Användare och roller: bjud in kollegor, ändra roller, lämna över kontot

Rentalbuddy skiljer på två saker som är lätta att blanda ihop:

Kontot är ditt företag. Bokningar, platser, produkter, inställningar och prenumerationen hör till kontot.
En användare är en persons inloggning. Flera användare kan logga in på samma konto, var och en med sin egen e-postadress, sitt eget lösenord och sin egen roll.

Behöver en kollega åtkomst lägger du till en användare på ditt befintliga konto. Du skapar inte ett andra konto åt hen: ett andra konto skulle ha egna, separata bokningar, platser och en egen prenumeration.

Här hanteras användare: Inställningar → Användare

Öppna Inställningar i vänstermenyn och välj fliken Användare: "Personer som kan logga in på det här kontot och vad de får göra."

Listan visar Namn, E-post, Roll, Status och Skapad, sorterad efter roll (ägare först). Status är antingen:

Aktiv: personen har valt sitt lösenord och kan logga in.
Inbjudan väntar: inbjudan har skickats, men personen har inte använt länken än.

Kontoägare ser Lägg till användare och kan klicka på en användare för att redigera hen. Kontomedlemmar, Bokningspersonal och kontoläsare kan se listan men inte ändra den.

Lägg till en användare: så fungerar inbjudan

Ingen skriver längre ett lösenord åt någon annan. Du bjuder in personen, och hen väljer sitt eget lösenord.

Inställningar → Användare → Lägg till användare.
I Lägg till ny användare fyller du i Namn och E-post. Telefonnummer är valfritt.
Välj Roll. Kontomedlem är förvald. Klicka på en roll för att se vad den kan göra.
Tryck på Lägg till användare. Du ser Användaren har bjudits in, och personen visas med Inbjudan väntar.

Dialogen förklarar vad som händer sedan: "Användaren får ett e-postmeddelande med en länk för att välja lösenord. Länken gäller i 1 timme; du kan skicka en ny från användarens redigeringsdialog."

Inbjudningsmejlet (på engelska) kommer från Rentalbuddy. Ämnesraden säger vem som bjöd in personen till vilket konto, och knappen Set your password öppnar sidan där hen väljer lösenord. När den sidan är klar är även e-postadressen bekräftad, och personen kan logga in direkt. Övriga kontoägare får ett mejl om att en ny användare har lagts till.

Kunde inbjudan inte skickas ser du: "Användaren skapades, men inbjudningsmejlet kunde inte skickas. Öppna användaren och välj Skicka inbjudan igen för att försöka på nytt."

Används adressen redan ser du antingen "Det finns redan en användare med den här e-postadressen." (personen finns redan på ditt konto; leta upp hen i listan) eller "Den här e-postadressen kan inte bjudas in. Om personen tror att det är ett misstag, be dem kontakta supporten." (adressen kan inte användas på ditt konto, oftast för att den redan hör till en annan inloggning). Använd en annan e-postadress för personen, eller fråga supporten.

Inbjudningslänken har gått ut eller kom aldrig fram: Skicka inbjudan igen

Länken gäller i 1 timme efter att den skickades. Om personen var för sen eller inte hittar mejlet:

Inställningar → Användare → klicka på användaren (status Inbjudan väntar).
Tryck på Skicka inbjudan igen. Du ser "Inbjudan skickad till …".
Be personen använda det nya mejlet snart och att titta i skräpposten.

När personen har valt sitt lösenord heter samma knapp Skicka e-post för lösenordsåterställning och skickar i stället ett vanligt mejl för lösenordsåterställning. Så hjälper du en kollega som har glömt sitt lösenord.

Trycker du flera gånger i rad kan du se "För många e-postmeddelanden har skickats nyligen. Vänta en stund och försök igen." Vänta en minut och försök igen. Det finns också en gräns för hur många inbjudningar en person kan skicka på kort tid, med samma meddelande.

De fyra rollerna: Kontoägare, Kontomedlem, Bokningspersonal, Kontoläsare

Det här är rollerna på ett vanligt Rentalbuddy-konto, i den ordning adminpanelen listar dem, med beskrivningarna den visar:

Kontoägare: "Full åtkomst till det här kontot." "Sköter bokningar, produkter, platser och inställningar, bjuder in och tar bort användare och hanterar faktureringen. Varje konto behöver minst en ägare."

