Belastingen instellen (btw, VAT, sales tax) — en producten herstellen die de verkeerde belasting rekenen

Rentalbuddy rekent belasting met vaste belastingtarieven die je per product kiest. Je maakt de tarieven één keer aan voor het account (bijvoorbeeld btw 25 % en btw 12 %) en vinkt daarna op elk product het juiste aan. Rentalbuddy berekent de belasting niet voor je op basis van het adres van de klant; het tarief op het product is wat er wordt berekend.

Zodra Stripe gekoppeld is, horen je belastingtarieven thuis in Stripe: ze worden aangemaakt in je Stripe-account, en Rentalbuddy leest ze daaruit.

Waar de belastinginstellingen staan

Open Instellingen in het linkermenu en daarna het tabblad Belastingen. Het tabblad is zichtbaar voor de rollen Accounteigenaar en Accountlid; allebei kunnen ze belastingen toevoegen en verwijderen. Boekingsmedewerker en Accountlezer zien het niet. Belastingen horen bij het hele account, niet bij één locatie.

In de nieuwere installatiegids die sommige nieuwe accounts krijgen, wordt het onderdeel Voeg een btw-tarief toe (onder Betaald krijgen) afgevinkt zodra het account minstens één belastingtarief heeft. Het verschijnt alleen als je via Stripe laat betalen.

De tabel toont elke belasting met deze kolommen:

• Belastingtype: de naam van de belasting, bijvoorbeeld "VAT", "Moms" of "Sales tax".
• Percentage (%).
• Exclusief/Inclusief: of de belasting in je prijzen is inbegrepen (zie hieronder).
• Jurisdictie: het land, en de staat of regio waar die van toepassing is.
• Omschrijving: een optionele notitie; "—" als die leeg is.
• Stripe (alleen als Stripe gekoppeld is): In Stripe, of een waarschuwingslabel Niet in Stripe ("Deze belasting bestaat alleen in Rentalbuddy. Voeg deze toe in Stripe om ze bij het afrekenen te gebruiken.").
• Producten: hoeveel producten en evenementen de belasting gebruiken, zodat je ziet wat verwijderen zou raken.
• Acties: Verwijderen.

Er is bewust geen bewerkknop (zie "Een belasting wijzigen" hieronder).

Voordat Stripe gekoppeld is: begin met de standaardbelastingen

Zonder Stripe-koppeling zegt de pagina "U moet Stripe verbinden om belastingen aan te maken en te beheren." met de link Verbinden met Stripe. Je kunt je belastingen toch al voorbereiden: ze worden in Rentalbuddy bewaard als tijdelijke belastingen tot je koppelt.

Als je nog geen belastingen hebt, toont de pagina Nog geen belastingen: "Begin met de standaardbelastingen (0, 6, 12, 25%), of gebruik “Belasting toevoegen” voor eigen tarieven. Zodra Stripe is verbonden kiest u welke daarvan in Stripe worden toegevoegd."

1. Beantwoord Zijn uw prijzen inclusief belasting?: Ja, belasting is inbegrepen of Nee, belasting komt erbij bij het afrekenen. Standaard is "inbegrepen", behalve voor de Verenigde Staten en Canada, waar prijzen meestal zonder belasting worden vermeld.
2. Klik op Standaardbelastingen genereren, of op Belasting toevoegen om zelf een tarief aan te maken.

Controleer wat de standaardwaarden hebben aangemaakt. Standaardbelastingen genereren maakt vier tarieven aan, 0 %, 6 %, 12 % en 25 %, ongeacht in welk land je account is. Dat zijn de Zweedse btw-tarieven (met de naam "Moms" voor een Zweeds account en "VAT" voor andere). Buiten Zweden verwijder je de tarieven die je land niet kent en voeg je je eigen tarieven toe met Belasting toevoegen. Twee keer op de knop drukken maakt geen dubbele aan ("Uw account heeft de standaardbelastingen al.").

