunkt. På tidslinjen: helt blå.

Returnert Udstyret er tilbage. Når du sætter den, stemples Checke ud med det aktuelle tidspunkt, og enheden frigøres. På tidslinjen: helt grøn.

Bookingsiden viser den bookede Start og Ende ved siden af Checke ind og Checke ud. De er ikke det samme: Start og Ende er det, der blev booket, Checke ind og Checke ud er, hvornår det faktisk skete. En streg betyder, at det ikke er sket.

Ændr selv status

Åbn bookingen under Bestillinger, og brug statusmenuen under Start, Ende, Checke ind og Checke ud, eller
Åbn Bookinghåndtering, og brug menuen Status på bookingens række — du behøver ikke åbne bookingen.

Ændringen gemmes med det samme. Du skal have tilladelse til at administrere bookinger (kontoejere, medlemmer og Bookingpersonale samt de partnerroller, der administrerer bookinger); for læsere er menuen nedtonet.

Hvad hvert valg gør ved tidsstemplerne:

Samlede op stempler Checke ind som nu og rydder Checke ud.
Returnert stempler Checke ud som nu.
Klar til afhentning rydder både Checke ind og Checke ud.

Du kan flytte en booking i alle retninger, også ud af Returnert. Kunder kan ikke fortryde deres egen returnering; det kan du.

Genåbn en booking, som kunden returnerede ved en fejl: vælg Samlede op, hvis udlejningen stadig er i gang, eller Klar til afhentning, hvis den ikke burde være startet. To ting, du skal vide først:

Det oprindelige check-ind-tidspunkt bevares ikke: Samlede op stempler et nyt Checke ind som nu.
Svar fra det ældre returskema (en bedømmelse eller spørgsmål vist under Retursvar) slettes, når du flytter bookingen ud af Returnert.

Enheden tages ud af tilgængeligheden igen, så snart du genåbner bookingen. Hvis nogen har booket den frigjorte tid i mellemtiden, kan du ende med to bookinger på samme lås — tjek Bookinghåndtering, før du genåbner en returnering på en travl dag.

Hvad der markerer en booking som Samlede op — og hvad det ikke beviser

En booking bliver Samlede op på én af fire måder:

Kunden åbner sin oplåsningsside på det rigtige tidspunkt. Fra 15 minutter før den bookede start til 30 minutter efter den bookede slutning er det nok at åbne siden: en booking i Klar til afhentning skifter til Samlede op, og Checke ind stemples. Kunden behøver ikke trykke på noget.
Kunden indsender formularen før oplåsning inden for det tidsvindue. Indsendes den tidligere, flyttes bookingen i stedet til Klar til afhentning.
Et tilsluttet låsesystem melder afhentningen.
Du sætter den.

Hvis kunden åbner siden for tidligt, ser kunden "Du er for tidligt" og "Din booking starter …" med knappen Genindlæs siden, og status ændres ikke.

Skal kunden tjekke ind for at få sin kode?

Nej. Der er ikke noget særskilt indtjekningstrin før koderne. Koderne vises på kundens oplåsningsside — kunden åbner den med knappen Start booking i bekræftelsesmailen — fra 15 minutter før den bookede start. At åbne siden i det tidsrum er indtjekningen: den viser koderne og markerer samtidig bookingen som Samlede op. Koderne sendes aldrig i en e-mail.

Fire ting kan holde koderne tilbage:

For tidligt — tidligere end 15 minutter før start siger siden "Du er for tidligt".
Før oplåsning-krav — når det trin er slået til, indsender kunden først dine krav og ser derefter koderne (se "Før kunden kan låse op" nedenfor).
Noget tilbage at betale — når du har sendt et betalingslink, viser siden "Du har ikke betalt hele din booking" med Betal i stedet for koderne, indtil der er betalt.
En ufærdig kasse — mens onlinebetalingen står som Afventer, eller når den er Udløbet eller Mislykket, får bookingen slet ingen koder.

Personalet kan også læse en bookings Igloo-kode på bookingsiden, i kolonnen Pinkode under Ordrelinjer, og give den til kunden.

Samlede op betyder kun, at kunden åbnede sin kodeside i tide — ikke at låsen blev åbnet. For kodelåse får Rentalbuddy aldrig at vide, om koden blev indtastet. En booking kan derfor vise Samlede op, selv om ingen på din station har set kunden, og en kunde kan have sin kode uden at have hentet noget. Hvis en kunde siger, at koden ikke virker, se fejlfindingsguiden til pinkoder.

