Rentalbuddy of Stripe — waar regel ik wat? (terugbetalingen, bonnen, uitbetalingen, kosten)

Bijna elke vraag over betalingen komt neer op één ding: er zijn twee systemen bij betrokken, en het is niet vanzelfsprekend welk systeem waarover gaat. Deze pagina geeft je de verdeling, zodat je weet waar je moet klikken.

De korte versie:

• Rentalbuddy bepaalt wat de klant betaalt (producten, prijzen, belastingen, kortingen), hoe de betaalstap eruitziet en wanneer er geld wordt teruggestort. Het verstuurt ook de boekingsbevestiging.
• Stripe is je betaalaccount. Stripe beheert het geld, bepaalt welke betaalmethoden worden aangeboden, stuurt kaartbonnen als je dat wilt en betaalt uit op je bankrekening.

Je Stripe-account is van jou. Je komt erin door in te loggen op stripe.com, niet vanuit Rentalbuddy.

Waar je wat regelt

Vraag	Rentalbuddy	Stripe
Het betaalaccount koppelen	Start onder Instellingen → Betalingen, dat ook toont wat Stripe nog nodig heeft	Rond de aanmelding bij Stripe en eventuele latere verzoeken af (Aanvullen bij Stripe)
Laagste bedrag dat klanten online kunnen betalen	Getoond onder Instellingen → Betalingen	Door Stripe per valuta vastgesteld
Welke betaalmethoden klanten zien (kaart, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Ingeschakeld in je Stripe-account
Betalen in het boekingsvenster of op een aparte pagina	Betaaloptie	—
Online betalen uitzetten	Stripe-betalingen uitschakelen	—
Valuta	Valuta	—
Prijzen, extra's, kortingscodes, lidmaatschappen	Ja	— (kortingscodes worden voor je naar Stripe gekopieerd)
Belastingtarieven	Instellingen → Belastingen (maakt ze aan in Stripe)	Kunnen daar ook worden aangemaakt en dan gesynchroniseerd
Welke belasting een product rekent	Op het product	—
Terugbetalingen	Op de betaling van de boeking	Kan, maar de totalen in Rentalbuddy lopen niet mee
Bevestigingsmail van de boeking	Instellingen → E-mails	—
Bon van de kaartbetaling	—	Instellingen voor bonmails in Stripe
Uitbetalingen, uitbetalingsschema, bankrekening	—	Ja
Kaartkosten, geschillen, terugboekingen	—	Ja
Boekingslijsten en exports	Exporteren in de lijsten	Betalings- en uitbetalingsrapporten
Je Rentalbuddy-abonnement	Instellingen → Facturering	—

Wat je in Rentalbuddy doet

Alles hieronder staat onder Instellingen in het linkermenu, tenzij anders vermeld.

• Stripe koppelen: het tabblad Betalingen, kaart Online betalingen, toont Verbonden of Niet verbonden en de knop Maak verbinding met Stripe om betalingen te verwerken. Als Stripe iets van je nodig heeft (betalingen gepauzeerd, uitbetalingen vastgehouden, een termijn), zegt de kaart dat in woorden, met Aanvullen bij Stripe, en Home toont Stripe vraagt uw aandacht. De kaart toont ook het minimumbedrag van Stripe voor een online betaling in je valuta. Hoe je koppelt en problemen oplost, staat in de gids over het koppelen van Stripe. De status wordt gecontroleerd telkens als je Betalingen opent, en de Stripe-meldingen op Home en Betalingen controleren zichzelf opnieuw wanneer je terugschakelt naar het admin-tabblad (hoogstens één keer per minuut), dus je hoeft de pagina niet opnieuw te laden als je klaar bent bij Stripe.
• Afrekeninstellingen op hetzelfde tabblad: Betaaloptie (In het boekingsvenster (kaart, Apple Pay, Google Pay) of Op de betaalpagina van Stripe (kaart, plus Swish, Klarna, MB WAY en andere lokale betaalmethoden)), Stripe-betalingen uitschakelen en Valuta. Welke betaalmethoden Op de betaalpagina van Stripe nodig hebben, en waarom kaartbetalingen in Stripe aan moeten blijven, staat in de gids over het inschakelen van betaalmethoden.
• Apple Pay-domeinen: Rentalbuddy registreert zelf zijn boekingspagina's en het websiteadres van elke locatie (URL waar de boekknop is geïmplementeerd op het tabblad Boekknop van de locatie) als domeinen voor betaalmethoden in je Stripe-account: wanneer je Stripe koppelt, wanneer een nieuw websiteadres wordt opgeslagen, en elke nacht. Er worden alleen domeinen toegevoegd; een domein dat je in Stripe hebt uitgezet, blijft uit.
• Belastingen: het tabblad Belastingen. Met Stripe gekoppeld worden belastingen van hieruit in je Stripe-account aangemaakt en daaruit teruggelezen. Elk product krijgt daarna zijn belasting op het product zelf. Zie de gids over belastingen en btw.
• Prijzen en kortingen: producten, extra's, lidmaatschappen en kortingscodes stel je allemaal in Rentalbuddy in. Je hoeft geen kortingscodes in Stripe aan te maken; Rentalbuddy maakt de bijbehorende code voor je aan in je Stripe-account, en daarom zie je ze daar misschien ook staan.
• Terugbetalingen: vanuit de boeking (zie hieronder).
• E-mails: de bevestigings- en herinneringsmails, hun tekst en timing, onder E-mails.