Kontomedlem: "Allt en ägare kan göra, förutom användare och fakturering." "Sköter bokningar, produkter, platser och inställningar. Ser användare och fakturering utan att kunna ändra dem."

Bokningspersonal: "Sköter bokningar och kunder, inget annat." "Skapar, ändrar, flyttar och avbokar bokningar, checkar in och ut kunder, registrerar betalningar och uppdaterar kunduppgifter. Ser produkter, priser, platser och inställningar utan att kunna ändra dem och kan inte göra återbetalningar."

Kontoläsare: "Ser allt på det här kontot, ändrar ingenting." "Öppnar alla sidor och läser bokningar, kunder, produkter och inställningar. Passar revisorer och säsongspersonal som bara behöver slå upp saker."

I praktiken:

	Ägare	Medlem	Bokningspersonal	Läsare
Bokningar: skapa, redigera, flytta, avboka, checka in och ut, registrera betalningar	Ändra	Ändra	Ändra	Bara läsa
Kunder	Ändra	Ändra	Skapa och redigera, inte ta bort	Bara läsa
Produkter, rabattkoder, medlemskap, platser, öppna datum, lås	Ändra	Ändra	Bara läsa	Bara läsa
Återbetalningar	Ja	Ja	Nej	Nej
Inställningar (konto, språk, e-post, betalningar, moms, integrationer)	Ändra	Ändra	Bara Min profil; Kundflöde skrivskyddat	Bara Min profil; Kundflöde skrivskyddat
Användare	Bjuda in, redigera, ta bort	Se listan	Se listan	Se listan
Fakturering (prenumerera, byta plan, faktureringsportalen, momsnummer), ansluta Stripe och Komplettera hos Stripe	Ja	Bara se	Nej	Nej
Gör en testbokning	Ja	Ja	Ja	Nej

Bokningspersonal är till för receptionen. De kan göra bokningar (bokningsknappen i toppfältet och Boka åt kund), använda Redigera på en bokning (förlänga, flytta eller redigera allt), Avboka, checka in och ut kunder, dra bokningar i Bokningshantering, använda Redigera Lås på en bokning, registrera betalningar och skicka betallänkar, markera bokningar som utskrivna, markera deltagare som saknas i Eventöversikt, skapa och redigera kunder och använda Gör en testbokning. De kan inte:

göra återbetalningar: knappen Återbetalning är dold, och en manuell betalning med negativt belopp eller statusen återbetald nekas,
ta bort kunder,
ändra produkter, rabattkoder, medlemskap, platser, öppna datum, lås eller inställningar,
öppna Gokaya 8E- eller Allockate-dörrar på distans,
hantera användare eller fakturering.

Under Inställningar ser Bokningspersonal samma sak som en läsare: Min profil, Användare (skrivskyddat) och Kundflöde (skrivskyddat).

Kontoläsare är skrivskyddad överallt. En läsare öppnar samma sidor som alla andra (startsidan, bokningar, bokningshantering, kunder, produkter, platser, rabattkoder, medlemskap), men knappar som skapar, ändrar eller tar bort är dolda. Under Inställningar har en läsare Min profil (sitt eget namn, telefon och lösenord), Användare och Kundflöde, de två sista skrivskyddade.

Sidor som din roll inte kan spara visas skrivskyddade. Läsare överallt, och Bokningspersonal utanför bokningar och kunder, ser formulärfälten gråade så att ingenting ser redigerbart ut. På lås är reglagen Aktiv gråade och ikonerna för redigera, synka och ta bort dolda, liksom knapparna för att öppna på distans. Visa Master PIN syns för alla.

Öppnar någon en sida som rollen inte tillåter, till exempel från ett gammalt bokmärke, skickas hen tillbaka med Du har inte behörighet till den sidan. Om rollen får öppna sidan men inte något på den är meddelandet "Du har inte behörighet att se det"; om den försöker göra något den inte får, "Du har inte behörighet att göra det".