Hvor check-ind og check-ud registreres

Hver reel ændring af afhentningsstatus bliver en række i bookingens Ændringslog med, hvem der gjorde det og hvor:

"Booking checket ind af", "Booking checket ud af"
"Afhentningsstatus sat til … af" — for eksempel når en formular før oplåsning flytter en booking til Klar til afhentning
"Indtjekning nulstillet af", "Udtjekning nulstillet af", "Ind- og udtjekning nulstillet af" — når du flytter en booking tilbage

Efter navnet kommer stedet: via Oplåsningssiden, via Returneringssiden, via Formular før oplåsning eller via Hardware. Ændringer, som du eller en kollega foretager, viser dit navn uden sted. En note i parentes markerer noget usædvanligt: for tidligt, for sent, annulleret eller ikke betalt, eller "var …", når bookingen kom fra en uventet tilstand — for eksempel "Booking checket ind af: Anna (var Returnert)" efter en genåbnet returnering.

Oplåsningssiden tjekker bookingen hvert minut, men kun faktiske ændringer logges, så loggen forbliver kort. Hvem der er hvem i ændringsloggen, er forklaret i guiden om at ændre en booking.

Sådan returnerer kunden

Alt nedenfor sker på kundens oplåsningsside — den side, kunden når via linket i bekræftelsesmailen.

Kunden trykker på Bekræft returnering på oplåsningssiden.
Retursiden åbner med titlen Bekræft returnering (eller din egen overskrift). Hvis du har sat Krav ved returnering op, udfylder kunden dem her.
Kunden trykker på Afslut booking.
Mens koderne stadig står på skærmen, bliver kunden spurgt "Har du låst og afleveret alt?" — "Dine låsekoder vises ikke længere efter dette trin. Sørg for, at alt er tilbage på plads og låst, før du fortsætter." — med Ja, jeg har låst og Ikke endnu. Hvis din returside skjuler koderne, kommer spørgsmålet allerede, når kunden trykker på Bekræft returnering.
Bookingen bliver Returnert, og kunden ser "Tak, din reservation er afsluttet!", efterfulgt af din returbekræftelsesbesked og, hvis tilsluttet, dine Google-anmeldelser.

Godt at vide:

Svarene på kravene gemmes først; først derefter markeres bookingen som returneret.
På en telefon bliver kundens kode fastgjort øverst på skærmen, mens kunden gennemgår en returtjekliste, så kunden stadig kan låse.
En Afslut booking-knap i en e-mail åbner retursiden direkte, og det virker også efter den bookede slutning.
Retursiden åbner ikke før 15 minutter før den bookede start.
Når en booking er Returnert — af kunden eller af dig — viser kundens oplåsningsside kun takken, ikke koderne. Markér ikke en booking som Returnert, mens kunden stadig skal åbne en lås.
Hvis du bruger et tilsluttet saunaaggregat, slukker en markering som Returnert også aggregatet.

Om kunderne overhovedet ser Bekræft returnering, styres af indstillingen Vis bekræftelsesknap på fanen Kundeflow (under Indstillinger, eller på stedet, hvis det har Stedsspecifik slået til), trinnet Lås op (PIN + Afhentningsinstruktioner). Den er slået til, medmindre du slår den fra. Krav ved returnering sættes op i trinnet Retur (Afslutning + Tjekliste) under Krav ved returnering — se guiden om kundeflowet for begge dele.

Hvor svarene ender: åbn bookingen, og se efter Retursvar. Svar på trinnet før oplåsning ligger under Svar før oplåsning, svar givet ved kassen under Kundens svar. Hver sektion vises kun, når der er noget i den. Hvert svar bevarer spørgsmålet, som det var, da kunden svarede, også selv om du senere ændrer eller sletter spørgsmålet. Billeder samles også i bookingens billedgalleri.

Mange kunder trykker aldrig på Bekræft returnering. Det er normalt og koster ingenting — at man ikke returnerer, opkræver aldrig kunden noget ekstra. Det er derfor, den manuelle status Returnert findes.

En markering som Returnert frigør enheden med det samme

Når en booking sættes til Returnert, blokerer dens enheder ikke længere noget fra det øjeblik. Udstyret kan bookes igen med det samme — også selv om det bookede sluttidspunkt ikke er passeret. En kunde, der har booket til kl. 18.00 og er tilbage kl. 14.00, giver dig fire timer mere at udleje, men kun når nogen markerer bookingen Returnert.

