Mijn klant kan niet betalen — geweigerde kaart of verlopen checkout

Een klant probeert te boeken, de betaling gaat niet door, en heel goed mogelijk staat hij op dit moment voor je neus. Deze pagina legt uit wat er op zijn scherm gebeurt, wat Rentalbuddy met de half afgemaakte boeking doet, en hoe je de klant toch betaald en op het water krijgt.

Heb je alleen de redding nodig: spring naar Wat te doen met de klant die voor je staat hieronder.

Wat de klant bij de betaalstap ziet

Wanneer de klant zijn winkelmand bevestigt, reserveert Rentalbuddy het materiaal voor hem en opent de betaalstap. Afhankelijk van je instelling Betaaloptie zit die stap ofwel binnen het boekingsvenster op je website, ofwel op een aparte Rentalbuddy-betaalpagina (zie Rentalbuddy of Stripe — waar moet ik zijn voor wat?).

Bovenaan de betaalstap staat een aftelling met het label Afronden in:, die vanaf ongeveer zeven minuten in minuten en seconden aftelt. Zo lang wordt het materiaal voor hem vastgehouden terwijl hij betaalt.

Binnen het betaalformulier zelf komt alles — de kaartvelden, de betaalknop en eventuele foutmeldingen — van Stripe:

• Wordt de kaart geweigerd, dan toont Stripe de weigeringsmelding direct in het formulier. De boeking is niet verloren: de klant kan het kaartnummer corrigeren, een andere kaart proberen of een andere betaalmethode kiezen, zolang de aftelling nog loopt.
• Bereikt de aftelling 00:00, dan sluit de betaalstap en komt de klant terug op de winkelmandstap. Zijn reservering is verlopen.
• Komt hij later terug via een oude betaallink, dan ziet hij ofwel "Betaling mislukt, de transactie is verlopen. Sluit het venster en probeer het opnieuw." ofwel zijn herstelde winkelmand met de melding "Je betaling is mislukt, probeer het opnieuw" — hij kan dan een nieuwe poging starten.

De reservering van zeven minuten, en wat verlopen doet

Op het moment dat een klant naar de betaling gaat, maakt Rentalbuddy de boeking aan met betaalstatus In afwachting. Die boeking in afwachting is wat het materiaal vasthoudt zodat niemand anders het middenin de betaling voor zijn neus wegboekt.

Komt er binnen ongeveer zeven minuten geen geslaagde betaling, dan wordt de boeking in afwachting automatisch verlopen verklaard:

• De boeking wordt als geannuleerd gemarkeerd, en de betaalstatus wordt Verlopen.
• Het materiaal wordt vrijgegeven, dus het tijdslot is direct weer boekbaar — door deze klant of door iemand anders.
• Er is geen geld verplaatst. Een verlopen checkout brengt de klant nooit iets in rekening.

Twee praktische gevolgen:

• Een afgebroken checkout blokkeert een eenheid hoogstens ongeveer zeven minuten. Lijkt een tijdslot direct na een mislukte poging op mysterieuze wijze bezet, wacht dan een paar minuten en het komt vanzelf vrij.
• Een mislukte poging laat een spoor na. De geannuleerde boeking met betaalstatus Verlopen blijft zichtbaar onder Boekingen (neem geannuleerde boekingen op in je filters), zodat je kunt bevestigen dat de klant het echt heeft geprobeerd.

Waarom de kaart werd geweigerd

Rentalbuddy weigert niemand — de beslissing wordt genomen door Stripe en, meestal, door de eigen bank van de klant. De veelvoorkomende redenen, ruwweg in volgorde van hoe vaak ze voorkomen:

Wat er gebeurde	Wat je de klant vertelt
Authenticatie (3D Secure) mislukte of werd afgebroken	Zijn bank vroeg hem de betaling goed te keuren — meestal in zijn bankapp. Vraag hem het opnieuw te proberen en de goedkeuringsstap af te ronden. Zeer gebruikelijk bij Europese kaarten.
De bank weigerde de afschrijving	Alleen zijn bank weet waarom — vaak onvoldoende saldo, een geblokkeerde kaart, of een bank die argwanend is bij een online afschrijving (vooral bij buitenlandse kaarten). Hij kan contact opnemen met zijn bank of een andere kaart proberen.
Verlopen of verkeerd getypte kaartgegevens	Vraag hem de gegevens zorgvuldig opnieuw in te voeren, of een andere kaart te gebruiken. Dit geldt ook voor een verlopen kaart die in Stripe's Link is opgeslagen — hij kan de kaart dan handmatig invoeren.
De aftelling liep af	Helemaal geen weigering — hij was te traag, vaak omdat een goedkeuring in de bankapp bleef hangen. Begin gewoon opnieuw; het materiaal is vrijgegeven.

Wees eerlijk tegen klanten over de grenzen hier: noch jij noch Rentalbuddy kan zien waarom een bank nee zei, en niemand kan een weigering van een bank overrulen. Opnieuw proberen met een andere kaart of methode is bijna altijd de snelste oplossing.