När en inloggning bara har gått ut förnyar adminpanelen den i bakgrunden utan något meddelande. När en session har återkallats, till exempel efter att användarens roll ändrats, loggas användaren ut och skickas till inloggningssidan.

Redigera en användare eller ändra roll

Inställningar → Användare → klicka på användaren (eller på redigeringsikonen).
Redigera användare visar Användar-ID och datumet Skapad. Ändra Namn, Telefonnummer eller Roll och tryck på Spara. Du ser Användaren har uppdaterats.

Bra att veta:

E-postadressen kan inte ändras här. E-postadressen identifierar inloggningen. Behöver en kollega en annan adress, bjud in den nya adressen och ta bort den gamla användaren, eller kontakta Rentalbuddys support.
När du ändrar någons roll loggas hen ut och får ett mejl "Your role on … was changed". Hen loggar in igen, och den nya rollen gäller.
Du kan inte ändra din egen roll. På din egen användare är rollväljaren låst: "Du kan inte ändra din egen roll. Be en annan ägare."
Du kan bara ge roller som din egen roll tillåter på det här kontot. Andra roller erbjuds inte.

Ta bort en användare

Inställningar → Användare → papperskorgsikonen på användarens rad.
Bekräfta Ta bort användare? ("Är du säker på att du vill ta bort denna användare?") med Ta bort användare. Du ser Användaren har tagits bort.

Personens inloggning slutar fungera och hen får ett mejl om att åtkomsten har tagits bort. Hens bokningar, ändringar och allt annat på kontot finns kvar. Det finns inget läge för att "pausa" en användare; att ta bort är sättet att ta bort någons åtkomst samma dag. Du kan bjuda in samma adress igen senare.

Papperskorgsikonen visas inte när borttagning inte är tillåten:

Du kan inte ta bort dig själv ("Du kan inte ta bort dig själv. Be en annan ägare.").
Den sista ägaren kan inte tas bort eller få en lägre roll. "Ett konto behöver minst en ägare. Gör någon annan till ägare först." När du redigerar den enda ägaren är rollen låst med "Den här användaren är kontots enda ägare, så rollen förblir som den är. Gör någon annan till ägare för att ändra den."

Inbjudningar kräver en aktiv prenumeration (provperioder räknas inte)

Att bjuda in och hantera användare är en betald funktion. På ett konto utan aktiv betald prenumeration ser ägaren det här på fliken Användare, med en knapp Fakturering:

"Att bjuda in och hantera användare blir tillgängligt när kontot har en aktiv prenumeration. Tills dess kan du se vilka som har åtkomst."

Lägg till användare, redigering och borttagning är dolda fram till dess.

En kostnadsfri provperiod räknas inte. Prenumerera först (se guiden om kontoinställningar) och bjud sedan in dina kollegor.
En prenumeration vars betalning har misslyckats räknas inte heller, förrän betalningen har gått igenom.
Konton som faktureras mot faktura eller via en partner räknas som betalda.

Att se användarlistan går alltid.

När kontot behöver ett abonnemang och du inte är ägaren

Bara en kontoägare (eller en partnerägare) kan välja abonnemang och lägga till betalning. Om prenumerationsdialogen eller dialogen för utgången fakturering öppnas för någon annan står det: "Bara kontoägaren kan välja abonnemang och lägga till betalning. Be kontoägaren att göra det, så kan du fortsätta så snart kontot är aktivt." Om dialogen inte går att stänga erbjuder den Logga ut.

Av samma skäl är provperiodsbannerns knapp Prenumerera dold för användare som inte kan hantera fakturering, Behöver du mer tid? visas bara för användare som kan ändra inställningar, och knappen till Stripes faktureringsportal i en banner om misslyckad betalning är dold för dem.

