Klanten nemen contact op met Rentalbuddy in plaats van met jou — zorg dat ze jou kunnen bereiken

Je huurders bellen of mailen Rentalbuddy in plaats van jou — of ze antwoorden op hun bevestigingsmail en horen nooit meer iets. Ze doen niets vreemds: als je eigen contactgegevens ontbreken, is de enige naam die ze kunnen vinden de onze.

Rentalbuddy ondersteunt jou als verhuurder; jij ondersteunt je eigen klanten. Rentalbuddy kan een huurder niet helpen met zijn boeking, een sleutel of een terugbetaling, dus elke huurder die bij ons terechtkomt, is een huurder die op jou wacht. Het oplossen kost een paar minuten per locatie.

Waarom klanten bij Rentalbuddy uitkomen

Dit ziet een huurder, en hier komt elk onderdeel vandaan:

• De afzender van de e-mail. Boekingsmails worden verstuurd vanaf het no-reply-adres van Rentalbuddy, en de afzendernaam die klanten in hun inbox zien is momenteel RentalBuddy, niet je bedrijfsnaam.
• Antwoorden. Een klant die op Beantwoorden klikt, schrijft naar dat no-reply-adres. Antwoorden komen niet bij jou aan.
• De contactregel in de e-mail. Het blok Contactgegevens - Locatie toont het adres van de locatie en "Contact: [telefoon] or [e-mail]" uit de eigen contactgegevens van de locatie. Heeft een locatie geen telefoonnummer of e-mailadres opgeslagen, dan zien klanten daar letterlijk [Site Phone] en [Site Email].
• De ontgrendel-, retour- en annuleringspagina's. Daarop staat "Als je vragen hebt, neem dan contact met ons op via [e-mail] of [telefoon]." met het e-mailadres en telefoonnummer van de locatie. Zijn die leeg, dan heeft de zin gaten waar jouw gegevens hadden moeten staan.
• "powered by Rentalbuddy". Het boekingsvenster en de ontgrendelpagina tonen een klein powered by Rentalbuddy-logo dat naar rentalbuddy.io linkt. Als je contactgegevens nergens staan, is dat de link die klanten volgen.

De belangrijkste oplossing is dus de contactgegevens van de locatie. Die worden tegelijk gebruikt in de e-mail, op de ontgrendel- en retourpagina's en in de melding "niet beschikbaar" van het boekingsvenster.

Vul de contactgegevens van elke locatie in

1. Ga naar Locaties en open de locatie.
2. Zoek op het tabblad Locatie-instellingen de kaart Locatie en contactgegevens.
3. Vul E-mail van de locatie en Telefoonnummer van de locatie in met het adres en nummer dat je klanten moeten gebruiken — die waarop tijdens de huur echt iemand reageert. Boven het e-mailveld herinnert de kaart je eraan: "Je klanten zien het e-mailadres en telefoonnummer van de locatie bij het boeken en in hun bevestigingsmails."
4. Klik op Opslaan.

Herhaal dit voor elke locatie: de gegevens worden per locatie opgeslagen, en elke boeking gebruikt de gegevens van haar eigen locatie. Heb je meerdere locaties met hetzelfde contact, dan opent Kopiëren van ("Kopieer e-mail en telefoon van een andere locatie.") het venster Contactgegevens kopiëren, waar je kiest bij Selecteer een locatie en bevestigt.

Beide velden zijn verplicht. Een nieuwe locatie krijgt ze bij het aanmaken ingevuld vanuit de contactgegevens van je account (pas ze aan als de plek eigen gegevens heeft), en het tabblad kan niet zonder worden opgeslagen: het e-mailadres moet geldig zijn en het telefoonnummer moet minstens zes cijfers hebben. Het eigen e-mailadres of telefoonnummer van Rentalbuddy wordt geweigerd: "Dit zijn de contactgegevens van Rentalbuddy. Vul uw eigen gegevens in, zodat klanten u bereiken en niet ons." Klanten die het telefoonnummer of e-mailadres van Rentalbuddy krijgen, bereiken een team dat geen sloten voor ze kan openen of boekingen kan wijzigen.

Oudere locaties, opgeslagen voordat deze velden verplicht waren, kunnen ze nog missen of de gegevens van Rentalbuddy bevatten. Rentalbuddy markeert ze:

• de kaart Locatie en contactgegevens meldt "Deze locatie heeft geen e-mailadres of telefoonnummer voor klanten, waardoor boekingsbevestigingen hun geen manier geven om u te bereiken." of "Deze locatie toont nog de contactgegevens van Rentalbuddy, waardoor klanten die hulp nodig hebben ons bereiken in plaats van u.",
• het tabblad Locatie-instellingen krijgt een markering, en de lijst Locaties toont een markering achter de naam van de locatie,
• Home toont de locatie onder Om te controleren: "Beach heeft geen contactgegevens voor klanten.", met Locatie openen.