Så når en kunde kommer tidligt tilbage: annuller ikke bookingen, og ændr ikke dens sluttidspunkt. Sæt Returnert.

Returnert flytter ingen penge, sender ingen refusion og sender ingen e-mail af sig selv. Når en booking er afsluttet — markeret Returnert, eller sluttede for mere end 30 minutter siden — kan dens lås ikke længere ændres, hverken med Rediger Låse eller ved at trække den i Bookinghåndtering: den beholder den lås (og det låsenummer), kunden brugte. Guiden om tidslinjen forklarer reglerne for at trække.

Før kunden kan låse op

Spejlbilledet af returtrinnet er trinnet Før oplåsning (valgfrit) i Kundeflow. Når det er slået til med mindst ét krav, starter nye bookinger for det sted som Ikke indsamlet - forflow påkrævet. Kunden ser dine krav i stedet for sine pinkoder og får koderne, når kunden har indsendt dem. Brug det til ansvarsfraskrivelser, sikkerhedsvideoer, ID-billeder eller et tjek af tilstanden, før udstyret forlader dig. Opsætningen er beskrevet i guiden om kundeflowet.

Når en kunde er forsinket eller aldrig returnerer

Kort svar: der sker ikke noget automatisk. Der er ingen "forsinket"-status, ingen advarsel, ingen automatisk returnering og intet automatisk forsinkelsesgebyr. Bookingen bliver simpelthen stående som Samlede op, indtil kunden eller du markerer den Returnert.

Det, der ændrer sig med tiden:

Kundens oplåsningsside. Fra den bookede slutning viser nedtællingen (hvis du viser den) "Din reservation er gennemført.", men koderne vises stadig. Fra 30 minutter efter den bookede slutning viser siden "Din reservation er ikke længere gyldig." i stedet for koder.
Koden i låsen kan leve længere end siden. En Igloo-kode virker i låsen i sit eget tidsvindue, som slutter ved den hele time efter den bookede slutning (en time senere, hvis bookingen startede efter :45), og den kan ikke trækkes tilbage på afstand. Den præcise kodetiming står i fejlfindingsguiden til pinkoder.
Enheden kan bookes igen efter planen, ikke ved returnering. Når den bookede slutning plus din Blokeringsperiode efter booking er passeret, kan enheden bookes af en anden, selv om bookingen stadig siger Samlede op. Hvis kajakken faktisk stadig er ude, kan den næste kunde booke en enhed, der ikke er der. Det er spejlbilledet af den tidlige returnering ovenfor og grunden til at kigge i Bookinghåndtering ved lukketid.

Forsinkelsesgebyrer understøttes ikke, og det er med vilje. Rentalbuddy opkræver aldrig automatisk nogen for sen returnering. Hvis du tager betaling for sen returnering, så skriv reglen ind i dine vilkår og opkræv den selv bagefter (for eksempel med et betalingslink på bookingen — se guiden om at ændre en booking).

Det, du kan sætte op i stedet:

En "husk at returnere"-e-mail. Under Indstillinger → E-mails opretter du en brugerdefineret e-mail, der sendes Efter bookingslut (under Hvornår skal e-mailen sendes?) med Bookingstatus sat til kun Afhentet. Den når så præcis de kunder, der hentede og aldrig gennemførte en returnering, og lader dem, der aldrig hentede, være i fred. En påmindelse Før bookingslut med en Forlæng bookingen-knap virker som et skub, før det er for sent. Hvordan du bygger dem, står i guiden om e-mails. Påmindelser sendes kun på e-mail; sms tilbydes ikke.
Betalt overtid. Med Vis knap til at forlænge booking slået til kan kunder betale for at beholde enheden længere, så længe den er ledig — se guiden om at ændre en booking. Du kan også forlænge bookingen for dem med Rediger → Forlæng, op til 12 timer efter den bookede slutning.
En buffer. Blokeringsperiode efter booking i stedets åbningsdatoer holder enheden ubookbar så længe efter hver booking. Den giver ikke kunden mere tid; den beskytter den næste booking. Med Igloo-kodelåse sørger en blokeringsperiode på mindst en time også for, at den forrige kundes kode i de fleste tilfælde ikke længere virker under den næste udlejning. Se guiden om åbningstider.

