De klant zegt dat er geen bevestigingsmail is aangekomen

Je hoeft niet te gokken of een e-mail is verstuurd. De meest voorkomende oorzaak is een verkeerd getypt e-mailadres bij het afrekenen — stap 1 en 2 sluiten dat in minder dan een minuut uit. Elke boeking houdt een lijst bij van de berichten die ervoor zijn verstuurd, met per bericht een afleverstatus.

Stap 1 — Kijk wat er daadwerkelijk is verstuurd

1. Ga naar Boekingen en open de boeking.
2. Druk op Berichten bovenaan de pagina. Dit opent Verzonden berichten.
3. Je krijgt één rij per bericht, met vier kolommen: Type, Aan, Verzonden en Status.

De kolom Type vertelt je welke e-mail het was:

• Boekingsbewijs — dit is de boekingsbevestiging, de e-mail waar de klant naar vraagt.
• Betaling — de betalingsmail (een verzoek om te betalen, geen bon; zie de laatste sectie).
• Lidmaatschapsbevestiging — verstuurd wanneer iemand een lidmaatschap koopt.
• Een regel zoals Herinnering 30 minuten voor boekingseinde — een van je herinnerings- of opvolgmails.

Zegt het venster Geen berichten gevonden voor deze boeking., dan is er nooit een e-mail voor deze boeking aangemaakt — ga door naar stap 5.

Stap 2 — Controleer het adres in de kolom Aan

Dit is de meest voorkomende echte oorzaak, en het kost je vijf seconden om het uit te sluiten. Vergelijk het adres in Aan met wat de klant je aan de telefoon vertelt. Typefouten zoals .con, gmial, een ontbrekende letter of een losse spatie zijn routine bij de checkout, en de e-mail zal perfect verstuurd zijn — naar niemand.

Als het adres verkeerd is:

1. Gebruik op de boeking Klantprofiel bekijken op de klantkaart.
2. Corrigeer het veld E-mail en druk op Opslaan.
3. Ga terug naar de boeking, open Berichten en gebruik Nieuw bericht versturen → Bevestigingsmail. Dat stuurt een nieuwe bevestiging naar het gecorrigeerde adres.

Gebruik Nieuw bericht versturen in plaats van Opnieuw verzenden nadat je een adres hebt gecorrigeerd. Opnieuw verzenden stuurt opnieuw naar het adres dat op die specifieke rij is opgeslagen — het oude, verkeerde adres.

Stap 3 — Lees de afleverstatus

Beweeg over de status om de volledige geschiedenis te zien (tik op een telefoon op de rij); de hints op het scherm zeggen Beweeg de muis over de status om de statusgeschiedenis te zien en Tik op een bericht om de statusgeschiedenis te zien. Het venster heet Statusgeschiedenis.

Status	Wat het betekent	Wat te doen
In afwachting	Ingepland, nog niet verstuurd. Verzonden is leeg.	Niets — het is nog niet aan de beurt.
In wachtrij	Overgedragen voor verzending, onderweg naar buiten.	Wacht een minuut en ververs.
Verzonden	De e-mail heeft RentalBuddy verlaten en is voor aflevering geaccepteerd.	Meestal in orde; controleer straks opnieuw.
Afgeleverd	De mailserver van de klant heeft hem geaccepteerd. Hij is aangekomen.	De mail is aan hun kant — controleer spam (stap 4).
Geopend / Geklikt	De klant heeft hem geopend, of op een knop erin geklikt.	Hij is aangekomen en gelezen. Vraag ze in hun inbox te zoeken.
Teruggestuurd	De ontvangende server heeft hem geweigerd. Bijna altijd een verkeerd adres of een volle mailbox.	Ga terug naar stap 2.
Geblokkeerd	De ontvangende kant weigerde hem te accepteren.	Probeer een ander adres voor de klant.
Spam	Hij is als spam gemeld.	Geef de gegevens op een andere manier door; blijf niet opnieuw versturen.
Uitgeschreven	De ontvanger heeft zich uitgeschreven.	Geef de boekingsgegevens telefonisch of per sms door.
Mislukt	De e-mail kon niet worden gemaakt of verstuurd.	Verstuur één keer opnieuw; mislukt het weer, neem dan contact op met support.

Een status Afgeleverd garandeert niet dat de klant hem gezien heeft — het betekent alleen dat hun mailserver hem heeft aangenomen. Hij kan nog steeds in een spammap liggen.

Stap 4 — Laat ze spam controleren, en vertel ze waar ze op moeten letten

Bevestigingsmails worden verstuurd vanaf noreply@rentalbuddy.io, maar de naam van de afzender die in de inbox verschijnt is je Bedrijfsnaam uit je accountinstellingen. Klanten die in het verkeerde veld naar je bedrijfsnaam zoeken, concluderen vaak dat er niets is aangekomen.

Vraag de klant om:

1. In zijn mailapp te zoeken op rentalbuddy.io in plaats van op je bedrijfsnaam.
2. De spam-/ongewenste map te controleren, en bij Gmail ook het tabblad Reclame.
3. Naar de onderwerpregel te kijken. Het standaard bevestigingsonderwerp is "Thank you for your booking from" gevolgd door je locatienaam, tenzij je het hebt gewijzigd.