Is de knop grijs, dan ontbreekt het land van je bedrijf: "Stel het land van uw bedrijf in bij Accountinstellingen, of zorg ervoor dat uw locatie een land heeft." De knop wordt niet meer aangeboden zodra Stripe gekoppeld is; vanaf dat moment worden belastingen in Stripe aangemaakt.

Dezelfde eerste stap wordt op de productpagina aangeboden zolang het account geen belastingen heeft (zie Een belasting op een product zetten hieronder).

Na het koppelen van Stripe: belastingen worden in Stripe beheerd

Met Stripe gekoppeld zegt de pagina: "Belastingen worden beheerd in Stripe. Tarief, regio en inclusief of exclusief kunnen na het aanmaken niet worden gewijzigd; voeg in plaats daarvan een nieuwe belasting toe. Naam en omschrijving kunt u bewerken in het Stripe Dashboard, synchroniseer daarna."

• Elke keer dat je het tabblad Belastingen opent, leest het de belastingtarieven van je Stripe-account in. Synchroniseren vanuit Stripe doet hetzelfde op verzoek ("Belastingen succesvol gesynchroniseerd vanuit Stripe!").
• Een belastingtarief dat je in het Stripe Dashboard aanmaakt, verschijnt hier na de synchronisatie en kan daarna op producten worden gezet.
• Een synchronisatie verwijdert nooit iets in Rentalbuddy. Wordt een tarief in Stripe gearchiveerd, dan blijft de belasting in de lijst staan en wordt ze Niet in Stripe.
• Als een tijdelijke belasting die je eerder hebt gemaakt dezelfde belasting is als een tarief dat al in Stripe staat (zelfde land, regio, percentage, inclusief of exclusief, en type), koppelt de synchronisatie ze aan elkaar in plaats van er nog een aan te maken, en houden je producten hun belasting.

Heeft het account geen belastingen, dan zegt de pagina "Voeg hier een belasting toe, of maak deze aan in het Stripe Dashboard en synchroniseer." met een knop Belasting toevoegen.

Een belasting toevoegen

Klik op Belasting toevoegen op het tabblad Belastingen. Dezelfde knop staat naast het veld Belastingen op elk product. Met Stripe gekoppeld heten het venster en de knop Belasting toevoegen in Stripe, en wordt het tarief meteen in je Stripe-account aangemaakt ("Belasting toegevoegd en aangemaakt in Stripe."). Zonder Stripe wordt het een tijdelijke belasting ("Belasting toegevoegd.").

Het venster vraagt om:

1. Land: het land van je bedrijf is al ingevuld.
2. Staat/Provincie/Regio: alleen voor landen waar Stripe dat nodig heeft (bijvoorbeeld de Verenigde Staten en Canada). Laat het op Hele land staan voor een landelijk tarief.
3. Type: Sales tax, VAT, GST, de eigen term van je land waar die bestaat (bijvoorbeeld Moms, MVA, ALV, MwSt., TVA, Btw of IVA), of Anders met een Naam die je zelf typt. De hulptekst zegt: "Wordt getoond op Stripe-bonnen. Boekingspagina's, bevestigingen en boekingsdetails tonen in plaats daarvan de term van het land (btw, Sales tax of Tax) en het tarief."
4. Tarief: 0 tot 100 %, met maximaal vier decimalen.
5. Belasting in de prijs opnemen: Ja (inclusief) of Nee (exclusief). Standaard inclusief, behalve in de Verenigde Staten en Canada.
6. Omschrijving: optioneel.

Bestaat dezelfde belasting al, dan zegt het venster "Deze belasting bestaat al als VAT 25%. Er wordt niets nieuws aangemaakt." en blijft de knop uitgeschakeld. Land, regio, tarief, inclusief of exclusief en type vormen samen een belasting; naam en omschrijving niet.

Zijn je prijzen inclusief belasting? Inclusief en exclusief uitgelegd

Elke belasting is inclusief of exclusief, en dat bepaalt wat de klant betaalt:

• Inclusief (Ja (inclusief)): de prijs op het product bevat de belasting al. Een product van 100 kost de klant 100; de belasting zit erin. Dit is de gebruikelijke instelling voor consumentenprijzen in Europa.
• Exclusief (Nee (exclusief)): de belasting komt er bij het afrekenen bovenop. Een product van 100 met 25 % exclusieve belasting kost de klant 125. Dit is de gebruikelijke instelling in de Verenigde Staten en Canada.

