Rentalbuddy o Stripe — ¿dónde hago cada cosa? (reembolsos, recibos, transferencias, comisiones)

Casi todas las dudas sobre pagos se reducen a una cosa: hay dos sistemas implicados y no es evidente cuál se encarga de qué. Esta página te da el reparto para que sepas dónde hacer clic.

En resumen:

• Rentalbuddy decide lo que se cobra al cliente (productos, precios, impuestos, descuentos), cómo se ve el paso de pago y cuándo se devuelve el dinero. También envía la confirmación de la reserva.
• Stripe es tu cuenta de pagos. Tiene el dinero, decide qué métodos de pago se ofrecen, envía recibos de tarjeta si quieres y te transfiere el dinero a tu banco.

Tu cuenta de Stripe es tuya. Accedes a ella iniciando sesión en stripe.com, no desde dentro de Rentalbuddy.

Dónde hacer cada cosa

Pregunta	Rentalbuddy	Stripe
Conectar la cuenta de pagos	Empieza en Ajustes → Pagos, que también indica lo que Stripe todavía necesita	Completa el registro de Stripe y las solicitudes posteriores (Completar en Stripe)
Importe mínimo que los clientes pueden pagar en línea	Se muestra en Ajustes → Pagos	Lo fija Stripe para cada divisa
Qué métodos de pago ven los clientes (tarjeta, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Se activan en tu cuenta de Stripe
Pago dentro de la ventana de reserva o en una página aparte	Opción de pago	—
Desactivar el pago en línea	Deshabilitar pagos de Stripe	—
Moneda	Divisa	—
Precios, complementos, códigos promocionales, membresías	Sí	— (los códigos promocionales se copian a Stripe por ti)
Tipos de impuesto	Ajustes → Impuestos (los crea en Stripe)	También se pueden crear allí y sincronizar después
Qué impuesto cobra un producto	En el producto	—
Reembolsos	En el pago de la reserva	Posible, pero los totales de Rentalbuddy no se actualizan
Correo de confirmación de la reserva	Ajustes → Correos	—
Recibo del pago con tarjeta	—	Ajustes de correos de recibo de Stripe
Transferencias, calendario de transferencias, cuenta bancaria	—	Sí
Comisiones de tarjeta, disputas, contracargos	—	Sí
Listas de reservas y exportaciones	Exportar en las listas	Informes de pagos y transferencias
Tu suscripción a Rentalbuddy	Ajustes → Facturación	—

Lo que haces en Rentalbuddy

Todo lo siguiente está en Ajustes, en el menú de la izquierda, salvo que se indique otra cosa.

• Conectar Stripe: la pestaña Pagos, tarjeta Pagos en línea, muestra Conectado o No conectado y el botón Conéctate a Stripe para comenzar a gestionar pagos. Cuando Stripe necesita algo de ti (pagos pausados, transferencias retenidas, un plazo), la tarjeta lo dice con palabras, con Completar en Stripe, e Inicio muestra Stripe requiere tu atención. La tarjeta también muestra el importe mínimo de Stripe para un pago en línea en tu divisa. Cómo conectar y resolver problemas está en la guía para conectar Stripe. El estado se comprueba cada vez que abres Pagos, y los avisos de Stripe en Inicio y Pagos se vuelven a comprobar solos cuando vuelves a la pestaña del admin (como mucho una vez por minuto), así que no hace falta recargar la página al terminar en Stripe.
• Configuración del pago en la misma pestaña: Opción de pago (En la ventana de reserva (tarjeta, Apple Pay, Google Pay) o En la página de pago de Stripe (tarjeta, más Swish, Klarna, MB WAY y otros métodos de pago locales)), Deshabilitar pagos de Stripe y Divisa. Qué métodos de pago necesitan En la página de pago de Stripe, y por qué los pagos con tarjeta deben seguir activados en Stripe, está en la guía para activar métodos de pago.
• Dominios de Apple Pay: Rentalbuddy registra por sí mismo sus páginas de reserva y la dirección web de cada ubicación (URL donde está implementado el botón de reservar en la pestaña Botón Reservar de la ubicación) como dominios de métodos de pago en tu cuenta de Stripe: al conectar Stripe, al guardar una nueva dirección web y cada noche. Solo añade dominios; uno que hayas desactivado en Stripe sigue desactivado.
• Impuestos: la pestaña Impuestos. Con Stripe conectado, los impuestos se crean desde aquí en tu cuenta de Stripe y se leen de vuelta desde ella. Después, cada producto recibe su impuesto en el propio producto. Consulta la guía de impuestos e IVA.
• Precios y descuentos: productos, complementos, membresías y códigos promocionales se configuran todos en Rentalbuddy. No necesitas crear los códigos promocionales en Stripe; Rentalbuddy crea el código correspondiente en tu cuenta de Stripe por ti, por eso puede que también los veas allí.
• Reembolsos: desde la reserva (ver más abajo).
• Correos: los correos de confirmación y de recordatorio, su texto y su momento de envío, en Correos.