Mejl som personer får om sin åtkomst

Alla dessa skickas på engelska av Rentalbuddy:

När	Vem får det	Vad det säger
En användare läggs till	Den nya användaren	Inbjudan med Set your password (gäller 1 timme)
En användare läggs till	Alla andra kontoägare	"New user on {account}: {name}"
En roll ändras	Den användaren	Den nya rollen, och att hen måste logga in igen
En användare tas bort	Den användaren	Att inloggningen inte längre fungerar
Skicka e-post för lösenordsåterställning	Den användaren	Ett vanligt mejl för lösenordsåterställning

Lämna över kontot till en ny person (ny ägare, ordförande eller chef som slutar)

När personen som skötte Rentalbuddy slutar (en ny ordförande, en ny chef, en ny säsongsansvarig), gör överlämningen medan den gamla ägaren fortfarande kan logga in. Den berör tre system: Rentalbuddy, Igloohome och Stripe.

I Rentalbuddy (den gamla ägaren gör detta):

Inställningar → Användare → Lägg till användare: bjud in den nya personen som Kontoägare. Kontot behöver en aktiv prenumeration för detta.
Den nya personen öppnar inbjudan och väljer sitt lösenord inom en timme (Skicka inbjudan igen om hen missar det).
Inställningar → Konto: uppdatera Kontaktpersonens namn, Mobilnummer och Kontakt e-post.
Inställningar → Fakturering: uppdatera E-postadress för kvitton och fakturor, och byt betalkort i Faktureringsportal om den gamla ägaren betalade med sitt eget kort.
Den nya ägaren loggar in och tar bort den gamla ägaren under Inställningar → Användare, eller ändrar hen till Kontomedlem eller Kontoläsare. Den gamla ägaren kan inte ta bort sig själv.
Kontrollera varje plats Platsens e-post och Platsens telefonnummer (Platser → platsen → Plats och kontaktuppgifter): det är de kontaktuppgifterna dina kunder ser.

I Igloohome (leverantörens sida): dina lås är parkopplade med ett Igloohome-konto, och Rentalbuddy är anslutet till det kontot. Den nya personen behöver tillgång till samma Igloohome-inloggning, inte en ny. Ett annat Igloohome-konto har inte dina lås. Hur du byter e-postadress eller ägare på ett Igloohome-konto bestämmer Igloohome; se deras hjälp. Efter en ändring kan du ansluta igen under Inställningar → Integrationer → Anslut till Igloohome app. Guiden om att ställa in Igloohome har detaljerna.

I Stripe (leverantörens sida): Stripe-kontot som dina bokningar betalas in till tillhör den som skapade det. Ge den nya personen åtkomst i Stripe Dashboard, och byt bankkonto eller juridisk företrädare där vid behov. Hur det görs bestämmer Stripe, så se Stripes egen hjälp. Bara en kontoägare (eller en partnerägare som arbetar i kontot) kan ansluta Stripe i Rentalbuddy.

Har den gamla ägaren redan slutat och ingen kvar kan logga in som ägare, kontakta Rentalbuddys support för att få en ägare tillagd.

Partnerroller: Partnerägare, Partnermedlem, Partnerläsare

Partner (återförsäljare som sköter andra företags Rentalbuddy-konton) har ett eget partnerkonto, med tre extra roller:

Partnerägare: "Ägare på alla hanterade konton och på partnerns eget konto." Rollen kan gå in på vilket hanterat konto som helst för att sköta bokningar, produkter, platser, inställningar, användare och fakturering. Återbetalningar ligger kvar hos varje kontos egna ägare och medlemmar.
Partnermedlem: "Medlem på alla hanterade konton och på partnerns eget konto." Användare och fakturering är skrivskyddade överallt, och återbetalningar ligger kvar hos varje kontos egna ägare och medlemmar.
Partnerläsare: "Läsare på alla hanterade konton och på partnerns eget konto." Ändrar ingenting någonstans.

Partnerroller kan bara ges på partnerns eget konto. På ett kundkonto kan en partnerägare utse kundens egen Kontoägare, Kontomedlem, Bokningspersonal eller Kontoläsare. En partnerägare får till och med utse en kundägare som kan göra återbetalningar, fast partnern själv inte kan det. På sitt eget konto kan en partner också använda de vanliga kontorollerna, Bokningspersonal inräknad, för personal som bara ska arbeta på partnerns eget konto.