Je kunt een bestaande belasting niet omzetten tussen inclusief en exclusief, en ook het tarief of de regio niet wijzigen: Stripe vergrendelt dat zodra een tarief bestaat. Wil je iets veranderen, voeg dan een nieuwe belasting toe met de juiste instellingen, kies die op de producten en verwijder daarna de oude.

Belastingen die niet in Stripe staan: bekijk ze

Een belasting met de markering Niet in Stripe bestaat alleen in Rentalbuddy: een tijdelijke belasting van vóór het koppelen, of een tarief dat in Stripe is gearchiveerd. Stripe kan ze niet berekenen, dus producten die ze gebruiken worden zonder die belasting verkocht tot je het oplost. Zolang een van je producten zo'n belasting gebruikt, heeft het tabblad Belastingen (en Instellingen in het menu) een markering; houd de muis erboven om "… belastingtarieven die uw producten gebruiken, staan niet in Stripe, waardoor die producten zonder belasting worden afgerekend." te lezen.

Heeft het gekoppelde account zulke belastingen, dan toont het tabblad Belastingen "4 belastingen staan nog niet in Stripe. Voeg ze toe in Stripe of verwijder ze." met een knop Bekijken. De eerste keer dat er na het koppelen tijdelijke belastingen worden gevonden, opent het overzicht vanzelf. Ook de terugkeerpagina van Stripe na het koppelen linkt hierheen met Belastingen bekijken.

In het venster Belastingen die niet in Stripe staan ("Deze belastingen bestaan alleen in Rentalbuddy. Wat wilt u ermee doen?"):

1. Kies Toevoegen in Stripe ("Maakt de geselecteerde belastingen aan in uw Stripe-account. Producten blijven ze gebruiken.") of Verwijderen ("Verwijdert de geselecteerde belastingen. Producten die ze gebruiken verliezen de belasting.").
2. Vink de belastingen aan, of gebruik Alles selecteren. Elke rij toont hoeveel producten ze gebruiken, bijvoorbeeld "Gebruikt door 3 producten" of "Door geen enkel product gebruikt".
3. Bij het toevoegen kun je met Controleer de gegevens voordat u toevoegt Land, Belasting in de prijs opnemen en Type voor alle aangevinkte belastingen tegelijk corrigeren. Zo laten behoudt de eigen waarde van elke belasting. Dit is je laatste kans om ze te wijzigen, want Stripe vergrendelt ze daarna.
4. Klik op 4 belastingen toevoegen in Stripe of 4 belastingen verwijderen (het aantal volgt je selectie). Bij meer dan vijf belastingen krijg je nog een stap die het aantal toont en vraagt Weet u het zeker? ("Stripe kan belastingtarieven niet verwijderen, alleen archiveren.").

Bestaat een belasting al in Stripe, dan wordt ze niet twee keer aangemaakt: "1 belasting bestond al in Stripe en is eraan gekoppeld." De producten worden overgezet naar het Stripe-tarief.

Een belasting verwijderen

Klik op Verwijderen in de rij. De bevestiging vertelt wat er gebeurt, bijvoorbeeld: "Deze belasting verwijderen? 3 producten gebruiken ze en verliezen hun belasting. De belasting wordt hier verwijderd en in Stripe gearchiveerd."

