Editar, mover o cancelar una reserva

Todo lo de esta página ocurre en uno de estos dos sitios:

• Reservaciones — la lista de todas las reservas. Abre una para llegar a la página de la reserva, donde editas, cancelas, imprimes y gestionas los pagos.
• Gestión de reservas — la vista de día/semana de lo que sale y lo que vuelve. Aquí es donde arrastras una reserva de una cerradura a otra.

Una reserva pagada no está congelada. Puedes cambiar casi todo en ella, incluso después de que el cliente haya pagado.

Editar una reserva (horario, fechas, productos)

Editar una reserva vuelve a abrir la misma ventana de reserva que usan tus clientes, con la reserva existente cargada dentro. Así es como cambias la hora de inicio y de fin, añades o quitas un producto, cambias cantidades o añades un accesorio.

1. Abre Reservaciones y haz clic en la reserva.
2. Pulsa Editar en la parte superior de la página.
3. Se abre la ventana de reserva. Cambia las fechas, horas, productos o cantidades exactamente como lo haría un cliente.
4. Completa la ventana de reserva.
5. Si el cambio hizo la reserva más cara, la caja de pago se abre sola y muestra Importe restante por pagar. Cobra la diferencia (ver más abajo).
6. Si no queda nada por pagar, se te ofrece enviar al cliente un nuevo correo de confirmación.

Mover una reserva a otro día u otra hora es la misma operación — cambia el inicio y el fin en el paso 3.

La disponibilidad sigue aplicándose. La ventana de reserva solo ofrecerá horarios en los que tu ubicación esté realmente abierta y haya una unidad libre. Si el nuevo horario no se ofrece, la causa suele estar en tus fechas abiertas y no en la reserva en sí.

Si el alquiler ya ha empezado

Si pulsas Editar después de que haya pasado la hora de inicio, primero recibes un ¡Advertencia!:

"Cambiar una reserva una vez que ha comenzado puede llevar a consecuencias no deseadas, como cambios en las cerraduras o códigos PIN incorrectos que se muestran a los clientes."

Pulsa Editar reserva para continuar igualmente, o Cancelar para echarte atrás. No está bloqueado — simplemente ten en cuenta que un cliente que esté delante de la cerradura puede ver cambiar un código.

Cobrar la diferencia

Cuando la edición aumenta el precio, la caja de pago muestra Importe restante por pagar y te deja elegir un Método de pago:

• Enlace de pago (Stripe) — el cliente recibe un correo con un enlace y paga con tarjeta él mismo. La nota debajo dice "El enlace de pago se envía al correo electrónico del cliente".
• Manual — cobraste el dinero de otra manera. Elige un Tipo de pago (por ejemplo Swish, Factura, Pagar en el sitio, Pago manual con tarjeta), establece el Estado y, opcionalmente, escribe una Nota de pago para tus propios registros.

Pulsa Registrar pago para guardarlo. También puedes abrir esta caja más tarde en cualquier momento con Agregar pago en la sección Pago de la reserva.

Si la edición hizo la reserva más barata, no se mueve dinero por sí solo. Reembolsa la diferencia desde la sección Pago — eso se explica en Reembolsar o cancelar una reserva.

Cambiar qué unidad o cerradura usa una reserva

Hay dos maneras, y hacen cosas distintas.

En la reserva (una línea cada vez)

Disponible en ubicaciones que usan cerraduras inteligentes.

1. Abre la reserva.
2. Ve a Líneas de pedido.
3. Pulsa Editar Cerrar.
4. Cada línea tiene ahora un desplegable que muestra Cerrar y su número. Elige otra cerradura.
5. Pulsa Atrás cuando hayas terminado.

El desplegable solo lista cerraduras que están libres en el horario de esta reserva y llevan el mismo producto. Si muestra Producto completo, todas las unidades de ese producto están ocupadas en ese periodo — se te indica que los cambios de cerradura para líneas completas se pueden hacer en Gestión de reservas, que es el intercambio por arrastrar y soltar de más abajo.

Cambiar la cerradura emite un nuevo código PIN para la nueva cerradura. Un cliente que ya tenga abierta la página de desbloqueo verá los códigos actualizarse en aproximadamente un minuto, o de inmediato si sale de la pestaña y vuelve.

En Gestión de reservas (intercambiar dos reservas)

Esta es la respuesta a "¿puedo intercambiar dos reservas para que se abra un hueco?" — sí, arrastrando.

1. Abre Gestión de reservas. Cada fila es una cerradura, agrupada bajo su estación.
2. Haz clic en una reserva para seleccionarla.
3. Arrástrala arriba o abajo a la fila de otra cerradura.

Mientras arrastras, cada fila te dice si el soltar está permitido; se rechaza cuando la cerradura de destino tiene otro producto o no tiene ningún producto asignado, o cuando más de una reserva se superpone con ella en ese horario. Todos los mensajes de ayuda y de rechazo que puedes encontrarte al arrastrar están listados en Cómo leer la línea de tiempo de Gestión de reservas.

Dos cosas más que conviene saber aquí: haz doble clic en una reserva para abrirla, y las reservas en Devuelto no se pueden mover a otra cerradura (aun así puedes mover otra reserva a esa cerradura en el mismo periodo).

Deja que los clientes muevan o amplíen sus propias reservas

Existen dos botones dirigidos al cliente, y ambos están desactivados salvo que los actives. Viven en la página de desbloqueo — la página que el cliente abre para obtener su código.