De markeringen verdwijnen zodra je geldige eigen gegevens opslaat. Controleer ze opnieuw telkens als er een medewerker of telefoonnummer verandert; Rentalbuddy kan niet zien of iemand dat nummer nog opneemt.

Controleer het contactblok in je e-mails

Het blok Contactgegevens - Locatie staat aan in de standaard e-mailsjablonen. Zo controleer je het:

1. Ga naar Instellingen → E-mails en open je bevestigingsmail.
2. Zorg dat Contactgegevens - Locatie aanstaat.
3. Doe hetzelfde voor je herinneringsmails.

Het voorbeeld in de editor toont voorbeeldgegevens, niet de jouwe, dus kijk naar een echte bevestiging — je eigen kopie, of een van Doe een testboeking in de bovenste balk van de locatie, naast Opslaan. Toont die [Site Phone] of [Site Email], dan heeft de locatie van die boeking geen contactgegevens opgeslagen.

Gebruik je de variabele [Site phone] in je eigen e-mailtekst, dan blijft die gewoon leeg als de locatie geen telefoonnummer heeft opgeslagen.

Meer over de e-mailsjablonen, waaronder de blokken Introductietekst en Sluittekst waarin je een zin kunt zetten als "Vragen tijdens je huur? Bel ons op…", staat in de handleiding over bevestigings- en herinneringsmails.

Antwoorden op de bevestigingsmail komen niet bij jou aan

Het afzenderadres is een no-reply-adres dat je in de admin niet kunt wijzigen, en er is geen instelling voor een antwoordadres. Dus:

• vertel klanten in de e-mailtekst hoe ze je bereiken — telefoon en e-mail — in plaats van erop te rekenen dat ze antwoorden,
• laat Contactgegevens - Locatie aanstaan en de contactgegevens van de locatie ingevuld.

Zegt een klant "ik heb op de e-mail geantwoord en niemand reageerde", dan is het antwoord naar het no-reply-adres gegaan; vraag hem het telefoonnummer of e-mailadres uit de bevestiging te gebruiken.

De foutmelding op de ontgrendelpagina noemt je contactpersoon

Gaat er op de ontgrendelpagina iets mis, dan ziet de klant Er is een fout opgetreden en "Probeer het opnieuw of neem contact op met [naam] via [locatie] op [telefoon]." De naam is de Naam contactpersoon op het tabblad Account in Instellingen, en het telefoonnummer is het Telefoonnummer van de locatie van de locatie. Houd beide actueel — dit is de melding die een klant leest als hij bij een slot staat dat hem geen code geeft.

Controleer je Algemene voorwaarden

Klanten moeten bij het afrekenen "Ik accepteer de Algemene voorwaarden." aanvinken, en de tekst die ze daar openen is de jouwe. Verhuurders zijn live gegaan met sjabloonvoorwaarden vol plaatshouders, of met voorwaarden met de naam en contactgegevens van een ander bedrijf — en klanten namen dan contact op met wie er in de voorwaarden stond.

1. Ga naar Instellingen → Klantstroom (of naar het eigen tabblad Klantstroom van de locatie, als die locatiespecifieke instellingen gebruikt).
2. Zoek onder Belangrijke instellingen naar Algemene voorwaarden — "Klanten accepteren deze tekst bij het afrekenen wanneer ze "Ik accepteer de algemene voorwaarden" aanvinken. Het is de juridisch bindende overeenkomst tussen u en de klant, dus houd deze volledig en actueel."
3. Klik op Voorwaarden bewerken. Staat er op de kaart "Nog geen voorwaarden toegevoegd.", dan accepteren klanten een lege tekst.
4. Zorg dat de voorwaarden je bedrijf en je contactgegevens noemen en geen achtergebleven sjabloontekst bevatten, zoals plaatshouders tussen vierkante haken.

Rentalbuddy helpt hier ook: voorwaarden met plaatshoudertekst uit een sjabloon, heel korte voorwaarden, geen voorwaarden of dezelfde tekst in meerdere talen worden gemarkeerd op het tabblad Klantstroom en op Home onder Om te controleren (bijvoorbeeld "De voorwaarden voor Beach moeten worden nagekeken."). De handleiding over de klantstroom noemt de controles.

Rentalbuddy kan op verzoek voorbeelden van voorwaardensjablonen delen. Ze zijn alleen een startpunt; pas ze aan je bedrijf aan en laat ze controleren voor je land.

Beantwoord de gebruikelijke vragen voordat klanten ze stellen

Veel vragen van huurders zijn "wat is inbegrepen?", "waar is het precies?" en "kan ik annuleren?". Staan de antwoorden nergens in de boekingsflow, dan gaan klanten op zoek naar een contact — en het makkelijkst te vinden kan het onze zijn.