Waar je controleert wat er werkelijk gebeurde

1. Open de boeking onder Boekingen (neem geannuleerde boekingen mee als je hem niet ziet). De betaalstatus vertelt je de uitkomst in één oogopslag: Betaald, Deels betaald, Onbetaald, In afwachting, Terugbetaald, Verlopen of Mislukt. Een klant die "niet kon betalen" laat meestal een boeking met status Verlopen achter — of helemaal geen afgeronde boeking.
2. Voor de weigeringsreden zelf ga je naar je Stripe Dashboard. Geslaagde en geprobeerde kaartbetalingen verschijnen onder Payments, met de weigeringscode en de 3D Secure-uitkomst op de detailpagina van de betaling. Is de boeking tot een betaling gekomen, dan is het Betaal-ID in de lijst Betaling van de boeking het kenmerk om in Stripe op te zoeken.
3. Staat er ook in Stripe niets, dan is de klant nooit verder gekomen dan het betaalformulier — meestal een afgebroken of afgelopen checkout in plaats van een weigering.

Rentalbuddy leert alleen de uitkomst — betaald of niet betaald. De diagnose van een weigering ligt altijd bij Stripe.

Wat te doen met de klant die voor je staat

Optie 1 — laat hem het opnieuw proberen. Het snelst wanneer het probleem 3D Secure of een typefout was. Vraag hem opnieuw te boeken, zijn bankapp open te houden voor de goedkeuring, of een andere kaart of betaalmethode te gebruiken. De mislukte poging blokkeert niets langer dan een paar minuten.

Optie 2 — neem het over en boek het voor hem. Maak de boeking zelf aan in de admin (zie Een boeking bewerken, verplaatsen of annuleren voor het maken van handmatige boekingen) en neem daarna de betaling op de boeking in ontvangst met Betaling toevoegen:

1. Open de boeking en druk op Betaling toevoegen.
2. Voer het Totaalbedrag in — het venster toont het Te betalen bedrag.
3. Kies onder Betaalmethode: een van:
   • Betaallink (Stripe) — "Betaallink verzonden naar e-mail". De klant betaalt online op zijn eigen telefoon, en de betaling komt als een normale Stripe-betaling op de boeking terecht. Goed wanneer de kaart werkt maar het checkoutvenster steeds afliep.
   • Handmatig — je hebt het geld zelf geïnd. Kies de Betaalmethode (Betalen op locatie, Handmatige Swish, Handmatige kaartbetaling, Handmatige factuur) en voeg desgewenst een notitie toe.
4. Druk op Betaling registreren.

Een handmatige betaling registreert geld dat jij hebt geïnd — contant, je eigen kaartterminal, je eigen Swish. Rentalbuddy verplaatst geen geld bij handmatige betalingen; het houdt alleen de cijfers van de boeking kloppend.

Optie 3 — de betaling ging wél door maar het venster sloot. Heeft de klant op het allerlaatste moment betaald en verscheen de bevestiging nooit, controleer dan de boekingslijst voordat je hem opnieuw laat betalen: is de betaling geslaagd, dan staat de boeking op Betaald. Bij twijfel, controleer de betaling in het Stripe Dashboard voordat je een tweede keer geld aanneemt.

Korte antwoorden

"Is mijn klant iets in rekening gebracht voor de mislukte poging?" Nee. Een verlopen of geweigerde checkout neemt geen geld aan. Ziet de klant een reservering op zijn bankafschrift, dan is dat zijn bank die een autorisatie in afwachting toont die nooit is geïnd — die verdwijnt vanzelf.

"Hoe lang blokkeert een afgebroken checkout het materiaal?" Ongeveer zeven minuten vanaf het moment dat de klant de betaalstap binnenkwam. Daarna verloopt de boeking en wordt het tijdslot automatisch vrijgegeven.

"Kan ik zien waarom de kaart geweigerd werd?" Niet in Rentalbuddy. Bereikte de poging Stripe, dan staat de weigeringscode bij de betaling in je Stripe Dashboard. Heeft zelfs Stripe hem niet, dan heeft de klant nooit een betaling ingediend.

"Bij dezelfde klant mislukt het elke keer." Dat wijst op zijn kaart of bank, niet op jouw instellingen — vooral als andere klanten prima betalen. Bied de Betaallink per e-mail of een Handmatige betaling aan, en raad hem aan het met zijn bank op te nemen.

"Betalingen mislukken bij iedereen." Dat is geen klantprobleem — controleer je Stripe-koppeling onder Instellingen → Betalingen, en zie Rentalbuddy of Stripe — waar moet ik zijn voor wat?.

Als niets hiervan hielp

Neem contact op met support met het boekingsnummer — of, als er geen boeking is aangemaakt, de naam van de klant en ongeveer wanneer hij het probeerde — en vermeld wat de klant bij de betaalstap zag. Een schermafbeelding van de foutmelding van de klant helpt enorm. Dat is meestal genoeg om de poging te traceren.