• Stripe verwijdert nooit belastingtarieven; het tarief wordt in je Stripe-account gearchiveerd.
• Gebruikten producten de belasting, dan toont het venster Belasting verwijderd ze ("Deze producten hebben die belastingen niet meer. Controleer ze en voeg zo nodig een belasting toe."), met een link naar elk product. Gebruik die links: belastingwaarschuwingen bij producten staan voorlopig uit, dus de lijst Producten markeert deze producten niet, en Alle producten met belastingproblemen tonen in hetzelfde venster toont alleen producten met andere problemen.
• Boekingen die al gemaakt zijn, tonen nog steeds de belasting die erop is berekend.
• Per ongeluk verwijderd? Als producten de belasting gebruikten, klik je in het venster Belasting verwijderd op Ongedaan maken: de belasting komt terug, wordt in Stripe opnieuw geactiveerd, en de producten hebben hun belasting weer ("1 belasting hersteld. Producten die ze gebruiken zijn weer compleet."). Een belasting die geen enkel product gebruikte, wordt gewoon verwijderd ("Belasting succesvol verwijderd!"), zonder venster en zonder ongedaan maken; voeg hem zo nodig opnieuw toe met Belasting toevoegen.

Een belasting wijzigen

Tarief, land, regio en inclusief of exclusief kunnen niet worden gewijzigd; voeg in plaats daarvan een nieuwe belasting toe, zet je producten erop over en verwijder de oude. Naam en omschrijving kun je wijzigen bij de belastingtarieven in het Stripe Dashboard; klik daarna op Synchroniseren vanuit Stripe, dan verschijnt de nieuwe tekst hier.

Een belasting op een product zetten

Elk product heeft een veld Belastingen in de prijsinstellingen. Open het product, kies een of meer belastingen en sla op. Elke optie ziet eruit als "VAT (25%) inclusief". Meerdere belastingen worden gecombineerd en getoond als "VAT (25%) + …".

• Met Stripe gekoppeld worden alleen belastingen aangeboden die In Stripe staan.
• Belasting toevoegen naast het veld opent hetzelfde venster als op het tabblad Belastingen, en selecteert de nieuwe belasting op het product. Die krijgt het label Nieuw tot je de pagina verlaat. De knop is er alleen voor rollen die instellingen mogen wijzigen.
• Het veld is voorlopig optioneel. Een product kan worden opgeslagen met Belastingen leeg, en dan betalen klanten er geen belasting over. Niets vraagt je dat te bevestigen, dus controleer het veld bij elk product dat je aanmaakt.
• Btw-vrije producten: kies een belasting van 0 %, zodat het product "bewust" belast wordt en dat ook later duidelijk is voor wie het product bekijkt.
• Is de belasting van een product verwijderd, dan toont het veld gewoon geen belasting. Het product kan worden opgeslagen en klanten betalen er geen belasting over tot je een andere kiest.

Nog geen belastingen op het account? De meeste accounts komen bij hun eerste product voordat ze het tabblad Belastingen openen, dus de productpagina biedt dezelfde eerste stap boven het veld Belastingen, voor rollen die instellingen mogen wijzigen:

• Zonder Stripe staat er "Nog geen belastingen. Begin met de standaardbelastingen (0, 6, 12, 25%), of gebruik “Belasting toevoegen” voor eigen tarieven." Beantwoord Zijn uw prijzen inclusief belasting? (Ja, belasting is inbegrepen is vooraf gekozen, of Nee, belasting komt erbij bij het afrekenen in de Verenigde Staten en Canada) en klik op Standaardbelastingen genereren. De vier tarieven worden aan het account toegevoegd, maar er wordt geen gekozen: kies het tarief dat bij het product past. Het zijn dezelfde tarieven als op het tabblad Belastingen, dus controleer ze als je buiten Zweden zit. Het land is dat van het account, of dat van de locatie van het product zolang het account er geen heeft.
• Met Stripe gekoppeld staat er "Voeg hier een belasting toe, of maak deze aan in het Stripe Dashboard en synchroniseer." Klik op Synchroniseren vanuit Stripe om de tarieven op te halen die al in je Stripe-account staan, of gebruik Belasting toevoegen.

Evenementen gebruiken belastingen op dezelfde manier (zie de gids over evenementen). Heb je vóór 9 oktober 2026 Vertalen gekozen in het venster Nieuwe taal toegevoegd, controleer dan de belastingen van de evenementen op die locatie: die vertaling kon ze verwijderen. Ze komt nu niet meer aan de belasting.