• Rentalbuddy-boekingspagina — boeken klanten op een pagina die Rentalbuddy voor je host, vul dan het onderdeel Inhoud in op het tabblad Website van de locatie: Bedrijfsnaam, Tagline en Beschrijving ("Bewerk tagline en beschrijving voor elke taal die op de boekingspagina wordt gebruikt.").
• Productbeschrijvingen — vermeld wat er is inbegrepen, de maten en wat de klant moet meenemen. Zie de handleiding over het aanmaken en beheren van producten.
• De bevestigingsmail — routebeschrijving, ophaalinstructies en je annuleringsregels in de e-mailtekst; het blok Routebeschrijving - Locatie voegt een kaartlink toe.

Accounts die door een partner worden beheerd

Heeft een Rentalbuddy-partner je account opgezet en beheert hij het, dan is het aan de kant van de huurder hetzelfde: je klanten zien de contactgegevens die op je locaties zijn opgeslagen, dus de stappen hierboven gelden ongewijzigd.

Voor je eigen vragen als verhuurder is je partner meestal je eerste aanspreekpunt. Onder Instellingen → Facturering laat de admin dat zien: "Dit account wordt beheerd door [partner]." of "U bent geabonneerd via [partner]. Voor meer informatie over uw abonnement, bezoek [link]."

Partners die locaties voor hun klanten opzetten: vul op elke locatie die je aanmaakt het eigen telefoonnummer en e-mailadres van de klant in, niet de jouwe en niet die van Rentalbuddy.

Een snelle controle voor het seizoen

• Elke locatie heeft E-mail van de locatie en Telefoonnummer van de locatie ingevuld met je eigen gegevens, en Home toont onder Om te controleren niets over contactgegevens.
• Een echte bevestigingsmail toont jouw gegevens, zonder [Site Phone] of [Site Email].
• Je voorwaarden onder Belangrijke instellingen zijn van jezelf, volledig en vrij van sjabloonplaatshouders.
• De Naam contactpersoon op het tabblad Account is iemand die nog bij je werkt.
• Je e-mailtekst vertelt klanten hoe ze je tijdens de huur bereiken.

Veelgestelde vragen

Waarom bellen onze klanten Rentalbuddy in plaats van ons? Meestal omdat het Telefoonnummer van de locatie en de E-mail van de locatie van een oudere locatie leeg zijn of nog die van Rentalbuddy zijn, zodat de enige naam in de e-mail en op de ontgrendelpagina de onze is. Vul je eigen gegevens in op het tabblad Locatie-instellingen van elke locatie; zulke locaties zijn gemarkeerd en staan op Home onder Om te controleren.

Waar zien klanten het e-mailadres en telefoonnummer van de locatie? Bij het boeken en in hun bevestigingsmails, zoals de regel boven het e-mailveld zegt. De pagina's voor ontgrendelen, terugbrengen en annuleren tonen ze ook.

Waarom kan ik het telefoonnummer van Rentalbuddy niet opslaan als telefoonnummer van de locatie? Klanten zouden dan Rentalbuddy bellen, en die kan ze niet helpen met hun boeking. Vul een nummer en e-mailadres in die je eigen medewerkers beantwoorden.

In de bevestigingsmail staat "[Site Phone]" en "[Site Email]" — wat is dat? Die locatie heeft geen telefoonnummer of e-mailadres opgeslagen. Voeg ze toe onder Locatie en contactgegevens op het tabblad Locatie-instellingen van de locatie; de volgende e-mails tonen je echte gegevens.

Klanten antwoorden op de boekingsmail, maar wij krijgen het nooit. De e-mail komt van een no-reply-adres en antwoorden komen niet bij jou aan. Zet je telefoonnummer en e-mailadres in de e-mailtekst en laat Contactgegevens - Locatie aanstaan.

Kan ik de afzendernaam of het afzenderadres van de e-mails wijzigen? Niet in de admin. De e-mails komen van het no-reply-adres van Rentalbuddy en tonen momenteel RentalBuddy als afzender, dus zorg dat je eigen contactgegevens in de e-mail zelf staan.

Hoe krijg ik ons telefoonnummer in de e-mail die na de boeking wordt verstuurd? Sla het op als Telefoonnummer van de locatie bij de locatie; het blok Contactgegevens - Locatie in de e-mail toont het automatisch.

Onze voorwaarden noemen een ander bedrijf en bevatten plaatshoudertekst — waar pas ik ze aan? Onder Instellingen → Klantstroom → Belangrijke instellingen → Algemene voorwaarden → Voorwaarden bewerken, of op het eigen tabblad Klantstroom van de locatie als die locatiespecifieke instellingen gebruikt.

Ons account wordt beheerd door een partner — met wie moeten onze klanten contact opnemen? Met jou. Je klanten zien de contactgegevens van je locaties; de partner is je eigen aanspreekpunt voor vragen over je account.

Beantwoordt Rentalbuddy onze huurders voor ons? Nee. Rentalbuddy ondersteunt jou als verhuurder; huurders moeten jou kunnen bereiken, en daarom moeten je contactgegevens op elke locatie staan.