Als ook spam leeg is — sommige providers blokkeren geautomatiseerde mail

Sommige e-mailproviders gooien geautomatiseerde boekingsmail stilzwijgend weg voordat die ooit de mappen van de klant bereikt. Verhuurders hebben klanten gemeld bij bepaalde providers — freenet.de is het terugkerende voorbeeld — die nooit bevestigingen of codes ontvangen, ook al staat de Status hier op Verzonden of Afgeleverd en is de spammap leeg.

Er is aan jouw kant geen instelling die dit oplost. Ziet de status er goed uit (stap 3) en leverde het zoeken in spam niets op, vraag de klant dan om een alternatief adres bij een andere provider en stuur de bevestiging daarheen: corrigeer het veld E-mail op het klantprofiel en gebruik Nieuw bericht versturen, precies zoals in stap 2. Opnieuw verzenden zou naar hetzelfde adres bij dezelfde provider gaan, en helpt hier dus niet.

Stap 5 — Verstuur opnieuw, of controleer of de e-mail überhaupt aan staat

Opnieuw versturen:

• Opnieuw verzenden (het pijlpictogram op een rij) stuurt dat exacte bericht opnieuw naar het adres op die rij. Je ziet Verzonden! of Mislukt — probeer opnieuw. Let op: op Opnieuw verzenden drukken stuurt op dit moment ook een nieuwe bevestiging naar het huidige adres van de klant, dus de klant kan met twee e-mails eindigen.
• Nieuw bericht versturen bouwt nu een nieuwe e-mail en stuurt die naar het huidige adres van de klant. Kies Bevestigingsmail of Betalingsmail. Je ziet E-mail succesvol verzonden! of Verzenden mislukt — probeer opnieuw.

Was Verzonden berichten leeg, dan staat de bevestigingsmail mogelijk uit of is die tot andere locaties beperkt:

1. Ga naar Instellingen → E-mailinstellingen.
2. Zoek onder Standaard e-mails de rij waarvan de Trigger Wanneer de boeking wordt aangemaakt luidt. Dat is je bevestigingsmail; de kolom Onderwerp toont de huidige onderwerpregel.
3. Controleer de kolom Actief. De tooltip is expliciet: "Als Actief is uitgeschakeld, wordt deze e-mail niet naar klanten verzonden."
4. Controleer de kolom Locatie. Staan daar specifieke locaties in plaats van Alle locaties, dan krijgen boekingen op andere locaties geen bevestiging.

De volledige rondleiding langs deze instellingen staat in Je bevestigingsmail bewerken en herinneringen instellen.

De bevestigingsmail wordt je ook aangeboden op het moment dat je handmatig een betaling op een boeking registreert: er verschijnt een klein venster Bevestigingsmail verzenden met Ja en Nee. Daar Nee antwoorden is een stille manier om te eindigen met een boeking die nooit zijn bevestiging kreeg.

"Ze hebben hem twee keer gekregen" — en wie er nog meer een kopie krijgt

Kopieën naar je eigen team krijgen het onderwerpvoorvoegsel Copy:, dus een duplicaat dat met Copy: begint is de kopie voor de verhuurder, niet een tweede klantmail.

Om te wijzigen wie die kopieën ontvangt:

1. Ga naar Instellingen → Account.
2. Zoek Contact e-mail. De hulptekst legt het uit: "Voeg een of meer adressen toe. Kopieën van boekingsbevestigingen worden naar elk adres gestuurd wanneer dit is ingeschakeld." Gebruik Contact-e-mail toevoegen en Contact-e-mail verwijderen om de lijst te beheren.
3. Direct daaronder staat de schakelaar Stuur kopieën van boekingsbevestigingen naar Contact e-mail. Zet die uit als je niet langer een kopie van elke boeking wilt.

Heeft de klant echt twee identieke e-mails zonder Copy: ontvangen, dan komt dat meestal doordat de bevestiging opnieuw is verstuurd — controleer de lijst Verzonden berichten op twee rijen met hetzelfde Type.

Boekingsbevestiging versus betalingsbon — twee verschillende dingen

Verhuurders vragen hier voortdurend naar, dus voor de duidelijkheid:

• De boekingsbevestiging is de e-mail van RentalBuddy. Het is de rij die als Boekingsbewijs in Verzonden berichten staat, hij bevat de boekingsgegevens en de knoppen die de klant nodig heeft (zoals Boeking starten), en je bewerkt hem onder Instellingen → E-mailinstellingen, in het venster E-mailinstellingen (Bevestigingsmail).
• De Betalingsmail in RentalBuddy is óók geen bon. Het is een verzoek om te betalen — het standaardonderwerp is "Your booking at [location] needs to be paid" en er zit een betaallink in. Je stuurt hem wanneer een boeking nog onbetaald is.
• Een bon van de kaartbetaling komt van Stripe, niet van RentalBuddy. Hij staat niet in Verzonden berichten, je kunt hem niet vanaf de boeking opnieuw versturen, en of hij überhaupt verstuurd wordt, regel je in je Stripe Dashboard. Wil een klant een betaalbewijs voor zijn administratie, dan is dat het document waar je hem naar verwijst.

"De klant heeft de bon gekregen maar niet de bevestiging" is dus een normale, verklaarbare situatie: twee systemen, twee e-mails.

Als niets hiervan hielp

Neem contact op met support met het boekingsnummer en het adres uit de kolom Aan, en vermeld wat de Status aangaf. Dat is alles wat nodig is om het te traceren.