Controleren of je producten de juiste belasting rekenen

Rentalbuddy markeert op dit moment geen producten met ontbrekende of verkeerde belasting: belastingwaarschuwingen bij producten staan voorlopig uit. De lijst Producten, de productpagina en Home markeren geen product dat geen belasting rekent, een verwijderde belasting gebruikt of een belasting gebruikt die niet in Stripe staat. Klanten kunnen die producten boeken, en ze worden zonder die belasting afgerekend.

Wat nog wel wordt gemarkeerd, alleen zolang je via Stripe laat betalen, staat op het tabblad Belastingen, dat een markering krijgt (net als Instellingen in het menu). Houd de muis boven de markering voor de reden:

• "Er zijn geen belastingtarieven ingesteld, waardoor boekingen zonder belasting worden afgerekend." Het account heeft helemaal geen belastingtarieven.
• "… belastingtarieven die uw producten gebruiken, staan niet in Stripe, waardoor die producten zonder belasting worden afgerekend." Los het op met Bekijken op het tabblad Belastingen (zie hierboven).

Controleer je producten dus zelf, vooral nadat je een belasting hebt verwijderd, Stripe hebt gekoppeld of veel producten hebt aangemaakt:

1. Op het tabblad Belastingen toont de kolom Producten hoeveel producten en evenementen elke belasting gebruiken, zodat je snel ziet of elk product er een heeft.
2. Open elk product waarover je twijfelt en kijk bij Belastingen. Kies een belasting die In Stripe staat (of voeg er een toe met Belasting toevoegen) en sla op.
3. Een belasting die Niet in Stripe staat, kun je in plaats daarvan via Bekijken op het tabblad Belastingen aan Stripe toevoegen; de producten houden haar dan.

Hoe de belasting er voor je klanten uitziet

• Boekingsvenster, bij het afrekenen: onder de bestelling Subtotaal, een eventuele korting (bijvoorbeeld "Kortingscode SUMMER" of "Ledenkorting (10%)"), een regel per exclusieve belasting zoals "btw (25%)", en Totaal. Inbegrepen belasting staat als notitie onder het totaal, zoals "Inclusief … btw (25%)" met het bedrag. Het woord volgt het land van je account (het land van de locatie telt alleen als het account geen land heeft): Verenigde Staten toont "verkoopbelasting", Canada "belasting" en alle andere landen "btw", in de taal van de klant. Staat er bij het afrekenen "verkoopbelasting" terwijl je btw verwacht, controleer dan Land onder Instellingen → Account.
• Bevestigingspagina na het boeken: "Bedankt voor je bestelling:" met het ordernummer, de gegevens van de klant, de producten en hetzelfde belastingoverzicht, behalve dat alle kortingen samen op één regel "Korting:" staan in plaats van aparte regels voor de kortingscode en de ledenkorting.
• Bevestigingsmail: de boekingsgegevens tonen het belastingbedrag op een btw-regel en de totaalprijs inclusief btw, in de taal van de boeking (bijvoorbeeld "Moms" in het Zweeds). Zie de gids over e-mails om de mail te bewerken.
• Betaalpagina en bon van Stripe: Stripe toont de belasting met de naam die je als Type hebt gekozen. Of Stripe een bon stuurt, is een instelling in je Stripe-account (zie de gids Rentalbuddy of Stripe).
• Boekingsdetails in de admin: Btw, Totaal excl. BTW en Totaal (incl. BTW) in het prijsoverzicht van de boeking.

Belastingen zonder online betalen

Staat Stripe-betalingen uitschakelen aan, dan zegt het tabblad Belastingen "Stripe-betalingen zijn uitgeschakeld voor dit account. De belastingen worden gebruikt op bonnen en orderregels." Belastingen werken dan zoals vóór Stripe: je voegt ze hier toe, zet ze op producten, en ze verschijnen in het afrekenoverzicht, de bevestiging en de orderregels. Exclusieve belastingen worden nog steeds opgeteld bij de prijs die de klant moet betalen. Zonder belastingen toont de lege pagina "Begin met de standaardbelastingen (0, 6, 12, 25%), of gebruik “Belasting toevoegen” voor eigen tarieven. Ze worden gebruikt op bonnen en orderregels."