Wat je in Stripe doet

Niets hiervan bestaat in Rentalbuddy:

• Betaalmethoden. Rentalbuddy geeft de bestelling door aan Stripe zonder de methoden te beperken, dus waarmee je klanten kunnen betalen, bepalen de instellingen voor betaalmethoden in je Stripe-account. Is een methode ingeschakeld maar ontbreekt ze toch, zie dan de gids over het inschakelen van betaalmethoden.
• Uitbetalingen. Wanneer het geld op je bankrekening komt, hoe vaak en op welke rekening.
• Kosten. De kaart- en transactiekosten van Stripe worden door Stripe in rekening gebracht en in Stripe getoond, per betaling.
• Geschillen en terugboekingen. Afgehandeld in je Stripe-dashboard.
• Kaartbonnen. Of Stripe de klant een bon mailt, en wat erop staat, stel je in je Stripe-account in.
• Betalings- en uitbetalingsrapporten. In de rapporten van Stripe zit de geldkant van je boekhouding, inclusief de belasting die per betaling is berekend.
• Waarom een kaart werd geweigerd. Rentalbuddy registreert alleen de uitkomst; de reden staat in Stripe (zie de gids voor als een klant niet kan betalen).

Terugbetalingen: doe ze op de boeking, niet in Stripe

Terugbetalingen doe je in Rentalbuddy: open de boeking, zoek de betaling in de lijst Betaling en gebruik Terugbetalen op die rij. Daarvoor heb je een rol nodig die mag terugbetalen: accounteigenaren en accountleden mogen dat, Boekingsmedewerker en kijkers niet. Een boeking annuleren betaalt op zich niets terug. De precieze stappen, beperkingen en wat de klant ziet, staan in de gids over het terugbetalen of annuleren van een boeking.

Je kunt ook terugbetalen in het Stripe-dashboard, en de terugbetaling verschijnt dan wel in de betaallijst van de boeking de volgende keer dat je de boeking opent. Maar Rentalbuddy werkt de bedragen Betaald en Nog te betalen van de boeking en de betaalstatus niet bij voor een terugbetaling die in Stripe is gedaan. Door vanuit de boeking terug te betalen blijven beide systemen gelijk.

Bonnen: wat je klant krijgt

Verhuurders halen vaak twee documenten door elkaar:

• De boekingsbevestiging is van Rentalbuddy. Direct na het boeken ziet de klant een bevestigingspagina in het boekingsvenster ("Bedankt voor je bestelling:" met het ordernummer, de gegevens van de klant, wat er geboekt is, de belasting en het totaal). De klant krijgt ook de bevestigingsmail, die de naam en het adres van de klant, het order-ID, de boekingsregels met het belastingbedrag en de totaalprijs inclusief belasting kan tonen. Je bewerkt die onder Instellingen → E-mails (zie de gids over e-mails).
• De kaartbon is het bewijs van Stripe dat de kaart is belast. Rentalbuddy maakt die niet; als je klanten er een krijgen, komt die van Stripe, op basis van de boninstellingen in je Stripe-account. Wat erop staat, bijvoorbeeld of de naam van de klant erop staat, beslist Stripe.

Klanten die een bon willen met hun naam, bedrijf of KvK-nummer (bijvoorbeeld voor een vitaliteitsbudget van hun werkgever): Rentalbuddy heeft geen aparte pdf-bon. Het document om te gebruiken is de bevestigingsmail. Die bevat al de naam van de klant en de boeking met belasting en totaal. Wil je een KvK-nummer of bedrijfsnaam toevoegen, vraag er dan bij het afrekenen naar met een eigen vraag (een aangepast veld, zie de gids over de klantflow) en zet de variabele [Custom checkout fields] in de tekst van de bevestigingsmail; die drukt de antwoorden van de klant af. Je eigen bedrijfsgegevens kun je ook in de mailtekst zetten.

Kosten: wie rekent wat

• De kosten van Stripe voor elke betaling haalt Stripe van de betaling af en worden getoond in je Stripe-dashboard. Rentalbuddy stelt ze niet in, ziet ze niet en wijzigt ze niet.
• Je Rentalbuddy-abonnement wordt apart gefactureerd en heeft niets te maken met je Stripe-betaalaccount. Je vindt het onder Instellingen → Facturering.

Voor actuele prijzen kijk je op de prijspagina's van Rentalbuddy en Stripe zelf; deze gids noemt er geen.

Boekhouding: welk systeem geeft je wat

• Geld in en uit (elke betaling, kostenpost, terugbetaling, uitbetaling en de belasting op elke betaling): de rapporten van Stripe. Stripe betaalt in batches uit, dus de uitbetaling op je bankafschrift dekt meestal meerdere boekingen; de uitbetalingsrapporten van Stripe tonen welke betalingen in elke uitbetaling zitten.
• Boekingen (wie wat wanneer op welke locatie heeft geboekt): Exporteren in de lijst Boekingen. Wat erin staat, en hoe je de omzet per locatie op het dashboard afleest, staat in de gids over rapporten en exports.
• Er is geen ingebouwde koppeling met boekhoudsoftware. Stripe biedt zelf apps en exports voor veel boekhoudsystemen.