Det här ser partneranvändare:

Konton i vänstermenyn, med de konton de hanterar. Klickar man på ett konto öppnas dess inställningar, inklusive fliken Användare. Mer om listan nedan.
Efterlikna konto för att arbeta inne i en kunds konto (se nedan).
I platsväljaren Plats i vänstermenyn grupperas platserna i Dina platser och Andra konton.
Visa för alla konton på listorna Platser och Kunder (inte medan du efterliknar ett konto). Det är på som standard och visar alla konton du hanterar; avslaget ser du bara kontot du är inloggad på. Valet sparas i den här webbläsaren.
För kunder som partnern själv fakturerar ställer Partnerinställningar på kundens flik Fakturering in planen och gränserna (Kontotyp, Betalstatus, Gräns platser, Gräns lås); se guiden om kontoinställningar.

Listan Konton och dess kolumnväljare

Listan Konton visar de konton du hanterar, med företag, kontaktperson, kontotyp, betalstatus, faktureringsleverantör och användning av lås och platser. Använd Kolumner ovanför listan för att välja vad den visar: Logotyp, Skapad, Konto-ID, Kontakt, E-post, Telefon, Land, Valuta, Inaktiverat, Kontotyp, Betalstatus, Leverantör, Lås och Platser. Företag visas alltid. Skapad, Land, Valuta och Inaktiverat är avslagna tills du slår på dem, och Återställ till standard tar tillbaka standarduppsättningen. Ditt val sparas bara i den här webbläsaren.

Konton som Rentalbuddy har inaktiverat är dolda tills du slår på Visa inaktiverade konton ({count}), och är märkta Inaktiverat.

Din sökning, dina filter, sorteringen och sidan i listan Konton sparas i sidans adress. Öppna ett konto och använd webbläsarens Bakåt-knapp för att komma tillbaka till listan precis som du lämnade den; du kan också bokmärka den filtrerade listan eller skicka länken till en kollega.

Partner kan inte skapa, inaktivera eller ta bort konton. För att lägga till ett nytt kundkonto, eller få ett avstängt eller påslaget igen, kontakta Rentalbuddy.

Arbeta inne i en kunds konto: Efterlikna konto

Tryck på Efterlikna konto under platsväljaren Plats i vänstermenyn. Den finns bara när du har ett annat konto att byta till.
Välj konto att efterlikna öppnas. Sök på företag, kontaktnamn, e-post eller konto-id och tryck på Efterlikna vid kontot. Inaktiverade konton listas bara när Visa inaktiverade konton ({count}) är på.
Du kan också använda efterlikna-ikonen (Efterlikna detta konto) på en rad i Konton.

Medan du är inne i kontot visar en banner högst upp Efterliknar konto: {name} med Stoppa, menyn visar Efterliknar konto med Stoppa, och platsväljaren Plats listar bara det kontots platser. Min profil är dold under Inställningar medan du efterliknar. Tryck på Stoppa för att gå tillbaka till ditt eget konto. Efterliknandet avslutas också av sig självt efter 8 timmar.

För partneranvändare kontrolleras kravet på betald prenumeration mot partnerns eget konto i stället för kundens, så en partner kan normalt lägga upp användare på ett kundkonto som fortfarande har provperiod.

En kund vars konto hanteras av en partner ser det på fliken Fakturering. Se guiden om kontoinställningar.

Logga in och glömt lösenord

Inloggningssidan frågar efter E-postadress och Lösenord; tryck på Logga in.

Har du glömt ditt lösenord (en fråga som ofta kommer i all hast, ute vid stationen):

Tryck på Glömt ditt lösenord? på inloggningssidan.
Ange din e-postadress och tryck på Skicka e-post.
Bekräftelsesidan säger att en säker länk har skickats "om ett konto är registrerat under det". Länken går ut efter 60 minuter. Titta i skräpposten om den inte kommer, och kontrollera att du skrev adressen som din inloggning skapades med.
Öppna länken och välj ett nytt lösenord.

En kontoägare kan också skicka en återställning till dig via Inställningar → Användare → din användare → Skicka e-post för lösenordsåterställning.

Är du inloggad och vill bara ha ett nytt lösenord, använd Inställningar → Min profil → Ändra lösenord.