Den forrige kunde har ikke returneret, og den næste venter

Åbn Bookinghåndtering, og find låsen. Den forsinkede booking er stadig blå (Samlede op); den næste kundes booking følger efter den.
Kontakt den forsinkede kunde — telefon og e-mail står på bookingen.
Hvis en anden enhed af samme produkt er ledig, flytter du den ventende kundes booking dertil: træk den til en anden låserække, eller brug Rediger Låse på bookingen. Kunden får koden til den nye lås (se guiden om tidslinjen).
Når det forsinkede udstyr er tilbage, sætter du den forsinkede booking til Returnert.

Hurtigt overblik

Situation	Hvad du gør
Kunden er tidligt tilbage, og du vil udleje enheden igen	Sæt Returnert
Kunden trykkede aldrig på retur	Sæt selv Returnert
Kunden trykkede på retur ved en fejl	Sæt Samlede op igen — check-ind-tidspunktet skrives om
Udstyret blev udleveret ved skranken	Sæt Samlede op, eller lad kundens oplåsningsside gøre det
Kunden er forsinket	Intet automatisk; kontakt kunden, forlæng, hvis kunden vil have mere tid
Næste kunde venter på en enhed, der ikke er returneret	Flyt den ventende booking til en ledig lås
Minde kunder om at returnere	Brugerdefineret e-mail Efter bookingslut, Bookingstatus Afhentet
Billeder eller en tjekliste ved returnering	Kundeflow → Retur (Afslutning + Tjekliste)
Bookingen skal slet ikke finde sted	Annuller — se guiden om at ændre en booking

Ofte stillede spørgsmål

Hvad sker der, hvis en kunde ikke returnerer til tiden? Intet automatisk: bookingen bliver stående som Samlede op, der opkræves intet gebyr, og ingen får besked. Enheden kan bookes igen efter den bookede slutning plus din blokeringsperiode, så kontakt kunden, og tjek Bookinghåndtering.

Kan Rentalbuddy opkræve et forsinkelsesgebyr automatisk? Nej, det er med vilje. Skriv din regel for sen returnering ind i dine vilkår, og opkræv den selv bagefter; tilbyd forlængelsesknappen, så kunderne i stedet kan betale for ekstra tid.

Kunderne trykker aldrig på "Bekræft returnering" — er det et problem? Nej. Der opkræves intet ekstra, og enheden frigøres alligevel ved den bookede slutning plus blokeringsperiode. Sæt selv Returnert, hvis du vil have enheden tilbage tidligere.

En kunde trykkede på retur ved en fejl — hvordan genåbner jeg bookingen? Sæt status tilbage til Samlede op på bookingen eller i Bookinghåndtering. Check-ind-tidspunktet stemples igen som nu.

Kan kunden få sin pinkode uden at tjekke ind? Ja. Der er ingen særskilt indtjekning: koden står på oplåsningssiden fra 15 minutter før start, og det er, når siden åbnes, at bookingen markeres som Samlede op. Kun krav til Før oplåsning eller et ubetalt betalingslink kommer først.

Bookingen siger Samlede op — har kunden faktisk åbnet låsen? Ikke nødvendigvis. Samlede op betyder, at kunden åbnede sin oplåsningsside inden for bookingens tidsvindue (eller at du satte status); kodelåse melder aldrig, om koden blev indtastet.

Kunden er tidligt tilbage — kan jeg udleje kajakken igen? Ja: sæt bookingen til Returnert, så kan enheden bookes med det samme. Annuller ikke bookingen, og ændr ikke dens sluttidspunkt.

Hvorfor står der 17.32 ved check-ud, når bookingen sluttede 17.59? Checke ud er, hvornår returneringen blev gennemført — ved at kunden trykkede på Afslut booking, eller at nogen satte Returnert — ikke den bookede slutning.

Den næste kunde fandt skabet tomt — hvad nu? Den forrige booking blev aldrig returneret, men dens tid var udløbet, så enheden blev booket igen. Flyt den ventende kundes booking til en ledig lås med samme produkt, og kontakt den forsinkede kunde.

Kan Bookingpersonale checke kunder ind og ud? Ja. Bookingpersonale kan ændre status på bookingen og i Bookinghåndtering, ligesom ejere og medlemmer. Læsere kan ikke.

Kundens kortbetaling mislykkedes. Kan de stadig få deres kode? Nej. En booking, hvor onlinebetalingen står som Afventer, Udløbet eller Mislykket, får ingen koder, ingen oplåsning og ingen PIN-koder, uanset om den stadig er i gang eller er udløbet.