Reembolsar o cancelar una reserva

Son dos acciones distintas, y esto es lo más importante que hay que entender antes de pulsar nada:

• Cancelar libera el equipo y evita que el cliente use la reserva. No devuelve ningún dinero.
• Reembolso devuelve dinero. No cancela la reserva.

Si un cliente no va a venir y debe recuperar su dinero, haces las dos cosas. En el orden que prefieras: ninguna bloquea a la otra.

Cancelar una reserva

Qué hace

• La reserva se marca como Cancelado.
• Se libera el equipo, de modo que la franja vuelve a ser reservable.
• El enlace de desbloqueo del cliente deja de funcionar. Si intenta abrir la cerradura, se le indica que la reserva está cancelada.

Si la reserva tenía correos recordatorio programados, revisa después la lista Mensajes de la reserva para ver qué sigue en cola.

Qué no hace

• No se mueve dinero. No se reembolsa nada, ni parcial ni totalmente. El pago se queda exactamente como estaba.
• Rentalbuddy no envía un correo de cancelación: no existe ese mensaje automático. Si quieres que el cliente lo sepa, contacta con él tú mismo.

Cómo cancelar

1. Abre la reserva en Reservaciones.
2. Pulsa Cancelar en la fila de botones de arriba. (También puedes cancelar desde la lista de reservas con la acción Cancelar reserva.)
3. Aparece una confirmación — ¿Cancelar reserva?, "¿Estás seguro de cancelar esta reserva?"
4. Pulsa Cancelar reserva para confirmar.

Esto no se puede deshacer desde el administrador. Una vez cancelada una reserva, el botón Cancelar desaparece y no hay ningún botón para descancelar. Si fue un error, haz una reserva nueva para el cliente.

Todo lo demás que puedes cambiar en una reserva —horarios, productos, cerraduras— está en Editar, mover o cancelar una reserva.

Reembolsar dinero

Los reembolsos ocurren en la propia reserva. No necesitas abrir Stripe.

Qué pagos se pueden reembolsar

La acción de reembolso solo aparece en pagos que se hicieron en línea a través de Stripe y que se completaron correctamente. En la lista Pago de la reserva, esas líneas muestran Stripe en Método de pago.

Las líneas que registraste a mano —Pagar en el sitio, Factura, Swish, un datáfono, etc.— no tienen acción de reembolso, porque Rentalbuddy nunca retuvo ese dinero. Esas líneas tienen en su lugar una acción de eliminar, que solo quita el registro de la reserva; no mueve dinero. Devuelve el efectivo o haz una transferencia bancaria como harías normalmente.

Cómo reembolsar

1. Abre la reserva en Reservaciones.
2. Desplázate hasta Pago. Cada pago es una línea, con Cantidad, Método de pago, un estado, un ID de pago y una hora.
3. En la línea que quieras reembolsar, pulsa la acción de reembolso (la flecha circular, etiquetada Reembolso).
4. Se abre el cuadro Reembolso con un importe ya rellenado. Comprueba esta cifra antes de continuar: es una sugerencia, no necesariamente lo que quieres devolver.
5. Cambia el importe si solo estás reembolsando una parte.
6. Pulsa el botón de abajo. Dice Pagar seguido del importe, para que veas exactamente qué estás a punto de devolver.

Sí, puedes reembolsar una parte

Puedes escribir cualquier importe hasta lo que siga siendo reembolsable en ese pago. También puedes hacerlo en varias veces —reembolsar una parte hoy y el resto después— hasta agotar el pago.

Lo único que no puedes hacer es reembolsar más de lo que el cliente pagó realmente. El cuadro no te dejará:

• El importe máximo que acepta es el importe del pago menos lo ya reembolsado en él.
• Escribe más y obtendrás el aviso "No puedes reembolsar más de {{max}} {{currency}}", y el botón no se enviará.
• Bajo el campo también se indica el techo: "El importe no debe exceder X (tamaño del pago)."
• Una vez que un pago está totalmente reembolsado, su acción de reembolso desaparece por completo.

Esta es la red de seguridad por la que preguntan los operadores. No te puedes pasar por accidente.

Qué pasa justo después

• Aparece una línea nueva bajo el pago mostrando el reembolso, con importe negativo y el método Stripe (devolución).
• Los importes de la reserva se actualizan: Pagado baja y Por pagar sube.
• La etiqueta de estado del pago cambia. Reembolsa todo lo que pagó el cliente y pasa a Reembolsado. Reembolsa solo una parte y pasa a Parcialmente pagado: eso es lo esperado, no un error.

Un reembolso no se puede deshacer. No existe un botón de "cancelar reembolso", ni en Rentalbuddy ni en Stripe. Si reembolsas de más, la única vuelta atrás es pedirle al cliente que vuelva a pagar. Lee el importe dos veces antes de pulsar Pagar.

Qué ve el cliente

• El dinero. Rentalbuddy entrega el reembolso a Stripe inmediatamente, pero el dinero no aparece en la cuenta del cliente al instante. Viaja de vuelta por las redes de tarjetas y por el banco del cliente, lo que suele llevar varios días. Ni tú ni Rentalbuddy podéis acelerarlo.

  Si un cliente pregunta dónde está, busca el reembolso en tu panel de Stripe: allí lleva su propio estado.

• Correos. Rentalbuddy no envía un correo de reembolso ni un correo de cancelación. Si Stripe está configurado para enviar recibos de tarjeta por correo, el cliente puede recibir una notificación de reembolso de Stripe; eso es un ajuste de Stripe, no de Rentalbuddy. Ante la duda, da por hecho que el cliente no se ha enterado de nada y díselo tú.

• La reserva. Después de cancelar, el enlace de desbloqueo del cliente ya no abre nada.

Situaciones habituales

El cliente cancela con mucha antelación y lo recupera todo. Reembolsa el importe completo en la línea de pago y luego cancela la reserva para que se libere el equipo.

El cliente cancela tarde y tú te quedas una tasa. Reembolsa solo la parte que devuelves: escribe el importe reducido en el cuadro Reembolso. La reserva mostrará Parcialmente pagado. Después cancela la reserva.

El cliente simplemente no aparece y no recupera nada. Cancela solo la reserva. No reembolses. El dinero se queda contigo.

Solo hay que reembolsar uno de varios productos. No existe el reembolso por producto. Calcula tú el importe y reembolsa esa cifra desde el pago.

La reserva se pagó en efectivo o en el sitio. No hay nada que reembolsar en el sistema. Resuélvelo directamente con el cliente, y elimina la línea de pago manual solo si quieres que las cifras de la reserva lo reflejen.

Cancelaste y luego te diste cuenta de que había que devolver el dinero. Sin problema: la acción de reembolso sigue en la reserva después de cancelar. Ábrela y reembolsa como siempre.