Lo que haces en Stripe

Nada de esto existe en Rentalbuddy:

• Métodos de pago. Rentalbuddy pasa el pedido a Stripe sin limitar los métodos, así que con qué pueden pagar tus clientes lo deciden los ajustes de métodos de pago de tu cuenta de Stripe. Si un método está activado y aun así no aparece, consulta la guía para activar métodos de pago.
• Transferencias. Cuándo llega el dinero a tu banco, con qué frecuencia y a qué cuenta.
• Comisiones. Las comisiones de tarjeta y de procesamiento de Stripe las cobra Stripe y se muestran en Stripe, por pago.
• Disputas y contracargos. Se gestionan en tu panel de Stripe.
• Recibos de tarjeta. Si Stripe envía al cliente un recibo por correo, y qué incluye, se configura en tu cuenta de Stripe.
• Informes de pagos y transferencias. Los informes de Stripe son donde está la parte económica de tu contabilidad, incluido el impuesto cobrado en cada pago.
• Por qué se rechazó una tarjeta. Rentalbuddy solo registra el resultado; el motivo está en Stripe (consulta la guía para cuando un cliente no puede pagar).

Reembolsos: hazlos en la reserva, no en Stripe

Los reembolsos se hacen en Rentalbuddy: abre la reserva, busca el pago en la lista Pago y usa Reembolso en esa fila. Necesitas un rol con permiso para reembolsar: los propietarios y miembros de la cuenta pueden; Personal de reservas y los lectores, no. Cancelar una reserva no reembolsa nada por sí solo. Los pasos exactos, los límites y lo que ve el cliente están en la guía para reembolsar o cancelar una reserva.

También puedes reembolsar en el panel de Stripe, y el reembolso sí aparece en la lista de pagos de la reserva la próxima vez que la abras. Pero Rentalbuddy no actualiza los importes Pagado y Por pagar de la reserva ni su estado de pago por un reembolso hecho en Stripe. Reembolsar desde la reserva mantiene ambos sistemas sincronizados.

Recibos: qué recibe tu cliente

Los negocios suelen confundir dos documentos:

• La confirmación de la reserva es de Rentalbuddy. Justo después de reservar, el cliente ve una página de confirmación en la ventana de reserva ("Gracias por tu orden:" con el número de pedido, sus datos, lo que ha reservado, el impuesto y el total). También recibe el correo de confirmación, que puede mostrar el nombre y la dirección del cliente, el ID del pedido, las líneas de la reserva con el importe del impuesto y el precio total con impuestos. Lo editas en Ajustes → Correos (consulta la guía de correos).
• El recibo de tarjeta es el comprobante de Stripe de que se cargó la tarjeta. Rentalbuddy no lo genera; si tus clientes reciben uno, viene de Stripe, según los ajustes de recibos de tu cuenta de Stripe. Lo que muestra, por ejemplo si incluye el nombre del cliente, lo decide Stripe.

Clientes que piden un recibo con su nombre, empresa o NIF (por ejemplo, para una ayuda de bienestar de su empresa): Rentalbuddy no tiene un recibo en PDF aparte. El documento que debes usar es el correo de confirmación. Ya incluye el nombre del cliente y la reserva con impuesto y total. Para añadir un NIF o el nombre de la empresa, pídelo en el pago con tu propia pregunta (un campo personalizado, consulta la guía del recorrido del cliente) y pon la variable [Custom checkout fields] en el texto del correo de confirmación, que imprime las respuestas del cliente. También puedes escribir los datos de tu propia empresa en el texto del correo.

Comisiones: quién cobra qué

• Las comisiones de Stripe de cada pago las descuenta Stripe del pago y se muestran en tu panel de Stripe. Rentalbuddy no las fija, no las ve ni las cambia.
• Tu suscripción a Rentalbuddy se factura por separado y no tiene nada que ver con tu cuenta de pagos de Stripe. La encontrarás en Ajustes → Facturación.

Para los precios actuales, consulta las páginas de precios de Rentalbuddy y de Stripe; esta guía no incluye ninguno.