Nekas inloggningen med "E-postadressen är inte verifierad, inloggning är förbjuden. Vänligen kolla din e-post för en verifieringslänk." har adressen aldrig bekräftats. För en inbjuden kollega är lösningen Skicka inbjudan igen; när den nya länken har använts är adressen bekräftad.

Vanliga frågor

Hur lägger jag till en kollega så att hen kan logga in med en egen inloggning? Inställningar → Användare → Lägg till användare, ange namn och e-post, välj en roll och tryck på Lägg till användare. Hen får ett mejl med en länk för att välja sitt eget lösenord.

Varför ser jag inte Lägg till användare? Vi har provperiod. För att bjuda in användare krävs en aktiv betald prenumeration, och en provperiod räknas inte. Prenumerera under Inställningar → Fakturering och bjud sedan in. Har ni en prenumeration kan din roll vara Kontomedlem, Bokningspersonal eller Kontoläsare; bara ägare hanterar användare.

Min kollega säger att inbjudningslänken inte fungerar. Länken gäller bara i 1 timme. Öppna användaren under Inställningar → Användare och tryck på Skicka inbjudan igen.

Finns det en inloggning med bara läsbehörighet, för vår revisor eller säsongspersonal? Ja: Kontoläsare ser alla sidor och ändrar ingenting.

Kan personalen göra allt utom fakturering och användare? Ja, det är Kontomedlem. Medlemmar sköter bokningar, produkter, platser och inställningar och kan se användare och fakturering utan att ändra dem.

Finns det en roll för receptionspersonal som bara ska sköta bokningar, inte priser eller produkter? Ja: Bokningspersonal. De skapar, ändrar, flyttar och avbokar bokningar, checkar in och ut kunder, registrerar betalningar och redigerar kunder, men kan inte ändra produkter, priser, platser eller inställningar och kan inte göra återbetalningar.

Kan Bokningspersonal göra återbetalningar eller ta bort kunder? Nej. Knappen Återbetalning är dold för dem, och att ta bort kunder ligger kvar hos ägare och medlemmar.

Varför är alla fält gråade på en sida? Din roll kan se sidan men inte spara den, så fälten visas skrivskyddade. Fråga en kontoägare om du behöver ändra något där.

Min kollega får beskedet "Bara kontoägaren kan välja abonnemang och lägga till betalning". Bara kontoägare kan prenumerera eller lägga till betalning. Be ägaren göra det; din kollega kan fortsätta så snart kontot är aktivt.

Varför kan jag inte ändra min egen roll eller ta bort mig själv? Det kan ingen. Be en annan ägare. Är du den enda ägaren, gör någon annan till ägare först.

Vår ordförande slutar. Hur tar den nya personen över? Medan den gamla ägaren fortfarande kan logga in: bjud in den nya personen som Kontoägare, uppdatera kontakt- och fakturaadresserna, och låt sedan den nya ägaren ta bort den gamla eller ge hen en lägre roll. Lämna också över Igloohome- och Stripe-inloggningarna på deras sida.

Jag är partner. Hur kommer jag in i min kunds konto? Tryck på Efterlikna konto under platsväljaren Plats, sök fram kunden och tryck på Efterlikna. Stoppa tar dig tillbaka; det avslutas också av sig självt efter 8 timmar.

Jag är partner. Hur lägger jag till ett nytt kundkonto? Partner kan inte skapa konton själva. Kontakta Rentalbuddy för att få kundkontot skapat och kopplat till dig, och lägg sedan upp dess användare.

Kan jag välja vilka kolumner listan Konton visar? Ja, med Kolumner ovanför listan. Återställ till standard tar tillbaka standardkolumnerna, och valet sparas i den här webbläsaren.

Jag är partner. Min sökning i listan Konton är borta när jag kommer tillbaka från ett konto. Använd webbläsarens Bakåt-knapp: listan behåller din sökning, dina filter och sidan i sin adress. Klickar du på Konton i menyn öppnas en ny lista.

Kan vi använda samma e-post för två Rentalbuddy-konton, eller för ett andra företag? Nej. En e-postadress är en inloggning på ett konto. Ett separat företag som fakturerar separat behöver ett eget konto och egna inloggningar, eftersom företagsuppgifter, betalningar, moms och fakturering hör till kontot.