Een boeking verlengen als Stripe-betalingen uitstaan

Met Stripe-betalingen uitschakelen aan kunnen klanten hun boeking nog steeds verlengen. De verlenging wordt geregistreerd als ter plaatse betaald, dus je int het extra bedrag zelf, net als bij de oorspronkelijke boeking.

Zo herleid je een boeking naar haar betaling

1. Open de boeking onder Boekingen.
2. Scrol naar Betaling. Bovenaan zie je Totaal (incl. BTW), Betaald en Nog te betalen, en een label met de betaalstatus.
3. Elke betaalregel toont Totaalbedrag, een status, Betaalmethode, Betaal-ID, Geregistreerd door en wanneer hij is aangemaakt. Bij een kaartbetaling is de Betaal-ID het ID van de betaling in Stripe: kopieer het en zoek ernaar in je Stripe-dashboard.
4. Terugbetalingen verschijnen als eigen regels onder de betaling, met de methode Stripe (retour).
5. Een label Test op een betalingsregel, en Betaald met testbetaling bovenaan, betekenen dat iemand een handmatige betaling van het type Testbetaling heeft geregistreerd. Die telt mee voor Betaald, maar er is geen geld verplaatst en er is niets te vinden in Stripe. De boeking telt wel mee in de omzet op het dashboard tot ze wordt geannuleerd.
6. Een label Test naast de status van de boeking, en de melding "Dit is een testboeking…" op de boeking, betekenen dat die is gemaakt met Doe een testboeking. Hij telt niet mee in de cijfers op het dashboard en wordt 30 minuten na het maken automatisch geannuleerd. Was het een Test met een echte betaling, dan vind je in Stripe een kleine afschrijving en de terugbetaling ervan, meteen gedaan; Stripe houdt zijn kosten. In Boekingen zijn testboekingen verborgen tenzij je Testboekingen tonen aanzet.

Andersom werkt het ook: het ordernummer van de boeking wordt in Stripe opgeslagen als omschrijving van de betaling, dus als je in Stripe op het ordernummer zoekt, vind je de betaling.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik de basis voor mijn maandelijkse boekhouding? De geldkant (betalingen, kosten, terugbetalingen, uitbetalingen, belasting per betaling) staat in de rapporten van Stripe; de boekingskant is Exporteren in de lijst Boekingen.

Moet ik elke transactie boeken, of alleen de uitbetaling? Dat is een vraag voor je boekhouder, maar beide zijn beschikbaar: de uitbetalingsrapporten van Stripe tonen uit welke betalingen elke uitbetaling bestaat.

Als ik een boeking annuleer, krijgt de klant dan zijn geld terug? Nee. Annuleren betaalt niet terug. Betaal terug vanuit de betaallijst van de boeking met Terugbetalen.

Mijn klant wil een bon met zijn naam en KvK-nummer. Kan Rentalbuddy die sturen? Er is geen apart bondocument. Gebruik de bevestigingsmail: die bevat de naam van de klant, de boeking, de belasting en het totaal, en een vraag bij het afrekenen plus [Custom checkout fields] kan het KvK-nummer toevoegen.

Waar zie ik de kosten van Stripe? In je Stripe-dashboard, per betaling. Rentalbuddy toont ze niet en stelt ze niet in.

Moet ik mijn kortingscodes ook in Stripe aanmaken? Nee. Maak ze aan in Rentalbuddy onder Kortingscodes; de bijbehorende code wordt automatisch in je Stripe-account aangemaakt.

Waar wijzig ik hoe vaak ik word uitbetaald? In de uitbetalingsinstellingen van Stripe. Rentalbuddy heeft zo'n instelling niet.

Home zegt "Stripe vraagt uw aandacht". Waar los ik dat op? Bij Stripe. Open Instellingen → Betalingen, lees de melding en klik op Aanvullen bij Stripe (of Stripe openen); Stripe toont wat er ontbreekt.

Kan ik zien van welke locatie een uitbetaling komt? Niet in de uitbetaling zelf. Herleid elke betaling naar haar boeking met de Betaal-ID of het ordernummer, en gebruik het dashboard of de boekingsexport voor de omzet per locatie.

Moet ik de admin opnieuw laden nadat ik iets bij Stripe heb afgerond? Nee. De Stripe-meldingen op Home en Betalingen controleren zichzelf opnieuw wanneer je terugschakelt naar het admin-tabblad, en de status Verbonden wordt gecontroleerd telkens als je Betalingen opent.

Moet ik mijn websitedomein voor Apple Pay in Stripe toevoegen? Nee. Rentalbuddy voegt zijn boekingspagina's en het websiteadres van elke locatie automatisch toe aan de domeinen voor betaalmethoden in je Stripe-account, en controleert dat elke nacht opnieuw.