Veelgestelde vragen

Moet ik belastingtarieven ook in Stripe aanmaken? Nee. Met Stripe gekoppeld maakt Belasting toevoegen in Stripe het tarief voor je aan in Stripe. Tarieven die je rechtstreeks in het Stripe Dashboard maakt, verschijnen na een synchronisatie ook hier.

We zitten buiten Zweden en "Standaardbelastingen genereren" heeft 6 % en 12 % aangemaakt. Klopt dat? Nee, de standaardwaarden zijn voor elk land de Zweedse tarieven. Verwijder de tarieven die je land niet gebruikt en voeg je eigen toe met Belasting toevoegen.

Hoe toon ik prijzen exclusief btw (belasting komt erbovenop)? Maak een belasting aan met Belasting in de prijs opnemen op Nee (exclusief) en kies die op je producten. De klant ziet de belasting dan bij het afrekenen bijkomen.

Kan ik een belasting van inclusief naar exclusief zetten, of het percentage wijzigen? Nee, dat vergrendelt Stripe. Voeg een nieuwe belasting toe, zet je producten erop over en verwijder daarna de oude.

Het tabblad Belastingen heeft een markering en zegt dat producten "zonder belasting worden afgerekend". Wat betekent dat? Sommige van je producten gebruiken een belasting die alleen in Rentalbuddy bestaat (Niet in Stripe), dus Stripe kan haar niet berekenen. Voeg haar aan Stripe toe met Bekijken op het tabblad Belastingen, of kies bij die producten een belasting die In Stripe staat.

Waarom waarschuwt Rentalbuddy niet meer voor producten zonder belasting? Belastingwaarschuwingen bij producten staan voorlopig uit. Controleer zelf het veld Belastingen van je producten en gebruik de kolom Producten op het tabblad Belastingen om te zien hoeveel producten elke belasting gebruiken.

Ik heb per ongeluk een belasting verwijderd. Kan ik haar terugkrijgen? Ja, klik direct na het verwijderen op Ongedaan maken in het venster Belasting verwijderd. De belasting en de koppeling van de producten komen terug. Gebruikte geen enkel product hem, dan is er geen Ongedaan maken; voeg de belasting opnieuw toe met Belasting toevoegen.

Waarom staat er op de bevestigingspagina alleen "Korting:" terwijl het afrekenen de kortingscode en de ledenkorting liet zien? De bevestigingspagina na het boeken telt alle kortingen op tot één regel "Korting:". De afrekenstap toont ze apart.

We zijn een vereniging zonder winstoogmerk en rekenen geen btw. Wat kiezen we? Kies een belasting van 0 % op je producten in plaats van geen. Een leeg veld rekent ook geen belasting, maar een tarief van 0 % laat zien dat het bewust is.

Kan ik een product opslaan zonder btw? Ja, het veld Belastingen mag voorlopig leeg blijven, en dan betalen klanten geen belasting over dat product. Niets waarschuwt je daarvoor, dus voor btw-vrije producten is een belasting van 0 % duidelijker.

Bij het afrekenen staat "verkoopbelasting" in plaats van btw. Het woord volgt Land onder Instellingen → Account; alleen de Verenigde Staten krijgen "verkoopbelasting" (Canada "belasting"). Corrigeer daar het land als het niet klopt.

De productpagina zegt "Nog geen belastingen". Wat kies ik? Beantwoord Zijn uw prijzen inclusief belasting? en klik op Standaardbelastingen genereren, en kies daarna bij Belastingen het tarief dat bij het product past. Of maak je eigen tarief aan met Belasting toevoegen.

Ik heb de standaardbelastingen vanaf een product gegenereerd, maar er is niets gekozen. Dat is de bedoeling: de tarieven worden aan het account toegevoegd en jij kiest welk tarief past. Kies het bij Belastingen en sla het product op.