1. Ve a Ubicaciones y abre la ubicación.
2. Abre la pestaña Flujo del cliente.
3. Abre el paso 3, Desbloquear (PIN + Instrucciones de recogida).
4. Activa:
   • Mostrar botón de prolongación — "Muestre un botón que permita a los clientes extender su período de alquiler si es necesario."
   • Show move start time button — "Display a button that allows customers to move their booking start time before the rental begins."
5. Pulsa Ahorrar.

¿Ajustes de la cuenta o de la ubicación? Esta es la trampa clásica. Cada ubicación o sigue el flujo del cliente de toda tu cuenta o tiene el suyo propio. En la parte superior de la pestaña Flujo del cliente hay un interruptor Específico de ubicación. Cuando está desactivado leerás "Esta ubicación utiliza el flujo del cliente de la configuración de su cuenta." — y cambiar estos conmutadores aquí no hará nada hasta que actives el interruptor o edites los valores predeterminados en Cuenta > Flujo del Cliente.

Qué permite realmente cada botón:

• Cambiar la hora de inicio permite al cliente cambiar cuándo empieza el alquiler, no cuánto dura. El botón desaparece cuando se cumple cualquiera de estas condiciones:

  • la reserva ha empezado, o está marcada como recogida o devuelta
  • la reserva está cancelada
  • un pago sigue pendiente
  • ha pasado tu corte de reserva

  Ese corte es el valor "Hora antes del inicio que puedes reservar" del periodo abierto que esté activo hoy — consulta Horarios de apertura y fechas abiertas.

• Ampliación (prolongación) permite al cliente añadir tiempo a un alquiler en curso y pagarlo él mismo. Cuánto puede ampliar lo limita la misma cerradura física: la siguiente reserva en esa cerradura, tus horarios de apertura y tu tiempo de bloqueo después de una reserva. Cuando un cliente está a medio pagar una ampliación, la reserva muestra "El cliente está completando el pago de una prolongación."

Las ampliaciones y los cambios de hora que hace el cliente quedan registrados en el Registro de cambios de la reserva, marcados como Prolongación o hechos por el Cliente.

Siempre puedes hacer lo mismo por ellos desde tu lado con Editar — esa vía no tiene ningún corte.

Crear una reserva en nombre de un cliente

1. Ve a Clientes y abre el cliente (o créalo primero).
2. Asegúrate de que la ubicación correcta está seleccionada en la barra de navegación — se te pedirá que elijas una si falta.
3. Pulsa Reservar para el cliente.
4. Se abre la ventana de reserva con ese cliente asociado. Elige productos y horarios como de costumbre.
5. Termina y cobra: Enlace de pago para que paguen con tarjeta ellos mismos, o Manual si cobras en efectivo, Swish, terminal de tarjeta o factura.

Liberar una unidad antes de tiempo cuando un cliente vuelve pronto

No canceles la reserva para esto — cancelar va de dinero y papeleo, no de equipamiento que vuelve. En su lugar, cambia el estado:

1. Abre la reserva (o búscala en Gestión de reservas).
2. En el desplegable de estado, elige Devuelto.

El desplegable tiene cuatro estados: No recogido - se requiere flujo previo, Listo para recoger, Recogido y Devuelto. Poner Devuelto registra la hora de salida y libera la unidad, así que se puede volver a reservar de inmediato. El mismo desplegable está en cada fila de Gestión de reservas, así que puedes hacerlo desde la vista de día sin abrir las reservas una a una.

Cancelar — y qué pasa con el pago

Esta es la pregunta que impide a la mayoría de los operadores pulsar el botón, así que, claramente:

Cancelar una reserva no mueve ningún dinero. No se envía ningún reembolso, ni total ni parcial. El pago se queda exactamente como está. Cancelar marca la reserva como Cancelado, libera el equipamiento para otras reservas y deja de funcionar el enlace de desbloqueo del cliente.

Para cancelar:

1. Abre la reserva en Reservaciones.
2. Pulsa Cancelar arriba.
3. Confirma en la caja ¿Cancelar reserva? ("¿Estás seguro de cancelar esta reserva?") con Cancelar reserva.

Si el cliente también debe recuperar su dinero, eso es una segunda acción, distinta, en la sección Pago de la misma reserva — total o parcial, tú decides. Se describe paso a paso en Reembolsar o cancelar una reserva, que también cubre qué pagos se pueden reembolsar desde el admin y cuáles hay que devolver por la misma vía por la que los cobraste.

Cancelar no se puede deshacer desde el admin. Si fue un error, crea una nueva reserva para el cliente.

Referencia rápida

Quieres…	Haz esto
Mover una reserva a otro día u hora	Editar en la reserva
Añadir o quitar un producto	Editar en la reserva
Poner la reserva en otra cerradura	Editar Cerrar en Líneas de pedido
Intercambiar dos reservas entre cerraduras	Arrastrar en Gestión de reservas
Ampliar un alquiler y cobrar la diferencia	Editar, y luego la caja de pago que se abre
Dejar que los clientes amplíen o muevan reservas	Pestaña Flujo del cliente, paso 3, en la ubicación
Liberar una unidad porque el cliente ha vuelto	Estado Devuelto
Impedir que una reserva ocurra	Cancelar — no se mueve dinero
Devolver dinero	Reembolso en la sección Pago