Contabilidad: qué te da cada sistema

• Entradas y salidas de dinero (cada pago, comisión, reembolso, transferencia y el impuesto de cada pago): los informes de Stripe. Stripe transfiere por lotes, así que la transferencia de tu extracto bancario suele cubrir varias reservas; los informes de transferencias de Stripe muestran qué pagos incluye cada transferencia.
• Reservas (quién reservó qué, cuándo y en qué ubicación): Exportar en la lista Reservaciones. Qué contiene y cómo leer los ingresos por ubicación en el panel está en la guía de informes y exportaciones.
• No hay conexión integrada con programas de contabilidad. Stripe ofrece apps y exportaciones para muchos sistemas contables.

Ampliar una reserva cuando los pagos de Stripe están desactivados

Con Deshabilitar pagos de Stripe activado, los clientes pueden seguir ampliando su reserva. La ampliación se registra como pagada en el lugar, así que cobras tú el importe adicional, igual que la reserva original.

Cómo localizar el pago de una reserva

1. Abre la reserva en Reservaciones.
2. Desplázate hasta Pago. Arriba verás Total (IVA incl.), Pagado y Por pagar, y una etiqueta con el estado del pago.
3. Cada línea de pago muestra Cantidad, un estado, Método de pago, ID de pago, Registrado por y cuándo se creó. En un pago con tarjeta, el ID de pago es el ID del pago en Stripe: cópialo y búscalo en tu panel de Stripe.
4. Los reembolsos aparecen como líneas propias debajo del pago, con el método Stripe (devolución).
5. Una etiqueta Prueba en una línea de pago, y Pagado con pago de prueba arriba, significan que alguien registró un pago manual del tipo Pago de prueba. Cuenta para Pagado, pero no se movió dinero y no hay nada que buscar en Stripe. Aun así, la reserva cuenta en los ingresos del panel hasta que se cancele.
6. Una etiqueta Prueba junto al estado de la reserva, y el aviso «Esta es una reserva de prueba…» en la reserva, significan que se hizo con Haz una reserva de prueba. Queda fuera de las cifras del panel y se cancela automáticamente 30 minutos después de hacerse. Si fue una Prueba con un pago real, encontrarás en Stripe un pequeño cargo y su reembolso, hecho al instante; Stripe se queda su comisión. En Reservaciones, las reservas de prueba están ocultas salvo que actives Mostrar reservas de prueba.

También funciona al revés: el número de pedido de la reserva se guarda como descripción del pago en Stripe, así que si buscas el número de pedido en Stripe encontrarás su pago.

Preguntas frecuentes

¿Dónde encuentro la base para mi contabilidad mensual? La parte económica (pagos, comisiones, reembolsos, transferencias, impuesto por pago) está en los informes de Stripe; la parte de reservas es Exportar en la lista Reservaciones.

¿Tengo que contabilizar cada transacción o solo la transferencia? Eso es algo para tu gestor, pero tienes ambas cosas: los informes de transferencias de Stripe muestran qué pagos forman cada transferencia.

Si cancelo una reserva, ¿el cliente recupera su dinero? No. Cancelar no reembolsa. Reembolsa desde la lista de pagos de la reserva con Reembolso.

Mi cliente quiere un recibo con su nombre y su NIF. ¿Puede Rentalbuddy enviárselo? No hay un documento de recibo aparte. Usa el correo de confirmación: tiene el nombre del cliente, la reserva, el impuesto y el total, y una pregunta en el pago más [Custom checkout fields] puede añadir el NIF.

¿Dónde veo las comisiones de Stripe? En tu panel de Stripe, por pago. Rentalbuddy no las muestra ni las fija.

¿Tengo que crear también mis códigos promocionales en Stripe? No. Créalos en Rentalbuddy en Códigos promocionales; el código correspondiente se crea automáticamente en tu cuenta de Stripe.

¿Dónde cambio la frecuencia con la que me pagan? En los ajustes de transferencias de Stripe. No existe ese ajuste en Rentalbuddy.

Inicio dice «Stripe requiere tu atención». ¿Dónde lo soluciono? En Stripe. Abre Ajustes → Pagos, lee el aviso y pulsa Completar en Stripe (o Abrir Stripe); Stripe muestra lo que falta.

¿Puedo ver de qué ubicación viene una transferencia? No en la propia transferencia. Localiza cada pago y su reserva con el ID de pago o el número de pedido, y usa el panel o la exportación de reservas para ver los ingresos por ubicación.

¿Tengo que recargar el admin después de terminar algo en Stripe? No. Los avisos de Stripe en Inicio y Pagos se vuelven a comprobar solos cuando vuelves a la pestaña del admin, y el estado Conectado se comprueba cada vez que abres Pagos.

¿Tengo que añadir el dominio de mi web en Stripe para Apple Pay? No. Rentalbuddy añade automáticamente sus páginas de reserva y la dirección web de cada ubicación a los dominios de métodos de pago de tu cuenta de Stripe, y lo vuelve a comprobar cada noche.